Описать организацию документооборота по налогам. Анализ организации документооборота в инспекции фнс. расширен список документов, принимаемых в ФНС только в электронной форме

Летом 2016 года в часть I НК РФ внесены изменения, уточняющие правила бумажного и электронного документооборота между ФНС и налогоплательщиками по спорным вопросам, а также введена серьезная ответственность за несоблюдение правил электронного документооборота - блокировка операций по всем счетам. С 01.01.2017 будет расширен список налогоплательщиков, обязанных отчитываться в ФНС по электронной форме, и список документов, принимаемых в инспекции только в электронной форме. Подробнее об этом читайте в нашей статье.

02.06.2016: уточнен порядок документооборота между ФНС и организациями (ИП) по спорным вопросам

1. При представлении документов, запрошенных ФНС, в бумажном виде с 02.06.2016 вы обязаны предварительно пронумеровать и прошить их. Копии бумажных документов заверяются подписью руководителя организации (ИП) или уполномоченных представителей (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Хорошая новость! С 02.06.2016 ФНС не вправе требовать у налогоплательщика нотариального заверения копий запрашиваемых документов (п. 2 ст. 93 НК РФ).

1. С 02.06.2016 запрашиваемые налоговиками документы, составленные в электронном формате, следует отправлять в ФНС только в электронной форме (через ТКС или личный кабинет) (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Если же документы были оформлены в бумажном варианте, то при отправлении в электронной форме их нужно просто отсканировать и выслать в ФНС вместе с сопроводительным письмом. С 02.06.2016 отправляемые в электронной форме копии документов перед сканированием не нужно заверять вручную, так как они будут автоматически заверены при передаче в ФНС усиленной электронной подписью отправителя (его представителя) (п. 2 ст. 93 НК РФ).

1. С 02.06.2016 жалоба (апелляция) на действия (бездействие) ФНС может быть подана не только в письменном виде, но и в электронном (через ТКС или личный кабинет) (п. 1 ст. 139.2 НК РФ). Формат и порядок передачи жалобы устанавливается налоговыми органами. После 02.06.2016 при составлении жалобы (апелляции) вы должны указать в ней одну из форм получения решения (подп. 6 п. 2 ст. 139.2 НК РФ):

• в бумажном варианте;
• через ТКС;
• через личный кабинет.

02.06.2016: изменен порядок получения уведомлений по налогам физлицами

Если вы относитесь к физлицам, имеющим доступ к личному кабинету налогоплательщика, то с 02.06.2016 все письма из ФНС по умолчанию вы будете получать в электронной форме через свой личный кабинет. Для того чтобы получать письма от налоговиков в бумажной форме, вам придется передать в ФНС соответствующее уведомление (п. 2 ст. 11.2 НК РФ).

Для вашего удобства мы подготовили образец уведомления для направления его в ФНС на тот случай, если вам удобнее или привычнее получать письма из ФНС в бумажном варианте.

До 02.06.2016 налогоплательщики-физлица по умолчанию получали письма в бумажном виде и уведомление в ФНС писали, если хотели получать эти письма через личный кабинет.

Направить рассматриваемое нами уведомление можно в любое подразделение ФНС и желательно до 01.09.2016 (информация ФНС от 07.07.2016 «О получении пользователями "Личного кабинета для физических лиц" уведомления на уплату имущественных налогов в электронной форме») одним из способов:

• лично;
• по почте;
• через личный кабинет, подписав его неквалифицированной электронной подписью.

Рекомендации! Если у вас имеется доступ в личный кабинет и вы не направляли в ФНС письмо о получении уведомлений в бумажном варианте, то постарайтесь проверять личный кабинет минимум 1 раз в неделю. Если вы не будете его проверять, то можете пропустить момент поступления письма от ФНС и в установленный срок не представите запрошенные документы (информацию) или не заплатите налоги.

01.07.2016: введена ответственность за нарушение правил электронного документооборота

Если после 01.07.2017 по ряду причин организация (ИП) переходит в число налогоплательщиков, обязанных сдавать отчетность в ФНС в электронной форме, то организация (ИП) должна в течение 10 дней с момента возникновения такой обязанности найти оператора электронного документооборота, подписать с ним договор на получение возможности обмениваться с ФНС документами в электронной форме и получить у него усиленную квалифицированную электронную подпись (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Если руководитель организации (ИП) передает обязанности по осуществлению электронного документооборота с ФНС уполномоченному представителю, то подтверждающие этот факт документы (доверенность, приказ) должны быть переданы в налоговую инспекцию строго в электронной форме в срок до 3 дней после их утверждения руководителем организации (ИП).

