La procédure d'émission d'espèces à partir de la caisse enregistreuse. Émission d'argent sur le compte des mandats de trésorerie. Quelles dépenses professionnelles sont financées

L'acceptation des espèces par les caisses des organisations s'effectue selon des ordres d'encaissement signés par le chef comptable ou une personne autorisée à le faire par un ordre écrit du chef de l'organisation.

À réception de l'argent, un reçu est délivré à l'ordre de caisse entrant signé par le chef comptable ou une personne autorisée à le faire, et le caissier, certifié par le sceau (cachet) du caissier ou l'empreinte de la caisse enregistreuse.

L'émission d'espèces à partir de la caisse de l'organisation s'effectue selon des ordres de caisse ou d'autres documents dûment exécutés (décomptes de paiement ou de paie), des demandes d'émission d'argent, des factures, etc., avec l'imposition d'un timbre sur ces documents avec les détails de l'ordre de paiement. Les documents pour l'émission d'argent doivent être signés par le chef, le chef comptable de l'organisation ou les personnes autorisées à le faire. Dans les cas où les documents, demandes, factures, etc. joints aux bons de caisse de dépenses portent une inscription d'autorisation du responsable de l'organisation, sa signature sur les bons de caisse de dépenses n'est pas requise.

Lors de la remise d'argent au titre d'un mandat de dépense ou d'un document le remplaçant à un particulier, le caissier doit exiger la présentation d'un document (passeport ou autre document) prouvant l'identité du bénéficiaire. Dans une organisation, l'émission d'argent peut être effectuée selon un certificat délivré par cette organisation, s'il contient une photographie et une signature personnelle du propriétaire.

Le caissier ne remet de l'argent qu'à la personne indiquée dans le mandat de caisse ou un document le remplaçant.

salaires, avantages pour assurance sociale et les bourses sont faites par le caissier selon les états de paie (règlement et paiement) sans constituer un bon de caisse pour chaque bénéficiaire. Sur la page de titre (tête) du relevé de paie (règlement et paiement), une inscription facultative est faite sur l'émission d'argent signée par le chef et le chef comptable de l'organisation ou des personnes autorisées à le faire.

De la même manière, l'émission unique d'argent pour les salaires (en partant en vacances, en cas de maladie, etc.), ainsi que l'émission de sommes et d'argent déposés contre un rapport sur les dépenses liées aux voyages d'affaires, à plusieurs personnes peuvent être délivrées.

Les mandats d'encaissement entrants et leurs reçus, ainsi que les mandats d'encaissement sortants et les documents qui les remplacent doivent être remplis clairement et clairement par le service comptable.

L'émission de reçus et d'ordres de dépenses ou de documents les remplaçant entre les mains des personnes déposant ou recevant de l'argent est interdite.

La réception et l'émission de mandats en espèces ne peuvent être effectuées que le jour de leur établissement.

1) A réception des mandats de caisse entrants et sortants ou des documents les remplaçant, le caissier est tenu de vérifier :

2) la présence et l'authenticité de la signature du chef comptable sur les documents et sur le bon de caisse de dépenses ou un document le remplaçant - une inscription facultative (signature) du chef de l'organisation ou des personnes autorisées à le faire ;

3) exécution correcte des documents ;

4) la présence d'applications répertoriées dans les documents.

En cas de non-respect de l'une de ces exigences, la caissière retourne les documents au service comptable pour traitement en bonne et due forme. Les ordres de paiement entrants et sortants ou les documents les remplaçant immédiatement après avoir reçu ou émis de l'argent sont signés par le caissier, et les documents qui y sont joints sont annulés avec un cachet ou l'inscription "Reçu" et (ou) "Payé" avec la date (jour mois année).

Les ordres d'encaissement entrants et sortants ou les documents qui les remplacent, avant d'être transférés en caisse, sont enregistrés par le service comptable dans le registre des entrées et sorties d'espèces. Mandats de dépenses émis sur relevés de paiement (règlement et paiement) des salaires et autres assimilés

les paiements sont enregistrés après leur émission. L'enregistrement des documents de trésorerie entrants et sortants peut être effectué à l'aide de la technologie informatique.

Du 1er juillet 2002 au Code infractions administratives des modifications ont été apportées concernant le montant des amendes pour violation des règles de conduite opérations en espèces. Ainsi, les entreprises contrevenantes sont condamnées à une amende de 400 à 500 dimensions minimales salaires (salaire minimum), c'est-à-dire de 40 000 à 50 000 roubles, et des fonctionnaires (chef, Chef comptable) à hauteur de 40 à 50 salaires minimaux, soit de 4 000 à 5 000 roubles.

13. Lors de l'acceptation de tickets de caisse et de pièces de monnaie pour les paiements, les caissiers des entreprises doivent être guidés par les Banque centrale Fédération Russe Signes et règles pour déterminer la solvabilité des billets de banque (billets) et des pièces de la Banque de Russie (annexe N 1).

ConsultantPlus : remarque.

Les signes de solvabilité des billets et des pièces de la Banque de Russie sont établis par la directive de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 26 décembre 2006 N 1778-U.

L'acceptation des espèces par les caisses des entreprises s'effectue selon des ordres d'encaissement signés par le chef comptable ou une personne habilitée à le faire par un ordre écrit du chef d'entreprise.

À réception de l'argent, un reçu est délivré à l'ordre de caisse entrant signé par le chef comptable ou une personne autorisée à le faire, et le caissier, certifié par le sceau (cachet) du caissier ou l'empreinte de la caisse enregistreuse.

14. L'émission d'espèces à partir des caisses des entreprises s'effectue selon des ordres de caisse ou d'autres documents dûment signés (feuilles de paie (règlement et paiement), demandes d'émission d'argent, comptes, etc.) avec l'imposition d'un timbre sur ces documents avec le détail du mandat de caisse. Les documents pour l'émission d'argent doivent être signés par le chef, le chef comptable de l'entreprise ou les personnes autorisées à le faire.

Dans les cas où les documents, demandes, factures, etc. joints aux bons de caisse de dépenses portent une inscription d'autorisation du chef d'entreprise, sa signature sur les bons de caisse de dépenses n'est pas requise.

Les organismes d'approvisionnement peuvent émettre des espèces aux livreurs de produits agricoles et de matières premières, puis établir, à la fin de la journée de travail, un ordre de paiement des dépenses générales pour tous les montants émis par jour sur les reçus d'approvisionnement.

en comptabilité centralisée montant total des salaires émis, il est établi un bon de caisse de dépenses dont la date et le numéro sont apposés sur chaque décompte de paie.

15. Lors de la remise d'argent en vertu d'un mandat de dépenses ou d'un document le remplaçant à un particulier, le caissier exige la présentation d'un document (passeport ou autre document) prouvant l'identité du bénéficiaire, enregistre le nom et le numéro du document, en qui et quand il a été délivré et sélectionne le reçu du destinataire. Si un document remplaçant un bon de caisse de dépenses est établi pour l'émission d'argent à plusieurs personnes, les bénéficiaires présentent également les documents indiqués prouvant leur identité et signent dans la colonne appropriée des documents de paiement. Toutefois, dans ce dernier cas, un enregistrement des données de la pièce d'identité sur document d'argent, remplaçant l'argent liquide bordereau de retrait, n'est pas produit.

Dans l'entreprise, l'émission d'argent peut être effectuée conformément à un certificat délivré par cette entreprise, s'il contient une photographie et une signature personnelle du propriétaire.

Un reçu pour recevoir de l'argent ne peut être établi par le destinataire qu'avec sa propre main à l'encre ou un stylo à bille indiquant le montant reçu: roubles - en mots, kopecks - en chiffres. Lors de la réception d'argent conformément au relevé de paiement (règlement et paiement), le montant n'est pas indiqué en toutes lettres.

16. L'émission d'argent à des personnes qui ne figurent pas sur la liste de paie de l'entreprise est effectuée selon des ordres de paiement émis séparément pour chaque personne, ou selon une déclaration distincte sur la base d'accords conclus.

L'émission d'argent aux personnes impliquées dans les opérations agricoles et de chargement et de déchargement, ainsi que pour l'élimination des conséquences des catastrophes naturelles, peut être effectuée selon la déclaration. Les déclarations sont établies séparément pour chaque organisation dont les employés ont été envoyés au travail spécifié et sont certifiées, en plus de la signature du chef et du chef comptable de l'entreprise - organisateur du travail, par la signature du représentant autorisé de l'organisation.

Le caissier ne remet de l'argent qu'à la personne indiquée dans le mandat de caisse ou un document le remplaçant. Si l'émission d'argent est faite en vertu d'une procuration délivrée de la manière prescrite, dans le texte de l'ordonnance, après le nom, le prénom et le patronyme du destinataire de l'argent, le service comptable indique le nom, le prénom et patronyme de la personne chargée de recevoir l'argent. Si l'émission d'argent est faite conformément à la déclaration, avant la réception de l'argent, le caissier fait l'inscription: "Par procuration". L'émission d'argent par procuration est effectuée conformément aux exigences prévues au paragraphe 15. La procuration reste dans les documents du jour, en pièce jointe à un ordre de paiement ou à un relevé de dépenses.

17. La rémunération du travail, le paiement des prestations d'assurance sociale et des bourses sont effectués par le caissier selon les états de paie (décompte et paie) sans constituer un bon de caisse pour chaque bénéficiaire.

Sur la page de titre (titre) du relevé de paie (règlement et paiement), une inscription facultative est faite sur l'émission d'argent signée par le chef et le chef comptable de l'entreprise ou des personnes autorisées à le faire.

De la même manière, l'émission unique d'argent pour les salaires (lors de vacances, de maladie, etc.) peut être émise, ainsi que l'émission de montants et d'argent déposés contre un rapport sur les dépenses associées aux voyages d'affaires à plusieurs personnes .

Paiements de paie uniques personnes sont effectués, en règle générale, dans le cadre de bons de caisse en compte.

18. Après l'expiration des conditions de rémunération, de paiement des prestations d'assurance sociale et des bourses établies par le paragraphe 9, le caissier doit :

a) dans le décompte de paie (règlement et paiement) contre les noms des personnes auxquelles lesdits paiements n'ont pas été effectués, apposer un cachet ou faire une mention manuscrite : « Déposé » ;

b) établir un registre des sommes déposées ;

c) à la fin de l'état de paiement (règlement et paiement), faire une inscription sur les montants effectivement payés et soumis à caution, les comparer au total pour paie et apposez l'inscription avec votre signature. Si l'argent n'a pas été émis par le caissier, mais par une autre personne, une inscription supplémentaire est faite sur le relevé: "Argent selon le relevé émis (signature)". L'émission de monnaie par le caissier et le distributeur sur une même feuille est interdite ;

d) écrire dans livre de caisse le montant effectivement payé et apposer un cachet sur le relevé : "Ordre de caisse de dépenses N ____".

Le service comptable vérifie les notes prises par le caissier dans les états de paiement (règlement et paiement), et compte les montants émis et déposés sur ceux-ci.

Les montants déposés sont déposés à la banque et un ordre général de caisse est établi pour les montants déposés.

19. Les mandats de caisse entrants et leurs quittances, ainsi que les mandats de caisse sortants et les documents qui les remplacent doivent être remplis par le service comptable de façon claire et lisible à l'encre, au stylo à bille ou écrits sur une machine (écriture, informatique). Les ratures, taches ou corrections dans ces documents ne sont pas autorisés.

Pour qu'un employé de l'organisation puisse effectuer des dépenses pour les besoins de l'entreprise, il doit avoir la possibilité de le faire. Par conséquent, l'employé se voit attribuer certains fonds qui ont une direction ciblée (un voyage d'affaires, l'achat de matériel, des paiements à l'organisation, etc.). Selon les fonds reçus, l'employé doit documenter le fait de dépenser les fonds dans un certain délai pour prouver leur utilisation prévue. Pour ces personnes, leur nom est fourni - personnes responsables, c'est-à-dire les employés qui ont reçu de l'argent à certaines fins et qui sont tenus de fournir un rapport sur leur utilisation. Considérez la procédure d'émission de fonds de la caisse enregistreuse vers le compte.

Réglementation réglementaire de l'émission d'argent à une personne responsable

Motifs pour émettre de l'argent à une personne responsable

Sur le utilisation prévue des fonds dans l'intérêt de l'organisation, les employés reçoivent de l'argent. Sous réserve de l'émission de fonds à partir de la caisse, les organisations sont guidées par les règles d'exploitation des caisses enregistreuses.

Pour recevoir ces fonds comptables, le salarié présente l'un des documents de l'organisation, prévu par le règlement intérieur :

• ordre (ordre) du chef pour l'émission d'argent
• une demande d'un employé pour lui fournir un montant dans un rapport, qui est établi sous n'importe quelle forme et signé par le chef

Ce document doit comprendre :

• Nom complet de l'employé qui doit émettre l'émission de fonds dans le rapport
• but d'émettre de l'argent
• somme
• la période pour laquelle les fonds sont émis (nécessaire pour les modalités de formation du rapport de la personne responsable)

Lors de l'émission de fonds à partir de la caisse, en fonction du montant, l'argent ne peut parfois pas être émis immédiatement en raison de leur absence, la limite du solde en espèces, dans ce cas, la commande ou la déclaration du responsable indique certaine période pour l'émission. Habituellement, les montants d'avance sont transférés à carte bancaire Dans la plupart des cas.

L'argent reçu sur le compte est une dette individuel(employé de l'organisation) devant l'organisation.

Expert service Conseil juridique GARANT A. Kireeva

Confirmation de l'émission d'argent dans le sous-rapport de la caisse enregistreuse

Malgré le fait qu'à partir du 01.01.2013, l'utilisation des formulaires standard de documents primaires n'est pas obligatoire, mais les documents sur la conduite des transactions en espèces restent obligatoires (informations du ministère des Finances de la Russie N ПЗ-10/2012 ).

Si l'employé n'a pas utilisé une partie de l'argent émis sur le compte, il retourne le montant inutilisé via la caisse, et dans ce cas, le caissier, après avoir reçu le retour des fonds, établit un ordre de paiement entrant (), qui se compose de 2 parties: une partie reste à la caisse, l'autre - entre les mains d'une personne, en confirmation du fait de la livraison du montant comptable. Cette opération est également entrée dans KO-3.

Important! Pour l'émission de monnaie comptable, un ordre du chef est requis comme base; une déclaration d'une personne responsable n'est pas obligatoire.

Détails du document lors de l'émission d'argent sur le compte

La loi fédérale n° 402-FZ du 06.12.2011 définit les détails obligatoires généraux de tous les documents primaires :

1. Nom
2. Date de préparation
3. nom de l'organisme où le document a été rédigé
4. Contenu de l'opération
5. valeur et unités de mesure par opération
6. position de la personne qui a exécuté l'opération
7. signatures des personnes et leur relevé de notes

Directement dans KO-2, il existe des caractéristiques de conception:

• la correspondance des comptes est indiquée (débit 71 crédit 50)
• finalité des sommes émises (pour quel usage prévu)
• bénéficiaire
• Montant à émettre (en chiffres et en lettres)
• base, c'est-à-dire Contenu de l'opération
• annexe - les documents internes sont répertoriés avec le reflet de leurs numéros et dates de compilation (commande ou demande)

Comptabilité synthétique et analytique des montants comptables

La comptabilité analytique des fonds reçus par les employés sur le compte est tenue dans les organisations pour chaque montant remis à la personne responsable:

• date d'émission du rapport
• régie d'avance
• mode d'émission (espèces ou virement bancaire)
• utilisation (selon le rapport)
• ce qui est radié

Pour déployé comptabilité analytique des sous-comptes peuvent être ouverts : pour les voyages d'affaires, pour les paiements en espèces, etc.

Une comptabilité synthétique est tenue sur le compte 71 du plan comptable :

• Les sommes versées sont débitées
• le prêt reflète les montants radiés dans le rapport

Un exemple de régie d'avance synthétique

Employé Avzalov A.S. émis à la caisse sur la base de l'ordre du chef de 2000 roubles. pour l'achat de papeterie: papier xerox - 1 boîte, stylos à bille - 50 pcs., organisateurs - 5 pcs.

Dans le rapport préalable Avzalov A.S. ci-joint Les documents suivants(chèques) par race: papier copieur - 5 paquets de 220 roubles chacun, stylos à bille - 50 pcs. 4,40 roubles chacun, organisateurs - 5 pièces. pour 187 roubles. Papeterie transférée à l'entrepôt.

Il a été approuvé et le comptable a exécuté les transactions avec les écritures suivantes :

Reporting de la personne responsable sur les fonds réalisés

La personne responsable doit rendre compte des dépenses engagées dans les 3 jours, mais il existe des situations où l'employé ne fournit pas de rapport. Dans ce cas, l'avance est remboursée sur les salaires conformément à l'art. 137 du Code du travail de la Fédération de Russie (malgré le fait que la retenue peut aller jusqu'à 20% du salaire: article 138 du Code du travail de la Fédération de Russie). La retenue est faite sur la base d'un ordre et elle doit être formée dans un délai de 1 mois à compter du jour suivant le dernier jour du constat. L'employé doit connaître l'ordonnance et, avec son consentement, le montant du compte est déduit du salaire, sinon l'argent peut lui être récupéré par le biais du tribunal dans un délai d'un an.

La soumission en temps opportun d'un rapport par un employé joue un rôle important dans la réduction des dépenses de l'organisation.

Comptabilité Exemple de comptabilité

Considérez le reflet des opérations en comptabilité sur les données de l'exemple précédent en cas de non-soumission d'un rapport sur les montants comptables.

Erreur dans l'émission de monnaie comptable

Aujourd'hui, lors de l'émission de monnaie comptable, il n'est pas nécessaire que personne responsable rapporté sur les rapports précédents. Ainsi, une personne peut accumuler une dette importante. Dans ce cas, afin de s'assurer contre la non-restitution des sommes à déclarer, l'employeur doit faire les démarches appropriées pour la restitution des sommes en actes locaux organisations, par exemple, dans le Règlement sur les voyages d'affaires, etc.

Conformément au paragraphe 14 "Procédure pour effectuer des transactions en espèces dans la Fédération de Russie", l'émission d'espèces à partir des caisses des entreprises est effectuée conformément aux encaissements (formulaire n ° KO-2) ou à d'autres documents dûment signés (feuilles de paie (règlement et paiement), demandes d'émission d'argent, comptes, etc.) avec l'apposition d'un cachet sur ces documents avec le détail d'un mandat de caisse.

Émission d'argent sur le compte des mandats de trésorerie

L'émission d'argent à des personnes qui ne figurent pas sur la liste de paie de l'entreprise est effectuée selon des ordres de paiement émis séparément pour chaque personne, ou selon une déclaration distincte sur la base d'accords conclus.

Les documents pour l'émission d'argent doivent être signés par le chef, le chef comptable de l'entreprise ou les personnes autorisées à le faire. Dans les cas où les documents, demandes, factures, etc. joints aux bons de caisse de dépenses portent une inscription d'autorisation du chef d'entreprise, sa signature sur les bons de caisse de dépenses n'est pas requise.

En cas de respect de toutes les exigences ci-dessus et de conformité avec les documents, le caissier émet des espèces.

Lors de l'émission d'argent sur un bon de caisse de compte ou d'un document le remplaçant à un particulier, le caissier :

exige la présentation d'un document (passeport ou autre document) prouvant l'identité du destinataire ;

Dans l'entreprise, l'émission d'argent peut être effectuée conformément à un certificat délivré par cette entreprise, s'il contient une photographie et une signature personnelle du propriétaire.

Le caissier ne remet de l'argent qu'à la personne indiquée dans le mandat de caisse ou un document le remplaçant. Si l'émission d'argent est faite en vertu d'une procuration délivrée de la manière prescrite, dans le texte de l'ordonnance, après le nom, le prénom et le patronyme du destinataire de l'argent, le service comptable indique le nom, le prénom et patronyme de la personne chargée de recevoir l'argent. La procuration reste dans les documents du jour, en pièce jointe au mandat de caisse.

note le nom et le numéro du document, par qui et quand il a été délivré et sélectionne le reçu du destinataire;

Un reçu pour recevoir de l'argent ne peut être établi par le destinataire qu'avec sa propre main à l'encre ou un stylo à bille indiquant le montant reçu: roubles - en mots, kopecks - en chiffres.

donne de l'argent au destinataire.

À la fin de l'opération, le caissier est tenu de signer les bons de caisse de dépenses et de payer les documents de dépenses qui y sont joints avec un cachet ou l'inscription - «payé» indiquant le jour du mois et de l'année.

Émission d'argent selon d'autres documents

La rémunération du travail, le paiement des prestations d'assurance sociale et des bourses sont effectués par le caissier selon les états de paie (règlement et paiement) sans constituer un bon de caisse pour chaque bénéficiaire.

Sur la page de titre (titre) du relevé de paie (règlement et paiement), une inscription facultative est faite sur l'émission d'argent signée par le chef et le chef comptable de l'entreprise ou des personnes autorisées à le faire.

De la même manière, l'émission unique d'argent pour les salaires (lors de vacances, de maladie, etc.) peut être émise, ainsi que l'émission de montants et d'argent déposés contre un rapport sur les dépenses associées aux voyages d'affaires à plusieurs personnes .

L'émission unique d'argent pour les salaires des particuliers se fait, en règle générale, en fonction des encaissements.

L'émission d'argent aux personnes impliquées dans les opérations agricoles et de chargement et de déchargement, ainsi que pour l'élimination des conséquences des catastrophes naturelles, peut être effectuée selon la déclaration. Les déclarations sont établies séparément pour chaque organisation dont les employés ont été envoyés au travail spécifié et sont certifiées, en plus de la signature du chef et du chef comptable de l'entreprise - l'organisateur du travail, par la signature du représentant autorisé de l'organisme concerné.

Si l'émission d'argent est faite par procuration, rédigée de la manière prescrite dans le relevé, avant de signer le reçu d'argent, le caissier fait une inscription: "Par procuration". La procuration reste dans les documents du jour, en pièce jointe à la déclaration.

Après l'expiration des conditions de rémunération établies, le paiement des prestations d'assurance sociale et des bourses (pas plus de 3 jours ouvrables, et pour les entreprises situées dans l'Extrême-Nord et les zones équivalentes - jusqu'à 5 jours, y compris le jour où l'argent est reçu de la banque), le caissier doit :

dans le relevé de paie (paie), vérifiez les salaires émis ligne par ligne et par rapport aux noms des personnes qui n'ont pas reçu les paiements spécifiés, dans la colonne «reçu pour reçu», mettez un cachet ou faites une note manuscrite " déposé»;

le décompte (règlement et paiement) est clôturé avec deux montants : à la fin du décompte, il faut faire une inscription sur les sommes effectivement versées et déposées, les comparer au total sur la fiche de paie et apposer l'inscription avec votre Signature. Si l'argent n'a pas été émis par le caissier, mais par une autre personne, une inscription est également faite sur le relevé: "J'ai émis l'argent conformément au relevé (signature)". L'émission de monnaie par le caissier et le distributeur sur une même feuille est interdite ;

établir un registre des sommes déposées ;

transférer au service comptable la paie et le registre des salaires non émis pour vérification et émission d'un bon de caisse de dépenses pour le montant émis ;

notez le montant effectivement payé dans le livre de caisse et apposez un cachet sur le relevé : « Bon de commande de dépenses n° ____ ».

Le service comptable vérifie les notes prises par le caissier dans les relevés de paie (règlement et paiement), compte les montants émis et déposés sur ceux-ci, et transfère l'ordre de caisse au caissier pour enregistrement dans le livre de caisse.

Le montant des salaires non réclamés que le caissier remet à la banque sur le compte courant de l'entreprise avec l'indication des "montants déposés". La banque doit comptabiliser ces montants séparément, car ils peuvent être réclamés n'importe quel jour, ils ne peuvent pas être utilisés pour d'autres paiements de l'entreprise (remboursement de dettes, etc.). Pour les sommes déposées remises à la banque, un mandat de caisse de dépenses générales est établi.

Dans les documents de caisse, les ratures, les taches et les corrections ne sont pas autorisées.

Les ordres au comptant ne sont émis qu'au jour de l'établissement de ces documents. Les bons de caisse de dépenses ou les documents qui les remplacent ne sont pas remis aux bénéficiaires.

La délivrance d'argent en caisse, non confirmée par le reçu du destinataire dans le bon de caisse ou tout autre document le remplaçant, pour justifier le solde d'espèces en caisse n'est pas acceptée. Ce montant est considéré comme manquant et est collecté auprès du caissier.

Lorsqu'ils acceptent des billets de banque et des pièces de monnaie pour les paiements, les caissiers des entreprises doivent être guidés par les signes et les règles établis par la Banque centrale de la Fédération de Russie pour déterminer la solvabilité des billets de banque (billets) et des pièces de monnaie de la Banque de Russie.

Les transactions en espèces sont traitées documents primaires compilé selon les formulaires approuvés par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 18 août 1998 n ° 88 «Sur l'approbation des formulaires unifiés de documentation comptable primaire pour la comptabilisation des transactions en espèces, pour la comptabilisation des résultats d'inventaire»:
- N° KO-1 "Commande d'espèces entrante" ;
- N° KO-2 « Mandat de trésorerie de dépenses » ;
- n° KO-3 "Journal d'enregistrement des documents de trésorerie entrants et sortants" ;
- N° KO-4 "Livre de caisse" ;
- N° KO-5 "Livre de comptabilité accepté et délivré par le caissier De l'argent».

Arrêtons-nous plus en détail sur la procédure de remplissage de chaque document (à l'exception du livre de caisse, procédure de remplissage dont il est question plus haut).

Un ordre de paiement entrant est utilisé pour enregistrer la réception d'espèces à la caisse d'une organisation à la fois en termes de méthodes de traitement manuel des données et lors du traitement des informations à l'aide de la technologie informatique. Un mandat d'encaissement est émis en un exemplaire par un agent comptable, signé par le chef comptable ou une personne habilitée à le faire.

Le récépissé de l'ordre d'encaissement est signé par le chef comptable ou une personne habilitée à le faire, et le caissier, certifié par le sceau (cachet) du caissier et inscrit au registre des pièces de caisse de recettes et de dépenses (imprimé n° 1). le mandat en espèces reste à la caisse.

Dans le bon de commande entrant et ses reçus :
- la ligne "Base" indique le contenu transaction d'affaires;
- sur la ligne « TTC » est indiqué le montant de la TVA, qui est enregistré en chiffres, et si les produits, travaux, services ne sont pas taxés, l'inscription « hors taxe (TVA) » est effectuée.

Dans le bon de commande entrant sur la ligne "Appendice", les documents primaires et autres ci-joints sont répertoriés avec leurs numéros et dates de compilation. Dans la colonne "Crédit, code d'unité structurelle", le code de l'unité structurelle à laquelle les fonds sont reçus est indiqué.

Un bon de caisse de compte est utilisé pour émettre de l'argent à partir de la caisse d'une organisation à la fois selon les méthodes traditionnelles de traitement des données et lors du traitement des informations à l'aide de la technologie informatique. Il est délivré en un exemplaire par un employé du service comptable, signé par le responsable de l'organisation et le chef comptable ou une personne habilitée à le faire, inscrit au registre des pièces de caisse de recettes et de dépenses (formulaire n° KO-3 ).

Dans les cas où les documents (demandes, factures, etc.) joints aux bons de caisse de dépenses comportent une inscription d'autorisation du responsable de l'organisme, sa signature sur les bons de caisse de dépenses est facultative.
Dans le bon de caisse sortant, la ligne "Base" indique le contenu de la transaction commerciale, et la ligne "Annexe" énumère les documents primaires et autres ci-joints, en indiquant leurs numéros et dates de compilation.

Le journal d'enregistrement des pièces de caisse entrantes et sortantes sert à l'enregistrement par le service comptable des ordres de caisse entrants et sortants ou des documents les remplaçant, des états de paiement (règlement et paiement), des demandes d'émission de monnaie, des factures, etc. avant d'être transféré à la caisse de l'organisation. Les ordres de paiement sortants émis sur les bulletins de paie (règlement et paiement) des salaires et autres paiements équivalents sont enregistrés après leur émission.

Le livre de comptabilité des fonds reçus et émis par le caissier est utilisé pour enregistrer l'argent émis par le caissier de la caisse de l'organisation à d'autres caissiers ou à une personne autorisée (distributeur), ainsi que pour comptabiliser le retour des espèces et des espèces documents des opérations effectuées.

Point important! Sans la signature du chef comptable, les espèces et documents de règlement, financière et obligations de crédit considéré comme invalide et ne doit pas être accepté pour exécution. Lors du remplissage des ordres de dépenses et de recettes, les corrections ne sont pas autorisées (clause 3, article 7 et clause 5, article 9 loi fédérale N ° 129-FZ "Sur la comptabilité"). La réception et l'émission de mandats en espèces ne peuvent être effectuées que le jour de leur établissement.

Notez qu'en plus de l'émission d'argent de la caisse directement à la personne indiquée dans le RKO (un document le remplaçant), il est permis d'émettre de l'argent par procuration rédigée de la manière prescrite.

Selon le paragraphe 4 de l'art. 185 du Code civil de la Fédération de Russie, une procuration pour recevoir des salaires, des indemnités, des bourses, ainsi que d'autres paiements liés aux relations de travail, pour recevoir une rémunération pour les auteurs et les inventeurs peut être certifiée par l'organisation dans laquelle le principal travaille , par l'organisme d'entretien du logement du lieu de sa résidence ou par l'administration de l'établissement établissement médical dans lequel il est soigné.

Lors de l'émission d'argent par procuration dans le texte du RKO, après le nom, prénom et patronyme du destinataire de l'argent, le comptable doit indiquer le nom, prénom et patronyme de la personne chargée de recevoir l'argent .

Si l'argent est émis conformément au relevé de règlement (règlement et paiement), une fois que le caissier a inscrit «Par procuration» dans la colonne appropriée, la personne autorisée signe le reçu d'argent. Dans ce cas, les exigences prévues à l'article 15 de la Procédure d'exécution des opérations en espèces doivent être respectées. La procuration appartient à l'organisation. Il est joint au RKO ou au relevé.

Lors de l'émission d'argent par un ordre de dépenses ou un document le remplaçant à un particulier, le caissier exige la présentation d'un document (passeport ou autre document) prouvant l'identité du destinataire, enregistre le nom et le numéro du document, par qui et quand il a été émis et sélectionne le reçu du destinataire. Si un document remplaçant un bon de caisse de dépenses est établi pour l'émission d'argent à plusieurs personnes, les bénéficiaires présentent également les documents indiqués prouvant leur identité et signent dans la colonne appropriée des documents de paiement. Toutefois, dans ce dernier cas, les données de la pièce d'identité ne sont pas inscrites sur le document monétaire remplaçant le bon de caisse.

Dans l'entreprise, l'émission d'argent peut être effectuée conformément à un certificat délivré par cette entreprise, s'il contient une photographie et une signature personnelle du propriétaire.
Un reçu pour recevoir de l'argent ne peut être établi par le destinataire qu'avec sa propre main à l'encre ou un stylo à bille indiquant le montant reçu: roubles - en mots, kopecks - en chiffres. Lors de la réception d'argent conformément au relevé de paiement (règlement et paiement), le montant n'est pas indiqué en toutes lettres.

L'émission de reçus et d'ordres de dépenses ou de documents les remplaçant entre les mains des personnes déposant ou recevant de l'argent est interdite.

A réception des mandats de caisse entrants et sortants ou des documents les remplaçant, le caissier est tenu de vérifier :
a) la présence et l'authenticité de la signature du chef comptable sur les documents, et sur le ticket de caisse ou un document le remplaçant, une inscription facultative (signature) du chef d'entreprise ou des personnes autorisées à le faire ;
b) l'exactitude des documents;
c) la présence des applications énumérées dans les documents.

En cas de non-respect de l'une de ces exigences, la caissière retourne les documents au service comptable pour traitement en bonne et due forme. Les ordres de réception et de dépenses ou les documents qui les remplacent immédiatement après avoir reçu ou émis de l'argent sont signés par le caissier, et les documents qui y sont joints sont remboursés avec un timbre ou l'inscription «Payé» indiquant la date (jour, mois, année) .

L'émission de fonds pour les salaires, les prestations d'assurance sociale et les bourses peut être effectuée en fonction de la masse salariale ou de la masse salariale.
Décret du Comité national des statistiques de Russie du 05.01.2004 n ° 1 approuvé formes unifiées les relevés de paiement et de paie (formulaires n° T-53 et n° T-49, respectivement) et les instructions pour l'utilisation et le remplissage de ces formulaires.
L'émission unique d'argent pour les salaires des particuliers se fait, en règle générale, en fonction des encaissements.

Pour les personnes qui ne font pas partie du personnel de l'entreprise, les options de paiement suivantes sont possibles :
- pour chaque personne séparément, une caisse enregistreuse distincte est délivrée;
- une déclaration séparée est établie pour toutes les personnes exécutant des travaux dans le cadre d'un contrat spécifique.

Point important! Il n'est pas permis de verser de l'argent selon une déclaration aux employés à temps plein et aux personnes qui ne font pas partie du personnel de l'entreprise.

Si les fonds pour les salaires, les prestations d'assurance sociale, les bourses n'ont pas été reçus par les employés dans les trois jours ouvrables, y compris le jour où l'argent a été reçu à la banque, alors après cette période, le caissier est obligé:
a) dans le décompte de solde, contre le nom des personnes auxquelles lesdits versements n'ont pas été effectués, apposer un cachet ou une mention manuscrite : « Déposé » ;
b) établir un registre des sommes déposées ;
c) à la fin du relevé de paie (paie), faites une inscription sur les sommes effectivement versées et sujettes à caution, comparez-les avec le total sur la paie et apposez l'inscription avec votre signature. Si l'argent n'a pas été émis par le caissier, mais par une autre personne, une inscription est également faite sur le relevé: "J'ai émis l'argent conformément au relevé (signature)". L'émission de monnaie par le caissier et le distributeur sur une même feuille est interdite ;
d) inscrire le montant effectivement payé dans le livre de caisse et apposer un timbre sur les relevés : « Ordre de caisse de dépenses n° ____________ ».

Le service comptable vérifie les notes prises par les caissiers dans les états de paiement (règlement et paiement), et compte les montants émis et déposés sur ceux-ci.
Les montants déposés sont déposés à la banque et un ordre général de caisse est établi pour les montants déposés.

Il convient de noter que les normes de la clause 18 de la procédure de conduite des transactions en espèces n'exigent pas la préparation obligatoire de documents de règlement en espèces pour le montant du montant des salaires effectivement payés selon la déclaration (il suffit de mettre le cachet " Bon de commande de dépenses n ° ____ "sur le relevé), tandis que les instructions pour la demande et le remplissage des formulaires n ° T-49 et n ° T-53, approuvés par le Comité national des statistiques de Russie, sont nécessaires pour établir le montant des salaires du RKO pour le montant émis, en indiquant sa date et son numéro dans le relevé.

Les caissiers à la fin de la journée de travail sont tenus de rendre compte au caissier en chef (senior) de l'acompte reçu et de l'argent reçu conformément aux documents de réception, et de remettre le solde en espèces et documents de trésorerie sur les opérations effectuées par le caissier principal (principal) contre réception dans le grand livre de l'argent accepté et émis par le caissier.

Pour les avances reçues pour les salaires et les bourses, le caissier est tenu de se présenter dans le délai spécifié dans la paie pour leur paiement. Jusqu'à l'expiration de ce délai, les caissiers sont tenus de remettre au caissier le solde d'espèces qui n'est pas émis selon les paies. Cet argent est remis dans des sacs, colis et autres emballages scellés par les caissiers au caissier en chef (senior) contre récépissé, en indiquant le montant déclaré.

Considérez la procédure pour refléter les transactions de paie dans la comptabilité en utilisant l'exemple suivant :
Le montant des salaires en organisation commerciale"Automne" pour mars 2009 s'élevait à 180 000 roubles, l'impôt sur le revenu des particuliers sur les salaires accumulés pour mars - 21 580 roubles, la première moitié des salaires a été émise le 16 mars 2009 pour un montant de 74 500 roubles. Le paiement des salaires de la seconde quinzaine du mois (calcul définitif) est effectué avant le 10 du mois suivant. Les espèces pour le paiement des salaires ont été reçues par le caissier de l'organisation les 16.03.2009 et 06.04.2009. Les salaires de la seconde moitié du mois (calcul définitif) ont été payés du 06 au 08 avril. Jusqu'au 09 avril, 74 420 roubles ont été effectivement payés. Le 9 avril, le montant des salaires impayés doit être remis à la banque pour être crédité sur le compte courant.

Le comptable de l'organisation "Automne" reflétera les opérations suivantes en comptabilité:
16.03.2009
Débit 50 Crédit 51 RUB 74 500 – reçu de l'argent de la banque pour payer les salaires de la première quinzaine de mars
Débit 70 Crédit 50 RUB 74 500 – salaires publiés pour la première quinzaine de mars
31.03.2009
Débit 44 Crédit 70 180 000 roubles. Paie de mars
Débit 70 Crédit 68 RUB 21 580 – retenu l'impôt sur le revenu des particuliers sur les salaires du mois de mars
06.04.2009
Débit 68 Crédit 51 RUB 21 580 - transféré au budget de l'impôt sur le revenu des personnes physiques à partir des salaires du mois de mars
Débit 50 Crédit 51 83 920 roubles. - argent reçu de la banque pour payer les salaires de la seconde moitié de mars (180 000 - 21 580 - 74 500) roubles.
Du 04/06/2009 au 04/08/2009
Débit 70 Crédit 50 RUB 74 420 – les salaires de la seconde quinzaine de mars ont été publiés
09.04.2009
Débit 70 Crédit 76/4 RUB 9 500 – déposé des sommes d'argent(83 920 - 74 420) frotter.
Débit 51 Crédit 50 RUB 9 500 - les sommes d'argent déposées déposées à la banque

Par la suite, le salaire déposé est remis aux employés sur un bon de caisse en compte. La date et le numéro de l'ordre doivent être indiqués dans le livre des déposants. S'il y a plusieurs bénéficiaires, il est possible d'émettre une paie distincte.
Lors de la délivrance des salaires déposés, les entrées suivantes sont effectuées:
- Débit 50 Crédit 51 - fonds reçus de la banque pour l'émission des salaires déposés;
- Débit 76/4 Crédit 50 - salaires déposés versés aux employés.