Срок хранения расчеты бюджета. Специфика хранения бухгалтерской документации. Примеры подсчета общих сроков хранения документов

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень 2010, новый Перечень).

Новый Перечень отличается от Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 и признанного приказом Росархива от 26.08.2010 № 63 утратившим силу (далее – Перечень 2000), значительно большим – почти вдвое – объемом и, следовательно, бóльшим количеством наименований документов с указанием сроков их хранения. Кроме того, изменились и сроки хранения некоторых документов.

Предлагаем вам краткий обзор новых видов документов, включенных в Перечень 2010, представляющих наибольший интерес для служб документационного обеспечения управления – секретариатов, канцелярий, общих отделов и др.

Структура Перечня изменилась незначительно, осталось прежним количество частей (12), не претерпели существенных изменений и их названия. Следует заметить, что Указания по применению Перечня 2000 состояли из трех разделов:

1. Общие положения.

2. Структура перечня и порядок его применения.

3. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение.

В новом Перечне сохранился только раздел «Общие положения» с описанием структуры документа. Исключение из Указаний раздела 3 вполне понятно, т.к. правила отбора документов на хранение и уничтожение подробно описаны в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Во втором разделе Указаний по применению Перечня 2000 содержались подробные разъяснения о порядке применения срока хранения «постоянно» организациями, являющимися источникам комплектования государственных и муниципальных архивов и не являющимися таковыми, В частности, были указаны номера статей с документами постоянного срока хранения, которые необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций. В новом Перечне этот список отсутствует, а разъяснения сведены к нескольким сноскам в конце документа:

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

<**> Здесь и далее звездочки <**> означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

И еще одно существенное изменение: в п. 1.4 Указаний по применению Перечня 2000 было сказано о нормативном (т.е. обязательном) характере документа: «Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)». Новый Перечень такого указания не содержит. Но при этом не следует забывать, что Перечень 2010 утвержден приказом Минкультуры России, и этот приказ зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380, что, безусловно, придает документу нормативный характер.

Кстати

Заметим, что п. 1.3 Перечня 2010, уже согласованного Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15.09.2009 , но еще не утвержденного Минкультуры России, был сформулирован следующим образом: «Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих архивных документов». А в п. 1.4 были перечислены случаи, когда применяется Перечень 2010:

● при разработке отраслевых перечней документов с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел;

● при определении состава и сроков хранения типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, в процессе разработки номенклатур дел, при формировании дел;

● при отборе и передаче архивных документов на постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы;

● в практической работе экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

В документе были даны подробные указания о том, как следует применять временные и постоянные сроки хранения документов – так же, как и в Перечне 2000.

Важные указания содержались в п. 2.5 рассматриваемой редакции Перечня 2010: «Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

В случае, если одни и те же виды документов в настоящем Перечне и в определенном отраслевом перечне документов или примерной номенклатуре дел имеют разные сроки хранения, то следует руководствоваться настоящим Перечнем. В отдельных случаях может быть применен более высокий срок хранения, данный в отраслевом перечне документов или примерной номенклатуре дел.»

Согласно п. 2.11 этой редакции снижение сроков хранения , установленных Перечнем, запрещается .

Росархивом были предусмотрены и другие разъяснения, не нашедшие отражения в окончательной редакции нового Перечня.

Организация системы управления

Раздел 1.1 называется в новом Перечне «Руководство», а не «Распорядительная деятельность», как это было в Перечне 2000. Оформление и текущее хранение многих видов документов этого раздела входит в обязанности делопроизводственных служб, поэтому мы постараемся подробно рассказать о внесенных в раздел дополнениях.

Поручения руководства

Если у вашей организации есть вышестоящая организация, то нелишним будет знать, что ст. 6 Перечня 2010 установлен постоянный срок хранения поручений вышестоящих организаций и документов по их выполнению, но если поручения касаются оперативных вопросов деятельности, срок их хранения составляет 5 лет ЭПК .

Что касается поручений руководства организации структурным подразделениям и документов по их выполнению, то их следует хранить 5 лет ЭПК (ст. 7 Перечня 2010), причем, согласно примечанию к ст. 7, срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа. Например, поручение генерального директора о подготовке договора о предоставлении научно-технической помощи какой-либо российской компании, оформленное на входящем письме, в котором содержится просьба о предоставлении такой помощи, и адресованное структурному подразделению организации, должно храниться 10 лет ЭПК, т.к. в соответствии со ст. 493 Перечня 2010 переписка подобного рода имеет именно такой срок хранения.