Ответственность за нарушение! При обнаружении факта несоблюдения налогоплательщиком указанных выше требований подразделение ФНС вправе приостановить операции по банковским счетам и переводы электронных денег (п. 3 ст. 76 НК РФ).

Отменить решение о приостановлении банковских операций и электронных переводов ФНС обязана не позднее следующего дня после выполнения налогоплательщиком обязанностей по обеспечению электронного документооборота с ФНС (п. 3.1 ст. 76 НК РФ).

С 01.07.2016 налоговики уже начали проверять всех налогоплательщиков на предмет соблюдения ими п. 5.1 ст. 23 НК РФ. Чтобы не пугать руководителей организаций (ИП) нежданными приостановлениями по их счетам, ФНС должна в письменной форме сообщить им об этом за 5 дней до принятия решения о приостановлении (письмо ФНС от 29.06.2016 № ЕД-4-15/11597@).

Рекомендации! По возможности следите за численностью работников. В 2016 году организации (ИП) переходили на электронную форму общения с ФНС только при превышении по итогам 2015 года среднесписочной численности работников отметки в 100 человек или переходе на уплату НДС (п. 3 ст. 80 НК РФ). С 01.01.2017, после передачи страховых взносов в ФНС, обеспечивать в 10-дневный срок возможность поступления писем от ФНС в электронной форме придется еще и тем организациям (ИП), у которых численность работников будет свыше 25 человек.

Подробнее о том, кто должен переходить на электронную отчетность и как ее подключить, читайте в статьях:

• ;
• .

Мы очень хотим, чтобы вы не сталкивались с приостановлениями операций по банковским и электронным счетам. Оформите подписку на наши новости, и мы напомним вам о необходимости проверить численность работников после 01.01.2017 для того, чтобы вы в случае необходимости успели подключиться к электронному документообороту с ФНС.

03.08.2016: уточнен порядок уведомления ФНС о невозможности представления запрошенных документов в установленный срок

С 03.08.2016 организации (ИП), обязанные отчитываться по налогам в электронной форме (п. 3 ст. 80 НК РФ), смогут уведомлять ФНС о невозможности представления запрошенных ими документов до определенной даты только 3 способами (абз. 3 п. 3 ст. 93 НК РФ):

• лично (через представителя);
• через ТКС;
• через личный кабинет.

Все остальные организации (ИП) помимо указанных выше способов передачи уведомления о перенесении сроков представления документов в ФНС вправе воспользоваться еще одним способом (абзац 3 п. 3 ст. 93 НК РФ):

• отправка по почте заказным письмом.

До 03.08.2016 указанных выше ограничений не было, и каждый налогоплательщик мог передать рассматриваемое нами уведомление любым доступным ему способом.

К сведению! После 03.08.2016 при формировании указанного уведомления, отправляемого в ФНС через ТКС (личный кабинет), нужно применять форму, утвержденную налоговиками (абз. 4 п. 3 ст. 93 НК РФ) - см. «Утверждены форма и формат для уведомления о невозможности предоставить документы по требованию в срок» .

01.01.2017: расширен список документов, принимаемых в ФНС только в электронной форме

1. После 01.01.2017 налогоплательщики, отчитывающиеся по НДС, при проведении камеральной проверки деклараций по НДС запрошенные налоговиками пояснения (документы) должны будут направлять в ФНС только в электронной форме. При подаче в ФНС пояснений (документов) в бумажной форме они будут считаться непредоставленными.

1. С 01.01.2017 заявление о постановке на учет (снятии с учета), уведомление о выборе подразделения ФНС для постановки организации по месту нахождения ее обособленного подразделения можно сдавать не только лично в ФНС, через почту или ТКС, но еще и через личный кабинет, однако с условием, что подаваемые документы будут подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) (п. 5.1 ст. 84 НК РФ).

