Оформляем журнал хозяйственных операций. Порядок формирования журналов операций и главной книги Как правильно составлять журнал операций 7
Для учета расчетных операций с лицами, которым выдаются подотчетные средства, предусмотрено ведение журнала-ордера формы №7. Документ обязателен для внесения в него всех данных по выданным авансовым суммам на предстоящие расходы сотрудникам организаций.
Ведение формы
Объединенная система записей в журнале является объектом синтетического и аналитического учета и анализа. Аналитические сведения по каждой выданной сумме авансовых средств учитываются отдельно. В соответствующих строках журнала-ордера отражается сумма авансовой выдачи, ее израсходованная часть, затраты на выплаченные налоговые отчисления, возвращенная неистраченная сумма, а также дополнительные авансовые выплаты, если таковые происходили.
Синтетический учет предусматривает отображение движения авансовых средств в корреспонденции с дебетуемыми счетами. В этой же части документа отражается справочная информация о расходах средств на оплату суточных расходов при командировках.
В журнале-ордере № 7 предусмотрено внесение данных об авансовых выдачах и расчетов по ним в количестве 30-ти операций, на протяжении 1-го месяца. В случае если для записей не остается места, ввиду большего числа выданных авансов, используют вкладные листы, законодательно предусмотренные для подобных случаев.
(Размер: 84,0 KiB | Скачиваний: 16 022)
Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются в хронологическом порядке с отражением в соответствующих журналах операций. Однако порядок формирования этих регистров описан в Приказе № 173н очень схематично. В статье об общены типичные вопросы, касающиеся составления журнала операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (далее – Журнал № 7).
Как распределять первичку между журналами
Согласно п. 11 Инструкции № 157н по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим журналам операций, хронологически подбираются и сброшюровываются.
На обложке указываются:
- наименование субъекта учета;
- название и порядковый номер папки (дела);
- период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (журнал операций), с указанием года и месяца (числа);
- наименование регистра бухгалтерского учета (журнала операций) с указанием его номера (при наличии), количества листов в папке (деле).
В настоящее время бухгалтерский учет повсеместно ведется с применением программного обеспечения, и формирование журналов осуществляется в автоматизированном режиме. Хотя у бухгалтеров, случается, возникают вопросы по составлению Журнала № 7 (например, в целях проверки правильности алгоритма, заложенного в программу), они не носят массового характера.
Основная же проблема связана с определением принадлежности первичного документа к конкретному журналу операций.
Как следует из наименования Журнала № 7, он применяется для накопления информации об объектах нефинансовых активов, выбывающих с баланса или перемещаемых внутри учреждения между материально ответственными лицами.
Очевидно, первичными документами, которые относятся к данному журналу, являются акты о списании объектов, ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения, накладные на внутреннее перемещение объектов основных средств и т. п.
Однако предназначение Журнала № 7 не ограничивается сбором данных о выбытии и перемещении нефинансовых активов.
В нем также отражаются отдельные операции по принятию к учету нефинансовых активов и начисление амортизации.
Так, в отношении основных средств в п. 55 Инструкции № 157н сказано, что учет операций по поступлению объектов ведется:
- в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов – в части операций принятия к учету объектов основных средств по сформированной первоначальной стоимости или операций по увеличению первоначальной (балансовой) стоимости объектов основных средств на сумму фактических затрат по их достройке, реконструкции, модернизации, дооборудованию;
- журнале по прочим операциям – по иным операциям поступления объектов основных средств.
В отношении материальных запасов в п. 120 Инструкции № 157н сказано, что учет операций по их поступлению ведется:
- в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов – в части операций принятия к учету материалов, товаров по сформированной фактической стоимости (в сумме фактических вложений); операций по увеличению фактической (балансовой) стоимости материалов (оборудования, учитываемого в составе материалов, и т. п.) на сумму фактических затрат по их дооборудованию, модернизации;
- журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками либо журнале операций расчетов с подотчетными лицами – в части операций поступления материальных запасов по фактической стоимости их приобретения (изготовления);
- журнале по прочим операциям – по иным операциям поступления объектов материальных запасов.
