Подотчет усн доходы. Отражение расходов подотчетного лица в книге учета доходов и расходов. Проверка кассовой дисциплины при оформлении авансовых отчетов

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрена унифицированная форма первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
Подотчетным лицом авансовый отчет составляется в одном экземпляре (Указания по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утв. тем же Постановлением Госкомстата России N 55). При этом документ может быть оформлен на бумажном или машинном носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии авансовых отчетов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ.
На оборотной стороне формы в графах 1 — 5 (1 — 6 при выдаче иностранной валюты) им записываются перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки, квитанции и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете (графа 1).
Указанные оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, по мнению налоговиков, должны быть надлежащим образом оформлены, то есть составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях должны быть заполнены по формам, предусмотренным организацией-продавцом (исполнителем) и содержащим реквизиты, поименованные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (Письмо УФНС России по г. Москве от 29.11.2010 N 20-15/124949).
После этого рассматриваемый отчет передается в бухгалтерию. Счетные работники проверяют целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. На оборотной стороне формы ими указываются суммы расходов, принятые к учету (графа 7 (графы 7 — 8 при выдаче валюты)), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Остаток неиспользованного аванса подотчетному лицу надлежит сдать в кассу организации. При этом бухгалтерией оформляется приходный кассовый ордер в установленном порядке.
Срок возврата аванса нормативно установлен только при направлении работника в командировку и составляет три рабочих дня с момента возвращения из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40). В остальных случаях работодатель самостоятельно определяет срок, на который выдает работнику аванс. Этот срок может быть установлен локальными нормативными актами работодателя, приказами и распоряжениями руководителя организации или должностной инструкцией работника.
Сумма же перерасхода по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
При выдаче подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству РФ в форме N АО-1 заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте: строка 1а лицевой стороны формы и упомянутые графы 6 и 8 оборотной стороны формы.

Особенности "упрощенки"

Организации, применяющие УСН, как известно, освобождены от ведения бухгалтерского учета (п. 3 ст. 4 упомянутого Закона N 129-ФЗ). Для целей исчисления налоговой базы они обязаны вести учет доходов и расходов в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (ст. 346.24 НК РФ, форма книги приведена в Приложении N 1 к Приказу Минфина России от 31.12.2008 N 154н).
Порядок заполнения Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (приведен в Приложении N 2 к упомянутому Приказу Минфина России N 154н) предписывает "упрощенцам" отражать в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период (п. 1.1 Порядка заполнения). Для этого налогоплательщиком заполняются графы 2 — 5 разд. I "Доходы и расходы". Так, в графе 2 указываются дата и номер первичного документа, на основании которого осуществлена регистрируемая операция, в графе 3 — содержание регистрируемой операции. Если налогоплательщиком фиксируется доходная операция, учитываемая при исчислении налоговой базы, то ему надлежит заполнить графу 4, числовой же показатель расходной операции, также учитываемой при исчислении налоговой базы, указывается в графе 5 (п. п. 2.2 — 2.5 Порядка заполнения).
Как известно, "упрощенцы" самостоятельно выбирают объект обложения. Таковым может быть "доходы" или "доходы, уменьшенные на величину расходов" (п. п. 1 и 2 ст. 346.14 НК РФ).
Налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов . вправе по своему усмотрению отражать в графе 5 расходы, связанные с получением доходов, налогообложение которых осуществляется при "упрощенке" (абз. 3 п. 2.5 Порядка заполнения). Следовательно, Порядок заполнения предоставляет налогоплательщику право самому решать, отражать ли ему свои расходы в книге учета доходов и расходов или нет. В связи с этим налогоплательщики, избравшие объектом налогообложения доходы, могут не заполнять графу 5 разд. I. Если "упрощенец" с объектом налогообложения "доходы" воспользуется таким правом, то ему, казалось бы, особо и не нужен авансовый отчет, ведь расходные операции он не фиксирует, а авансовый отчет как раз и предопределяет такую операцию.

Требования фискалов

Для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, сохраняется действующий Порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК РФ).
Для осуществления расчетов наличными деньгами упомянутый Порядок ведения кассовых операций обязывает организации иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации (п. п. 3 и 12 Порядка).
Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" для учета кассовых операций утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации :
— приходный кассовый ордер (форма N КО-1);
— расходный кассовый ордер (форма N КО-2);
— журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);
— кассовая книга (форма N КО-4);
— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).
Организации, как было сказано выше, выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые ее руководителями. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Следовательно, организации, применяющие УСН с объектом налогообложения "доходы", обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций. Исходя из этого "упрощенцы", по мнению фискалов, должны потребовать с работников, получивших денежные средства под отчет, представления авансового отчета.
Московские налоговики неоднократно напоминали, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Для расчетов же с подотчетными лицами как раз и предусмотрен рассматриваемый авансовый отчет (Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2007 N 18-11/3/ , от 21.12.2005 N 18-11/3/94150).
При этом указанное обоснование в пользу составления авансовых отчетов чиновники распространяют на всех "упрощенцев", в том числе на тех, кто выбрал объект "доходы, уменьшенные на величину расходов". Но для них наличие авансового отчета просто необходимо. Ведь иначе они не смогут принять в расходы затраты, осуществленные подотчетным лицом.
Расходы, согласно положениям гл. 26.2 НК РФ, признаются, если они:
— входят в перечень расходов, приведенный в ст. 346.16 НК РФ;
— соответствуют ст. 252 НК РФ;
— оплачены организацией.
Напомним, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Не обнаружив авансового отчета при проверке "упрощенца", фискалы обычно не признают в расходах осуществленные затраты, поскольку, на их взгляд, отсутствует документальное их подтверждение. В этом случае ими принимается решение о доначислении налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения (объект налогообложения — доходы, уменьшенные на величину расходов), и пеней за его несвоевременную уплату.
Однако некоторые судьи на такие деяния налоговиков смотрят со скептицизмом. Арбитражный суд первой инстанции в такой ситуации признал необоснованным доначисление налога налоговым органом. И обосновали свое решение судьи следующим. В Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций (утв. упомянутым Постановлением Госкомстата России N 88) авансовый отчет в качестве кассового документа не приведен. Исходя из этого, суд пришел к выводу, что авансовый отчет не относится к числу кассовых документов и является документом бухгалтерского учета, от ведения которого налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения, освобожден. Следовательно, непредставление налогоплате
льщиком авансовых отчетов не могло повлиять на исчисление налоговой базы.
Постановлением апелляционной инстанции решение арбитражного суда оставлено без изменения. Арбитражный суд кассационной инстанции поддержал выводы, содержащиеся в оспариваемых судебных актах. Решение арбитражного суда и постановление апелляционной инстанции им оставлено без изменения, кассационная жалоба налоговиков — без удовлетворения (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.08.2005 N Ф04-5608/2005(14326-А27-35)).
Аналогичное решение (с идентичными обоснованиями) судьи ФАС Западно-Сибирского округа приняли и в Постановлении от 29.08.2005 N Ф04-5607/2005(14328-А27-35).
Как видим, по мнению фискалов, у налогоплательщика, применяющего упрощенную систему налогообложения, возникает необходимость применения авансового отчета для учета средств, выданных подотчетному лицу. При отказе же от использования рассматриваемой формы N АО-1 свою позицию "упрощенцу", очевидно, придется доказывать в суде.
Датой признания расходов при осуществлении подотчета в классическом варианте (получение лицом денежных средств с последующим отчетом за них) будет дата утверждения авансового отчета, поскольку именно в этот момент "упрощенцем" выполняются все условия, необходимые для принятия расходов:
— они оплачены в момент, когда выданы денежные средства под отчет, и
— произведены, о чем свидетельствует отчет подотчетного лица.
На практике достаточно часто встречается, когда работник организации (как правило, руководитель) сначала приобретает необходимые материально-производственные запасы, а затем представляет авансовый отчет и получает возмещение по нему. Датой признания расходов у "упрощенца" в этом случае будет момент возмещения перерасхода по авансовому отчету.