Рекомендации! Если вы пользуетесь ТКС (личным кабинетом), но ранее не представляли документы в ФНС в электронной форме, то при первой возможности отправьте письмо (уведомление) одним из указанных электронных способов и проследите, за какое время ваше письмо дошло до инспекции, приняли ли его и выслали ли вам квитанцию о получении (уведомление). При наличии неполадок в отправке или длительном неполучении (более 5 дней) письма подразделением ФНС обратитесь за разъяснениями к вашему оператору ТКС или в ИТ-отдел ФНС. Будьте готовы к тому, что ФНС постепенно будет полностью переводить налогоплательщиков на электронную форму документооборота.

Нам важно, чтобы в процессе подготовки отчетности вы не пропустили значимые для вас новости по налогам и разъяснения по сложным участкам учета. Чтобы мы смогли вовремя оповещать вас обо всех изменениях по налогам и бухучету, просто оформите подписку на наши новости.

Все хозяйственные операции отражаются в налоговом и бухгалтерском учете на основании первичных документов. Для нормальной работы необходимо, чтобы они поступали в бухгалтерию своевременно. Соответственно, процесс выписки документов и передачи их между подразделениями организации (если, конечно, весь документооборот не ведет один-единственный человек) должен быть организован. И вот как раз для того, чтобы это сделать — организовать внутрифирменный порядок и контроль за выпиской бумаг, — составляют такой документ, как график документооборота.

О том, что движение первичных документов в организации должно происходить в соответствии с графиком документооборота, сказано в п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

Отметим: ответственность за то, что график не ведется, не установлена. Этот документ оформляется прежде всего в интересах самой организации. Если прежде у вас графика не было, сейчас самое время задуматься о его необходимости. Ведь с 2013 г. организации на «упрощенке» будут обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме (пп. 1 п. 1 ст. 2 и п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). А значит, повысятся и требования к своевременному и грамотному оформлению документов.

Требования к графику документооборота установлены Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее — Положение).

Задачей графика является установить порядок, по которому в организации будут оформляться документы. В связи с этим целесообразно включить в него следующую информацию:

— кто и в какой срок выписывает конкретный первичный документ;

— в какой срок и кем документ передается в бухгалтерию;

— кто является ответственным за создание и передачу документа;

— кто из работников и в течение какого времени обрабатывает документ;

— сколько времени нужно хранить документ в организации .

Обычно используется табличный вариант графика документооборота, примерная форма которого предложена Положением N 105.

Утверждена приказом N _____

от «__» ___________ 20__ г.

Подготовленный проект графика представляется на утверждение руководителю организации, после чего с ним следует ознакомить каждого сотрудника — исполнителя графика движения документов.

Сделать это можно путем вручения каждому сотруднику выписки из графика документооборота, в которой перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного сотрудника, а также указано, в какое подразделение фирмы и в какие сроки он обязан представлять соответствующие документы. Следует иметь в виду, что ответственность за соблюдение графика движения документов несут его исполнители, а контроль над соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер компании.

Как правило, классификация документов фирмы осуществляется путем объединения их в дела, причем в состав одного дела входят только документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности фирмы. Справочником, позволяющим разобраться в перечне дел, заведенных в организации, является номенклатура дел. В делопроизводстве под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, на что указано в ГОСТ Р 51141-98 .

Нужно отметить, что номенклатура дел должна разрабатываться в любой организации, так как ее практическое применение непосредственно связано с определением порядка хранения документов организации. Напоминаем, что требование о хранении документов организаций в течение определенных сроков выдвигает бухгалтерское и налоговое законодательство России, а также иные нормативные акты.

Так как номенклатура помимо заголовков дел содержит еще и сроки хранения документов, то фактически ее использование дает организации возможность провести своего рода экспертизу ценности документов на начальном этапе формирования дел.

Кроме того, номенклатура используется и при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

Помимо всего прочего отметим, что в соответствии с номенклатурой каждому делу, заведенному в организации, присваивается свой индекс — цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение, наносимое на его обложку, в связи с чем ее применение возможно и при разработке системы регистрации документов.

Регламентация документооборота Приказом ФНС от 31.07.2014 № ММВ-7-6/398. Информационные выписки. Неформализованные электронные документы Исходящие электронные письма «Обращения»: Входящие извещения от налоговой инспекции.

Налоговая служба утвердила Порядок направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (далее – Порядок) Приказом от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@. Этот приказ опубликован на портале www.pravo.gov.ru 14.08.2015 и вступил в силу 25.08.2015.