Из приведенных пунктов Инструкции № 157н следует, что в Журнале № 7 отражаются только записи по дебету счетов 101 00 «Основные средства», 105 00 «Материальные запасы» в корреспонденции с кредитом счета 106 00 «Вложения в нефинансовые активы» по сформированной на этом счете стоимости.
При решении вопроса о том, к какому журналу подшивать тот или иной первичный документ, нужно исходить прежде всего из содержания операции, а не вида этого документа.
Например, бухгалтеры нередко спрашивают, к какому журналу подшивать товарную накладную, которой оформляется продажа (отпуск) материальных ценностей. Разберем эту ситуацию.
Следует учесть!
Актуальным является вопрос, стоит ли подшивать к Журналу № 7 (или к какому-либо другому журналу) договоры (контракты). В некоторых учреждениях подобный порядок применяется. На наш взгляд, этого делать не нужно. Во-первых, договор (контракт) не является первичным документом. Во-вторых, он может носить долгосрочный характер, и срок его действия может превышать период, за который формируется Журнал № 7. Кроме того, время от времени возникает потребность представлять договор третьим лицам (например, в Федеральное казначейство).
Принятие объекта основных средств к учету осуществляется на основании акта о приеме-передаче, а не накладной поставщика.
Следовательно, к Журналу № 7 подшивается соответствующий акт. Что касается материалов, то и оприходование запасов, и учет расчетов с поставщиками производятся на основании товарно-сопроводительного документа поставщика (накладной).
Однако, как было сказано выше, в Журнал № 7 попадают только операции по дебету счета 105 00 в корреспонденции с кредитом счета 106 00.
Согласно пп. 120, 257 Инструкции № 157н информация о приобретении материалов фиксируется в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Следовательно, накладную нужно подшить к этому журналу.
Застраховаться от возможных затруднений при распределении первичных документов между журналами можно, предусмотрев в учетной политике возможность подшивки оригинала и копии документа одновременно в несколько журналов. В такой ситуации на копии целесообразно указать наименование и порядковый номер папки, в которой хранится оригинал.
Журналы – отдельно, документы – отдельно?
Некоторые бухгалтеры вообще не подшивают первичные документы к журналам. «Какой смысл формировать многотомные фолианты, которыми неудобно пользоваться?» – рассуждают они.
Разумеется, в данном случае имеет место нарушение требований п. 11 Инструкции № 157н. Однако вопрос о наказании за него остается открытым.
В статье 15.11 КоАП РФ установлен штраф на должностное лицо в размере от 2000 до 3000 руб. за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов.
При этом под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимаются:
- занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
- искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.
О том, что считать грубым нарушением порядка и сроков хранения учетных документов, в законодательстве не сказано. Если бухгалтер учреждения не подшивает первичные документы к журналам, сроки хранения могут и не нарушаться. Поэтому вопрос о правомерности привлечения к ответственности за такое деяние является спорным.
На наш взгляд, факт отсутствия судебных решений по этой теме (хотя бы на уровне федеральных округов) уже свидетельствует о том, что привлечение к ответственности по рассматриваемой статье КоАП РФ является чрезвычайно редким.
Именно поэтому некоторые специалисты предпочитают хранить документы строго по номенклатуре и по срокам хранения, не подшивая их к журналам операций. Ведь иначе при подготовке к сдаче в архив все придется расшивать.
Как отражать амортизацию
У бухгалтеров часто возникает вопрос, можно ли в Журнал № 7 записывать общие суммы оборотов по счетам, а не начисление амортизации по каждому основному средству.
Если отражать начисление амортизации по каждому объекту, журнал становится неудобным для использования – 90% записей составляют строки по амортизации, среди которых теряются сведения о перемещениях и выбытиях.
В пункте 91 Инструкции № 157н сказано лишь, что начисление амортизации по нефинансовым активам отражается в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.
О том, каким образом это нужно делать, умалчивается. Поэтому, на наш взгляд, учреждение может закрепить соответствующий порядок в своей учетной политике.
Как отражать внутреннее перемещение
Как известно, в журналах операций среди прочих данных указывается корреспонденция счетов. Отражение в учете внутреннего перемещения нефинансовых активов между материально ответственными лицами в учреждении имеет некоторые особенности:
- внутреннее перемещение объектов основных средств (п. 9 Инструкции № 174н, п. 9 Инструкции № 183н)Дебет 0 101 00 310 (0 101 00 000) Кредит 0 101 00 310 (0 101 00 000);
- внутреннее перемещение объектов нематериальных активов (п. 16 Инструкции № 174н, п. 16 Инструкции № 183н)Дебет 0 102 00 320 (0 102 00 000) Кредит 0 102 00 320 (0 102 00 000);
- внутреннее перемещение материальных запасов (п. 35 Инструкции № 174н, п. 35 Инструкции № 183н)Дебет 0 105 00 340 (0 105 00 000) Кредит 0 105 00 340 (0 105 00 000).
Таким образом, по дебету и кредиту указывается один и тот же счет. На практике применяются два подхода:
- внутреннее перемещение активов в Журнале № 7 не отражается;
- внутреннее перемещение отражается в Журнале № 7, несмотря на упомянутые особенности формирования бухгалтерских записей.
На наш взгляд, обоснованной представляется вторая точка зрения. И вот почему. В соответствии с ч. 2 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах.
Журнал № 7 предназначен для учета операций по выбытию и перемещению объектов нефинансовых активов. Значит, операция по внутреннему перемещению должна быть в нем зафиксирована.
Для номера счета предусмотрены графы 9, 10 Журнала операций (ф. 0504071). Исключений для случаев совпадения номера счета не предусмотрено. Образец заполнения журнала в рассматриваемой ситуации приведен в конце статьи.
Как указывать сальдо
В типовой форме Журнала операций (ф. 0504071) предусмотрены графы не только для оборотов по счетам, но и для остатков на начало и конец периода.
Согласно Приказу № 173н данные об остатках могут не заполняться в журналах операций расчетов с подотчетными лицами, с поставщиками и подрядчиками, с дебиторами по доходам, если аналитический учет ведется в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).
Для Журнала № 7 исключений не сделано. Следовательно, остатки по счетам на начало и на конец периода проставляются в данном регистре в любом случае. Поскольку никаких указаний по заполнению этих показателей Приказ № 173н не содержит, на наш взгляд, наиболее удобным является следующий порядок.
1. На каждый счет синтетического счета (по аналитической группе учета) заводится отдельная строка в начале и в конце Журнала операций (ф. 0504071).
2. При заполнении строк с остатками графы 1–6 не заполняются.
3. В графах 7 или 8, 12 или 13 указываются суммы остатков.
4. В графе 9 или 10 указывается номер счета в зависимости от того, является остаток дебетовым или кредитовым.
Что делать с электронными документами
В Инструкции № 157н данный вопрос не урегулирован. Некоторые разъяснения приведены в письме Минфина России от 30.09.2013 № 02-06-10/40454.
Поскольку законодательством не предусмотрена обязанность подбирать и подшивать к соответствующим журналам операций документы, сформированные в электронном виде, по первичным (сводным) электронным документам, принятым к учету и относящимся к соответствующему регистру бухгалтерского учета (журналу операций), формируется реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов). Данный реестр подшивается в отдельную папку (дело).
Периодичность формирования указанных реестров на бумажном носителе устанавливает само учреждение в соответствии с периодичностью формирования регистров бухгалтерского учета – журналов операций.
Например, в учетной политике данный вопрос можно решить так.
Составил ____________ ________ _____________________ Проверил ___________ _________ _____________________
Пояснения к форме
1. Накопительная ведомость, как правило, применяется детскими дошкольными учреждениями (санаториями, домами отдыха, военно-медицинскими подразделениями, частями, учреждениями) для учета поступления продуктов питания в течение месяца. Записи производятся ежедневно на основании первичных учетных документов в количественном и стоимостном выражении. По окончании месяца в ведомости подводятся итоги.
2. Накопительная ведомость составляется по каждому материально ответственному лицу с указанием поставщиков, по наименованиям и при необходимости по кодам продуктов питания.
3. Сводные данные по материально ответственным лицам оборотной ведомости по нефинансовым активам (форма по ОКУД 0504035) контролируются с данными счета "Продукты питания" главной книги (форма по ОКУД 0504072).
НАКОПИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ N ________
по расходу продуктов питания
┌───────┐
│ Коды │
├───────┤
Форма по ОКУД │0504038│
├───────┤
за ____________ 20__ г. Дата │ │
├───────┤
├───────┤
├───────┤
└───────┘
────────────────┬───────┬────────────────────┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──
Продукты │Единица│ Числа месяца │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
питания │измере-│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
────────────┬───┤ния ├────────────────────┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──
наименование│код│ │ Число │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ довольствующихся │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ ├──────┬─────┬───────┼──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴──
│ │ │израс-│цена │сумма, │ Количество израсходованных продуктов питания
│ │ │ходо- │за │ руб., │
│ │ │вано │еди- │ коп. │
│ │ │ │ницу,│ │
│ │ │ │руб.,│ │
│ │ │ │коп. │ │
────────────┼───┼───────┼──────┼─────┼───────┼──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
Всего │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
Прилагается ________ штук меню-требований.
Составил ___________ _________ _____________________ Проверил ___________ _________ _____________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи) (должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Пояснения к форме
1. Накопительная ведомость, как правило, применяется детскими дошкольными учреждениями (санаториями, домами отдыха, военно-медицинскими подразделениями, частями, учреждениями) для учета расхода продуктов питания в течение месяца. Записи в ней производятся ежедневно на основании первичных учетных документов, прилагаемых к накопительной ведомости.
2. По окончании месяца в накопительной ведомости подсчитываются итоги и определяется стоимость израсходованных продуктов питания. Одновременно сверяется число довольствующихся: по детским учреждениям - с данными посещаемости детей; по военно-лечебным учреждениям - со сведениями о наличии больных.
3. Накопительная ведомость составляется по каждому материально ответственному лицу по наименованиям и при необходимости по кодам продуктов питания. На основании сводных данных накопительной ведомости формируется оборотная ведомость по нефинансовым активам (форма по ОКУД 0504035), которая сверяется с данными счета "Продукты питания" главной книги (форма по ОКУД 0504072).
4. Итоговые данные накопительной ведомости по окончании месяца записываются в журнал операций N 7 по выбытию и перемещению нефинансовых активов (форма по ОКУД 0504071).
учета животных
┌───────┐
│ Коды │
├───────┤
Форма по ОКУД │0504039│
├───────┤
Дата открытия │ │
├───────┤
Дата закрытия │ │
├───────┤
Учреждение ______________________________________________ по ОКПО │ │
├───────┤
Структурное подразделение _______________________________ │ │
├───────┤
Материально ответственное лицо __________________________ │ │
├───────┤
Номер счета │ │
└───────┘
┌───────┐
Вид животных ____________________________________________ │ │
└───────┘
┌───────┐
Возрастная группа _______________________________________ │ │
└───────┘
КАРТОЧКА
количественно-суммового учета материальных ценностей
┌───────┐
│ Коды │
├───────┤
Форма по ОКУД │0504041│
├───────┤
Учреждение __________________________________________ по ОКПО │ │
├───────┤
Структурное подразделение ___________________________ │ │
├───────┤
Материально ответственное лицо ______________________ │ │
├───────┤
Наименование счета __________________________________ Номер счета │ │
├───────┤
Наименование продукции, вида оборудования, │ │
детали, материала ___________________________________ по КВТ МО │ │
└───────┘
Карточку заполнил ___________ _________ _____________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
"__" _______ 20__ г.
Пояснения к форме
1. Карточка применяется для аналитического учета материальных ценностей, использованных при изготовлении экспериментальных устройств; объектов основных средств (кроме библиотечного фонда), выданных в эксплуатацию, стоимостью до 1000 рублей за единицу включительно, списанных с баланса воинской части и учтенных в установленном порядке на забалансовом счете 50 "Основные средства, списанные с баланса и находящиеся в эксплуатации"; материальных ценностей, выданных на транспортные средства взамен изношенных; переходящих наград, призов, кубков, ценных подарков и сувениров; путевок, полученных безвозмездно (без их полной или частичной оплаты) от общественных, профсоюзных и других организаций; материальных запасов, полученных в порядке централизованного снабжения и предназначенных для передачи воинским частям; товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, включая спецоборудование, приобретенное для выполнения научно-исследовательских работ; нефинансовых активов в пути; материальных запасов (за исключением молодняка животных и животных на откорме), а также арендованных объектов основных средств.
2. В заголовочной части в строке "Наименование продукции, вида оборудования, детали, материала" указывается код в соответствии с Классификатором вооружения, военной техники и других материальных средств Министерства обороны Российской Федерации.
3. Карточка ведется: по наименованию, количеству, стоимости; по каждому объекту арендованного основного средства - по инвентарным номерам арендодателя; по нефинансовым активам в пути - по отдельным поставщикам; по товарно-материальным ценностям, принятым на ответственное хранение, - по организациям-владельцам; по сырью и материалам, принятым в переработку, - по заказчикам, видам, сортам материалов и месту их нахождения.
4. Заполнение карточки начинается переносом остатков на начало года. Записи в карточке ведутся на основании первичных учетных документов, приложенных к журналам операций, в количественном и стоимостном выражении с выведением остатков на конец периода и составляются по каждому материально ответственному лицу отдельно.
В карточке ежемесячно (при наличии операций) выводятся итоги (обороты) по графам "Дебет" и "Кредит".
регистрации боя посуды
┌───────┐
│ Коды │
├───────┤
Форма по ОКУД │0504044│
├───────┤
Дата открытия │ │
├───────┤
Дата закрытия │ │
├───────┤
Учреждение _____________________________________________ по ОКПО │ │
├───────┤
Структурное подразделение ______________________________ │ │
├───────┤
Материально ответственное лицо _________________________ │ │
└───────┘
Пояснения к форме
1. Книга применяется для регистрации разбитой посуды в воинских частях, имеющих в своем составе столовые и пищеблоки.
Записи в книге производятся соответствующими должностными лицами.
2. Постоянно действующая комиссия следит за правильным ведением книги и ежеквартально (ежемесячно) составляет акт о списании разбитой посуды, который утверждается командиром воинской части.
УТВЕРЖДАЮ МЕНЮ-ТРЕБОВАНИЕ N _______
на выдачу продуктов питания
Руководитель
учреждения _________ ____________________
(подпись) расшифровка подписи)
"__" ______________ 20__ г.
┌───────────────────┬──────────┬───────────┬───────────┬───────────┬───────────┐ ┌───────┐
│ довольствующихся │стоимость │довольству-│стоимость │стоимость, │(количество│ ├───────┤
│ (группы) │ одного │ющихся по │на всех │руб., коп. │ человек) │ Форма по ОКУД │0504202│
├───────┬───────────┤дня, руб.,│плановой │довольству-│ │ │ ├───────┤
│суммар-│по плановой│ коп. │стоимости │ющихся, │ │ │ на "__" _________ 20__ г. Дата │ │
│ных │ стоимости │ │одного дня │руб., коп. │ │ │ ├───────┤
│катего-│одного дня │ │ │ │ │ │ Учреждение ______________________________________________ по ОКПО │ │
│рий │ │ │ │ │ │ │ ├───────┤
Структурное подразделение _______________________________ │ │
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ ├───────┤
├───────┼───────────┼──────────┼───────────┼───────────┼───────────┼───────────┤ Материально ответственное лицо __________________________ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ └───────┘
├───────┼───────────┼──────────┼───────────┼───────────┼───────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├───────┼───────────┼──────────┼───────────┼───────────┼───────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└───────┴───────────┴──────────┴───────────┼───────────┼───────────┼───────────┤
└───────────┴───────────┴───────────┘
─────────────────────────┬─────────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────
Продукты питания │ Единица │ Количество продуктов питания, подлежащих закладке │ Расход продуктов
─────────────────────┬───┤измерения├────────────────────────────┬──────────────────────────┬───────────┬──────────────┬──────────────┤ питания (количество)
наименование │код│ │ завтрак │ обед │ полдник │ ужин │ для ├──────────────────────
│ │ │ │ │ │ │обслуживающего│ операция
│ │ │ │ │ │ │ персонала │
│ │ ├───┬──┬───┬──┬───┬───┬──┬───┼──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┼──┬──┬──┬──┼──┬──┬──┬──┬──┼───┬──┬───┬───┼──────────┬───────────
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├──────────┼───────────
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │на доволь-│на персонал
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ствующихся│
─────────────────────┼───┼─────────┼───┼──┼───┼──┼───┼───┼──┼───┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼───┼──┼───┼───┼──────────┼───────────
Журнал операций можно открыть из пункта Операции главного меню программы. Все документы, которые формируют бухгалтерские операции, попадают также в этот журнал. Если в общей настройке конфигурации был задан признак Все документы помещать в журнал то в этот журнал попадут и такие документы, которые не формируют бухгалтерскую операцию (такие как Неподтвержденная заявка, Доверенность, платежные документы и Кадровые приказы ).
Этот журнал специально предназначен для работы с операциями и обладает рядом особенностей. Например, существует возможность разделения журнала на 2 подокна - для списка операций и для списка проводок текущей операции, для чего в меню Действия надо выбрать пункт Показать проводки . Кроме этого, для операций, сформированных документами, существует возможность открыть для редактирования не только саму операцию, но и документ, который сформировал эту операцию.
Журнал интересен своей системой поиска и выборок документов по разным признакам. Для организаций, в бухгалтерском учете которых есть документы и операции, не предусмотренные штатным набором программы, имеется возможность вводить такие путем создания типовых операций. В журнале операций можно не только вводить любой документ, но и создавать новый посредством ввода на основании другого документа. Если во всех остальных журналах можно сформировать реестр документов для печати за любой отрезок времени, то в журнале операций предусмотрена возможность формирования на печать реестра документов с проводками, сформированными этими документами.
Для того чтобы в журнале операций ввести типовую операцию с помощью кнопки Ввести типовую операцию , необходимо создать шаблон этой операции.
Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бюджетного учета.
Журнал операций по счету "Касса".
Применяется для учета движения денежных средств в кассе учреждения. Записи в указанном регистре производятся ежедневно на основании отчета кассира.
Журнал операций с безналичными денежными средствами , который является регистром учета движения средств по лицевому счету учреждения.
Журнал операций расчетов с подотчетными лицами.
В нем учет ведется линейным способом по каждому подотчетному лицу в сумме выданного аванса, произведенного расхода, сданного в кассу остатка неиспользованного аванса. Записи в этом регистре производятся на основании авансовых отчетов.
Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками формируется по каждому договору с поставщиками и подрядчиками и предназначен для аналитического учета производимых с ними расчетов в сочетании с синтетическим учетом. Регистр ведется на основании счетов-фактур, товарно-транспортных накладных на получение материальных ценностей, счетов на оплату выполненных работ, оказанных услуг, актов приемки-сдачи выполненных работ и оказанных услуг по каждому поставщику и подрядчику.
Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам применяется для учета операций по начислению доходов.
Журнал операций расчетов по оплате труда составляется на основании сводных расчетно-платежных ведомостей с приложенными к ним первичными документами (табель учета рабочего времени, приказы руководителя и др.).
Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов используется для списания с бюджетного учета и внутрихозяйственного перемещения объектов основных средств, нематериальных активов, для учета сумм начисленной за отчетный период амортизации. Бухгалтерские записи в данном регистре составляются на основании соответствующих актов о списании нефинансовых активов и накопленной на дату списания суммы амортизации, отраженной в инвентарных карточках.
Журнал по санкционированию
Журнал по прочим операциям
В нем учитываются финансово-хозяйственные операции, которые не нашли отражения в других Журналах.
Все Журналы операций имеют одинаковую форму. Для того чтобы в Главной книге было видно, из какого Журнала операций занесены показатели, каждому из них присваивается порядковый номер, что должно найти отражение в приказе учреждения "Об учетной политике". Журналы операций должны быть подписаны главным бухгалтером учреждения, а также исполнителем, который составил данный Журнал операций, с указанием должности.
Ежемесячно обороты по счетам из Журналов операций записываются в Главную книгу в следующей последовательности:
- 1) все обороты из Журнала операций с безналичными денежными средствами переносятся в Главную книгу;
- 2) из Журнала операций по счету "Касса" в Главную книгу переносят все обороты. Исключение составляют получение наличных денежных средств с лицевого счета в кассу учреждения и внесение наличных денежных средств из кассы учреждения на лицевой счет;
- 3) из Журнала операций расчетов с подотчетными лицами в Главную книгу не переносятся обороты по выдаче и возврату подотчетных сумм, отраженные в Журнале операций по счету "Касса";
- 4) из Журнала операций расчетов с поставщиками и подрядчиками переносятся те обороты, которые не включают операции по оплате, отраженные в соответствующих Журналах операций;
- 5) из Журнала операций расчетов с дебиторами по доходам переносятся обороты, включающие операции по начислению доходов администраторами поступлений в бюджет на основании первичных документов по начислению и поступлению доходов, расчетам, предоставляемым органом, осуществляющим кассовое обслуживание исполнения бюджета;
- 6) из Журнала операций расчетов по оплате труда переносятся все обороты, за исключением операций с безналичными и наличными денежными средствами;
- 7) из Журнала операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов и Журнала по прочим операциям в Главную книгу переносятся обороты, которые не были перенесены в нее из предыдущих Журналов операций.
Правильность отражения в Главной книге оборотов из Журналов операций проверяется следующим образом:
- - сумма остатков на начало соответствующего периода по дебету всех счетов должна быть равна сумме остатков по кредиту всех счетов на начало этого периода;
- - сумма оборотов по дебету всех счетов за соответствующий период должна быть равна сумме оборотов по кредиту всех счетов.
Хранение документов
При организации хранения документов о деятельности учреждения помимо Закона о бухгалтерском учете необходимо руководствоваться положениями НК РФ и приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", где указаны сроки их хранения.
Например, согласно вышеназванному документу уставы, положения организации (типовые и индивидуальные) должны храниться:
- а) по месту разработки и/или утверждения - постоянно;
- б) в других организациях - 3 года (после замены новыми).
К документам постоянного хранения (до момента ликвидации организации) относятся: сводная годовая отчетность, аналитические документы к ней; передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; сводные годовые отчеты об исполнении бюджетной сметы; отчеты по перечислению денежных сумм в государственные внебюджетные фонды; документы о переоценке основных средств и оценке стоимости имущества; годовые налоговые декларации.
Лицевые счета работников по расчету заработной платы и документы, подтверждающие применение льгот, подлежат хранению в течение 75 лет.