Обратите внимание. В делопроизводственной практике применяются визы согласования (при внутреннем согласовании документа), но в этот реквизит, согласно п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», входят наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи должностного лица, визирующего документ, и дата согласования, а указание каких-либо поручений в визах не предусмотрено . Поручения руководства на практике оформляются не визой, а резолюцией на документе.

Распорядительные документы

Статьей 21 Перечня 2010 предписано хранить документы о выполнении распорядительных документов в течение 5 лет ЭПК.

Если в ст. 72 Перечня 2000 единый – постоянный – срок хранения был установлен для книг и журналов регистрации всех распорядительных и нормативных документов организации, то в ст. 258 раздела 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» нового Перечня приведены сроки хранения журналов регистрации отдельно по каждой группе распорядительных документов:

Как видно, регистрационные формы должны храниться столько, сколько и документы, в них зарегистрированные, – это очень важное для нашей работы правило, давно подсказанное делопроизводственной практикой, теперь закреплено в нормативном документе.

Правила, инструкции, регламенты

Статьей 31 Перечня 2010 установлено, что переписку по применениюправил, инструкций, регламентов, рекомендаций следует хранить 5 лет ЭПК.

Статьями 33–35 Перечня 2010 установлен единый срок хранения – 5 лет ЭПК – для переписки по основным (профильным) направлениям деятельности с вышестоящей, с подведомственными (подчиненными) и другими организациями.

Много новых видов документов появилось в разделе 1.2 «Организационные основы управления».

Учредительные документы, документы по регистрации, реорганизации и ликвидации

Статьей 37 Перечня 2010 установлен единый срок хранения документов о государственной регистрации и о прекращении деятельности юридического лица, а в статье 38 – физического лица в качестве индивидуального предпринимателя – 15 лет ЭПК после прекращения деятельности; исключение составляют только решения , которые должны храниться постоянно.

Обратите внимание. Как сказано в пояснениях к Перечню 2010, при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. Статьей 255 раздела 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» Перечня 2010 предусмотрено, что заключения государственного, муниципального архива о составе документов приватизируемой и ликвидируемой организации подлежат постоянному хранению.

В отдельную статью (40) выделены информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах – для них установлен 5-летний срок хранения.

Статьей 48 Перечня 2010 установлен срок хранения переписки о реорганизации и переименовании организаций и передаче из одной системы в другую – 5 лет ЭПК.

Лицензирование

Статьей 96 Перечня 2010 установлен срок хранения документов по лицензированию, подробный перечень которых приведен в графе «Вид документа»:

Положения о структурных подразделениях, о коллегиальных, экспертных и других органах организации

Статья 56 нового Перечня сняла все сомнения о сроке хранения положений о подразделениях, входящих в состав более крупных структурных подразделений:

Документы, связанные с режимом ограничения доступа к документам

Несколько статей нового Перечня посвящены документам о конфиденциальной информации . В частности, перечень сведений, положения и другие документы по установлению режима коммерческой, служебной, профессиональной тайны в организации, согласно ст. 62 Перечня 2010, должны храниться постоянно <**>.

В раздел 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» , о котором мы позже поговорим подробно, включены три новые статьи, регламентирующие сроки хранения документов, связанных с режимом конфиденциальности:

● статья 207 – устанавливает 5-летний срок хранения планов мероприятий по охране коммерческой тайны в организации (после замены новыми);

● статья 208 – устанавливает такой же срок хранения для документов (списков, заявок, заключений) по учету и принятию на обслуживание обладателей конфиденциальной информации (после снятия с учета);

● статья 209 – устанавливает такой же – 5-летний – срок хранения для документов (списков, обязательств, расписок) лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (после снятия грифа ограничения доступа к сведениям).

Штатное расписание

Статьей 73 Перечня 2010 установлен 3-летний срок хранения переписки по разработке и изменению штатных расписаний (после утверждения).

Доверенности

Теперь не нужно обращаться к иным источникам информации в поисках сроков хранения доверенностей: согласно ст. 60 Перечня 2010 доверенности, выданные на осуществление отдельных видов деятельности филиалам и представительствам, следует хранить 5 лет ЭПК после истечения срока их действия, а в соответствии со ст. 61 Перечня 2010 доверенности на представление интересов организации подлежат постоянному хранению <**>.

Проверки организаций

В примечании к ст. 173 Перечня 2010 указан срок хранения документов внутренних проверок организации:

Свидетельства, сертификаты на право собственности

В дополнение к ст. 185 Перечня 2010, подтвердившей постоянный срок хранения свидетельств, сертификатов на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, знаков обслуживания, введены две новые статьи:

● статья 186, устанавливающая постоянный срок хранения документов (постановлений, доверенностей, заявок, заключений, решений) к свидетельствам и сертификатам;

● статья 187, согласно которой переписка по вопросам установления прав собственности юридических и физических лиц должна храниться 5 л. ЭПК после выдачи свидетельства о праве собственности.

Вопросы правоохранительного характера, правовая экспертиза

Раздел дополнен ст. 190, устанавливающей срок хранения переписки по вопросам правоохранительного характера – 5 лет ЭПК.

Если возникнет необходимость в проведении правовой экспертизы документов, нужно помнить, что в соответствии со ст. 192 Перечня 2010 документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы должны храниться 5 лет ЭПК.

Номенклатура дел организации и структурного подразделения

Номенклатуру дел организации, как и прежде, нужно хранить постоянно. Но теперь вместо обобщенной формулировки «Документы об организации документов в делопроизводстве организации», в состав которых ст. 67 Перечня 2000 были включены и номенклатуры, и перечни, и классификаторы дел и документов, в новый Перечень включена ст. 200, устанавливающая конкретные сроки хранения сводной номенклатуры дел организации и номенклатур структурных подразделений:

Контроль исполнения документов

В практике работы делопроизводственных служб образуются документы о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения. До сих было непонятно, в течение какого времени следует их хранить. В Перечень 2010 включена ст. 203, в соответствии с которой срок хранения этих документов составляет 1 год после снятия соответствующих документов с контроля.

Примечание. Совершенно непонятно, как на практике работники делопроизводственных служб будут отслеживать сроки хранения этих документов. Разные документы в разное время снимаются с контроля – отслеживать истечение годичного срока хранения отдельно по каждому документу представляется весьма проблематичным. Гораздо разумнее будет отсчитывать срок хранения с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по таким документам.

В ст. 258д Перечня 2010 установлен 3-летний срок хранения журналов (карточек) контроля исполнения документов.

Рассылка, пересылка документов

Не следует спешить уничтожать списки адресов обязательной рассылки документов сразу после их замены новыми! Статьей 204 Перечня 2010 установлен 3-летний срок хранения таких списков.

Новым Перечнем учтен даже такой нечасто встречающийся случай, как нарушение правил пересылки документов. Статьей 205 установлен срок хранения переписки по этому вопросу – 1 год.

Статьей 259в Перечня 2010 установлен 3-летний срок хранения документов учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях.

Бланки строгой отчетности

Определен новым Перечнем и срок хранения отчетов и актов об использовании и уничтожении бланков строгой отчетности. Согласно ст. 208 Перечня 2010 эти документы следует хранить в течение трех лет. Заметим, что такой же срок хранения установлен ст. 259 нового Перечня и для документов учета бланков строгой отчетности.

Электронная цифровая подпись

Несколько статей Перечня 2010 посвящены вопросам защиты информации, антивирусной и криптографической защиты. Больше десяти статей устанавливают сроки хранения документов, связанных с использованием электронной цифровой подписи, сертификатами ключа подписи. При необходимости вы можете без труда установить по Перечню 2010 сроки хранения этих документов.

Организация архивного хранения документов

В Перечне 2010 вопрос организации архивного хранения документов проработан значительно лучше, нежели это было сделано в Перечне 2000.

По сравнению со ст. 74 Перечня 2000 о сроках хранения описей дел в аналогичной ст. 248 нового Перечня приведено больше информации и даны дополнительные пояснения. В частности:

● в примечании к ст. 248 содержится очень важное указание о том, что описи дел постоянного хранения структурных подразделений должны храниться 3 года после утверждения ЭПК или ЭК сводного годового раздела описи;

● статьей 248а установлен постоянный срок хранения описей дел по личному составу , а в примечании к этой статье указано, что после ликвидации организации эти описи должны передаваться на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы.

В ст. 251 Перечня 2010 кроме документов учета выдачи дел во временное пользование указаны документы учета изъятия дел и документы выдачи описей во временное пользование. Срок хранения всех документов по-прежнему составляет 3 года. Но есть и одно исключение: в примечании к ст. 251 указан срок хранения актов выдачи дел во временное пользование другим организациям – 5 лет ЭПК.

Срок хранения договоров и соглашений с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства остался, согласно ст. 254 Перечня 2010, прежним – 5 лет ЭПК, но примечание к этой статье дополнено важным пояснением: договоры депозитарного хранения документов, договоры приема-передачи документов на постоянное хранение, соглашения о сотрудничестве должны храниться постоянно .

Статьей 256 Перечня 2010 установлен срок хранения переписки по вопросам делопроизводства и архивного дела – 5 л. ЭПК.

Если в организации составляются отчеты, справки об объеме документооборота, следует учитывать, что ст. 257 Перечня 2010 предписано хранить эти документы в течение 1 года.

В ст. 258и предусмотрено хранение в течение 1 года журналов регистрации заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов.

Наконец, ст. 259ж предусмотрено, что документы учета регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности (что особенно важно делать в помещениях архивохранилищ) следует хранить в течение 1 года.

В разделе появились две новые статьи, устанавливающие сроки хранения: книг и журналов учета электронных носителей, сертификатов электронных цифровых подписей, копирования баз данных и т.п. (ст. 260) и книг (журналов) учета документов и электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера (ст. 261). При наличии в организации перечисленных видов документов следует внимательно ознакомиться с указанными статьями Перечня 2010.

Планирование и отчетность

В разделе 2.2 «Текущее планирование» вместо одной статьи о сроке хранения госзаказов (ст. 89 Перечня 2000) включено несколько статей, устанавливающих сроки хранения документов, связанных с выполнением государственных и муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также конкурсной документации (ст. 273–279 Перечня 2010).

Статьи 280–284 Перечня 2010 посвящены документам, связанным с участием в конкурсах на получение грантов.

Статьей 287 Перечня 2010 установлен постоянный срок хранения утвержденных руководством организации планов, программ мероприятий по таким направлениям деятельности, как ликвидация чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, проведение срочных видов работ.

Срок хранения годовых планов структурных подразделений не изменился (5 л.), но в примечании к ст. 290 Перечня 2010 поясняется, что при отсутствии годовых планов работы организации их необходимо хранить постоянно.

Установлен срок хранения для индивидуальных планов работников – согласно ст. 291 их нужно хранить в течение года.

Отдельно стоит сказать об отчетных документах и сроках их хранения , т.к. оформление и текущее хранение некоторых из них может входить в обязанности делопроизводственной службы.

Введена новая статья о сроках хранения отчетов филиалов, представительств и дочерних предприятий:

Статьей 475 Перечня 2010 установлен срок хранения годовых отчетов о работе структурных подразделений организации – 5 лет, а при отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации – постоянно.

Индивидуальные отчеты работников, согласно ст. 476 Перечня 2010, следует хранить в течение одного года.

Не забыты и отчеты о выполнении государственных и муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг (ст. 471), а также отчеты о выполнении грантов (ст. 273 Перечня 2010).

Экономические, научные, культурные и иные связи

Если ваша компания поддерживает экономические, научные, культурные и иные связи с международными организациями или планирует вступление в такие организации, следует внимательно изучить раздел 5.1 «Организация связей» Перечня 2010 и обратить внимание на те изменения, которые произошли в нем.

Во-первых, ст. 482 установлен постоянный срок хранения распорядительных документов международных организаций, членом которых является организация; во вторых, ст. 483 установлен 5-летний срок хранения переписки об участии в деятельности международных организаций.

В раздел включено несколько новых статей. Например, ст. 500 Перечня 2010 установлен постоянный срок хранения для документов об инновационной деятельности организации.

Отчеты специалистов об участии в работе международных организаций, согласно ст. 501, следует хранить постоянно <**>.

Для переписки с зарубежными организациями по вопросам внешнеэкономической деятельности установлен срок хранения 15 лет ЭПК (ст. 502), а для переписки с российскими организациями по тем же вопросам – 5 лет ЭПК (ст. 503).

Срок хранения переписки об экспортных и импортных поставках, согласно ст. 507 Перечня 2010, существенно различается в зависимости от того, с кем ведется такая переписка:

Информационное обслуживание

Если на делопроизводственную службу возложены обязанности по ведению и хранению переписки со средствами массовой информации, нужно иметь в виду, что ст. 515 раздела 6.1 «Сбор (получение) информации, маркетинг» Перечня 2010 установлен срок хранения переписки со средствами массовой информации по освещению основных (профильных) направлений деятельности организации – 5 лет ЭПК, а статьей 516 предписано хранить в течение такого же срока критические отзывы, опровержения недостоверных сведений о деятельности организации.

Секретарю могут поручить оформлять письма о переводе иностранной литературы и подавать заявки на переводы статей из иностранных книг и журналов. В этом случае нужно знать, что срок хранения этих документов, согласно ст. 523 и 524 Перечня 2010, составляет 1 год.

Внутренний распорядок организации

В раздел 10.1 «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» Перечня 2010 включено несколько новых статей:

● согласно ст. 775 срок хранения книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов остался прежним – постоянно <**>, такой же срок хранения установлен указанной статьей и для оттисков факсимиле ;

● в соответствии со ст. 780 срок хранения книг регистрации (учета выдачи) удостоверений и пропусков не изменился и составляет 3 года, этот же срок хранения установлен указанной статьей на книги регистрации идентификационных карт ;

● аналогичное дополнение сделано в статье, устанавливающей срок хранения (1 год) приемных актов на бланки удостоверений и пропусков, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним: согласно ст. 781 в течение одного года нужно хранить также приемные акты на бланки идентификационных карт .

В следующем номере журнала мы поговорим об изменении сроков хранения некоторых документов в связи с вводом в действие нового Типового перечня.

Бухгалтерия — самое бумажное подразделение любой компании. Но избавляться от всевозможных документов нужно грамотно. Хранить их следует как минимум несколько лет. А некоторые документы нельзя уничтожать целых 75 лет! Так сколько же должны «жить» бухгалтерские бумаги?

Само собой, документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке. На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ проверить могут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке. Значит, документы трех предыдущих лет нужно хранить обязательно.

Между тем налоговое законодательство прибавляет к этому сроку еще один год. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). А с какого момента отсчитывать четырехлетний срок?

Исчисление налогов производится по результатам налоговых периодов (п. 1 ст. 55 Налогового кодекса РФ). Получается, что четырехлетний срок нужно отсчитывать со следующего дня после окончания налогового периода. К примеру, возьмем НДС: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за IV квартал 2004 года? Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2005 года, а окончанием — 31 декабря 2008 года. Получается, что в 2008 году надо хранить документы 2004 года. То есть года, который не подпадает под выездную проверку.

Сроки хранения документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. Из статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) следует, что:
— первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет;
— документы учетной политики и программы машинной обработки данных должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Несколько исключений из общего правила

Итак, по общему правилу хранить бумаги нужно не менее пяти лет. Именно такой максимальный срок установлен Законом о бухучете. В то же время максимальная глубина налоговой проверки — три года. Поэтому особенно важно соблюсти сохранность бумаг, относящихся к исчислению налогов, именно в течение этого периода. Если же у вас не будет хватать документов, скажем, пятилетней давности, оштрафовать вас смогут разве что за нарушение правил хранения документов.

Между тем в ряде случаев срок хранения документов определяется по особым правилам. В итоге отсутствие бумаг даже, например, шестилетней давности может привести к штрафам за занижение налоговых платежей. Разберем такие ситуации отдельно.

«Первичка» по приобретенному имуществу . Документы на приобретение основных средств нужно сохранять вне зависимости от срока полезного использования этих объектов. Ведь бумаги нужны для подтверждения первоначальной стоимости для целей исчисления амортизации, а также налога на имущество. Кроме того, без «первички» фирма не сможет подтвердить стоимость имущества при его продаже. Причем это касается как основных средств, так и прочего имущества (письмо Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-02/84).

Специальное требование для убыточных компаний . Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 Налогового кодекса. Убытки можно учитывать 10 последующих лет. Поскольку глава 25 Налогового кодекса действует с 2002 года, убыток этого года можно использовать для уменьшения налоговой нагрузки компании вплоть до 2012 года включительно. Более того, статья 10 Федерального закона от 6 августа 2001 г. № 110-ФЗ допускает признание убытков, выявленных на конец 2001 года.

Однако если компания переносит убытки на будущее, то в течение всего срока пользования этой льготой она обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка (п. 4 ст. 283 Налогового кодекса РФ). Данная норма позволяет налоговикам истребовать документы по прошлым убыткам, которые компания заявляет в декларации за текущий период. Исходя из этого, Минфин России в письме от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/206 разъясняет, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Правда, объем убытков может быть подтвержден ранее проведенными налоговыми проверками, в ходе которых уже исследовалась относящаяся к ним «первичка». В этом случае повторной документальной проверки не требуется. К такому выводу пришел ВАС РФ в определении от 6 июня 2008 г. № 6899/08.

Добавим, что требование о хранении документов по убыткам в течение всего периода их списания действует также для плательщиков единого сельхозналога (п. 5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ) и для «упрощенщиков» (п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ).

Списание безнадежной дебиторской задолженности. И в этом случае хранить документы придется дольше пяти лет.

Напомним: в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ суммы безнадежных долгов приравниваются к внереализационным расходам налогоплательщика в качестве убытка, полученного в отчетном (налоговом) периоде. Такие расходы уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль. Естественно, при наличии подтверждающих бумаг.

Таким образом, первичные учетные документы, обосновывающие сумму дебиторской задолженности, характеризуют стоимость выбывающих имущественных прав, то есть сумму расхода. Поэтому и отсчет срока хранения таких документов нужно заново начинать с момента списания безнадежного долга. Если же уничтожить документы раньше срока, компания потеряет право признать в расходах безнадежные долги, поскольку не сможет подтвердить налоговикам их сумму.

Срок хранения документов акционерными обществами . Акционерные общества при хранении документов должны руководствоваться Положением, утвержденным постановлением ФКЦБ от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. В частности, согласно этому нормативному документу, устав и годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно. То есть в течение всего срока работы компании. А в случае ликвидации общества документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в государственный архив. Это если с ним был заключен договор. Если же соглашения с архивом нет, то он обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Отчеты по налогам . Годовые налоговые декларации компания должна хранить не менее 10 лет, а квартальные при наличии годовых — пять лет. Это определяет пункт 170 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень типовых управленческих документов) во взаимосвязи с пунктом 2.4.2 Указаний по применению Перечня. Не менее 10 лет нужно хранить и квартальные отчеты, если нет годовых (например, по НДС). А вот месячную отчетность при отсутствии квартальных форм нужно хранить 5 лет.

Счета-фактуры, книги покупок и продаж. Согласно пунктам 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж… утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914, книги покупок и книги продаж следует хранить в течение полных пяти лет с даты последней записи. То есть эти бумаги за IV квартал 2004 года должны храниться и на протяжении 2009 года.

Пятилетний срок хранения установлен и для счетов-фактур. Основание — пункт 150 Перечня типовых управленческих документов.

Вместе с тем налоговые органы хотя и вправе требовать документы, служащие основанием для исчисления налогов и подтверждающие их уплату, но лишь в соответствии с законодательством о налогах и сборах. А вышеназванный Перечень в него не входит. Следовательно, например, в 2009 году запрос налоговиков о представлении счета-фактуры за 2004 год можно оставить без внимания.

Срок хранения ряда других документов. Сроки хранения ряда других документов установлены специальным федеральным органом исполнительной власти — Росархивом (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290). И они зачастую превышают пять лет. Обратимся к уже упомянутому нами Перечню типовых управленческих документов.

Бухгалтера в первую очередь касается раздел 4 «Учет и отчетность», а также разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Мы свели отдельные позиции Перечня в таблицу.

В таблице есть документы со сроком хранения один год. Но если эти бумаги относятся к «первичке», то в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете их нужно хранить не менее пяти лет.

Как правильно хранить и уничтожать документы

Отбирать документы на хранение и уничтожение, а также устанавливать сроки должна постоянно действующая экспертная комиссия. В ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений, а председателем назначается один из руководящих работников фирмы.

Как хранить . Хранение документов является элементом документооборота и поэтому должно регламентироваться учетной политикой (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»). При этом следует руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105, далее — Положение). Но в части, не противоречащей действующему законодательству. В пункте 6.1 Положения указано, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Обработанные первичные документы комплектуют помесячно (п. 6.4 Положения).

Место хранения документов компании определяют самостоятельно. Как правило, это офис компании. Отметим, что хранить бумаги можно и не в офисе — законом это не запрещено. Например, можно воспользоваться услугами специализированных архивных фирм, что нередко бывает и выгоднее, и надежнее. Но акционерные общества ряд документов (например, устав и годовые отчеты) должны хранить исключительно по местонахождению своего исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Конечно, размещение бумажного архива требует офисных площадей, которые постоянно дорожают. Поэтому проще хранить бухгалтерские и налоговые документы в электронном виде. Такая возможность предусмотрена статьями 9 и 10 Закона о бух-учете и статьей 314 Налогового кодекса РФ. Это подтвердил и Минфин России в письме от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

Однако чиновники разъяснили, что информацию на машинных носителях следует хранить с применением электронной цифровой подписи. В соответствии с нормами Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» такая подпись равнозначна собственноручной подписи в бумажном документе. Для электронного документооборота фирма создает корпоративную информационную систему. Ее обслуживает удостоверяющий центр, обеспечивающий применение цифровой подписи в электронных документах.

А что делать с документами, если фирма ликвидируется? Тогда документы по личному составу ликвидационная комиссия передает на хранение в государственный или муниципальный архив. А иные архивные бумаги, сроки временного хранения которых не истекли, можно также передать в архив, заключив с ним договор. Либо хранить в любом ином месте. Отметим, что просто уничтожить эти бумаги запрещает пункт 9.7.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. И во избежание возможных проблем с правоохранительными органами лучше так не поступать.

При реорганизации компании документы передаются организации или организациям-правопреемникам. Если же происходит выделение новой организации, ей передаются дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.

Как уничтожать . Уничтожение документов оформляют актом, утверждаемым руководителем организации.

При этом в акте на утилизацию документов не обязательно указывать реквизиты всех бумаг. Такой вывод следует из пункта 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций. В этих правилах приведена унифицированная форма акта о выделении документов на уничтожение. И в нем можно делать единую запись по группе однородных документов. Какие документы считаются однородными, фирма вправе определить самостоятельно. Например, это могут быть документы с одинаковым наименованием, скажем счета-фактуры.

По закону папки с документами, подлежащими уничтожению, надо передать на переработку (утилизацию). Например, в компанию, занимающуюся переработкой вторсырья. Передачу бумаг оформляют накладной. Погрузка и вывоз на утилизацию происходят под контролем сотрудника, обеспечивающего сохранность документов в организации.

Подойти к уничтожению документов можно и проще. Скажем, использовать для этого уничтожитель бумаг. Кроме того, документы можно сжечь или просто выбросить. Правда, следует учитывать, что несанкционированное сжигание является нарушением экологического законодательства. Выбрасывать ненужную документацию тоже рискованно. Например, согласно трудовому законодательству работодатель обязан обеспечивать защиту персональных данных работников. Да и прочие бумаги вполне могут представлять интерес для конкурентов.

Ответственность за нарушение правил хранения документов

Согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие у налогоплательщика первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Такое налоговое правонарушение влечет штраф в размере 5000 руб. Но лишь при условии, что «недостача» названных документов обнаружена только за один налоговый период. В противном случае налогоплательщика ждет штраф в размере не менее 15 000 руб. Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность. И наконец, как компания соблюдает архивное законодательство, могут проверить работники архивных органов. Согласно статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов грозит должностным лицам предупреждением или штрафом в размере от 300 до 500 руб.

Как распределяется ответственность за хранение документов

За хранение документов отвечают руководитель компании и главный бухгалтер. Причем на основании Закона о бухучете директор отвечает за организацию хранения, в частности за наличие специальных помещений, закрывающихся шкафов, сейфов. А главный бухгалтер обеспечивает сохранность документов и передачу их в архив. Для этого он может назначать ответственных лиц (п. 6.6 и 6.2 Положения). К примеру, с течением времени информация, отраженная на бумажных носителях, может теряться (выцветать). В таком случае нужно позаботиться об изготовлении копий этих документов и заверить их печатью фирмы. Данная рекомендация следует из письма Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209.

Как Вы поступаете с документами, срок хранения которых истек?

Типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее в тексте - Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2008, N 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте - организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.3. Перечень состоит из 12 разделов:

- раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

- разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

- раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

- раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

- раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

- раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

- раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

1.4. Перечень имеет 4 графы.

В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

В графе N 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель , в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

Сроки хранения для бухгалтерских, налоговых и кадровых документов в 2019 году разные. Первичку по бухучету хранят четыре года, но если ее используют для расчета налогов, то срок увеличивают до пяти. Скачайте таблицы со списками частых документов, а с помощью сервиса определите, какие бумаги можно выбросить.

Если уничтожить бумаги раньше срока, то организации грозят штрафы и доначисления.Памятка: сколько хранить документы >>>

Компании обязаны хранить документы по налогам, бухучету и кадрам. За сохранность отвечает руководитель компании. Но он может передать свои полномочия другому сотруднику. Предприниматели отвечают за хранение самостоятельно.

Сроки хранения установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также в перечне «первички», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Проверить, можно ли выкидывать документы, поможет наш сервис.

Сервис для определения сроков хранения первички

Сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы в организации: перечень 2019 года

Компании и ИП должны хранить бухгалтерские и налоговые документы, которые подтверждают доходы, расходы и сумму исчисленного налога. Бумаги храните в течение четырех лет. Такую обязанность прописали в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса. Более длительный срок хранения – 5 лет – предусмотрели в Перечне для «первички» (п. 362).

Сроки хранения бухгалтерских документов

Как определить, на какой срок ориентироваться, подсказали в Минфине. Четыре года применяют к регистрам налогового учета, счетам-фактурам, книгам покупок и продаж и т.д. То есть ко всем документам, которые необходимы, чтобы рассчитать налоги. Чтобы решить, какие документы уже точно можно ликвидировать, определите, сколько лет они лежат в архиве. Четырехлетний срок считайте после завершения периода, в котором бумаги в последний раз использовали для отчетности. Вы вправе избавиться от бумаг, которые использовали для расчета и уплаты налога, если они старше четырех лет (письмо Минфина России от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829). В следующем разделе смотрите сроки для налогового учета.

Отвечает Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

«Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету). Например, если документ составлен в 2018 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2019 года. Из этого правила есть два исключения….»

Пять лет применяют к бумагам, которые связаны с бухучетом. То есть это, к примеру, товарные накладные, акты или регистры учета вроде оборотно-сальдовых ведомостей.

Срок может быть и еще больше. Он увеличится, если компания списывает в налоговом учете убытки прошлых лет. Бумаги, которые эти убытки подтверждают, храните столько, сколько будете переносить убыток на будущее. К этому периоду прибавляйте еще четыре года.

Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички

В таблице ниже приведены отдельные документы, которые чаще всего бывают в компании.

Таблица cроков хранения бухгалтерских документов в организации в 2019 году

Сроки хранения налоговых документов в 2019 году

Документы, которые необходимы для расчета налогов, организация должна хранить четыре года. Это относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентам.

Документооборот – это путь документа, который он проходит с момента составления до передачи на хранение. В графике документооборота необходимо закрепить порядок формирования и обработки применяемых в компании документов. Читайте, как составить график документооборота в программе « » в курсе «Документооборот».

Соблюдать срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Четыре года отсчитывайте после отчетного или налогового периода, в котором документ последний раз использовали для расчета и уплаты налога, составления отчетности. Обратите внимание: у кадровых бумаг также есть свои сроки. О них читайте в следующем разделе.

Таблица сроков с особенным расчетом сроков хранения документов

Приведем перечень частых налоговых бумаг и период их хранения.

Таблица сроков хранения налоговых документов

Срок хранения кадровых документов в организации в 2019 году

В 2016 году законодатели сократили срок хранения бумаг по личному составу (Федеральный закон от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ). К ним относятся трудовые и гражданско-правовые договоры, личные карточки. А еще - невостребованные подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств, удостоверений.

Все эти бумаги, оформленные начиная с 2003 года, теперь можно хранить не 75 лет, как раньше, а 50 лет. А вот сроки хранения документов личного состава, которые оформили ранее 2003 года, остались прежними - 75 лет.

Что касается иных кадровых бумаг, то их хранить можно значительно меньше. Мы привели сроки хранения в таблице ниже. А ниже узнайте правила, которые должны соблюдать компании и ИП, когда организуют хранение бумаг.

Таблица сроков хранения кадровых документов в 2019 году

Как считать сроки хранения документов

Срок хранения надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ. Определять срок с того дня, когда формили бумагу, неправильно.

Примеры подсчета общих сроков хранения документов

Порядок хранения первичных и учетных документов

Организации вправе создавать архивы, чтобы хранить и использовать архивные документы, образовавшихся в процессе деятельности. Правда, есть подзаконные акты, которые косвенно указывают на то, что создание архива в организации – это требование. Ведь, кроме архивного способа хранения документов, иных не имеется.

Так пунктом 2.14 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526, установлено, что сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий:

• по созданию нормативных условий;
• соблюдению нормативных режимов;
• надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

К хранению бухгалтерских документов предъявляются определенные требования (см. таблицу ниже). А далее - штрафы, если случайно выкинуть документ, срок хранения которого еще не истек.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью. Как хранить бухгалтерские документы >>>

Требования к хранению бухгалтерских документов

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения документов

Если компания избавится от бумаг раньше положенного срока, то инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами. В результате организации будут доначислены налоги, пени и штраф. Либо инспекторы могут определить суммы налогов к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ). А это также может привести к пеням и штрафам.

Кроме того, за отсутствие первички налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Кстати, избавляться от документов также надо по правилам. Как - читайте в конце статьи.

Кстати, законом предусмотрены штрафы и за непредставление документов, чей срок хранения не истек. Для удобства мы представили их в таблице ниже.

Как избавиться от старых документов

Если срок хранения истек, их надо уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Пора уничтожать документ или нет, определяет комиссия. Директор выбирает, кого из сотрудников в нее включить, и утверждает этот состав приказом (п. 4.5-4.9 Правил № 526, письмо Минфина от 22 января 2016 г. № 07-04-09/2355, п. 3 информации Минфина № ПЗ-13/2015).

Комиссия ежегодно проверяет, у каких документов на 1 января закончился срок хранения (п. 2.3, 4.11 Правил № 526). И составляет акт, в котором перечисляет название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. После того как директор утвердит акт, документы можно уничтожить. Если компания делает это самостоятельно, понадобится еще один акт, но уже на уничтожение. Крупные компании чаще передают документы на утилизацию специализированной организации по накладной. Она же и составляет акт об уничтожении.

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности - стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.