Qui sont les personnes responsables ? Personne responsable. Manque de pièces justificatives

"Journal financier. Numéro régional", 2006, N 5

La comptabilisation des opérations sur les règlements avec personnes responsables, d'une part, est simple, mais, d'autre part, c'est dans ce domaine qu'un grand nombre d'erreurs sont commises. Les plus courantes d'entre elles sont : l'absence de pièces justificatives, le non-respect du montant maximum des règlements en espèces avec les personnes morales, etc. Ces erreurs entraînent parfois des conséquences fiscales plutôt défavorables.

Considérez la séquence du processus de calcul avec les personnes responsables.

Le compte 71 "Règlements avec des personnes responsables" est destiné aux règlements avec les employés de l'entreprise, qui reçoivent de l'argent en acompte. Dans le même temps, une écriture est effectuée en comptabilité pour le débit du compte 71 et le crédit du compte 50 "Caissier". La liste des personnes qui ont le droit de recevoir des fonds en vertu du rapport doit être approuvé par arrêté chef. Ce document remplit une fonction de contrôle non seulement sur le mouvement de ces De l'argent mais aussi pour leur utilisation prévue.

Délais de remise du rapport préalable

Conformément au paragraphe 11 de la Procédure de maintien opérations en espèces(approuvé par décision du conseil d'administration de la Banque de Russie du 22 septembre 1993 N 40) les personnes qui ont reçu des espèces en compte doivent les présenter au service comptable au plus tard trois jours ouvrables après l'expiration de la période pour laquelle elles ont été délivrés, ou à compter du jour où ils reviennent d'un voyage d'affaires, les organisations déclarent les montants dépensés et procèdent à leur règlement définitif.

A ce jour, entre le fisc et les contribuables il y a situation controversée sur la question du report du rapport de la personne responsable sur les montants reçus. L'administration fiscale estime que dans ce cas, le salarié a revenu imposable pour l'impôt sur le revenu des particuliers et l'UST. Cela peut être argumenté, puisque les fonds ne sont pas transférés dans la propriété de l'employé et continuent d'être répertoriés comme comptes débiteurs. De plus, les autorités fiscales elles-mêmes doivent prouver le fait de percevoir des revenus. Cependant, il vaut mieux ne pas en arriver là. Voilà pourquoi service financier les organisations doivent assurer le contrôle du retour en temps opportun des montants comptables et, si nécessaire, émettre une note adressée au responsable avec une demande d'émettre une ordonnance de retenue des montants non retournés de salaires employé (avec son consentement écrit). La présence dans l'organisation d'un ordre d'approbation de la liste des personnes responsables aidera le contribuable dans un litige avec l'administration fiscale sur cette question.

documents justificatifs

Si les fonds sont émis pour des besoins économiques, seules les dépenses bon de caisse. Lorsque vous envoyez un employé en voyage d'affaires, vous devez vous occuper de l'exécution de tout un ensemble de documents.

Tout d'abord, il est nécessaire d'émettre un ordre d'envoyer un employé en voyage d'affaires (formulaire N T-9), qui est signé par le chef de l'organisation ou une personne autorisée par lui. Il indique le nom et les initiales, l'unité structurelle, la profession (position) de la personne détachée, ainsi que le but, l'heure et le lieu du voyage d'affaires.

Dans un deuxième temps, délivrer une attestation de déplacement (formulaire N T-10), qui indique le temps passé en déplacement professionnel (heure d'arrivée au(x) point(s) de destination et heure de départ de celui-ci(s). A chaque destination, des marques sont faites sur l'heure d'arrivée et les éliminations, qui sont certifiées par la signature du fonctionnaire responsable et le sceau.Le certificat est délivré en un exemplaire par un employé du service du personnel sur la base d'un ordre (instruction) à envoyer sur un voyage d'affaires.

Troisièmement, une mission de service est délivrée (formulaire N T-10a). Il est signé par le responsable de l'unité structurelle dans laquelle travaille la personne détachée et approuvé par le responsable de l'organisation.

Ces documents confirment le caractère productif du voyage d'affaires. Cependant, dans la pratique, très souvent, les personnes détachées sont inattentives à leur enregistrement. Par exemple, ne marquez pas dans le certificat de voyage l'heure d'arrivée et de départ du lieu du voyage d'affaires. Dans ce cas, le fait même d'être en voyage d'affaires peut être remis en cause. Ou, lors de la soumission d'un rapport préalable au service comptable, l'employé ne joint pas de rapport sur l'exécution d'une mission de travail. Ensuite, il y a des problèmes pour confirmer la faisabilité économique des coûts encourus.

Les organisations achètent souvent les billets d'avion et de train de manière centralisée paiement sans espèces. Dans ce cas, l'achat et l'émission de billets dans le cadre du rapport sont consignés dans les livres comptables avec les écritures suivantes :

Dt 60, Kt 51 - le paiement anticipé des billets d'avion a été transféré ;

Dt 50-3, Kt 60 - billets reçus ;

Dt 19, Kt 60 - pour le montant de la TVA ;

Dt 71, Kt 50-3 - un billet d'avion a été délivré à une personne responsable.

Lors de l'acceptation de pièces justificatives pour un déplacement professionnel, il faut faire attention à la composition des frais remboursés par le redevable. Les articles 217 (clause 3) et 264 (clause 12 clause 1) du Code des impôts de la Fédération de Russie définissent la liste suivante des dépenses qui sont indemnisées à l'employé et ne sont pas incluses dans son revenu imposable (pour certains éléments dans les limites) : per diem, dépenses de voyage cibles réellement encourues et documentées vers et depuis la destination, frais de service aéroportuaire, frais de commission, frais de déplacement vers l'aéroport ou la gare aux points de départ, de destination ou de transfert, pour le transport des bagages, frais de location l'hébergement, le paiement des services de communication, la réception et l'enregistrement d'un passeport étranger de service, l'obtention de visas, ainsi que les frais liés à l'échange monnaie en espèces ou chèque bancaire pour espèces monnaie étrangère. Ainsi, le coût du service dans les bars, restaurants, etc. l'organisation n'est pas obligée de les indemniser, puisqu'ils doivent être pris en charge par l'employé au détriment des per diem. Si, toutefois, le gestionnaire décide de les indemniser, ces montants ne sont pas pris en compte lors du calcul du revenu imposable et augmentent en même temps le revenu imposable de l'employé.

Paiement de l'impôt sur le revenu des personnes physiques en cas de dépassement d'indemnité journalière

Concernant retenue d'impôt sur le revenu des personnes physiques d'indemnités journalières excessives, cette question reste aujourd'hui controversée. Les autorités fiscales recommandent d'utiliser les normes établies par le décret gouvernemental Fédération Russe du 08.02.2002 N 93 (ci-après - Résolution N 93). Toutefois, aux fins calculs de l'impôt sur le revenu des particuliers cette résolution ne peut pas être appliquée, puisqu'elle a été adoptée conformément aux paragraphes. 12 p.1 art. 264 du Code fiscal de la Fédération de Russie et établit l'indemnité journalière utilisée pour déterminer assiette fiscale sur l'impôt sur les sociétés.

Actuellement, il y a un avantage pour les contribuables pratique d'arbitrage concernant l'imposition de l'impôt sur le revenu des personnes physiques sur les indemnités journalières excédentaires. Ainsi, dans la décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 26 janvier 2005 N 16141/04, il est indiqué que, conformément à l'art. 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, le montant du remboursement des indemnités journalières est déterminé convention collective ou un acte réglementaire local de l'organisation, quelle que soit sa forme de propriété et son affiliation départementale. Le décret N 93 ne devrait pas être appliqué dans cette situation. Une position similaire a été exprimée dans le décret du Présidium de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 26 avril 2005 N 14324/04.

Dans la lettre du ministère des Finances de la Russie du 18 mars 2005 N 03-05-01-04 / 59, l'opinion contraire a été exprimée selon laquelle le Code du travail ne donne à l'employeur que le droit d'établir le montant du remboursement des dépenses associées avec un voyage d'affaires, et ne lui donne pas le droit de déterminer le montant forfaitaire de ces dépenses, non déductible fiscalement.

Il convient de prêter attention à l'exigence de la clause 11 de la Procédure pour effectuer des transactions en espèces: il est possible d'émettre des fonds dans le cadre du rapport uniquement après un rapport complet sur les montants précédemment émis. Certes, la responsabilité fiscale et administrative en cas de violation de cette exigence n'est pas prévue.

Vérification du rapport préalable

A réception du rapport préalable, il est nécessaire de vérifier l'exactitude de son exécution:

il doit être compilé selon forme unifiée;

signé par la personne responsable, le chef comptable et approuvé par le chef de l'organisation ;

Toutes les pièces justificatives doivent être jointes au rapport.

Lors de la vérification des pièces justificatives jointes au rapport, vous devez faire attention aux points suivants.

Si des valeurs matérielles ont été acquises, alors pour rapport préalable non seulement les documents de paiement (reçu de caisse et reçu pour un reçu de caisse) sont joints, mais également les documents de marchandises (lettres de voiture, reçus de vente marqués du cachet "payé"). DANS documents commerciaux il doit y avoir un décodage complet des valeurs acquises.

Parfois, la personne responsable ne joint qu'un reçu de caisse au rapport préalable, sans reçu de vente. Dans une telle situation, il peut y avoir des problèmes avec la prise en compte actifs matériels. Et c'est pourquoi. Conformément à l'art. Art. 159 et 160 du Code civil de la Fédération de Russie, les transactions des personnes morales entre elles et avec les citoyens doivent être faites par écrit en rédigeant un document exprimant son contenu et signé par la ou les personnes effectuant la transaction, ou des personnes dûment autorisées par leur. Le paragraphe 2 de l'art. neuf loi fédérale daté du 21 novembre 1996 N 129-FZ "Sur la comptabilité" contient une liste des détails obligatoires qu'un document principal doit avoir pour être accepté pour la comptabilité, y compris les signatures personnelles des responsables de la transaction commerciale. Ainsi, tant la législation civile que la législation comptable prévoient la signature des personnes responsables dans le document confirmant le fait de la transaction. Étant donné que le reçu de caisse ne les contient pas, il ne peut pas servir de document confirmant le fait de l'achat de biens, la prestation de services pour entité légale.

Pour éviter les litiges avec l'administration fiscale, le redevable doit établir un acte reflétant la quantité et la valeur des valeurs reçues. L'acte doit contenir tous les détails requis fournis pour le document principal, et être signé par une personne matériellement responsable qui a accepté ces valeurs au dossier.

La pratique judiciaire dans une telle situation est du côté du contribuable (résolutions du Service fédéral antimonopole du district de Sibérie occidentale du 25 février 2004 N F04 / 953-206 / A45-2004 du 11 mai 2004 N A05-12469 / 03-26). Ainsi, dans la résolution N Ф04 / 953-206 / А45-2004, le tribunal a indiqué que l'absence de documents primaires ne peut être considérée comme une base pour inclure ces montants dans le revenu du salarié, car ils ne restent pas à sa disposition.

Autre situation : la personne responsable joint un ticket de caisse, mais ne joint pas de ticket de caisse. Dans le décret du Service fédéral antimonopole du district de Moscou du 12 juillet 2004 N KA-A40 / 5472-04, le tribunal a conclu que les fonds reçus dans le cadre du rapport de l'organisation par ses employés avaient été dépensés à des fins de production et n'étaient pas utilisé pour extraire gain matériel. Ces faits sont confirmés rapports préalables, reçus de vente, factures, reçus, ordres de réception, actes, affectations de travail. La preuve que les fonds reçus dans le cadre du rapport sont les revenus des employés, les autorités fiscales n'ont pas fourni.

Parfois, au lieu d'un reçu de caisse, un reçu est joint au PKO. Ou Document de paiement totalement absent. Dans une telle situation, le fait d'afficher des valeurs matérielles est particulièrement important. Après tout, ce document sera une confirmation de l'utilisation réelle par la personne responsable des fonds reçus. Dans une telle situation, les tribunaux prennent le parti du contribuable (Résolution du Service fédéral antimonopole du district du Caucase du Nord du 06/07/2005 N F08-2438 / 2005-989A). Lors de l'émission de fonds, la personne responsable doit être consultée sur le montant maximum des règlements en espèces entre entités juridiques.

Parfois, un employé de l'entreprise achète des marchandises aux dépens des siens fonds propres puis l'organisation lui rembourse les frais. Pour éviter les ennuis, ce cas peut être recommandé de documents sources de la manière suivante :

ils doivent être délivrés non pas à un individu, mais à une organisation ;

un employé acquérant une MPZ doit agir sur la base d'une procuration délivrée par l'entreprise.

L'une des erreurs typiques lors de la compilation d'un rapport préalable consiste à radier les actifs matériels des comptes de coûts (20, 23, 25, 26, 29, 44) sans les comptabiliser. comptabilité d'inventaire. Cela entraîne une diminution contrôle interne pour le mouvement de MPZ dans l'organisation, ainsi que des sanctions pour violation grossière règles de comptabilisation des produits et charges (voir tableau).

Déductions TVA

Pour accepter la déductibilité de la TVA, certaines conditions doivent être remplies : les biens doivent être crédités, payés (avant le 31/12/2005), utilisés dans des activités soumises à cette taxe. De plus, vous devez avoir une facture avec un montant de TVA dédié. Il est très important dans cette situation que tous les documents (lettres de transport, factures, reçus pour PKO) soient délivrés à l'organisation et non à l'individu. Pour ce faire, il doit avoir une procuration. Sinon, il sera problématique de recevoir une facture, car conformément au paragraphe 7 de l'art. 168 du Code fiscal de la Fédération de Russie lors de la vente de biens au comptant par des organisations vendre au détail Et Restauration, ainsi que d'autres organisations, entrepreneurs individuels exécutant des travaux et fournissant des services payants directement au public, les exigences relatives à l'établissement de documents de règlement et à l'émission de factures sont considérées comme remplies si le vendeur a délivré un reçu de caisse ou un autre document de la forme établie au acheteur.

En pratique, les organisations ont des problèmes avec les déductions de TVA :

1. si la taxe n'est pas affectée dans le chèque sur une ligne séparée.

En imposant l'imputation de la TVA dans le chèque, l'administration fiscale se réfère au paragraphe 4 de l'art. 168 du Code fiscal de la Fédération de Russie, qui stipule que dans les documents de règlement, y compris dans le registre des chèques et des registres de réception des fonds d'une lettre de crédit, des documents comptables primaires et des factures, la taxe doit être mise en évidence sur une ligne distincte. Ce question controversée. Premièrement, un encaissement n'est ni un document principal ni un document de règlement. A l'appui de cet avis, on peut citer la Résolution du Service fédéral antimonopole du District Nord-Ouest du 24 janvier 2005 N A66-7929/2004, dans laquelle le tribunal a indiqué que les conditions de présentation de la TVA sur les biens à déduction sont le paiement effectif des biens achetés pour la vente, leur affichage et l'existence d'un compte - facture émise par le fournisseur de biens indiquant le montant de la TVA. Un point de vue similaire est donné dans le décret du Service fédéral antimonopole du district de l'Oural du 8 juillet 2003 N Ф09-1961 / 03AK). Deuxièmement, si les montants indiqués sur le chèque et sur la facture sont identiques, on peut affirmer que la TVA a été payée sur le prix des marchandises ;

1. s'il y a un reçu pour PKO (ou un reçu), mais il n'y a pas de reçu en espèces.

Les tribunaux prennent également le parti du contribuable. Ainsi, dans le décret du Service fédéral antimonopole du district du Nord-Ouest du 9 novembre 2004 N F04-6697 / 2004), il est indiqué que le Code fiscal de la Fédération de Russie ne contient pas le concept d'un document confirmant la réalité paiement de la TVA. Un document confirmant le paiement effectif des montants de taxe doit être compris comme un reçu de caisse ou un autre document du formulaire établi.

A. Vagapova

CJSC "Gorislavtsev et K.Audit"

Personnes responsables - les employés de l'organisation qui ont reçu de l'argent à l'avance pour dépenses à venir(voyages économiques et d'affaires).

Une personne responsable est une personne (généralement un employé d'une entreprise) qui est chargée d'effectuer toute transaction commerciale, d'effectuer une tâche (un voyage d'affaires, l'achat et le paiement d'articles en stock, de services) et qui est tenue de rendre compte à l'entreprise (un employeur individuel) au sujet de la mission.

Tout d'abord, sont responsables les personnes qui entretiennent des relations de travail avec l'entreprise ou personne physique sujet activité entrepreneuriale. Un employé embauché en vertu de n'importe quel Contrat de travail(pour un travail permanent, saisonnier, temporaire, pour un travail à temps partiel), est une personne responsable vis-à-vis de son employeur.

La liste des personnes habilitées à recevoir des sommes comptables est approuvée par le responsable de l'organisation. Les règles d'émission des montants comptables sont régies par la procédure de conduite des opérations de trésorerie et d'autres documents.

Un nouveau paiement anticipé n'est émis qu'après règlement intégral de celui émis précédemment. Paiement anticipé pour l'avenir dépenses ménagères et ses conditions sont déterminées par le chef de l'organisation. L'émission d'acomptes de caisse pour les dépenses liées aux déplacements professionnels, y compris les déplacements professionnels, s'effectue dans la limite des sommes dues aux redevables à ces fins.

Les personnes responsables des acomptes reçus ne peuvent dépenser que dans le but prévu. Le transfert de sommes comptables par une personne comptable à une autre est interdit.

Le responsable doit remettre au responsable de l'organisme un rapport sur l'utilisation des fonds reçus avec pièces justificatives (titres de transport, notes d'hôtel, reçus de vente, etc.). Pour les avances sur frais professionnels, les rapports doivent être soumis dans les délais fixés par le responsable de l'organisation.

Découvert

Les délais d'établissement des déclarations préalables de frais de déplacement professionnel sont prévus par les textes réglementaires applicables.

Le solde des montants non dépensés doit être déposé par le responsable à la caisse de l'organisation en même temps que le dépôt du rapport préalable. Le dépassement des montants comptables est remis à la personne responsable à partir de la caisse. Les rapports préalables après vérification par le service comptable sont approuvés par le chef de l'organisation.

2018-08-1515.08.2018 13:19

Selon le changement adopté le 19 août 2017, vous pouvez émettre un nouveau montant à un employé pour un rapport à tout moment. Auparavant, cela ne pouvait se faire tant que l'employé n'avait pas remboursé la dette précédente. Pour les violations, les inspecteurs ont été condamnés à une amende pouvant aller jusqu'à 50 000 roubles.

service temporairement indisponible

roubles (article 15.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

Accumuler des dettes auprès d'employés responsables est toujours risqué. Les inspecteurs peuvent exiger d'eux l'impôt sur le revenu des particuliers. Par conséquent, vous devrez combattre des accusations supplémentaires déjà portées devant le tribunal.

Conformément à l'article 11 de la procédure pour effectuer des transactions en espèces dans la Fédération de Russie, approuvée par la décision du conseil d'administration de la Banque centrale du 22 septembre 1993 n ° 40, les entreprises émettent des espèces contre un rapport sur les dépenses d'entreprise et d'exploitation dans des montants et pour des périodes déterminés par les chefs d'entreprise.
Les personnes qui ont reçu des espèces en compte sont tenues, au plus tard trois jours ouvrables après l'expiration de la période pour laquelle elles ont été émises, ou à compter du jour de leur retour d'un voyage d'affaires, de soumettre un rapport sur les montants dépensés à la comptabilité département de l'entreprise et procéder à un règlement définitif à leur sujet.
Basé sur l'art. 41 du Code fiscal de la Fédération de Russie, le revenu est reconnu comme un avantage économique en espèces ou en nature, pris en compte s'il est possible de l'évaluer et dans la mesure où cet avantage peut être évalué, et déterminé par rapport au les revenus des personnes physiques conformément au chapitre « Impôt sur le revenu des personnes physiques » du Code général des impôts RF.
Conformément au paragraphe 1 de l'art. 210 du Code fiscal de la Fédération de Russie, lors de la détermination de la base d'imposition de l'impôt sur le revenu des personnes physiques, tous les revenus du contribuable qu'il a reçus en espèces et en nature, ou le droit de disposer dont il est issu, ainsi que les revenus sous forme d'avantages matériels, déterminés conformément à l'art. 212 du Code fiscal de la Fédération de Russie.
Mais, les fonds émis à des particuliers en vertu du rapport ne relèvent pas de ce concept. Attribué à un employé créances n'implique pas le transfert de propriété des sommes émises en vertu du rapport, par conséquent, une telle dette ne peut être considérée comme faisant partie du revenu de l'employé. Dans le cas contraire, cela signifierait un changement dans la qualification juridique de la relation entre l'organisation et l'employé, et seul un tribunal peut procéder à une telle reconversion.
L'article 45 du Code fiscal de la Fédération de Russie interdit la perception incontestable d'impôts dans un tel cas. L'argent émis contre le rapport ne devient pas la propriété de l'employé, même s'il n'a pas fourni un rapport préalable à temps, mais forme une dette individuel avant l'organisation. De plus, ils ne sont pas ses revenus et ne sont pas reconnus comme un objet de l'impôt sur le revenu des particuliers (décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 7 septembre 2010 n ° VAS-12053/10, résolutions du Présidium de la Cour suprême Cour d'arbitrage de la Fédération de Russie du 3 février 2009 n° 11714/08, FAS du district de Moscou du 22 mars 2010 n° КА-А40/2469-10 dans l'affaire n° А40-25540/09-115-130, n° КА-А40/5879-10-3 du 16.06.2010 dans l'affaire n° А40-125078/09-126-900, FAS du district du Nord-Ouest du 12 mai 2009 n° A56-16804/2008).
Les tribunaux ne soutiennent pas non plus la possibilité de qualifier les montants comptables pour lesquels les rapports ne sont pas soumis à temps en tant que prêts sans intérêt (décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 07.09.2010 n ° VAS-12053 / 10, résolutions du le Service fédéral antimonopole du district de Moscou du 24 février 669-10 dans l'affaire n° A40-46422 / 09-112-282, SAF du district de Sibérie orientale du 05.05.2009 n° A33-6849 / 2008-F02-1857 / 2009). Les fonds émis contre le rapport, pour lesquels l'employé n'a pas soumis un rapport préalable en temps opportun, sont reconnus comme la dette de l'employé envers l'employeur (paragraphe 213 des instructions pour l'application du plan comptable unifié comptabilité… », approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 01.12.2010 n° 157n). Le remboursement de cette dette peut être effectué, notamment, par retenue sur les salaires (article 137 du Code du travail de la Fédération de Russie). L'employeur a le droit de prendre une décision de retenue sur le salaire de l'employé au plus tard un mois à compter de la date d'expiration du délai fixé pour le remboursement de l'avance, à condition que l'employé ne conteste pas les motifs et les montants de la retenue (des lettres Service fédéral relative au travail et à l'emploi du 11 mars 2009 n° 1144-TZ, du 9 août 2007 n° 3044-6-0).

En ce qui concerne la deuxième question, que le travailleur a déclaré en avance et demande un nouveau montant sur le compte, alors vous pouvez bien sûr l'émettre, car il acquiert quelque chose pour l'entreprise ...

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Personne responsable

Réglementation réglementaire des règlements avec personnes responsables

La comptabilisation des règlements avec les personnes responsables est effectuée conformément aux documents réglementaires qui ont des statuts différents. Certaines d'entre elles sont obligatoires, d'autres ont un caractère consultatif. Selon le but et le statut règlements il convient de présenter sous la forme du système suivant :

• Le premier niveau (législatif) - définit l'essence de la comptabilité, ses tâches, les concepts de base utilisés en comptabilité, la procédure de réglementation, d'organisation et de tenue de la comptabilité et de présentation des états financiers. qui sont adoptés par la Douma d'État, les décrets du président de la Fédération de Russie et les résolutions du gouvernement de la Fédération de Russie, réglementant directement ou indirectement l'organisation et la tenue de la comptabilité dans une organisation.

Les documents du premier niveau comprennent tout d'abord la loi fédérale "sur la comptabilité", le code civil de la Fédération de Russie, le code du travail de la Fédération de Russie, le code fiscal de la Fédération de Russie, les lois fédérales "sur la société par actions», « Sur les sociétés à responsabilité limitée », etc.

Le Code civil définit ces concepts nécessaires comme une personne morale (article 48), ses caractéristiques et ses types : commerciaux et non commerciaux, définit une licence comme un permis spécial délivré aux personnes morales pour le droit de s'engager dans certains types activités dont la liste est fixée par la loi ; explique la différence entre la charte et l'acte constitutif, ainsi qu'entre la réorganisation de l'entreprise et sa liquidation, dont la connaissance est nécessaire à la bonne prise en compte dans la comptabilité des opérations qui s'y rapportent. En outre, le Code civil révèle l'essence de la propriété et des droits de propriété (clause 1, article 209 du Code civil de la Fédération de Russie). Ceci est également important pour le service comptable de l'entreprise, car il est nécessaire de savoir quand vient la propriété d'un objet particulier afin de le refléter correctement dans la comptabilité. Il faut aussi savoir Code civil afin de comprendre le sens économique du contrat, puisque le contrat agit un outil important droits individuels de réglementer les relations patrimoniales et non patrimoniales et agit comme une sorte de transaction juridique (clause 1, article 307 du Code civil de la Fédération de Russie). Beaucoup ne s'en sortent pas sans la conclusion d'un contrat opérations commerciales et à cet égard, vous devez connaître les conditions et la procédure de conclusion d'un accord (article 432 du Code civil de la Fédération de Russie); exigences relatives à la forme du contrat; motifs de modification ou de résiliation du contrat, responsabilité en cas de non-exécution, etc. Ainsi, le Code civil de la Fédération de Russie définit les principales catégories conceptuelles juridiquement significatives qui doivent être maîtrisées par le personnel d'une entreprise afin de pouvoir mener des activités commerciales.

La loi «sur la comptabilité» n ° 402-FZ du 6 décembre 2011 a joué un rôle décisif dans la prévention de l'effondrement du système unifié de comptabilité et de reporting dans l'économie russe.

Responsables en comptabilité

Il est devenu le noyau autour duquel, avec plus ou moins de succès, les travaux ont été menés pour réformer le service comptable national.

Dix ans d'expérience réglementation législative la comptabilité montre qu'une telle réglementation devrait être axée sur la résolution de deux tâches principales : premièrement, la loi devrait établir un mécanisme pour l'exercice du droit des parties intéressées à recevoir des informations fiables, objectives et utiles sur les activités des entités économiques ; deuxièmement, la loi doit déterminer le système de réglementation comptable qui permettra de remplir la première tâche. Par conséquent, la loi "sur la comptabilité" établit les exigences minimales en matière de comptabilité, de processus comptable et de reporting.

• Le deuxième niveau (normatif) - établit les règles de base pour la formation d'informations complètes et fiables sur les différentes sections de la comptabilité et la présentation des informations dans les états financiers. ce sont des réglementations comptables (PBU) élaborées conformément aux exigences des IFRS, règles et autres normes. Elles sont divisées en trois groupes : les dispositions réglementant les questions générales de divulgation d'informations ; dispositions relatives à l'actif et au passif de l'organisation ; dispositions relatives à la performance financière de l'organisation. Pour organiser la comptabilité des dépenses, le PBU 10/99 «Dépenses de l'organisation» est destiné. Le présent règlement établit les règles de formation en comptabilité des informations sur les dépenses des organisations commerciales (à l'exception des organismes de crédit et d'assurance) qui sont des personnes morales en vertu de la législation de la Fédération de Russie. Les dépenses d'un organisme sont comptabilisées en diminution des avantages économiques à la suite de la cession d'actifs (trésorerie, autres biens) et (ou) de l'apparition de passifs, entraînant une diminution du capital de cet organisme, à l'exception d'un diminution des apports par décision des participants (propriétaires). Les dépenses de l'organisation, en fonction de leur nature, des conditions de mise en œuvre et des activités de l'organisation, se répartissent en :

1. dépenses pour espèces ordinaires Activités;

2. autres dépenses.

Pour l'application du présent règlement, les dépenses autres que les dépenses d'activités ordinaires sont considérées comme d'autres dépenses. Les autres dépenses comprennent également les dépenses d'urgence.

• Le troisième niveau (méthodologique) - les documents de ce niveau sont de nature consultative, ils énoncent des instructions méthodologiques, des explications sur les problèmes de mise en place de la comptabilité. Les documents de ce niveau comprennent des directives pour la comptabilisation des immobilisations, stocks de production et d'autres, qui révèlent les aspects méthodologiques et pratiques, les règles et les méthodes de comptabilisation de certains objets.

La liste des documents réglementant les méthodes comptables est assez longue. Ces documents doivent être divisés en deux groupes, puisque l'un réglemente la comptabilisation des objets à usage industriel général et l'autre est axé sur l'industrie. Le premier groupe comprend notamment :

- la procédure d'exécution des transactions en espèces dans la Fédération de Russie, approuvée par la décision du conseil d'administration de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 22 septembre 1993. n° 40 (lettre de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 4 octobre 1993 n° 18) ;

— Des lignes directrices sur la comptabilisation des immobilisations, approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 20 juillet 1998. n ° 33n (tel que modifié par l'arrêté du ministère des Finances de Russie du 23 mars 2000 n ° 32n);

- Directives méthodologiques pour la comptabilisation des stocks, approuvées par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 28 décembre 2001 n°. n ° 119n (tel que modifié par l'arrêté du ministère des Finances de la Russie du 23 avril 2002 n ° 33n);

- Plan comptable pour la comptabilité des activités financières et économiques des organisations et instructions pour son application, approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 31 octobre 2000. n ° 94n (tel que modifié par l'arrêté du ministère des Finances de la Russie du 7 mai 2003 n ° 38n);

Les documents réglementaires du troisième niveau précisent et divulguent la procédure d'application des lois et règlements fédéraux (normes) du ministère des Finances de la Russie. Ils ne peuvent contredire actes juridiques niveau supérieur. Les documents de niveau 3 n'ont pas de valeur juridique, c'est-à-dire qu'ils ne doivent pas être cités dans une procédure judiciaire. Cependant, ces documents permettent d'organiser rationnellement la comptabilité conformément aux règles prévues par le ministère des Finances de la Russie et aux besoins des utilisateurs. informations économiques. Le respect des exigences des documents de troisième niveau est vérifié par les auditeurs et les organismes départementaux d'audit

• Le quatrième niveau (organisationnel) - les organisations, guidées par la législation de la Fédération de Russie sur la comptabilité, les règlements des organismes de réglementation de la comptabilité, forment indépendamment leur politique comptable. Selon le PBU 1/2008, une politique comptable est comprise comme un ensemble de méthodes et de formes de comptabilité spécifiques, déterminées par l'organisation elle-même sur la base des exigences et des caractéristiques stipulées de l'activité. Exigence générale, formulée par le ministère des Finances de la Russie, est que la politique comptable doit divulguer les méthodes comptables qui affectent de manière significative l'évaluation et la prise de décision par les utilisateurs intéressés États financiers. Les méthodes comptables sont reconnues comme essentielles, sans la connaissance desquelles il est impossible d'apprécier de manière fiable la situation financière, la trésorerie ou résultats financiers Activités. Ces signes devraient inclure :

les moyens de rembourser le coût des biens amortissables selon les règles de comptabilité et de comptabilité fiscale;

la procédure d'évaluation des stocks, des marchandises, des en-cours et des produits finis ;

les types de réserves créées et les conditions d'annulation des dépenses reportées ;

procédure d'utilisation du bénéfice net ;

d'autres questions que les propriétaires, les dirigeants et les gestionnaires de l'organisation jugent importantes.

En raison du fait que les règlements avec des personnes responsables affectent plusieurs sections à la fois de la comptabilité et comptabilité fiscale la liste des actes législatifs est assez longue.

Les principales dispositions relatives à la prise en compte des dépenses auprès des personnes responsables dans la comptabilité sont régies par la loi fédérale "sur la comptabilité" n° 402-FZ du 06.12.2011 (1er niveau).

La procédure d'émission de fonds pour les besoins économiques et les règles de traitement de l'émission sont précisées dans la "Procédure de réalisation des transactions en espèces".

En raison du fait que les règlements avec des personnes responsables sont effectués en espèces, le montant des règlements d'une personne responsable lors d'un paiement en espèces doit être conforme à la réglementation Banque centrale RF, selon laquelle limite de taille règlements en espèces sur une transaction avec une entité juridique d'un montant de 60 000 roubles (3e niveau).

Les règlements avec des personnes responsables affectent la fiscalité de l'entreprise dans le cadre de l'impôt sur les sociétés, de la taxe sur la valeur ajoutée, de l'impôt sur le revenu des personnes physiques et de l'impôt social unifié, c'est-à-dire. ils sont reflétés dans les chapitres suivants. Code fiscal RF.

Le chapitre 21 "Taxe sur la valeur ajoutée" réglemente les règles d'annulation de la TVA lors de dépenses effectuées au détriment des fonds comptables. Chapitre 23 « Impôt sur le revenu des personnes physiques » et Chapitre 24 « Impôt unifié taxe sociale» réglemente la procédure d'imposition à l'impôt sur le revenu des personnes physiques et à l'impôt social unifié sur les sommes perçues par un salarié contre déclaration. Le chapitre 25 "Impôt sur les sociétés" stipule la procédure de comptabilisation des dépenses engagées à partir des fonds émis dans le cadre du rapport, lors du calcul du bénéfice imposable (1er niveau).

En outre, les règlements avec des personnes responsables sont reflétés dans le règlement comptable n ° 10/99 "Dépenses de l'organisation" (3e niveau).

En faisant frais de voyage tenir compte des normes du Code du travail de la Fédération de Russie (18), qui stipule la liste des personnes pouvant être envoyées en voyage d'affaires (1er niveau).

Le montant de l'indemnité journalière est établi par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 8 février 2002 n ° 93 (1er niveau).

Les principaux documents du quatrième niveau pour les règlements avec personnes responsables sont :

1.Réglementation comptable, formé par le chef comptable de l'organisation et approuvé par le chef de l'organisation. Les bases de la formation et de la divulgation de la politique comptable de l'organisation sont établies par PBU 1/98 "Politique comptable de l'organisation", approuvée par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 09.12.1998 n ° 60n.

2. Formulaires de documents comptables primaires approuvés par le responsable de la comptabilité des règlements avec des personnes responsables :

• ordre de paiement entrant (formulaire KO-1) - émis lorsque l'employé retourne le montant comptable non dépensé à la caisse ;
• bon de caisse de dépenses (formulaire KO-2) - émis lors de l'émission de fonds pour un rapport;
• certificat de voyage (formulaire n ° T-10) - détermine le temps réel passé par l'employé en voyage d'affaires;
• rapport préalable avec pièces justificatives (factures, reçus, titres de transport, lettres de voiture, etc.).

3. Le plan comptable approuvé par le responsable de la comptabilité - contient une liste des comptes synthétiques et des sous-comptes utilisés par l'organisation.

Les personnes qui ont reçu de l'argent de l'organisation dans le cadre du rapport et qui doivent, dans son intérêt, faire des dépenses ou acquérir des biens, sont appelées des personnes responsables. Il s'agit, par exemple, des salariés qui sont envoyés en voyage d'affaires, ou des salariés qui achètent des biens et du matériel pour leur employeur. Bien que le comptable ne doive pas nécessairement être un employé de l'organisation: de l'argent dans le cadre du rapport peut être remis, par exemple, à une personne qui effectue des travaux sur le GPA.

Pour rationaliser les règlements avec des personnes responsables, une organisation peut élaborer un règlement sur les règlements avec des personnes responsables ou un autre document similaire. Une liste des personnes qui ont le droit de recevoir de l'argent en vertu du rapport peut également être approuvée. En règle générale, une commande est émise à cet effet, dont nous avons donné la forme dans une autre.

La base d'émission d'argent pour un rapport peut être un document administratif d'une personne morale (par exemple, une commande) ou une déclaration écrite d'un comptable (clause 6.3 de la directive de la Banque centrale du 11 mars 2014 n ° 3210-U ). Nous avons parlé plus en détail des motifs d'émission d'argent pour un rapport dans le nôtre, où nous avons également fourni un échantillon de la commande correspondante.

Une comptabilité synthétique avec des personnes responsables est tenue sur le compte 71 «Règlements avec des personnes responsables» (arrêté du ministère des Finances du 31 octobre 2000 n ° 94n). En savoir plus sur le typique archives de comptabilité nous avons parlé de la comptabilisation des règlements avec des personnes responsables.

Actuellement, la procédure d'application de la CCP dans les règlements avec des personnes responsables présente un intérêt particulier. Nous vous en dirons plus à ce sujet dans notre documentation.

Délivrance au responsable et restitution de l'argent à celui-ci : s'il faut appliquer le CCP

Rappelons que le CCP est généralement utilisé par toutes les organisations et les entrepreneurs individuels lorsqu'ils effectuent des calculs. Est-il nécessaire d'utiliser le CCP lors de l'émission d'argent à une personne responsable ou lors de la restitution de fonds responsables à celle-ci ?

Rappelons que les règlements sont l'acceptation (réception) et le paiement de fonds en espèces ou de manière non monétaire pour des biens, travaux, services, incl. sous forme d'acompte ou d'avances (article 1.1 de la loi fédérale du 22 mai 2003 n° 54-FZ). Il semblerait que lorsque de l'argent est émis contre un rapport ou lorsque les comptables retournent un acompte non dépensé, des calculs sont effectués. Faut-il utiliser le CCT dans ce cas ?

Selon le Département de Moscou du Service fédéral des impôts, l'émission d'espèces à partir de la caisse sur la base d'un rapport n'est pas essentiellement un règlement au sens défini dans le concept de «règlement» par la loi fédérale n ° 54-FZ de mai 22, 2003. Par conséquent, il n'est pas nécessaire d'appliquer CCP dans ce cas (Lettre du Service fédéral des impôts de Moscou du 14 juin 2018 n ° 17-26 / 2 / [courriel protégé]). La position exprimée par le fisc régional a été confirmée par le fisc fédéral dans un courrier ultérieur (Lettre du Service fédéral des impôts du 29 juin 2018 n° 17-15/ [courriel protégé]).

Après avoir étendu la logique au retour d'argent par le comptable, l'employeur ne devrait pas appliquer le CCP lorsqu'il accepte des fonds non dépensés de la personne responsable.

Sur l'utilisation des caisses enregistreuses pour les règlements par l'intermédiaire d'une personne responsable

Et qu'en est-il d'une organisation qui a émis de l'argent pour un rapport, et ce comptable a acheté des biens ou des services ? L'organisme aux frais duquel le paiement a été effectué doit-il, au moment du paiement, émettre un chèque portant le signe «dépense»?

Le fisc estime que si le comptable n'a pas présenté de procuration confirmant qu'il agit au nom de l'organisation, on considérera que la transaction a été effectuée avec un particulier. Par conséquent, ni le comptable, ni l'organisation qui lui a délivré l'argent, ne doivent émettre un chèque CCP. Seul le vendeur de biens, de travaux ou de services doit appliquer le CCP.

Et même dans le cas où le comptable présente une procuration et que l'on pense que le règlement est effectué entre organisations, une seule unité CCP doit être utilisée et un seul reçu de caisse sera généré. Le chèque du CCP, comme dans le cas précédent, est émis (envoyé) par le vendeur (Lettre du Service fédéral des impôts du 10.08.2018 n° AC-4-20 / [courriel protégé]).

Veuillez noter qu'à partir du 01/07/2019, la condition obligatoire d'un chèque pour les règlements entre organisations (IP) sera, entre autres, le nom de l'acheteur (client) (nom de l'organisation, nom complet de l'IP) (paragraphes "e", paragraphe 15 de l'art. 1, alinéa 2, article 4 de la loi fédérale du 3 juillet 2018 n° 192-FZ). Un chèque généré après la date indiquée permettra l'identification des deux parties aux règlements. A cet égard, il n'y aura pas besoin d'utiliser CRE en même temps par le vendeur et l'acheteur.

Personne responsable - un fiduciaire d'une entreprise à qui l'entreprise a accordé un tel statut (statut - (lat. statut) statut légal, état).

Les personnes responsables sont les employés de l'organisation qui ont reçu des fonds (paiements anticipés) de l'entreprise pour les dépenses économiques, administratives et autres. Il doit remettre au service comptable un rapport écrit sur l'utilisation des fonds reçus à titre d'avances ou restituer le montant non utilisé au caissier.

Lorsqu'un employé reçoit de l'argent pour l'achat de fournitures de bureau, ou qu'il est chargé de payer une autre organisation pour des services en espèces, ou qu'il est envoyé en voyage d'affaires, dans tous ces cas, il est une personne responsable.

Les personnes responsables ne peuvent être que des employés de l'organisation.

Un étranger ne peut pas être responsable. En principe, il peut s'agir de n'importe quel employé de l'organisation, mais le cercle de ces personnes est généralement limité, car l'organisation n'a pas besoin d'allouer des fonds à chaque employé. L'employé n'a pas le droit de transférer l'argent qui lui a été remis à une autre personne. Si l'employé reçoit de l'argent, il doit être indiqué pour quels besoins il a été émis et pour combien de temps. Dans les trois jours suivant l'expiration de ce délai, la personne responsable doit rendre compte de la dépense et restituer le solde des fonds. Si une telle période n'est pas spécifiée, on considère qu'elle est égale à trois jours à compter de la date d'émission de l'argent, et pour les voyageurs d'affaires - à trois jours à compter de la date de retour d'un voyage d'affaires. Si vous êtes parti en voyage d'affaires à l'étranger, la période de déclaration est de 10 jours à compter de la date de retour d'un voyage d'affaires. Il existe une règle stricte établie par la "Procédure pour effectuer des transactions en espèces dans la Fédération de Russie" (approuvée par la décision du conseil d'administration de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 22 septembre 1993 n ° 40): jusqu'au responsable personne déclare des fonds précédemment émis, de nouvelles avances ne peuvent lui être émises.

Les erreurs commises par les entités commerciales lors de règlements avec des personnes responsables peuvent être conditionnellement divisées en deux groupes principaux : les violations de la documentation des règlements avec des personnes responsables ; non-respect des exigences des actes normatifs régissant la procédure de tenue des registres des règlements avec les personnes responsables. Dans cette publication, N.V. Fimina, avocate, experte en fiscalité, considère erreurs typiques dans chacun de ces groupes. Les méthodistes "1C" donnent des exemples de réflexion sur les règlements avec des personnes responsables dans le programme "1C: Comptabilité 8" (version 3.0).

Suivant - Règlement n° 373-P

Défaut de déposer des demandes d'émission de montants comptables

Il est possible d'émettre de l'argent pour un rapport uniquement sur la base d'une demande d'un employé adressée au chef. Il fixe la période spécifique pour laquelle les fonds ont été émis (clause 4.4 du règlement de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 12 octobre 2011 n ° 373-P, ci-après - règlement n ° 373-P). Le gestionnaire peut fixer un délai à la fois sous la forme d'un certain délai (par exemple, 14 jours ouvrables) et sous la forme d'une date précise (par exemple, jusqu'au 9 juin).

Il n'y a pas d'exceptions pour la situation où la personne responsable est le chef de l'organisation, la législation ne le prévoit pas.

Cependant, il n'est pas tout à fait logique que le chef écrive une déclaration en son propre nom. Il y a deux options pour cette situation.

1. La demande doit contenir la note manuscrite du responsable sur le montant en espèces et la période pour laquelle ils sont émis, la signature du responsable et la date. Si le gestionnaire prend de l'argent pour un rapport, il peut rédiger un ordre (mémo) sur leur émission, en y indiquant le montant, la période pour laquelle l'argent est prélevé, la date et en apposant sa signature.

2. Vous pouvez laisser "application" comme nom du document.

La mention « Veuillez émettre » peut être remplacée par la phrase « Il est nécessaire d'émettre ». Et dans l'en-tête, au lieu de "directeur ...", indiquez simplement le nom de l'organisation (par exemple : In OOO "Baza").

Étant donné que la législation de la Fédération de Russie stipule explicitement que c'est le responsable qui appose le visa sur la demande de délivrance des sommes comptables, la question de savoir comment transférer cette autorité à un autre employé est pertinente. Un tel besoin peut survenir, par exemple, pendant la période de vacances ou de maladie du chef.

Il y a deux points de vue là-dessus.

La première est que le pouvoir d'approuver les demandes d'émission de montants comptables devrait être transféré par procuration. Le fait est que seul le chef de l'organisation a le droit de représenter ses intérêts sans procuration. L'émission de montants comptables est associée à l'adoption d'une décision de gestion sur la dépense des fonds d'une entité juridique. Sans l'autorisation appropriée, d'autres employés doivent prendre cette décision pas droit.

La deuxième position est la suivante: une procuration n'est pas nécessaire pour transférer des pouvoirs, il suffit d'émettre une ordonnance sous n'importe quelle forme. C'est expliqué comme ça.

La signature d'une demande d'émission de sommes comptables n'est pas une transaction : cette action ne vise pas à établir, modifier ou mettre fin à des droits et obligations civils. Par conséquent, aucune procuration n'est requise.

À notre avis, le premier point de vue est plus raisonnable et il est préférable de délivrer une procuration. Dans la pratique des affaires, les procurations sont délivrées non seulement pour la conclusion effective des transactions, mais également pour la mise en œuvre d'autres fonctions de "représentation". Par exemple: une procuration est nécessaire pour un employé qui prend des documents sur la propriété de biens immobiliers de l'organisation, si cet employé n'est pas le chef de l'entité juridique.

Émission illégale de montants comptables

Si la personne responsable n'a pas déclaré le montant qui lui a été remis, alors nouvelle avance il ne peut être délivré.

Par exemple, sous la forme d'un rapport préalable n ° AO-1 (approuvé par le décret du Comité national des statistiques de la Russie du 01.08.01 n ° 55), une colonne est prévue pour le solde ou le dépassement de l'acompte précédemment reçu par le salarié. Mais cela ne signifie pas que l'employé a le droit de déclarer une seule fois plusieurs montants comptables.

L'employé n'a le droit de percevoir de l'argent dans le cadre du rapport qu'après avoir remboursé intégralement la dette sur l'avance précédemment reçue.

Cette règle s'applique également aux organisations qui n'ont qu'un seul employé - le chef. En cas de violation de cette norme, la responsabilité est possible en vertu de l'article 15.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie. Le fait est que l'absence de rapports préalables dans l'entreprise, confirmant la dépense des fonds précédemment émis, et l'émission du prochain montant comptable à l'employé, s'il a une dette, entraîne une violation de la loi. Conformément à la disposition de l'article 15.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie pour non-respect de la procédure de travail avec en liquide et la procédure de réalisation des opérations en espèces, la législation prévoit une amende :

• de 4 000 à 5 000 roubles. - pour les responsables de l'organisation (par exemple, le chef);
• de 40 000 à 50 000 roubles. - pour l'organisation.

Dans la pratique arbitrale, il existe des précédents de mise en cause de cette situation (voir par exemple la décision Cour d'arbitrage Région de Rostov du 11 janvier 2013 n° А53-33625/2012).

Non-respect de la limite de trésorerie

La législation actuelle de la Fédération de Russie prévoit le montant maximum des règlements en espèces dans le cadre d'un contrat - 100 000 roubles. (Clause 1 de la directive n° 1843-U de la Banque de Russie du 20 juin 2007).

Cette restriction s'applique aux paiements en espèces : entre organisations ; entre une organisation et un entrepreneur individuel ; entre entrepreneurs individuels.

Les praticiens se demandent souvent comment cette règle s'applique à l'émission d'espèces à des personnes responsables - des employés qui ne sont pas enregistrés en tant que entrepreneurs individuels et n'agissent pas dans le chiffre d'affaires économique en tant que participants indépendants.

Les éléments suivants doivent être pris en compte. Si un employé utilise des montants comptables pour les règlements en vertu de contrats qu'il conclut au nom d'une organisation (entrepreneur) par procuration (ou en vertu d'accords déjà conclus), la limite de règlement en espèces doit être respectée. Cela découle de la lettre de la Banque de Russie du 4 décembre 2007 n ° 190-T.

Lors de l'achat de biens (travaux, services) par l'intermédiaire d'un mandataire, le payeur effectif n'est pas le citoyen effectuant les paiements, mais le mandant en relation avec le mandataire (employeur). Conformément à l'article 182 du Code civil de la Fédération de Russie, une transaction effectuée par un représentant crée, modifie et résilie directement droits civiques et obligations des représentés.

Dans le même temps, vous devez comprendre que les règlements avec la participation de personnes responsables comprennent deux opérations différentes :

• émission d'argent à une personne responsable;
• la dépense de ces fonds par la personne responsable.

Tout montant peut être délivré à un employé contre rapport, y compris plus de 100 000 roubles, sauf indication contraire dans le document local de l'employeur.

Mais lors de règlements avec des contreparties par l'intermédiaire d'une personne responsable, la limite est de 100 000 roubles. selon un contrat, il est nécessaire d'utiliser.

Il convient de noter que, selon la lettre n ° 190-T de la Banque de Russie du 4 décembre 2007, la législation ne fixe aucun délai pour les règlements en espèces (par exemple, un jour ouvrable), mais contient une limite sur le montant (100 mille roubles) dans un contrat. Autrement dit, cette exigence ne peut être contournée en divisant simplement le paiement total en plusieurs paiements uniques effectués à des jours différents.

Une question pertinente est de savoir s'il est nécessaire de respecter la limite de règlement en espèces si les règlements par l'intermédiaire de personnes responsables sont effectués par un employeur qui n'est ni une personne morale ni un entrepreneur individuel (IP). Par exemple : notaire.

Un notaire n'est pas un entrepreneur individuel.

L'activité notariale est une activité légale spéciale qui est exercée au nom de l'État, n'est pas une entreprise et ne poursuit pas l'objectif de réaliser un profit. Cette disposition est également confirmée par la position de la Cour constitutionnelle de la Fédération de Russie, énoncée dans la décision du 19.05.1998 n ° 15-P.

Dans les relations juridiques fiscales, les notaires exerçant en cabinet privé sont assimilés à des entrepreneurs (article 11 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Par ailleurs, le statut juridique des notaires privés n'est pas identifié avec statut légal entrepreneurs individuels en tant que personnes physiques exerçant activité entrepreneuriale sans constitution de personne morale à partir du moment enregistrement d'état en tant qu'entrepreneur individuel.

Par conséquent, aux fins de l'application de la limite des règlements par l'intermédiaire d'une personne responsable, un notaire ne peut être assimilé à une personne physique exerçant des activités entrepreneuriales sans constituer une personne morale.

Méconnaissance des règles de règlement par carte bancaire

Vous pouvez émettre des factures de deux manières :

• en espèces par l'intermédiaire du caissier ;
• sur le carte bancaire.

La première méthode est plus courante. Les espèces à émettre dans le cadre du rapport peuvent être obtenues à partir du compte bancaire actuel. De plus, il est possible d'émettre un montant comptable à partir du produit reçu par la caisse de l'organisation de la vente de biens (exécution de travaux, prestation de services).

La deuxième méthode d'émission d'argent pour un rapport est le plus souvent associée au transfert d'une carte bancaire d'entreprise à un employé. Une telle carte peut être utilisée pour payer les frais de voyage et d'accueil, ainsi que d'autres transactions commerciales.

En fait documenter le transfert de la carte à un employé n'est pas réglementé par la loi. Cette procédure est mieux approuvée dans les documents internes de l'employeur. Ce faisant, les questions suivantes doivent être abordées :

• dans quel document l'émission et le retour de la carte seront-ils enregistrés (le plus souvent, l'employeur tient un journal pour l'émission des cartes d'entreprise);
• si l'employé doit rédiger une demande de délivrance d'une carte et le responsable doit émettre une commande appropriée;
• comment assurer la protection des informations sur le code PIN (par exemple, vous pouvez assimiler cette information aux secrets officiels);
• quelle est la procédure en cas de perte d'une carte par un employé (il est préférable de prévoir l'obligation du titulaire de signaler immédiatement la perte de la carte à la banque afin de bloquer les opérations sur celle-ci).

Le transfert de la carte elle-même n'équivaut pas à l'émission de montants comptables. Les montants débités du compte 71 sont reflétés dans la correspondance avec les comptes de caisse au moment où la personne comptable utilise la carte, c'est-à-dire retire des fonds de la carte ou paie des dépenses avec celle-ci (voir tableau 1).

Tableau 1. Schéma comptable pour l'émission de montants comptables via une carte d'entreprise.

Par Carte d'entreprise la personne responsable retire de l'argent d'un compte de carte spécial. Il est important de noter que vous n'avez pas besoin d'informer le bureau des impôts de l'ouverture d'une carte d'entreprise. L'organisation doit notifier par écrit bureau des impôts sur tous les comptes bancaires qu'elle a ouverts. Cela découle de l'alinéa 1 du paragraphe 2 de l'article 23 du Code fiscal de la Fédération de Russie. Cependant, une carte d'entreprise en elle-même n'est pas un type de compte bancaire indépendant. Et si elle n'a pas été émise dans le cadre de l'ouverture d'un nouveau compte carte spécial, l'obligation de se soumettre à services fiscaux aucune notification ne se produit.

Une autre caractéristique est que lors du paiement de biens (travaux, services) à l'aide d'une carte d'entreprise, il n'est pas nécessaire de respecter la limite de règlement (100 000 roubles dans le cadre d'un accord).

Comme mentionné ci-dessus, cette limite s'applique uniquement aux paiements en espèces.

Ceci est confirmé par les normes du paragraphe 1 de l'instruction de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 20/06/2007 n ° 1843-U.

La situation suivante est assez courante. La direction de l'entreprise a reçu des cartes d'entreprise personnelles.

Parallèlement, les praticiens peuvent se poser une question : un autre salarié, subordonné à ce responsable, ou toute autre personne, peut-il utiliser cette carte d'entreprise lors de déplacements professionnels, y compris à l'étranger, ou payer des biens (travaux, services). En d'autres termes, est-il possible d'utiliser une carte d'entreprise personnalisée pour émettre des montants au titre du rapport à d'autres personnes.

Malheureusement, il n'y a pas de clarifications officielles des autorités de régulation à ce sujet. Il n'y a pas non plus de pratique judiciaire au niveau fédéral.

L'essence du problème est la suivante. La carte d'entreprise n'est pas la propriété du chef. Cependant, selon autorités fiscales si la carte est nominative, seul le gestionnaire peut gérer les fonds. Souvent, les tribunaux n'appuient pas cette approche.

A titre d'exemple, nous citons la décision de la Cour d'arbitrage du territoire de l'Altaï du 04.10.2012 n ° А03-6142/2012. L'organisation a pu défendre son droit d'émettre des montants comptables au moyen d'une carte d'entreprise enregistrée, en utilisant les arguments suivants :

• une carte bancaire est l'une des formes d'émission de fonds sous le rapport d'un employé de l'entreprise et, par conséquent, les actions de retrait puis d'utilisation de fonds encaissés ne peuvent être considérées comme une violation de la procédure de travail en espèces, prévue à l'article Article 15.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie ;
• Réglementation comptable l'organisation prévoit l'émission de fonds dans le cadre du rapport aux personnes matériellement responsables de deux manières: paiement sans numéraire à l'aide de cartes bancaires d'entreprise et paiement en espèces en recevant des fonds de la caisse;
• les fonds débités du compte d'une personne morale (carte d'entreprise bancaire) à la suite d'opérations (paiement via un terminal, retrait de fonds à un guichet automatique) à l'aide d'une carte bancaire sont considérés comme étant délivrés directement au titulaire de la carte ;
• l'argent sur la carte d'entreprise n'appartient pas à l'employé, mais à l'organisation. Un employé qui a reçu une carte a la possibilité de gérer de l'argent sur le compte bancaire de l'organisation. Cependant, le titulaire de la carte ne peut effectuer des transactions que dans la limite spécifiée dans l'accord avec la banque. Un rapport sur les dépenses ciblées de fonds sur une carte bancaire d'entreprise est soumis par le titulaire au directeur de l'organisation au plus tard trois jours ouvrables à compter de la date de règlement sur la carte.

Dans cette section, il vaut la peine d'examiner une autre question intéressante liée à l'émission de sommes comptables de manière non monétaire : est-il possible de transférer des sommes comptables sur la carte de salaire d'un employé ?

Nous notons tout de suite qu'il n'y a aucune responsabilité de transférer de l'argent comptable sur la même carte bancaire sur laquelle son salaire est transféré. Au numéro infractions en espèces ces actions ne s'appliquent pas (article 15.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

Il existe une bonne pratique d'arbitrage sur cette question.

Cette procédure ne contredit pas la loi, cependant, il existe des exceptions - les activités des agents payeurs.

Activité sur l'acceptation par l'agent payeur du payeur des fonds destinés à l'exécution des obligations monétaires d'un particulier envers le fournisseur pour le paiement des travaux, des services, ainsi que ceux envoyés aux autorités de l'État, aux gouvernements locaux et institutions budgétaires sous leur juridiction, dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions établies par la législation de la Fédération de Russie, est régie par la loi fédérale n° 103-FZ du 03.06.2009 (ci-après - loi n° 103-FZ).

L'agent payeur doit fournir organisme de crédit les espèces reçues lors de l'acceptation des paiements doivent être intégralement créditées sur votre compte bancaire spécial (clause 15, article 4 de la loi n ° 103-FZ). Dans le même temps, utilisez l'émission d'argent dans le cadre du rapport à la fin du quart de travail pour éviter toute responsabilité en vertu de l'art. 15.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie n'est pas autorisée. Ceci est confirmé, par exemple, par la décision du tribunal arbitral de la région de Saratov du 11 décembre 2012 dans l'affaire n ° А57-18746/2012.

Selon les pièces du dossier, le produit du terminal de paiement en rapport avec le reçu de petites quantités des fonds ont été émis temporairement par l'agent payeur sur le compte (pour accumulation). Et le montant formé au-delà de 20 000 roubles. l'agent payeur a immédiatement remis à la banque pour réapprovisionner un compte spécial. L'organisation estimait qu'il n'y avait aucun élément d'infraction dans ses actions. Le tribunal n'a pas été d'accord avec cette approche.

côté objectif infraction administrative prévu à l'article 15.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie, constitue une violation de l'obligation de transférer à un établissement de crédit les espèces reçues des payeurs lors de l'acceptation de paiements pour créditer intégralement un compte bancaire spécial (comptes). L'obligation de l'agent payeur, établie par le paragraphe 15 de l'article 4 de la loi n° 103-FZ, n'est pas subordonnée au montant des paiements ou à la manière dont les espèces ont été reçues - via le terminal ou directement à la caisse de l'organisation.

Erreurs lors de l'approbation du rapport préalable

La personne responsable est tenue, dans un délai n'excédant pas trois jours ouvrables après la date d'expiration pour laquelle l'argent a été émis pour le rapport, de soumettre un rapport préalable avec pièces justificatives jointes.

Si un employé n'a pas déclaré en temps opportun les montants comptables en raison d'une absence du travail (par exemple, en cas de maladie), une procédure spéciale s'applique. Il faut compter trois jours ouvrables à compter de la date suivant le jour d'expiration de la période pour laquelle l'argent a été émis, «ou à compter du jour où vous commencez à travailler» (clause 4.4 du règlement n ° 373-P).

L'une des questions d'actualité est de savoir combien de temps à compter de la date de livraison par l'employé (personne responsable) le rapport préalable doit être approuvé. Plus précisément : l'employeur peut-il délibérément retarder l'approbation de la note de frais sans restituer le trop-perçu au salarié (le cas échéant).

Tout dépend de la durée pendant laquelle l'approbation des rapports préalables et des règlements avec les employés est prescrite dans les documents internes de l'employeur. Dans le règlement n ° 373-P, il est stipulé que le responsable fixe lui-même le temps imparti à ces procédures.

Si le délai spécifié n'est pas fixé et qu'il y a, en effet, des règlements intempestifs avec des personnes responsables pour le remboursement du recalcul, la question se pose de la responsabilité de ces actions.

La responsabilité administrative pour l'approbation tardive du rapport préalable n'est pas établie dans la législation. Il n'est pas non plus interdit de ne pas rembourser immédiatement l'employé en cas de dépassement, mais d'effectuer des paiements échelonnés. Il faut cependant tenir compte des règles relatives à la responsabilité des parties au contrat de travail.

Responsabilité de l'employeur en cas d'infraction de sa part date d'échéance le paiement des salaires, des indemnités de vacances, du calcul en cas de licenciement et des autres paiements dus à l'employé, est prévu à l'article 236 du Code du travail de la Fédération de Russie, selon lequel, si l'employeur ne respecte pas le délai fixé pour le paiement des salaires, les indemnités de vacances , les indemnités de licenciement et les autres sommes dues au salarié, l'employeur doit les rembourser avec intérêts. compensation monétaire) d'un montant non inférieur à un trois centième du taux de refinancement de la Banque centrale de la Fédération de Russie en vigueur à ce moment-là, à partir des montants non payés à temps pour chaque jour de retard à compter du lendemain de la date limite de paiement établie jusqu'au le jour du règlement effectif inclus. Le montant de la compensation monétaire versée à un salarié peut être majoré par une convention collective ou un contrat de travail. L'obligation de payer la compensation monétaire spécifiée naît indépendamment de la faute de l'employeur.

Le concept d '«autres paiements dus à l'employé» n'est pas divulgué dans cet article, c'est pourquoi les autres paiements peuvent inclure les frais engagés par l'employé sur ses propres fonds pour un voyage d'affaires, l'acquisition de biens pour l'organisation avec le consentement de l'employeur, qui font l'objet d'un remboursement au salarié après approbation par l'employeur du rapport préalable du salarié qui a pris en charge les frais sur ses fonds propres.

Il n'y a pas beaucoup de jugements à ce sujet. A titre d'exemple, considérons la décision du tribunal de district d'Ust-Yansky de la République de Sakha (Yakoutie) du 11 février 2011 n ° 2-13 / 2011, dans laquelle le tribunal a tiré les conclusions suivantes:

• l'inclusion des dépenses de l'employé dans le compte 71 indique le consentement de l'employeur à compenser la dette envers l'employé, l'employeur devient responsable de ses actes pour le paiement intempestif à l'employé d'autres paiements dus à l'employé ;
• si le rapport préalable n'a pas encore été approuvé par le gestionnaire, les intérêts sont calculés à compter de la date à laquelle l'employé soumet le rapport préalable à l'employeur.

Il convient de noter que, bien qu'il n'y ait pas de clarifications officielles des organismes de réglementation sur cette question, ainsi que la pratique judiciaire au niveau fédéral, les organisations ont une chance d'éviter d'accumuler des intérêts en vertu de l'article 236 du Code du travail de la Fédération de Russie.

Les arguments suivants peuvent être utilisés devant un tribunal. L'article 236 du Code du travail de la Fédération de Russie fait référence, comme indiqué ci-dessus, notamment aux "autres paiements dus à l'employé". La compensation pour dépassement des montants comptables peut être considérée non pas comme un paiement, mais comme une compensation. L'article 236 du Code du travail de la Fédération de Russie ne mentionne pas l'application d'intérêts aux indemnités prévues par la législation en vigueur.

Dans la première partie de cette section, nous avons examiné les conséquences d'une violation de la procédure d'approbation du rapport préalable par l'employeur. Analysons la situation inverse.

Que se passe-t-il si l'employé ne soumet pas le rapport préalable à l'approbation de l'employeur en temps opportun ? Est-il possible d'amener un tel employé à la responsabilité disciplinaire?

Une situation similaire a fait l'objet d'un examen dans la décision du tribunal municipal d'Ust-Kut de la région d'Irkoutsk du 10 avril 2013 n ° 2-405. Le tribunal a conclu qu'une mesure disciplinaire était inacceptable.

Conformément aux exigences de l'actuel droit du travail, une sanction disciplinaire peut être appliquée à un salarié pour manquement à la discipline du travail, c'est-à-dire pour faute disciplinaire.

Une faute disciplinaire est une inexécution coupable, illégale ou incorrecte par un employé des tâches qui lui sont confiées (violation des exigences de la loi, des obligations découlant d'un contrat de travail, du règlement intérieur du travail, les descriptions d'emploi, règlements, arrêtés de l'employeur, règles techniques, etc.).

Un employé d'une organisation n'est pas tenu de connaître les normes du règlement n ° 373-P (sur la nécessité de se présenter dans les trois jours) si, en raison des relations de travail, ses fonctions n'incluent pas la connaissance de cette disposition.

À la suite de l'examen de ladite affaire, le tribunal a accordé une indemnité à l'employé également pour le préjudice moral.

La décision du tribunal serait différente si l'organisation disposait d'un document interne sur les règlements avec les personnes responsables, qui prévoirait une règle sur le calendrier du rapport préalable.

Tous les employés doivent prendre connaissance de ce document contre signature. Dans ce cas, la violation commise pourrait être considérée comme une faute disciplinaire avec la nomination prévue par la loi mesures de responsabilité : avertissement, blâme, licenciement.

Nous ajoutons que pour infliger une amende à un employé (nommer sanctions financières) derrière un dépôt tardif rapport préalable, ainsi que pour d'autres fautes disciplinaires, est inacceptable. Mesures de responsabilité financière dans ce cas, la législation actuelle n'est pas prévue.

L'employeur peut recouvrer le montant de la dette pour les montants comptables non dépensés.

Conformément à l'article 392 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur a le droit de saisir le tribunal pour contester l'indemnisation des dommages causés à l'employeur dans un délai d'un an à compter de la date de découverte des dommages causés. Si ce délai est manqué pour de bonnes raisons, il peut être rétabli par le tribunal.

Manque de pièces justificatives

Au rapport préalable, la personne responsable en à coup sûr joindre des documents confirmant le montant et la nature des dépenses engagées.

Si les sommes d'avance sont remboursées au salarié en l'absence de justificatifs, il convient de prendre en compte les conséquences fiscales de cette opération (voir tableau 3).

Tableau 3. Remboursement des frais à une personne comptable en l'absence de pièces justificatives