Особенности командировочных расходов

Вышеприведенное подтверждают и специалисты главного финансового ведомства. При определении налоговой базы в силу пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ "упрощенцы" вправе учитывать командировочные расходы, в частности, на наем жилого помещения, выплату суточных и т.д. Однако уменьшение налоговой базы на указанные расходы в момент начала командировки неправомерно, поскольку авансовый отчет представляется только после ее окончания. Выдав работнику аванс на командировочные расходы, налогоплательщик не имеет права включать его сумму в состав расходов, пока он не будет израсходован на цели командировки (приобретение проездных документов, проживание в гостинице и т.д.) и подтвержден документально. А это произойдет лишь при представлении авансового отчета, к которому будут приложены подтверждающие документы (Письмо Минфина России от 16.02.2011 N 03-11-06/2/21).
Напомним, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется в том числе возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. При этом работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. ст. 167, 168 ТК РФ).
По мнению московских налоговиков, документами, подтверждающими обоснованность понесенных налогоплательщиком командировочных расходов, являются :
— приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку по форме N Т-9 (Т-9а);
— командировочное удостоверение по форме N Т-10;
— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а;
— расходный кассовый ордер;
— авансовый отчет командированного работника с приложением соответствующих оправдательных документов, подтверждающих фактическое осуществление им расходов на проезд, проживание и т.п. утвержденный руководителем
(формы N N Т-9 (Т-9а), Т-10, Т-10а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Билеты на поезд, самолет и товарные чеки не могут сами по себе подтвердить расходы. И только при оформлении авансового отчета такие затраты приобретают статус расходов (Письмо УФНС России по г. Москве от 23.04.2007 N 18-11/3/).
С 2009 г. для целей исчисления налога при УСН отменено нормирование суточных при командировках (пп. "а" п. 9 ст. 1 Федерального закона от 22.07.2008 N 155-ФЗ "О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации"). Такие расходы учитываются в пределах сумм, установленных локальными нормативными актами (ст. 168 ТК РФ). Завышенный размер суточных, выплата суточных в зависимости от должности неизбежно вызовут вопросы у налоговых инспекторов. Поэтому "упрощенцу" необходимо устанавливать экономически оправданный размер суточных в локальных нормативных актах.
Расходы же по приобретению МПЗ или командировке, осуществленные из личных средств работников или руководителя, которые указаны в авансовом отчете, утвержденном руководителем организации, до момента их возмещения не учитываются при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения (Письмо Минфина России от 07.08.2009 N 03-11-06/2/149).
В расходы по проезду к месту командировки включаются в том числе и затраты по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы (п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
Налоговики считают, что если коллективным договором или другим локальным актом закреплено положение о возмещении расходов на проезд городским транспортом в черте города (населенного пункта) от места проживания в гостинице до месторасположения организации в период нахождения работника в командировке, то подобные затраты могут учитываться в целях налогообложения прибыли как командировочные расходы в составе прочих расходов, если соблюдены критерии п. 1 ст. 252 НК РФ (Письмо ФНС России от 12.07.2011 N ЕД-4-3/11246).
Минфиновцы в свое время посчитали возможным уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника на такси при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (Письма Минфина России от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162, от
31.07.2009 N 03-03-06/1/505). Соглашаются с этим и московские налоговики (упомянутое Письмо УФНС России по г. Москве N 20-15/124949).
По мнению судей ФАС Московского округа, если работник воспользовался услугами такси с ведома работодателя, данные затраты являются законными и подлежащими возмещению работнику работодателем. Обратившись к Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (п. 10, действовала в проверяемом периоде), судьи не нашли ограничений на проезд к месту командировки и обратно на такси. Исходя из этого, они заключили, что действующее законодательство (в том числе и налоговое) не конкретизирует, каким именно транспортом командированный сотрудник вправе добираться к месту командировки и обратно. В связи с чем расходы на проезд работника на такси при направлении (равно как и при нахождении) в служебную командировку могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль организаций (Постановление ФАС Московского округа от 05.07.2010 N КА-А40/6676-10).
Расходы на командировки у "упрощенцев" принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций (абз. 2 п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому логично предположить, что налоговики не будут возражать против учета расходов на проезд городским транспортом работника в черте города (населенного пункта), куда он командирован, или на такси.
Обосновать пользование такси можно плотностью графика работы сотрудника, которому необходимо решать служебные вопросы в короткие сроки.
Следовательно, приобретенные проездные билеты и документ об оплате услуг такси как подтверждающие документы осуществленных расходов, на наш взгляд, можно указывать в авансовом отчете.
Не столь уж редко бывают в командировках и индивидуальные предприниматели, применяющие УСН с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов". Для учета понесенных ими затрат в командировках они также оформляют авансовый отчет, в котором указывают суммы по оплате проезда, найму жилого помещения и суточные.
Налоговики считают, что индивидуальный предприниматель не вправе учесть в расходах произведенные затраты в виде оплаты самому себе проезда к месту командировки и обратно, найма жилого помещения, суточных. И аргументируют они это определением понятия "служебная командировка", данным в ст. 166 ТК РФ. Таковой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (Письмо УФНС России по г. Москве от 15.08.2007 N 18-1/3/). У индивидуального предпринимателя такого по отношению к себе, на их взгляд, не наблюдается.
Поскольку унифицированная форма N АО-1 была утверждена 10 лет назад, то она может не содержать достаточного количества полей для отражения необходимой "упрощенцу" информации производственного и управленческого характера.
Финансисты для разъяснения вопроса о возможности использования организацией самостоятельно разработанной формы авансового отчета по принятию к учету от подотчетного лица расходов в целях налогообложения налогом на прибыль обратились к Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20).
В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
На основании вышеприведенного финансисты заключили, что в целях налогообложения прибыли налогоплательщику необход
имо представлять авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1 либо доработанную с учетом требований п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ и указанного Постановления Госкомстата России N 20 о наличии обязательных реквизитов форму авансового отчета, утвердив ее в учетной политике (Письмо Минфина России от 08.07.2011 N 03-03-06/1/414).
На наш взгляд, и "упрощенец" может воспользоваться указанными разъяснениями Минфина России при возникновении необходимости доработки формы N АО-1.
В настоящее время в большинстве своем организации ведут учет в специализированных программах, которые также дают возможность распечатывать соответствующие документы с уже внесенными в них сведениями. Однако вопрос об учете расходов на приобретение бланков документов, в том числе бланков авансовых отчетов, для некоторых налогоплательщиков остается все же актуальным.
В состав расходов при расчете налога, уплачиваемого при использовании УСН, согласно пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ включается стоимость канцелярских товаров. Затраты по оплате стоимости приобретаемых бланков финансисты предлагают учитывать по этой статье расходов (Письмо Минфина России от 17.05.2005 N 03-03-02-04/1/123).
Нередко случается, что подотчетное лицо часть выданных средств не израсходовало. Остаток неистраченных средств, как было сказано выше, ему надлежит вернуть в кассу. Однако работник этого не совершил.
В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, специалисты Роструда предлагают руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.
В частности, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в подотчет. При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Решение работодатель принимает и оформляет в форме приказа или распоряжения. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. При этом ему надлежит получить в письменной форме согласие работника на удержание суммы из заработной платы (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
При удержании работодателю следует не забывать о существующем ограничении его размера, установленном ст. 138 ТК РФ, — 20% от выплачиваемой заработной платы.

Авансовый отчет и страховые взносы

Авансовый отчет может пригодиться "упрощенцу"-работодателю при исчислении страховых взносов в государственные внебюджетные фонды.
Организации, применяющие УСН, в текущем году уплачивают страховые взносы в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС (ст. 58 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования").
Объектом обложения страховыми взносами, как известно, являются в том числе выплаты и вознаграждения, осуществляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ).
Поскольку возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, происходит в рамках трудовых отношений, то компенсируемые суммы включаются в объект обложения страховыми взносами. Исходя из этого, они формируют показатели, вносимые:
— по строкам 200, 201 и 202 разд. 2 "Расчет страховых взносов по тарифу, установленному для плательщика страховых взносов" Расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-1 ПФР, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 N 894н) и
— строке 1 расчета базы для начисления страховых взносов (таблица 3) Расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (форма 4-ФСС, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 28.02.2011 N 156н).
В то же время в силу пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ не облагаются страховыми взносами компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. При этом при оплате "упрощенцем" расходов на командировки не подлежат обложению страховыми взносами (п. 2 ст. 9 Закона 212-ФЗ):
— суточные;
— фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
— сборы за услуги аэропортов;
— комиссионные сборы;
— расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
— расходы по найму жилого помещения;
— расходы на оплату услуг связи;
— сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;
— сборы за выдачу (получение) виз, а также
— расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Нормы суточных для целей обложения страховыми взносами Законом N 212-ФЗ не установлены. Как было сказано выше, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в том числе суточных, согласно ст. 168 ТК РФ, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Следовательно, не подлежат обложению страховыми взносами суточные, выплачиваемые командированным работникам в размере, установленном локальным нормативным актом организации.
Исходя из этого суммы перечисленных выше расходов, относимых к командировочным расходам, учитываются при определении показателей, вносимых по строкам 210, 211 и 212 разд. 2 расчета РСВ-1 ПФР и по строке 2 таблицы 3 расчета 4-ФСС.
Подтвердить же правомерность отнесения указанных компенсационных выплат к выплатам, не облагаемым страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды, "упрощенец" может оформленным авансовым отчетом.
В перечне документов, подлежащих истребованию у страхователя для проведения выездной проверки территориальным отделением ПФР, приведенном в п. 7.4 Методических рекомендаций по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов (утв. Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 N 34р), приведены аналитические регистры бухгалтерского учета (карточки субконто и пр.), в том числе и по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". При проверке правильности заполнения строк 200 и 300 расчета РСВ-1 ПФР проверяющим предложено использовать в отдельных случаях аналитические данные по
кредиту счетов 71. Поэтому пенсионщики, скорее всего, не оставят без внимания и регистр с авансовыми отчетами организации.

Е. П. Зобова , главный редактор журнала

Организация применяет УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы». Подотчетному лицу было выдано 500 руб., на которые оно приобрело канцелярские товары на сумму 600 руб. В авансовом отчете был отражен перерасход денежных средств в сумме 100 руб. Как правильно отразить расходы, произведенные подотчетным лицом, в Книге учета доходов и расходов ?

Налогоплательщики, применяющие УСНО, осуществляют расходов в соответствии со ст. 346.16 , 346.17 и 346.24 НК РФ .

Согласно пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСНО, налогоплательщики могут учитывать материальные расходы.

При этом следует иметь в виду, что в соответствии с п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты.

В целях гл. 26.2 НК РФ оплатой товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав признается прекращение обязательства налогоплательщика – приобретателя товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой этих товаров (выполнением работ, оказанием услуг) и (или) передачей имущественных прав.

Материальные расходы (в том числе расходы на приобретение сырья и материалов) учитываются в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности – в момент такого погашения (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ ). Поэтому в графе 5 Книги учета доходов и расходов должны отражаться фактически оплаченные налогоплательщиком расходы на приобретение товарно-материальных ценностей при условии принятия на учет этих ценностей.

В связи с этим при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.

Аналогичные разъяснения даны в Письме Минфина РФ от 17.01.2012 № 03-11-11/4 .

Напомним, что согласно порядку заполнения Книги учета доходов и расходов в графе 2 указывается дата и номер первичного документа, на основании которого осуществлена регистрируемая операция. При этом понятие «первичный документ» в налоговом законодательстве отсутствует.

Согласно разъяснениям финансистов первичными документами, на основании которых производятся записи в Книге учета доходов и расходов, являются выписка банка по операциям на расчетном счете налогоплательщика либо , а также документ, на основании которого списаны денежные средства (Письмо Минфина РФ от 18.01.2010 № 03-11-11/03 ).

Исходя из приведенных норм налогового законодательства в рассматриваемом примере нужно сделать следующие записи в графе 5 Книги учета доходов и расходов:

на дату утверждения авансового отчета – запись об учете в расходах канцелярских товаров на сумму 500 руб. с указанием в качестве первичных документов расходного кассового ордера, по которому была выдана сумма аванса, и авансового отчета;
на дату выдачи перерасхода в сумме 100 руб. – запись об учете в расходах канцелярских товаров на сумму 100 руб. с указанием в качестве первичных документов расходного кассового ордера на сумму 100 руб. и авансового отчета.

Книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения. Форма и порядок ее заполнения утверждены Приказом Минфина РФ от 31.12.2008 № 154н.

Каждый индивидуальный предприниматель использует определенную систему налогообложения. Вид таких платежей зависит непосредственно от специфики осуществленной деятельности, от наличия или отсутствия наемной силы, и от многих других моментов, что и определяют систему налогов, которой лицо имеет право воспользоваться.

Индивидуальное предпринимательство как вид ведения бизнеса позволяет использовать довольно широкий спектр налогов. Все зависит как от обстоятельств, так и от желания самого предпринимателя. Но, как показывает практика, в большинстве случаев лица, которые зарегистрированы индивидуальными предпринимателями, используют упрощенный вид налогообложения.

Прежде всего, этот факт связан с тем, что такой вид платежей во многом позволяет упростить ведение экономической деятельности. Такой факт проявляется в отмене уплаты других налогов, в упрощении отчетности перед государственными органами и т.д. Цель упрощенного вида налогообложения – облегчить деятельность и дать возможность развиваться представителям малого и среднего бизнеса.

Упрощенный налог, как и любой другой обязательный платеж, имеет свои особенности, которые заключаются в периодичности выплат, их размере, отчетности. Каждый из этих пунктов делает упрощенную систему налогообложения особенной и не похожей на другие виды налогов.

Вообще, рассматривая вопрос об отчетности, предоставляемой по упрощенному налогу, прежде всего, необходимо кратко очертить саму суть такого налогообложения. И так, упрощенный вид налогов – это особая система обязательных платежей, предусмотренных государством за осуществления предпринимательской деятельности.

Она может использоваться только в том случае, когда предприниматель соответствует всем необходимым требованиям.

К ним законодатель отнес:

Наличие наемной силы у индивидуального предпринимателя не должно превышать количества в 100 человек;
общий размер прибыли предпринимателя за год ведения деятельности должен составлять сумму, которая будет меньше 60 миллионов рублей;
стоимость собственности, которую предприниматель использует для ведения экономической деятельности, не может превышать 100 миллионов рублей.

Только при соблюдении каждого из этих критериев ИП имеет возможность выбрать для себя упрощенную систему налогообложения при регистрации своей деятельности, или же перейти на такой вид налогов, использовав другую систему платежей. При этом стоит помнить, что переход возможен исключительно со следующего налогового периода, то есть года. Само же заявление необходимо подать в налоговый орган до 31 декабря.

Упрощенная система имеет два подвида. Первый – Доходы. Он предназначен для вычитания 6% ставки от размера прибыли предпринимателя за определенный налоговый период. Второй – Доходы – Расходы. Такая система заключается в том, что от разницы между прибылью предпринимателя и его затратами исчисляется 15% ставка. Выбор вида является индивидуальным для каждого ИП и осуществляется им добровольно.

Большинство предпринимателей склоняются к применению такой системы налогообложения в связи с тем, что тут отсутствует оплата таких налогов, как платежи на доход и на добавленную стоимость. Кроме того, до недавнего времени в этот список входил и налог на имущество предпринимателя, но такое правило было отменено. На сегодняшний день ИП обязаны платить такой вид налогообложения. Но нюанс состоит в том, что прежде чем отчаиваться стоит посмотреть региональные кадастры собственности, в которых имеется перечень имущества, что подлежит налогообложению. Только при наличии там собственности, которую использует в своей работе ИП, появляется необходимость платить налог за определенное имущество.

Отчет ИП в налоговую УСН

Каждый из предпринимателей, который использует упрощенную систему налогообложения со временем приходит к вопросу о том, какие отчеты сдавать при УСН. Ведь каждое лицо, независимо от формы налогообложения, обязано предоставлять налоговому органу определенный перечень документов, предусмотренный законодательством.

Отчет по УСН представляет собою подачу специального документа. Плательщики упрощенного налогообложения будут обязаны отчитываться за прошедший год по новому образцу декларации, предназначенному для упрощенной системы налогов. Новая форма содержит больше разделов, чем старая. Если сравнивать с предыдущим образцом, то нововведенная декларация предусматривает подробный порядок отчисления каждого авансового платежа и дает возможность зачислять его в общую сумму налога. В зависимости от того, какой объект непосредственно облагается налогом, будут заполняться разделы декларации. Например, разделы 1.1 и 2.1 предназначены исключительно тем индивидуальным предпринимателям, что пользуются системой вычисления «Доходы». А разделы 1.2 и 2.2 - заполняют те ИП, которые используют подвид упрощенного налогообложения «Доходы – Расходы». Такой вариант написания декларации значительно упростит сам процесс заполнения и уменьшит вероятность запутаться в разделах. Остальные изменения имеют исключительно технический характер.

Отчеты по УСН подаются за год. То есть, декларация государственного образца предоставляется налоговому органу с годовой периодичностью. При этом, все данные, которые необходимы для внесения в такой документ должны быть годовым отчетом УСН. Период с 01 января по 31 декабря в данном случае и будет отчетным, но при этом не стоит путать его со сроком подачи декларации в налоговую службу. Найти образец такого документа каждый предприниматель имеет возможность в налоговом отделении или на официальном сайте налоговой службы. Кроме этого, декларацию можно скачать здесь (образец).

Бланк отчета по УСН должен предоставляться государственному органу до 30 апреля. Это главное правило, которое необходимо соблюдать при сотрудничестве с налоговым органом. Кроме этого стоит помнить, что несвоевременное предоставление такого документа может потянуть за собой наложение штрафных санкций. На сегодняшний день размер штрафа зависит от того, был ли уплачен налог до подачи декларации или не был. В первом случае санкция будет ровна 1 000 рублей, а во втором случае будет исчисляться в процентном соотношении (5%) от суммы неуплаченного налога. При этом, такие суммы насчитываются за каждый месяц, который был прострочен. В таком случае даже не важно, прошел ли месяц полностью – достаточно будет того, что наступило первое число месяца.

Поэтому, стоит учесть и предусмотреть наиболее выгодный способ подачи такой декларации. На сегодняшний день предприниматель имеет возможность предоставить документ лично, отправить его по почте или подать через доверенное лицо.

Наиболее широко используется первый вариант, поскольку он не предполагает никаких дополнительных действий. Предпринимателю всего лишь необходимо заполнить декларацию, взять с собою оригинал документа, подтверждающего его личность (паспорт) и отправится в налоговую службу по месту регистрации и учета его деятельности. Декларация отдается налоговому работнику. В таком случае специалисты рекомендуют сделать копию этой декларации и попросить налоговика поставить на ней отметку о том, что такой документ был принят налоговым органом. Такие действия обеспечат предпринимателю доказательство том, что налоговая декларация была им подана и такая подача осуществилась вовремя.

Второй вариант предоставления документа в налоговую службу чаще всего используется предпринимателями, которые в силу определенных обстоятельств находятся далеко от налогового органа по месту учета и не могут в срок предоставить декларацию самостоятельно. Поэтому, для подачи документа достаточно будет обратиться в любое почтовое отделение. Декларацию необходимо отправить заказным письмом на адрес налогового органа. Довольно часто такой вариант выбирают в случае, когда предприниматель не успевает до конца рабочего дня 30 апреля предоставить декларацию в налоговый орган. В таком случае, можно так же воспользоваться почтовыми услугами и для своевременной подачи будет достаточно того, что на конверте будет стоять дата отправления – 30 апреля. Абсолютно неважно в таком случае, что письмо отправлялось уже после закрытия налогового органа. Факт подачи 30 апреля остается неоспоримым.

Кроме того, существует еще один вариант – предоставление декларации через доверенное лицо. Такой способ представляет собой подачу документа третьим лицом. Если предприниматель не имеет возможности, или даже желания самостоятельно отправится в налоговую службу по месту учета, то он имеет полное право возложить эти обязанности на другое лицо. Осуществляется это при помощи доверенности – специального документа, в котором предприниматель указывает, что наделяет определенное лицо правом на представление его интересов в налоговой службе, в частности – при подаче декларации.

При помощи этой доверенности и оригинала документа, подтверждающего личность, доверенное лицо предоставляет декларацию в налоговый орган. По поводу доверительных лиц, то это может быть, как наемный работник, так и знакомый предпринимателя. Кроме того, на сегодняшний день на рынке услуг существует довольно широкий ассортимент компаний, которые предлагают не только юридическое сопровождения деятельности ИП, но и представление его интересов в государственных органах, в частности – в налоговой службе. Для этого предприниматель подписывает с такой организацией договор, а также, выдает доверенность на подтверждение права представления его интересов. Далее, лицо за плату, предусмотренную договором, подает за него декларацию.

Кроме того, технологии не стоят на месте и налоговая служба, для того что бы упростить процесс предоставления отчетной документации начала использовать электронный ресурс. Такой принцип работы состоит в том, что предприниматель общается с налоговыми органами при помощи средств телекоммуникации. То есть, годовая декларация подается в соответствующую инспекцию при помощи сети Интернет. Каждый ИП, который использует такие каналы передачи, обязан иметь определенный программы для отсылки такого рода документации. Основными из них являются электронная подпись, программа по зашифровке результатов, программа по расшифровке входной корреспонденции. Приобрести такой продукт можно у специальных фирм, которые имеют лицензию на занятие такого рода деятельностью.

Довольно много предпринимателей задаются вопросом о том, какие отчеты при УСН нужно подавать ежеквартально, ежемесячно, раз в полугодие. На такой вопрос ответ однозначен – никакие. Предоставление отчетности предпринимателя состоит только из подачи ежегодной декларации. Никакой другой документации предоставлять не нужно. Книга доходов и расходов, которая раньше была обязательной для предоставления налоговому органу уже тоже не подается. Предпринимателю достаточно будет просто хранить такой документ у себя в сшитом виду. Заверять ее в налоговой службе, как это было раньше, уже тоже нет нужды.

Довольно часто предоставление отчета путают с непосредственно самой оплатой налогообложений. Тут стоит заметить, что сами внесения обязательных платежей должны быть ежеквартальными. То есть, предприниматель обязан каждые три месяца оплачивать налоги за ведение своей деятельности. При этом, осуществлять такую оплату он обязан до 25 числа первого месяца, который следует за кварталом. К тому же, такие действия не требуют абсолютно никаких отчетностей. При подаче декларации вычисляют так же сумму, которую необходимо доплатить, учитывая первые три квартальных взноса, ведь четвертый платится уже непосредственно до подачи декларации.

Организация применяет упрощенную систему с объектом налогообложения доходы минус расходы. Работник приобрел на свои деньги компьютер для офиса, принес документы об оплате и написал заявление с просьбой возместить расходы. Я оформила авансовый отчет, но сейчас нет денег, чтобы рассчитаться за покупку. Можно ли учесть стоимость компьютера, если он уже введен в эксплуатацию?

16.09.2009
Журнал «Упрощёнка»

Нежелательные последствия

В данном случае стоимость компьютера можно включить в расходы только после погашения задолженности перед работником. Более того, налоговики могут не принять авансовый отчет и решить, что работник продал компьютер организации. Если так произойдет, придется дополнительно начислить НДФЛ.

Общие правила выдачи наличности под отчет указаны в пунктах 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.0993 № 40 (далее — Порядок).

Во-первых, руководитель предприятия должен установить в приказе срок, на который выдаются деньги. Это вызвано тем, что согласно пункту 11 Порядка работник обязан отчитаться о своих тратах в течение трех рабочих дней после назначенного срока, а если срок не установлен, ему на это отводится лишь три рабочих дня после получения суммы. В случае задержки налоговики могут посчитать, что работнику был выдан беспроцентный заем и начислить НДФЛ с материальной выгоды. Да, это можно оспорить, но проще издать приказ. В нем помимо срока налоговики рекомендуют привести список сотрудников, которые будут брать подотчетные деньги. Такого требования в Порядке нет, но оно вполне уместно, и выполнить его несложно.

Во-вторых, работник может получить очередной аванс, только если закрыл предыдущий.

В-третьих, недопустимо передавать подотчетные суммы. Например, если один сотрудник не смог купить товар и это перепоручили другому, то первый должен вернуть деньги в кассу, а второй — взять их.

Перейдем к учету. Налоговую базу при упрощенной системе допускается снижать только на произведенные и оплаченные расходы (п. 2 ст. 346.17 НКРФ). Ваш сотрудник приобрел для фирмы компьютер. Порядок списания зависит от уплаченной суммы.

Напомним, что можно учитывать только те виды расходов, которые указаны в перечне пункта 1 статьи 346.16 НКРФ. В подпункте 1 обозначена стоимость покупки, изготовления или сооружения основных средств. В их состав входит имущество, признаваемое амортизируемым в соответствии с главой 25 НКРФ (п. 4 ст. 346.16 НКРФ). В пункте 1 статьи 256 НКРФ указано, что амортизируемыми являются объекты со сроком полезного использования более 12 месяцев и дороже 20 000 руб., которые находятся в собственности и служат для получения дохода. С тремя первыми признаками сходится: компьютер принадлежит организации, позволяет извлекать доход и рассчитан более чем на год работы. Если и стоит он более 20 000 руб., то может быть отнесен к основным средствам. Расходы на них отражаются равными долями по кварталам, оставшимся до конца налогового периода, после оплаты и ввода объектов в эксплуатацию (п. 3 ст. 346.16 и подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НКРФ).

Если же компьютер обошелся в 20 000 руб. или менее, его уже нельзя назвать амортизируемым и основным средством он не является. Тем не менее затраты на покупку все равно удастся учесть в налоговой базе. Согласно подпункту 5 пункта 1 статьи 346.16 НКРФ разрешено отражать материальные расходы, а в них в соответствии со статьей 254 НКРФ включается стоимость неамортизируемого имущества (подп. 3 п. 1). Списывать ее можно после оплаты и ввода объекта в эксплуатацию (подп. 3 п. 1 ст. 254 и п. 2 ст. 346.17 НКРФ).

Судя по всему, компьютер уже используется, хотя с работником не рассчитались. Значит, организация не оплатила расходы, и пока это не произойдет, учесть расходы не удастся. Важнее другое.

Как уже не раз говорилось, налоговики не любят подотчеты наоборот. Почему? Работник потратил собственные деньги, а потом передал имущество организации. Налоговые инспекторы вправе расценить это как перепродажу. Соответственно они включат выручку в облагаемый доход работника и увеличат НДФЛ. Конечно, с налоговиками не стоит соглашаться, но в любом случае на бухгалтера ложится лишняя нагрузка.

Что можно изменить

Проверьте, на чье имя выписана накладная. Если указано наименование организации, то все в порядке, если нет, стоит переоформить документ. Однако лучше обойтись без подотчета наоборот, а заключить с работником договор беспроцентного займа на сумму, равную стоимости компьютера.

Документы же, оформленные на работника, следовало бы переделать. Иначе, во-первых, не удастся признать стоимость компьютера в расходах — как подтвердить, что имущество приобрела именно организация? А во-вторых, это дает основание считать передачу работником компьютера перепродажей и начислить с его доходов дополнительный НДФЛ. Так что проще обратиться в магазин с просьбой поменять документ. Если же в товарном чеке покупатель вообще не обозначен, советуем подстраховаться и попросить указать название организации.

В то же время даже правильно заполненные документы на покупку могут не убедить налоговиков. Предлагаем пойти по другому пути. Заключите с работником договор беспроцентного займа на сумму, равную стоимости компьютера. Какие в нем должны быть условия, изложено в статьях 807—813 ГКРФ. Потом тем же днем оформите получение денег от работника в кассу по договору займа и выдачу ему же под отчет. Документы, доказывающие приобретение компьютера, приложите к авансовому отчету, и аванс будет закрыт. Погасить задолженность перед работником можно в любой срок не позднее указанного в договоре займа.

В чем плюсы такого варианта? Прежде всего стоимость компьютера можно учесть, еще не погасив задолженности перед работником. Ведь согласно пункту 1 статьи 807 ГК РФ заемные суммы считаются собственностью заемщика. Следовательно, организация заплатила за компьютер собственными деньгами и после ввода в эксплуатацию можно списывать его стоимость в расходы поквартально равными долями до конца налогового периода (п. 3 ст. 346.16 и подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НКРФ) или единовременно, если компьютер стоит 20 000 руб. и дешевле (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НКРФ). Заметим, что ни получение, ни погашение займа в налоговом учете не отражается. Заемные средства являются необлагаемыми доходами (подп. 10 п. 1 ст. 251 НКРФ), а возвращенный заем при упрощенной системе не признается расходом — в закрытом перечне он не упомянут (п. 1 ст. 346.16 НКРФ).

Но главное, авансовый отчет будет безупречным и причина для разногласий с налоговиками исчезнет.

Вроде бы никаких сомнений, что при упрощенной системе заемные средства не учитываются. Согласно подпункту 1 пункта 1.1 статьи 346.15 НКРФ доходы, приведенные в статье 251 НКРФ, не включаются в налоговую базу. А в подпункте 10 пункта 1 ста-тьи251 НКРФ указаны суммы, полученные по договору займа. И все-таки иногда налоговики определяют доходы по одним банковским выпискам, и под обложение подпадают заемные средства. Правда, суды это пресекают. Так, ВАС РФ подтвердил (Определение от 16.10.2008 № 13467/08), что деньги, которыми располагал налогоплательщик, были заемными и сумма их не должна включаться в облагаемые доходы. Значит, инспекция привлекла организацию к ответственности необоснованно. Похожие факты рассматривались ФАС Московского округа (постановление от 02.04.2008 № КА-А40/2446-08). Здесь судьи тоже поддержали налогоплательщика, который вернул заем и не желал платить с него налог.

Если сумма займа небольшая, налоговики просто дополнительно начисляют налог (а также пени и штрафы). С теми, чьи доходы вместе с займом превышают максимально допустимый уровень (п. 4 ст. 346.13 НКРФ), поступают иначе. Напомним, что сейчас лимит составляет 30,76 млн. руб. (20 млн. руб., умноженные на коэффициент-дефлятор 1,538). На следующий год планируется его поднять до 60 млн. руб. (законопроект прошел второе чтение в Госдуме). Так вот, налоговики не увеличивают единый налог, а заставляют платить налоги, предусмотренные при общем режиме.

В судах опять же выясняется, что спорные средства, включенные в доходы, являлись заемными. Значит, максимальный уровень соблюдался. Такое решение содержится в постановлениях

Что говорят суды

ФАС Центрального округа от 28.01.2009 № А09-4405/2008-15, Северо-Кавказского округа от 30.09.2008 № Ф08-5821/2008 и от 02.07.2008 № Ф08-3717/2008, Уральского округа от 09.06.2008 № Ф09-4103/08-С3 и Северо-Западного округа от 30.06.2008 № А21-355/2008. Правда, в случае, с которым связано последнее постановление, полученный заем неверно отразили в бухучете, что и дало налоговикам повод отнести его сумму на доходы. Однако, по мнению судей, ошибки в отражении операций на бухгалтерских счетах не могут влиять на право применять упрощенную систему.

Коэффициент-дефлятор на 2009 год установлен приказом Минэкономразвития России от 12.11.2008 № 395

Обратите внимание на обстоятельства, разбираемые ФАС Волго-Вятского округа (постановление от 17.10.2007 № А82-1474/2007-28). Индивидуальный предприниматель, применяющий УСН, взял беспроцентный заем. При проверке налоговые органы заявили, что у заемщика образовался доход в виде материальной выгоды и дополнительно начислили НДФЛ. Однако, опираясь на пункт 3 статьи 346.11 НК РФ, судьи сочли, что предприниматель не должен уплачивать НДФЛ с доходов от предпринимательской деятельности, и отменили решение налоговой инспекции.

Имеется в виду формулировка, действовавшая до 2009 года

Мы выделили это дело потому, что сейчас бы предприниматель его не выиграл. 1 января 2009 года вступила в силу новая редакция пункта 3 статьи 346.11 НК РФ, согласно которой при упрощенной системе с доходов предпринимателя по-прежнему не удерживается НДФЛ, но только если они не облагаются по ставкам, указанным в пунктах 2, 4 и 5 статьи 224 НК РФ. А в пункте 2 как раз упомянута экономия на процентах от заемных средств. Повторим, речь идет только об индивидуальных предпринимателях. Организации такие доходы не учитывают, что подтверждает и Минфин (см. письмо от 02.04.2007 № 03-11-04/2/78).

Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами является частью проверки расходов организации. Неправильный учет подотчетных сумм может привести к печальным для фирмы последствиям: штрафам за ошибки в бухучете, нарушению кассовой дисциплины, доначислению НДФЛ и страховых взносов.

Какие бумаги проверяют при проведении проверки расчетов с подотчетными лицами?

При проведении проверки расчетов с подотчетниками налоговики обычно запрашивают:

Первичные документы:

авансовые отчеты;
документы по командировкам;
инвентаризационные описи по счету 71.

Бухгалтерские регистры по счету 71 в корреспонденции со счетами 50, 51.
Документы, устанавливающие:

период, на который фирма предоставляет средства сотруднику;
список людей, которым возможна выдача средств;
процедуру выдачи,
перечень ответственных за выдачу денег лиц;
утвержденную форму отчета (если она отличается от общепринятой).

Контролера могут заинтересовать и другие документы, например по оплате работ по гражданско-правовым договорам через подотчетников.

Документы, устанавливающие порядок расчетов в организации

Часто проверяющие наказывают предприятие за отсутствие документа, устанавливающего список подотчетников. Правомерность таких действий является спорной, так как руководитель в каждый раз при выдаче аванса подотчетнику подписывает соответствующее распоряжение, а нормативными актами форма такого распоряжения не утверждена.

По этой причине требование о наличии единого приказа не совсем аргументировано, однако лучше его все-таки сделать, чтобы не иметь лишних проблем с налоговиками. Совсем другое дело, если сотрудник что-то приобретает, а потом приносит в бухгалтерию чеки и другие оправдательные документы, а бухгалтер оформляет авансовый отчет, по которому вся сумма, потраченная работником, вписывается в графу «Перерасход». Далее деньги возвращаются работнику через кассу или на банковскую карту.

В этом случае наличие документа, устанавливающего список подотчетников (приказ, распоряжение), крайне желательно, так как работник фактически не имеет письменного указания осуществить покупку и такие действия могут быть расценены как реализация товара со всеми вытекающими последствиями (удержание НДФЛ, невозможность вычесть НДС). Поэтому в приказе нужно определить, что в отдельных ситуациях при наличии производственной необходимости подотчетник, упомянутый в данном акте, может покупать для фирмы имущество, используя собственные денежные средства, а фирма, в свою очередь, компенсирует потраченные суммы.

ВАЖНО! Не допускается выдача нового аванса сотрудникам, не отчитавшимся по предыдущим суммам.

На основании авансового отчета суммы расходов, произведенных сотрудником, принимаются к учету и относятся на соответствующие их назначению счета.

В соответствии с подп. 6.3 п. 6 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У) деньги вручаются под отчет работникам, при этом под работниками подразумевают две группы людей (п. 5 указания № 3210-У):

сотрудники, принятые по трудовому договору;
лица, работающие по договорам ГПХ.

Один из основных принципов расчетов с подотчетниками описан в п. 6.3 указания № 3210-У. Согласно ему, работник должен не позднее 3 суток с момента истечения срока, на который были выданы деньги (или выхода на работу), предоставить отчет со всеми подтверждающими расходы бумагами (чеками, квитанциями и др.). Контролируются такие операции главбухом, ответственным бухгалтером или руководителем, они же и утверждают документ в установленные на предприятии сроки.

Проверка целевого расходования средств

Смысл выдачи аванса подотчетному лицу в том, что деньги оно получает на приобретение определенных товаров, работ, услуг для нужд организации. Следовательно, один из главных критериев отнесения потраченных сумм на расходы — целевой характер их расходования.

Для получения аванса работник составляет служебную записку с просьбой выдать ему сумму на определенные нужды (суточные, проезд и проживание в служебной командировке, приобретение товаров и услуг, наличные расчеты с поставщиком или подрядчиком и т. д.).

Контролер при проведении проверки сверяет характер произведенных расходов с заявленными в приказе (распоряжении) на выдачу средств. Так, если в служебной записке сотрудник просит выдать ему сумму для командировки в Москву, а предъявлены билеты на самолет до Санкт-Петербурга и обратно, налоговики сочтут такие расходы необоснованно принятыми к учету.

Нарушением могут счесть, например, расходы по командировке на конференцию медработников сотрудника организации, не имеющей отношения к медицине, так как в этом случае затраты не будет являться экономически обоснованными.

То же самое касается и других трат подотчетных сумм: деньги на спецоборудование не могут быть потрачены на канцтовары, на деньги для оплаты строительных работ нельзя купить материалы и т. д.

Проверка первичной документации

Даже если работник получил от фирмы средства на покупку, в магазине он будет являться обычным физлицом, а не представителем организации (если, конечно, у него нет доверенности и печати). Продавец при реализации товаров населению обязан предоставлять кассовый чек или другой заменяющий его документ.

В то же время фирме для списания расходов, произведенных работником, чека ККТ может быть мало, так как в нем бывает прописана только общая сумма без указания конкретного приобретения, что не позволяет подтвердить экономическую обоснованность затрат и не дает оснований бухгалтеру отнести расходы на конкретные статьи. В такой ситуации продавец обязан по требованию покупателя выдать товарный чек, содержащий все необходимые реквизиты: наименование, количество ТМЦ (услуги), общую сумму, дату и др.

Когда чек ККТ содержит все необходимые реквизиты, этого достаточно для принятия к учету и возмещения сотруднику потраченных средств, однако наличие товарного чека будет также приветствоваться.

Если работник оплатил работы, товары, услуги наличкой в кассу поставщика (подрядчика), отчитываясь, он должен предоставить в бухгалтерию квитанцию к ПКО и накладную (акт, если приобретены работы, услуги).

Иногда продавец не имеет ККТ (это разрешено, в частности, для фирм-плательщиков ЕНВД или применяющих патентную систему). В этом случае он должен выдать покупателю товарный чек или БСО с отметкой, свидетельствующей о факте оплаты.

Проверка кассовой дисциплины при оформлении авансовых отчетов

Помимо этого, не стоит забывать про лимит кассы. Согласно вышеупомянутому указанию, компания должна утвердить приказом или иным документом максимальную сумму наличности, разрешенную к хранению на конец рабочего дня (лимит кассы). Рассчитывается он исходя из множества условий, перечисленных в приложении к указанию № 3210-У: характер и расписание работы, объем среднедневной наличной выручки и др. Кроме того, недорасходование средств, выданных под отчет и возвращенных в кассу, может привести к превышению максимально допустимых сумм.

ВАЖНО! Согласно п. 2 указания № 3210-У предприятия — субъекты малого бизнеса, а также ИП не обязаны устанавливать лимит кассы.

При расчете наличными подотчетник и бухгалтер также должны помнить о том, что существует предельный размер наличных расчетов между организациями (или ИП). В 2016 году предельная сумма, которую может внести в кассу контрагента работник организации по одному договору — 100 000 руб. Подотчетник может внести в кассу поставщика сколько угодно денег, если договоров несколько и каждый платеж не превышает 100 000 руб. При этом предмет соглашения и характер сделки должны быть действительно разными, так как проверяющие обязательно заинтересуются тем, насколько обоснованно существование сразу нескольких договоров между двумя юрлицами. Если налоговики придут к выводу, что на несколько составляющих раздробили одну и ту же сделку, организацию могут серьезно наказать за нарушение кассовой дисциплины. Согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП, за подобные нарушения налагают штраф в размере 4 000-5 000 руб. на должностное лицо и 40 000-50 000 руб. на организацию. При этом законом не оговаривается, на которую из сторон налагается штраф: на того, кто внес сумму, или на того, кто принял. Поэтому часто ФНС штрафует сразу обе стороны сделки.

Доначисление НДФЛ при проверке расчетов с подотчетными лицами

П. 1 ст. 210 НК РФ предусматривает, что НДФЛ облагаются все доходы физлица в денежной и материальной форме, а также суммы материальной выгоды.

Что же делать, если работник не предоставил все необходимые подтверждающие документы или подотчетная сумма не была возвращена в кассу? В такой ситуации проверяющие имеют полное право трактовать выплаты по авансовому отчету неправомерными и отнести их к доходам работника.

Дело в том, что отсутствие в документах необходимых реквизитов или отсутствие самого документа, подтверждающего расходы, ставит под сомнение правомерность принятия таких расходов к учету, а также наличие самого факта произведенных расходов. Поэтому бухгалтер должен тщательно проверять предоставленные подотчетником документы, наличие в них всех необходимых реквизитов, следить за правильностью составления авансового отчета, указанных в нем сумм, соответствием приобретенных ТМЦ или услуг заявленным целям в авансовых документах.

Ошибки в бухучете

Бумаги, прикладываемые к отчету, доказывают покупку работником материальных ценностей (приобретение услуг) для нужд фирмы. На основании авансового отчета бухгалтер делает запись по Кт счета 71 и Дт счетов учета затрат. В зависимости от того, что купил сотрудник, счет 71 корреспондирует со счетом 10 (если приобретены ТМЦ), 08 (оборудование), 20, 26 (если приобретены услуги, работы).

Неправомерность учета ТМЦ, документы по которым отсутствуют или имеют существенные недочеты, может быть расценена проверяющими органами и судом как бухгалтерская ошибка (п. 2 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности»).

В общем случае отсутствие документов, подтверждающих произведенные расходы, или их неправильное оформление влечет за собой невозможность уменьшить налогооблагаемую базу (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Особенности налогового учета подотчетных сумм упрощенцев

Бывает, что подотчетное лицо перерасходует средства, выданные ему на покупку, либо аванс ему совсем не предоставляется, а покупает оно все целиком из собственных денег. В такой ситуации есть определенные нюансы налогового учета предприятий, работающих на упрощенной системе налогообложения «доходы минус расходы».

Дело в том, что при УСН доходы и расходы учитывают кассовым методом, то есть по факту получения денег или оплаты расходов. В данном случае, приняв от подотчетника все приобретения и утвердив авансовый отчет, невозможно отнести к затратам (уменьшению налогооблагаемой базы) все произведенные расходы. К расходам их можно отнести тогда, когда организация за них фактически заплатила (письмо Минфина РФ от 17.01.2012 № 03-11-11/4), то есть в момент, когда сотруднику возместят перерасход по покупке.

Пример

01.10.2016 Иванов И. И. получил распоряжение от руководства ООО «Омега», применяющего УСН 15%, купить партию канцтоваров для нужд бухгалтерии. Из кассы он получил на эти цели 1 000 руб. Придя в магазин, Иванов обнаружил, что для покупки необходимого товара ему понадобится 1 200 руб., и ему пришлось заплатить недостающие 200 руб. из собственных средств. В тот же день Иванов вернулся на работу, где отчитался за потраченные деньги, а купленные канцтовары сдал на склад. Руководство утвердило авансовый отчет в сумме 1 200 руб. и приняло решение выплатить Иванову сумму перерасхода. Однако в кассе не оказалось наличных средств, так как бухгалтер уже отвез в банк дневную выручку организации. Поэтому деньги Иванову выплатили только на следующий день.

Бухгалтерские операции отражаются проводками:

01.10.2016:

Дт 71 Кт 50 — 1 000 руб. — выданы деньги под отчет;

Дт 10 Кт 71 — 1 200 руб. — приняты канцтовары;

Дт 26 Кт 10 — 1 200 руб. — списаны на общехозяйственные расходы приобретенные канцтовары;

02.10.2016:

Дт 71 Кт 50 — 200 руб. — выплачена Иванову И. И. сумма перерасхода по авансовому отчету.

В налоговом учете расходы принимаются следующим образом: 01.10.2016 — 1 000 руб., 02.10.2016 — 200 руб.

При этом нарушение порядка принятия расходов в налоговом учете не будет существенным, если утверждение авансового отчета и выплата перерасхода по нему происходят в рамках одного квартала, так как авансовые платежи по налогу, применяемому организациями на УСН, формируются на основе поквартального учета. Однако возможна ситуация, когда работник (часто руководитель в небольшой фирме) отчитывается сразу за крупные суммы расходов, произведенных за свой счет, а кассовой выручки или денег на расчетном счете для возмещения перерасхода не хватает. Если это происходит в разных кварталах или годах (в январе выплачивают деньги за декабрьский авансовый отчет), могут возникнуть крупные разницы сумм бухгалтерского и налогового учета.

Также при применении УСН «доходы минус расходы» довольно распространенной бывает ошибка, когда бухгалтер учитывает оплаченные через подотчетное лицо авансы поставщика. В такой ситуации подотчетное лицо получает на руки деньги для оплаты аванса по договору с контрагентом. Он относит деньги в кассу поставщика, где ему выдают ПКО или чек ККТ. Однако других документов (накладная, акт сдачи-приемки или приема-передачи) он не получает, так как товары еще не поставлены (услуги, работы не выполнены). В этом случае бухгалтер должен учесть затраты в расчете налогооблагаемой базы не на дату утверждения отчета, а тогда, когда товары фактически поступят в организацию.

Итоги

Для ФНС проверка расчетов с подотчетными лицами связана с анализом четырех основных аспектов:

целевого характера расходования подотчетных сумм;
документального подтверждения расходов подотчетниками;
правильного бухгалтерского и налогового учета расчетов;
соблюдения кассовой дисциплины.