Необходимость принятия Порядка очевидна. Дело в том, что первая часть Налогового кодекса устанавливает многочисленные правила, касающиеся направления документов от налоговых органов налогоплательщикам и ответных обязательных документов в обратном направлении. При этом определяются сроки, в течение которых налогоплательщик должен дать ответ.

Согласно п. 4 ст. 31 НК РФ документы, используемые налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, могут быть, в частности, переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота либо через личный кабинет налогоплательщика, если порядок их передачи прямо не предусмотрен НК РФ. Лицам, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, указанные документы направляются налоговым органом в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.

Более того, лицам, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, такие документы направляются налоговым органом в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота либо личный кабинет налогоплательщика, то есть не направляются по почте и не вручаются лично.

В процессе электронного документооборота стороны обмениваются следующими электронными документами:

Обращение;

Информационное сообщение о доверенности;

Квитанция о приеме;

Уведомление об отказе в приеме;

Подтверждение даты отправки;

Подтверждение о дате получения;

Извещение о получении;

Ответ на запрос;

Сообщение об ошибке.

Предоставление налоговыми органами информационных услуг в электронном виде по ТКС осуществляется, если налогоплательщик (представитель) взаимодействует с налоговыми органами в электронном виде по ТКС и зарегистрирован в качестве участника электронного документооборота в соответствии с требованиями Системы.
Основанием для информирования налогоплательщиков и предоставления налоговыми органами информационных услуг в электронном виде по ТКС является запрос (обращение) налогоплательщика (представителя) в электронном виде, подписанный ЭП налогоплательщика (представителя) в налоговый орган по месту учета налогоплательщика.
Информационные услуги налогоплательщикам (представителям) включают предоставление налоговыми органами в электронном виде следующих документов:

Справка о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам. Форма документа утверждена приказом Минфина России от 18.01.2008 № 9н (Приложение № 8,9 к Административному регламенту ФНС России);

Выписка операций по расчетам с бюджетом. Форма документа приведена в приложении № 7;

Перечень налоговых деклараций (расчетов) и бухгалтерской отчетности, представленной в отчетном году. Форма документа приведена в приложении № 8;

Акт сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам, форма которого утверждена приказом ФНС России от 20 августа 2007 г. N ММ-3-25/494@. Документ, предоставляемый по данной услуге, состоит из титульного листа и раздела II акта по заданному списку налогов.
Ответы на запросы формируются автоматически на основании данных информационных ресурсов налоговых органов.

Формы документов (акт, выписка, перечень, справка) представляют собой файлы формата RTF, XML, EXCEL. При этом имена файлов формата RTF, EXCEL должны соответствовать имени файла формата XML, но с расширением.rtf, .xls.

При предоставлении информационных услуг налогоплательщику (представителю) в целом по организации формы документов (акт, выписка, перечень, справка) представляют собой файлы формата XML.
Информационное взаимодействие в электроном виде по ТКС осуществляется между налогоплательщиками (представителями) и налоговыми органами, в которых налогоплательщики состоят на учете по месту нахождения организации, месту нахождения ее обособленных подразделений, месту жительства физического лица, а также по месту нахождения принадлежащих им недвижимого имущества, транспортных средств и иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации.
Налогоплательщики, отнесенные к категории крупнейших (далее – крупнейшие налогоплательщики) (представители) осуществляют информационное взаимодействие в электронном виде по ТКС с налоговым органом по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика. Налоговые органы по месту нахождения крупнейшего налогоплательщика, месту нахождения его обособленных подразделений, а также по месту нахождения принадлежащего им недвижимого имущества и транспортных средств и по иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации взаимодействуют с крупнейшими налогоплательщиками через налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика.

Информационное взаимодействие налогоплательщика и налогового органа через спецоператора или непосредственно осуществляется в зашифрованном виде за исключением подтверждения даты отправки, подтверждения о дате получения, рассылки со стороны налоговых органов, извещения о получении и сообщения об ошибке.
Документы шифруются отправителем для получателя.
В случае невозможности расшифровать поступивший электронный документ, получатель формирует и направляет адресату-отправителю сообщение об ошибке.

Участники информационного взаимодействия обеспечивают хранение электронных документов в электронном виде в порядке и в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации и настоящими Методическими рекомендациями.

