Réalisation en ligne de l'acte de réconciliation. Un exemple d'acte de réconciliation des règlements mutuels. Est-il nécessaire de signer un acte de réconciliation des règlements mutuels ?

L'organisme devrait garantir l'exhaustivité et la fiabilité des données reflétées dans ses registres comptables et ses états financiers. A ces fins, un inventaire des implantations est également réalisé. Il vise à vérifier la validité des montants qui sont inscrits sur les comptes de comptabilité. Un état des lieux des règlements est effectué sur la base d'actes de rapprochement établis et convenus avec les contreparties. Rappelons qu'il est nécessaire de procéder à un état des lieux des calculs, au minimum, avant l'établissement des états financiers annuels (article 27 du Règlement, approuvé par arrêté du ministère des Finances du 29 juillet 1998 n° 34n). Dans d'autres cas, les contreparties déterminent de manière autonome la fréquence d'établissement des actes de rapprochement.

Comment rédiger un acte de rapprochement des règlements mutuels avec les contreparties, nous le dirons dans notre consultation.

Comment faire un acte de réconciliation ?

Il n'existe pas de formulaire unique et obligatoire de l'acte de réconciliation (formulaire). Par conséquent, l'organisation peut développer elle-même un tel formulaire.

Dans le cadre de l'automatisation comptable, la fonction de génération des actes de rapprochement est généralement assurée par le programme comptable. Il vous suffit de sélectionner dans l'annuaire la contrepartie pour laquelle vous souhaitez générer un acte de rapprochement, d'indiquer la date d'établissement de l'acte de rapprochement, ainsi que la période pour laquelle les règlements avec la contrepartie figureront dans l'acte de rapprochement . Il est également possible d'avoir un degré de détail différent des actes de rapprochement : pour la contrepartie dans son ensemble ou, disons, dans le cadre d'un contrat spécifique.

Bien entendu, l'acte de rapprochement peut également être rédigé manuellement. Mais ce processus, bien sûr, sera plus laborieux.

Pour un acte de rapprochement, un modèle de formulaire est généralement un tableau divisé en 2 parties - pour refléter les données sur les transactions par chacune des contreparties. Il indique le nom de l'opération, les pièces justificatives, les montants débiteurs et créditeurs. Et quel est le solde d'ouverture dans l'acte de réconciliation ? En début et en fin de tableau dans l'acte de rapprochement, des informations sont généralement fournies sur le solde au début et à la fin de la période de rapprochement, c'est-à-dire sur le solde de la dette. Le solde débiteur de la section remplie en fonction des données de l'organisation A indique le montant que l'organisation B lui doit, dont les informations sur les opérations sont reflétées dans la partie opposée du tableau. Ainsi, par exemple, le solde créditeur de clôture correspond au montant que l'Entité A doit à l'Entité B à la fin de la période de rapprochement. Et que signifie la dette en faveur dans l'acte de réconciliation ? Il indique le montant et la contrepartie envers laquelle il existe une dette à la fin de la période reflétée dans l'acte de rapprochement.

L'organisme qui a initié l'établissement du rapport de rapprochement le transfère à sa contrepartie et propose de remplir le tableau avec des informations sur l'état des règlements selon ses données. Parfois, lorsque les entreprises sont sûres qu'il n'y aura pas d'écarts, l'acte de rapprochement est transmis avec les deux parties du tableau de rapprochement déjà remplies (c'est-à-dire pour les deux contreparties). La deuxième partie n'a qu'à le signer. Si des divergences sont constatées, la contrepartie ne signera pas un tel acte, mais pourra transmettre sa copie de l'acte de rapprochement ou envoyer un procès-verbal de désaccords, également établi sous toute forme.

Lors de la rédaction des actes de réconciliation, il est important de s'assurer qu'ils sont signés par des personnes habilitées. Il s'agit du chef de l'organisation ou d'une personne agissant au nom de l'organisation par procuration. En effet, dans le cas contraire, il sera difficile de prouver que la contrepartie a bien reconnu sa dette sur la base d'un tel acte de rapprochement.

Pour l'acte de rapprochement des règlements mutuels, un exemple de remplissage 2018 est donné ci-dessous.

Pour l'acte de rapprochement des règlements mutuels, le formulaire peut être téléchargé gratuitement sur le lien ci-dessous.

Acte de réconciliation et délai de prescription

Rappelons que la signature par les parties de l'acte de réconciliation des règlements amiables interrompt le délai de prescription, qui dans le cas général est de 3 ans. Après tout, rédiger un acte avec le débiteur signifie qu'il a reconnu sa dette (article 203 du Code civil de la Fédération de Russie). Par conséquent, le délai de prescription après la rédaction de l'acte de réconciliation recommence à courir. C'est pourquoi, si l'organisme est sûr que le débiteur ne restituera pas l'argent, la signature d'un acte de réconciliation avec lui ne fera que retarder le moment où le créancier pourra annuler la dette à perte et en tenir compte lors de l'imposition des bénéfices. Nous avons parlé plus en détail de l'annulation des dettes avec un délai de prescription expiré.

Loi de réconciliation- un document reflétant l'état des règlements mutuels entre les parties pour une certaine période. À ce jour, la législation actuelle ne prévoit pas de formulaire type d'acte de rapprochement des règlements mutuels et peut être élaboré par l'organisme initiateur à l'aide d'un modèle d'acte de rapprochement des règlements mutuels. Lors de l'établissement d'un rapport de rapprochement, il est conseillé de respecter les exigences standard proposées pour la documentation primaire.

L'acte de rapprochement est dressé par le service comptable puis visé par les cachets et signatures du chef comptable et du gérant. Si le document n'est signé que par un comptable, le document sera de nature technique et ne sera pas accepté comme preuve devant un tribunal. Dans ce cas, lors du rapprochement par des représentants, afin de donner force juridique aux documents, il est nécessaire d'avoir des procurations appropriées.

Si l'une des parties manque à ses obligations, Loi de réconciliation ne peut constituer qu'une preuve circonstancielle de la reconnaissance par le débiteur du montant ou de l'existence d'une dette. Toutefois, si vous faites une demande au tribunal, sans présenter d'acte de réconciliation, l'affaire vous sera renvoyée faute de prescriptions suffisantes.

Le refus de signer l'acte de réconciliation peut devenir la base de l'examen de l'affaire devant le tribunal, ou être considéré comme la preuve d'un refus de reconnaître la dette.

Malgré le fait que la législation n'oblige pas les parties à l'utilisation obligatoire d'actes de réconciliation dans le processus de coopération, l'importance de procéder à des réconciliations et de signer les actes pertinents ne doit pas être sous-estimée. L'initiateur de la réconciliation peut être n'importe laquelle des parties.

Il est particulièrement important qu'un acte de conciliation des règlements mutuels soit signé dans les cas suivants :

Effectuer des transactions régulières ou fournir régulièrement des services ;
- fourniture de paiements différés ;
- coût élevé des biens ou des services ;
- proposer une large gamme de produits.

A partir d'un échantillon de remplissage, en règle générale, un acte de rapprochement est établi sous la forme d'un registre. Suite à l'ordre de remplissage, 2 exemplaires du document sont préparés, qui sont envoyés à vos partenaires.
Après l'inventaire, les actes sont signés, et une version est retournée à l'initiateur.

L'information la plus objective sera si vous effectuez la réconciliation à partir du moment du début de la coopération, ou à partir du moment du dernier décalage.

Pour plus de commodité, les rapprochements et la signature des actes pertinents peuvent être combinés avec un état des lieux annuel obligatoire.

De plus, si les rapprochements sont effectués régulièrement, vous pouvez vérifier un élément qui a causé des désaccords, comme un contrat spécifique, un article de marchandise, etc.

La loi n'obligeant pas votre contrepartie à effectuer des rapprochements à votre demande, le contrat peut prévoir dans un premier temps la nécessité de procéder à ces opérations à une certaine fréquence. Après cela, un acte de réconciliation des règlements mutuels doit être signé.

Selon le règlement sur les états comptables et financiers dans la Fédération de Russie, la préparation des états comptables (financiers) annuels dans la Fédération de Russie doit être précédée d'un inventaire de tous les actifs et passifs.

Notez que les créances se rapportent à la propriété de l'organisation et les comptes créditeurs - aux passifs financiers.

Un état des lieux des règlements avec les fournisseurs, les acheteurs, les débiteurs et créanciers divers consiste à vérifier la validité des montants des créances et des dettes au bilan.

Dans le même temps, il est possible d'évaluer de manière fiable l'exactitude de la prise en compte des montants de la dette en rapprochant les calculs des contreparties.

Pourquoi avons-nous besoin d'un acte de rapprochement des règlements avec les contreparties

Si la dette reflétée dans l'acte de rapprochement correspond aux données de l'organisation et aux données de la contrepartie, cela signifie que toutes les transactions commerciales avec la contrepartie spécifiée sont reflétées dans la comptabilité correctement et en temps opportun et les opérations d'expédition de marchandises , la prestation de services, l'exécution des travaux, la réception et le transfert de fonds en espèces ne sont pas manqués et non "doublés".

Ainsi, l'acte de rapprochement permet non seulement d'identifier les erreurs de comptabilité, mais aussi d'éviter les désaccords avec les contreparties.

De plus, si le débiteur de l'organisation signe le document, il est d'accord avec l'état des règlements et exprime sa volonté de rembourser sa dette.

L'acte de rapprochement des règlements avec les contreparties sert également de base à l'annulation des créances douteuses après l'expiration de leur délai de prescription.

L'acte de rapprochement des règlements avec les contreparties peut être utilisé lors d'une demande au tribunal afin de recouvrer une créance de la contrepartie pour des biens livrés ou des services rendus.

Pour quelle période faut-il rapprocher les règlements avec les contreparties

Lors de l'inventaire des règlements avec les acheteurs et les clients, avec les fournisseurs et les entrepreneurs, ainsi qu'avec les autres débiteurs et créanciers, l'organisation doit rapprocher les règlements mutuels avec ses contreparties au 31 décembre de l'année de référence, qui sont établis par des actes de rapprochement des colonies.

La procédure de rapprochement des règlements avec les contreparties

L'organisme qui initie le rapprochement informe l'autre société de la nécessité de procéder à un rapprochement et de dresser un acte.

Après cela, la première organisation identifie le montant de la dette en fonction de ses données et en informe la seconde organisation.

Si la deuxième organisation est d'accord avec le montant de la dette, alors la première organisation rédige un acte, l'imprime en deux exemplaires, le signe avec sa tête et le soumet à la deuxième société pour signature.

Si la deuxième organisation a des objections concernant le montant de la dette, il faut alors procéder comme suit :

1. Le comptable du premier organisme ne remplit que sa partie de l'acte et envoie le document par e-mail ou fax au comptable du second organisme.
2. Le comptable de la deuxième société entre ses données, et ainsi les écarts sont révélés.
3. La partie qui a des données erronées dans la comptabilité, apporte les modifications nécessaires dans la comptabilité.
4. Après cela, la première organisation forme un nouvel acte, déjà ajusté, de réconciliation des règlements, y compris les données des deux parties à l'accord. L'acte est formé en deux exemplaires et ne contient plus de divergences.
5. L'acte de réconciliation est signé par les responsables des deux organisations et estampillé.

Forme de l'acte de rapprochement des règlements mutuels

La législation ne prévoit pas de forme unifiée de ce document.

Par conséquent, l'organisation développe indépendamment la forme de l'acte de réconciliation des règlements mutuels.

Dans ce cas, le formulaire doit être approuvé en tant qu'application à la politique comptable.

A noter que l'acte de réconciliation n'est pas un document comptable primaire confirmant la réalisation d'une transaction commerciale, puisqu'il n'affecte pas la situation financière des parties.

Par conséquent, pour refléter dans l'acte tous les détails établis pour les documents primaires au paragraphe 2 de l'art. 9 de la loi fédérale du 06.12.2011 N 402-FZ "Sur la comptabilité", pas nécessairement.

• nom du document - un acte de rapprochement des colonies (indiquant les noms des organisations);
• les détails de l'accord conclu entre les parties ;
• date et lieu d'établissement du document;
• Numéro de document;
• la période pour laquelle le rapprochement a été effectué ;
• le montant de la dette de l'une des contreparties (indiquer laquelle) au début de la période pour laquelle le rapprochement est effectué ;
• le montant des transactions commerciales réalisées entre contreparties (chaque partie saisit ses propres données) ;
• dates des transactions commerciales entre contreparties (chaque partie saisit ses identifiants) ;
• détails des documents confirmant l'exécution des transactions commerciales entre contreparties (chaque partie saisit ses informations d'identification) Ces documents sont des factures, des actes d'acceptation et de transfert des résultats des travaux effectués / des services rendus, des ordres de paiement, des mandats de trésorerie, etc. ;
• le montant de la dette de l'une des contreparties (il est indiqué laquelle) à la fin de la période sous revue ;
• divergences dans les pouvoirs des parties;
• signatures et sceaux des parties.

Le côté gauche du tableau reflète, en règle générale, les faits de l'activité économique de l'organisation - le compilateur du document.

Il comprend quatre colonnes.

La première colonne indique le numéro de série de l'entrée, la deuxième colonne - un résumé de la transaction commerciale, les troisième et quatrième colonnes - son expression monétaire pour le débit ou le crédit.

Le côté droit du tableau est laissé vide ; les données y sont enregistrées par la contrepartie lors du rapprochement.

Ainsi, les enregistrements sont entrés dans l'acte par ordre chronologique de toutes les transactions effectuées par l'organisation avec la participation d'une contrepartie spécifique pendant une certaine période.

Après cela, les chiffres d'affaires débiteurs et créditeurs sont calculés et le montant total de la dette (solde final) pour une certaine date est déterminé.

S'il n'y a pas de problèmes ou d'erreurs, les montants reçus après avoir rempli les premier et deuxième onglets ressembleront à une image miroir dans le tableau.

Pour que l'acte de réconciliation devienne légal, il doit être signé par les deux parties par des personnes habilitées.

L'acte de réconciliation peut être signé par des personnes autorisées par l'organe exécutif unique de l'organisation (par exemple, le directeur général, le directeur financier, etc.) ou par un représentant agissant sur la base d'une procuration délivrée par cet organe.

Pour concilier les règlements mutuels, les personnes morales et les entrepreneurs individuels rédigent souvent un acte approprié. La législation ne prévoit pas d'exemplaire unique et l'obligation d'utiliser ce document particulier, de sorte que chaque entreprise peut développer son propre formulaire. Un exemple prêt à l'emploi et des instructions pour le remplir sont présentés dans l'article.

L'enregistrement des transactions de dépenses de chaque entreprise est obligatoire. Pour cela, des documents de paiement, des reçus, des factures, des commandes et d'autres documents sont établis. Cependant, en pratique, il devient nécessaire de comparer les règlements mutuels entre deux ou plusieurs contreparties, pour lesquelles un acte de rapprochement est établi.

En règle générale, il est signé par des personnes morales, ainsi que par des entrepreneurs individuels. Les noms des parties sont similaires à ceux indiqués dans les accords pertinents :

• "Client";
• "Exécuteur".

Le document reflète tous les types de transactions entre entreprises (ou règlements individuels, de manière sélective) pour une période spécifique - un mois, un trimestre, un an (la période de déclaration est déterminée par accord). Les comptables sont responsables de l'exécution. Ils produisent:

• rédiger un acte;
• rapprochement avec les données provenant de la contrepartie.

Le document peut être établi en annexe au contrat ou en document séparé. Et à cet égard, nous pouvons conditionnellement distinguer 2 variétés:

1. Annexe à l'accord principal - par exemple, au contrat de fourniture. Dans ce cas, le document fait partie intégrante du présent contrat et n'est pas juridiquement contraignant en soi, en l'absence de l'accord sous-jacent. En règle générale, ils enregistrent des informations sur toutes les transactions qui ont eu lieu dans le cadre de cet accord.
2. Un document indépendant qui est utilisé en dehors d'un contrat spécifique. Il combine des règlements financiers mutuels pour une période de temps spécifique (ou pour des groupes individuels de biens et de services).

Le contrat de fourniture doit en outre préciser les conditions de rapprochement des règlements mutuels, le calendrier et la procédure de signature de l'acte. Sinon, une contrepartie peu scrupuleuse peut éviter de signer le papier.

Formulaire et exemple de document

En règle générale, il s'agit d'un tableau récapitulatif avec le descriptif de chaque type d'opération (prestation, travaux), son montant. Le document doit refléter les détails et les noms des deux parties, fixer la présence / l'absence de la dette du client envers l'entrepreneur à une date précise.

Le formulaire et le modèle de l'acte de rapprochement des règlements mutuels sont présentés ci-dessous.

Le nombre de copies est déterminé par le nombre de parties, donc le minimum est de 2 documents originaux qui ont la même force juridique.

Instructions de compilation

Pour commencer, vous devez faire attention à quelques recommandations :

1. Le document doit indiquer la période de déclaration pour laquelle le rapprochement est effectué.
2. La date de sa compilation doit toujours être indiquée. Il n'est pas nécessaire qu'elle soit liée à la période de déclaration. Par exemple, la loi a été rédigée le 29 janvier 2018, alors que la période de déclaration va du 1er janvier 2017 au 31 décembre 2017.
3. Les parties indiquent non seulement les types d'opérations (services), mais également les documents sur la base desquels leur comptabilité a été établie (par exemple, les factures).
4. En règle générale, non seulement le montant final est indiqué, mais également le solde d'ouverture (solde).
5. Au bas de la page, les représentants des partis apposent leurs signatures. En règle générale, le chef comptable a le droit de signer. Il peut également être signé par les gestionnaires - ceci est particulièrement important dans les cas où il y a des désaccords entre les partenaires concernant les opérations de règlement.

REMARQUE. Dans certains cas, l'entreprise n'utilise pas l'impression bleue habituelle. Ensuite, il suffit au représentant d'apposer sa propre signature, de la déchiffrer (nom, initiales) et d'indiquer le poste.

Ainsi, l'établissement d'un acte permet de simplifier la procédure de rapprochement des règlements mutuels et de confirmer l'absence de réclamation entre le client et l'entrepreneur. Le document est généralement rédigé sous forme imprimée, les taches et les corrections n'y sont pas autorisées.

Afin d'éviter les erreurs dans les règlements mutuels, les entrepreneurs rédigent un acte de réconciliation basé sur les résultats de la prochaine étape de coopération. Un formulaire rempli d'acte de rapprochement des règlements mutuels permet aux contreparties de s'entendre sur les paiements et de comprendre s'il existe une dette.

Comment rédiger un acte de rapprochement des règlements mutuels

Les actes de rapprochement sont établis par le service comptable de l'entreprise en deux exemplaires, revêtus des cachets (le cas échéant) et des signatures du chef comptable et du gérant, puis transmis au service contrepartie compétent. Le service comptable de la contrepartie, ayant reçu un échantillon de l'acte de rapprochement des règlements mutuels, vérifie le registre de toutes les opérations contenues dans le document, puis saisit ses propres données dans le formulaire. Le document terminé est envoyé au partenaire qui a initié le rapprochement.

Le rapprochement des règlements avec un partenaire peut s'effectuer aussi bien dans le cadre d'un accord spécifique (facture, livraison), que de manière générale pour toutes les relations commerciales avec cette contrepartie pendant une certaine période. L'obligation d'utiliser des actes de rapprochement des règlements mutuels, ainsi que la fréquence des règlements avec les contreparties, n'est établie par aucun document juridique, cependant, de tels actes sont constamment utilisés dans le flux de documents commerciaux.

L'acte de réconciliation des règlements mutuels est utile pour résoudre les problèmes suivants:

• trouver une erreur dans les règlements avec une contrepartie ;
• régler les différends avec une contrepartie au sujet de la dette ;
• confirmer indirectement qu'aucune des parties n'a de créances monétaires ;
• prouver que le débiteur a reconnu sa dette ;
• compenser des créances homogènes.

En comptabilité, il faut un acte pour faire l'inventaire des calculs, ainsi que pour identifier les créances douteuses et les radier.

Dans notre service en ligne, vous pouvez remplir et télécharger le formulaire de l'acte de rapprochement des règlements mutuels - le travail sur le document ne prendra pas plus de quelques minutes.