Программно-аппаратные средства налогового органа и специализированного оператора связи, обеспечивающие электронный документооборот, должны функционировать круглосуточно. Временные характеристики выполнения функций (2 часа, 4 часа) действуют при автоматическом функционировании приемного комплекса налогового органа.
При отправке обращения или запроса в электронном виде по ТКС представителем налогоплательщика доверенность (копия доверенности), подтверждающая право представителя на получение информационных услуг или ответа налогового органа, предоставляется налоговому органу до представления запроса (обращения). Копия доверенности сохраняется в налоговом органе в течение 3-х лет после истечения срока действия доверенности.

Право подписи документов, участвующих в электронном документообороте, электронной подписью имеют должностные лица налогоплательщика (представителя), налогового органа, спецоператора, чьи полномочия установлены (подтверждены) в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Информация по запросу (обращению) не представляется налогоплательщику (его представителю) по следующим основаниям:

Направление запроса (обращения) налогоплательщиком (представителем) в налоговый орган, в компетенцию которого не входит предоставление информации по запросу (обращению);

Несоответствие запроса (обращения) налогоплательщика (представителя) установленному формату;

Направление представителем налогоплательщика запроса (обращения) без приложения к нему информационного сообщения о доверенности, подтверждающего в установленном порядке полномочия представителя на получение информации по запросу;

Дата, по состоянию на которую запрашивается информация, позднее даты запроса; - ЭП налогоплательщика (представителя) отсутствует, владелец ЭП, подписавший запрос (обращение) не имеет соответствующих полномочий, данные подписанта из запроса (обращения) не соответствуют данным владельца сертификата ключа подписи, ЭП не соответствует документу.

В этом случае налогоплательщику (представителю) направляется уведомление об отказе в приеме с указанием причины отказа.
Ответ на запрос, письмо налогового органа, квитанция о приеме либо уведомление об отказе в приеме, подписывается ЭП должностного лица налогового органа и направляется налогоплательщику (представителю) по ТКС.

В одном запросе указываются сведения по одному налогоплательщику за один отчетный год, за один период. В одном запросе может быть запрошен только один из документов.

При направлении запроса налогоплательщиком (представителем) на получение информации в целом по организации идентификатор конечного получателя в имени файла и реквизит «ИФНС» заполняются равными «0000», реквизит «КПП налогоплательщика» не заполняется.

В ответ на запрос на получение информации в целом по организации налогоплательщику (представителю) направляется комплект ответов и/или уведомлений об отказе в приеме, сформированных налоговыми органами по месту учета налогоплательщика, месту нахождения организации, месту нахождения его обособленных подразделений, а также по месту нахождения принадлежащего им недвижимого имущества и транспортных средств и по иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации.

Дополнительные реквизиты запроса (КБК, ОКАТО) могут заполняться при запросе выписки операций по расчету с бюджетом. В случае не заполнения дополнительных реквизитов, ответ на запрос формируется по всем налоговым обязательствам налогоплательщика.

«Акт сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам» предназначен только для информирования плательщика о состоянии его расчетов и не подлежит возврату в налоговый орган с заполненными графами «Данные налогоплательщика», «Расхождения», «Результаты совместной сверки».

В запросе на предоставление «Акта сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам» указание КБК, ОКАТО является обязательным.
Справка о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам формируется в налоговом органе по всем открытым в налоговом органе налоговым обязательствам.

В случае если в запросе указаны КБК и ОКАТО, по некоторым из которых в налоговом органе отсутствуют открытые налоговые обязательства, налоговый орган формирует ответ только по открытым налоговым обязательствам.

Если в налоговом органе отсутствуют открытые налоговые обязательства по запрошенным КБК и ОКАТО, налоговый орган формирует уведомление об отказе в приеме с указанием причины отказа.

Если налогоплательщик (представитель) в установленное время не получил в соответствии с документооборотом установленный документ от спецоператора или от налогового органа, то налогоплательщик (представитель) обращается к спецоператору или в налоговый орган для выяснения причин.

Обращение налогоплательщика (представителя) и письмо налогового органа может содержать не более 64 файлов приложений и иметь размер не более 25 Мбайт.

Для неформализованных документов в форматах JPEG, TIFF, а также изображений, вложенных в документы формата PDF, RTF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Document Text, Open Document, Open Document Spreadsheet, Open XML Word и Open XML Spreadsheet, содержащих отсканированные изображения, предъявляются следующие требования: черно-белое изображение с разрешением отсканированного документа не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета.