Bon de caisse de dépenses RKO. Un exemple de remplissage d'un bon de caisse de compte, le document principal pour le traitement des transactions de règlement et d'espèces. Durée de conservation des encaissements

forme bon de caisse nécessaire chaque fois que de l'argent est retiré de la caisse enregistreuse. Téléchargez le formulaire actuel d'un bon de caisse de dépenses pour 2018-2019 dans un format qui vous convient - Word ou Excel. Toujours dans l'article, consultez et téléchargez des exemples de remplissage du formulaire RKO dans 7 situations.

Dans cet article

Comment utiliser le formulaire d'un mandat de dépenses en espèces en 2019

En 2019 utiliser forme unifiée N° KO-2 (approuvé par le décret du Comité national des statistiques du 18 août 1998 n° 88). Ce formulaire est obligatoire, malgré le fait que certains des documents de trésorerie ont déjà été reconnus comme une recommandation (information du Ministère des Finances n° P3-10/2012).

Un ordre de dépenses est un document primaire, il doit donc comporter tous les principaux détails de l'article 9 loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ. Par exemple, le nom de l'entreprise, la date et le type d'opération documentée. Ces informations sont inscrites sur le formulaire. Cela peut être fait à la main ou sur un ordinateur. Il n'y a aucune restriction à cet égard. Choisissez n'importe quelle méthode qui vous convient.

Quand établir une note de frais

Les entreprises et les entrepreneurs sont tenus d'enregistrer les retraits en espèces de la caisse enregistreuse. Pour ce faire, ils forment un bon de caisse de compte, quels que soient les buts pour lesquels et à qui vous émettez de l'argent. Par exemple, vous pouvez donner de l'argent à un directeur ou à un employé pour l'achat de papeterie, de billets de train et d'avion, et même pour rembourser des emprunts.

Ainsi, l'ordre des dépenses est formé :

• lors de la collecte d'espèces sur un compte bancaire;
• émission de fonds dans le cadre du rapport ;
• les déplacements ou les besoins en espèces de l'employé ;
• rembourser la dette de l'entreprise envers des contreparties, etc.

Qui établit le consommable

L'ordre de dépenses est établi par le chef comptable, le caissier ou tout autre employé habilité à établir le document. Par exemple, un manager, et même, si nécessaire, un avocat.

Dans les petites et moyennes entreprises, lorsqu'il y a peu d'employés dans l'État, le chef ou l'entrepreneur lui-même peut établir un document. Cela découle de la sous-clause 4.2 de la clause 4 des directives de la Banque de Russie n° 3210-U du 11 mars 2014.

Comment émettre un bon de caisse de dépenses: exemple de remplissage

En haut du formulaire entrez le nom de votre entreprise dans la ligne, et en dessous subdivision structurelle. Par exemple, le bureau central. Ensuite, en face du nom du document, renseignez la date et le numéro de la caisse enregistreuse. La numérotation est arbitraire, mais il est préférable de former les documents dans l'ordre. Ainsi, vous ne serez pas confus dans les formulaires et vous l'enregistrerez facilement dans le magazine.

Habituellement, une numérotation simple est utilisée ou des lettres sont ajoutées. Par exemple, 14 / G, 14-G, etc. Après cela, remplissez la partie tabulaire du formulaire. Il y a plusieurs colonnes dedans, écrivez la publication sur "Débit" et "Crédit".

Dans la colonne "Débit", indiquez le code de l'unité qui émet de l'argent à partir de la caisse enregistreuse. Et puis le compte correspondant, sous-compte. Mais dans la colonne "Crédit" - mettez le score 50 "Caissier".

Juste en dessous du tableau Entrez le nom, le prénom et le patronyme de la personne à qui vous émettez de l'argent. Par exemple, Petrov Ivan Ivanovitch. Ensuite, remplissez la ligne "Base". Par exemple, si vous émettez des fonds comptables, indiquez les détails des ordres d'émission d'argent ou la demande de l'employé. Par exemple, l'ordonnance n° 16 du 11 février 2019.

Afficher le montant en toutes lettres, c'est-à-dire les chiffres que vous avez remplis dans la partie tabulaire du document. Par exemple, déposez le montant de 105 500 comme cent cinq mille cinq cents roubles. Réfléchissez également aux centimes ou mettez des zéros - 00.

Dans la ligne "Application" refléter les détails du document qui confirme le fait du transfert d'argent. Par exemple, si de l'argent a été remis à un représentant de la contrepartie, saisissez les détails de sa procuration et joignez-en une copie à la caisse enregistreuse.

Le bon de commande comprend plusieurs champs de signature - le responsable, le chef comptable et le caissier. Assurez-vous de les inclure dans le document. Mais il y a des exceptions pour le visa du réalisateur. Sa signature dans l'ordre de dépenses n'est pas nécessaire s'il appose une inscription permissive sur d'autres documents joints au RKO. Par exemple, sur un compte, un relevé ou une commande.

Le responsable peut déléguer le droit de signer RKO à l'un des employés responsables, tant pour la durée de son absence temporaire que de manière permanente (article 186 du Code civil). N'oubliez pas de l'écrire dans les descriptions d'emploi ou délivrer une procuration.

Celui qui reçoit l'argent doit également noter personnellement le montant qui lui sera remis à la caisse. Ses données sont saisies dans lignes séparées, y compris les détails du passeport : série et numéro, quand et par qui le document d'identité a été délivré.

7 autres exemples de remplissage de caisses enregistreuses en 2019

Comment travailler avec des caisses enregistreuses: une feuille de triche pour le chef comptable

Habituellement, les caissiers expérimentés savent comment procéder à l'enregistrement et à la réception des caisses enregistreuses. Mais, néanmoins, pour eux et pour les débutants, enseignez. Sinon, la probabilité d'erreurs peut servir de circonstances de pénuries et de pertes de l'entreprise.

Étape 1 . Dès que le caissier reçoit le RKO, il doit vérifier toutes les signatures autorisant l'émission de fonds. Ensuite, il doit vérifier les montants dans le tableau de commande et la ligne où il est écrit en toutes lettres. Il y a des fautes d'impression, elles deviennent un motif de désaccord. Par conséquent, RKO avec des erreurs ne peut pas être accepté pour l'exécution, toutes les lacunes qu'il contient doivent être corrigées. Pour être plus précis, émettez un nouveau document de dépenses.

Étape 2. Préparez l'argent pour le retrait et transférez-le au destinataire de la caisse enregistreuse pour signature.

Étape 3 Le destinataire saisit ses coordonnées dans la commande, et appose un visa de signature.

Étape 4 Le caissier remet l'argent au destinataire. Et pour qu'il ait vu dans le recalcul combien il reçoit.

Étape 5 Le caissier appose sa signature sur le ticket de caisse.

Lorsque le représentant reçoit l'argent, en plus des étapes ci-dessus, vérifiez la procuration. Vérifier l'identité du destinataire avec son passeport (clause 6.1 des instructions n° 3210-U). Et n'oubliez pas que la procuration doit être jointe au RKO.

Comment enregistrer un formulaire rempli d'un bon de caisse de dépenses dans un journal

Le caissier doit enregistrer l'ordre de dépense dans le journal avant de le soumettre au service comptable (partie 1 de l'article 19 de la loi n° 40-FZ). Ces documents ne doivent pas être conservés sous forme papier si la gestion électronique des documents a été introduite dans le travail.

Le fait est que le papier documents électroniques sont équivalentes si celle-ci est certifiée par une signature qualifiée renforcée. Cette méthode est efficace dans les cas où la caisse et la comptabilité sont situées dans des bureaux différents. Mais en même temps, le caissier devra toujours imprimer les documents sur papier, y apposer sa signature (lettre de la Banque de Russie du 11.08.2014 n ° 29-1-1-OE / 3002).

Combien de RKO devrait être stocké en 2019

Assurez-vous de conserver les bons de dépenses, la durée de conservation est de cinq ans après l'année de déclaration (article 29 de la loi n ° 402-FZ, article 362 de la liste, approuvée par arrêté du ministère de la culture du 25 août 2010 n ° 558 ).

Ignorer les règles de stockage est dangereux, vous pouvez être condamné à une amende en vertu de l'article 120 du code des impôts. Après tout, cela violation grossière règles comptables, pour lesquelles une amende est possible - 10 000 roubles. (Clause 1, article 120 du code des impôts).

Conformité discipline de trésorerie est l'une des responsabilités les plus importantes de toute entité juridique engagée dans activité entrepreneuriale. Pour ce faire, il doit remplir des documents spéciaux qui enregistrent à la fois la réception et la dépense d'argent à la caisse.

Cette documentation comprend un ordre de paiement entrant et sortant (PKO et RKO), des livres de caisse.

La procédure pour les remplir est strictement standardisée, et si elle n'est pas suffisamment suivie, vous pouvez avoir des démêlés avec les autorités de contrôle. Afin que les entrepreneurs puissent éviter cela et bien comprendre à quoi ils ont affaire, les informations suivantes sont proposées.

Qu'est-ce qu'un bon de caisse de dépenses (formulaire KO-2) ?

Remplir le formulaire KO-2

Le formulaire KO-2 ou RKO est le document le plus important dans le domaine de la discipline de trésorerie. Contrairement à PKO, l'obligation de le remplir ne survient pas lorsque l'argent est reçu à la caisse, mais lorsqu'il est émis. Mais comme dans le cas de PKO, RKO est établi sous la signature du chef comptable ou de son remplaçant. En plus de lui, le caissier, en tant que responsable de l'émission, et le destinataire de l'argent lui-même, endossent les papiers.

En 2015 et les années suivantes, seules les personnes morales-entrepreneurs sont tenues d'établir un formulaire de règlement en espèces, puisque depuis juin 2014, une telle obligation a été légalement supprimée pour les entrepreneurs individuels.

Ces derniers n'ont plus besoin d'établir de documents liés à la catégorie de discipline de trésorerie, y compris les livres de caisse.

À quoi ressemble le formulaire RKO ?

Formulaire RKO, portant le nom de formulaire KO-2, en 2015 et 2016. resté le même qu'avant. Vous pouvez le vérifier en le téléchargeant.

Commande en espèces entrante

De plus, vous pouvez télécharger gratuitement le document dans différents formats.

Bon de caisse de dépenses : règles de remplissage

Un exemple de remplissage du RKO est accessible à tous, mais en plus de le voir, vous devez également connaître les règles de remplissage.

Exemple de remplissage d'un bon de caisse de compte

Ces règles sont assez simples, mais sans elles, un signalement réussi est impossible.

• La première ligne est destinée à indiquer à la fois le nom de l'organisation menant le RSC et la forme juridique de ses activités.
• Si l'entreprise a un code OKPO, il s'inscrit dans la colonne appropriée. Il doit correspondre complètement aux données de Rosstat. S'il est absent, vous pouvez mettre un tiret, comme dans d'autres cas où la ligne n'est pas remplie.
• Lors du remplissage des papiers non pas par la société mère, mais par son unité structurelle, le nom de cette dernière s'inscrit dans la colonne prévue à cet effet.
• Dans le champ destiné au numéro de document, le numéro RKO est inscrit sur la base d'une numérotation continue depuis le début de l'année civile.
• La date de remplissage inscrite dans la ligne requise doit coïncider avec le jour où l'argent a été effectivement sorti de la caisse.
• Dans la ligne réservée à cet effet, les divisions structurelles inscrivent leur code. Sinon, un tiret est placé, comme indiqué ci-dessus.
• Le numéro du compte, au débit duquel l'argent est émis, doit être indiqué dans la colonne "Compte correspondant, sous-compte". Pour remplir, vous devez vérifier avec le plan comptable de la comptabilité:

1. En cas de virement sur le compte bancaire - 51;
2. Si de l'argent est nécessaire pour des règlements avec des entrepreneurs ou des fournisseurs - 60 ;
3. S'ils sont nécessaires pour payer les salaires - 70;
4. Pour les règlements avec diverses personnes responsables - 71 ;
5. Avec des employés, mais pas sur les salaires - 73 ;
6. Versements des revenus aux fondateurs - 75-2.

• Si l'entreprise n'a pas de code analytique, un tiret doit être inséré dans la colonne correspondante.
• Le numéro du compte de crédit pour lequel le retrait d'espèces en caisse est affiché est indiqué dans la ligne "Crédit".
• Le montant doit être inscrit en chiffres sur une ligne et en lettres sur la ligne suivante ci-dessous. Les centimes sont indiqués en chiffres dans la dernière version.
• Si un système de codage cible est utilisé, il est nécessaire de remplir la ligne qui y est destinée.
• Dans la colonne prévue à cet effet, le nom de la personne ou le nom de l'organisation à qui l'argent est émis depuis la caisse est indiqué.
• La ligne suivante indique la raison pour laquelle le paiement a été effectué.
• Si des documents sont joints au RKO, leurs détails sont saisis dans la ligne "Annexe".
• Dans les lignes correspondantes, les données sont renseignées pour le responsable de l'entité juridique et son chef comptable. Ils apposent leurs signatures.
• Les informations sur le destinataire sont également indiquées. Il remplit lui-même les colonnes en saisissant le montant à émettre en lettres (s'il y a des centimes, alors ils sont en chiffres). À la fin, il appose sa propre signature.
• Le caissier écrit les données du document, qui prouvent l'identité du destinataire. Il s'agit généralement d'un passeport.
• La ligne avec des données sur lui-même et sa signature par le caissier n'est remplie qu'après avoir remis l'argent au destinataire.

Il est strictement interdit de corriger toute erreur après le remplissage. Le responsable d'une personne morale n'est pas tenu de signer directement sur le document s'il a signé les documents de la demande.

La commande complétée n'a pas besoin d'être remise au destinataire de l'argent - elle reste à la caisse.

Un exemple de la façon de remplir un bon de caisse de dépenses

Aujourd'hui, tout échantillon actuel de remplissage du CRS, y compris pour 2015, peut être téléchargé gratuitement sur Internet.

Un exemple de remplissage d'un bon de caisse de dépenses

Ou voir cet article.

• Pour les règlements avec des entrepreneurs ou des fournisseurs ;
• Émission d'espèces à la caisse pour une aide financière à l'employé;
• Pour virement sur un compte bancaire.

Chaque formulaire montre clairement la simplicité et la complexité du respect correct de la discipline de trésorerie et du remplissage des caisses enregistreuses.

Bon de caisse de dépenses (formulaire KO-2)

Ordre de paiement des dépenses - l'un des documents de discipline de trésorerie utilisé pour traiter chaque retrait d'espèces De l'argentà la caisse d'un entrepreneur individuel ou d'une organisation.

RKO est formé en un seul exemplaire et signé :

Caissier, chef comptable ou comptable (en leur absence - la personne qui les remplace)

Bénéficiaire des fonds

La facture émise reste à la caisse. Mais avant cela, il doit être inscrit au registre des documents de caisse de recettes et de dépenses (formulaire n ° KO-3).

Les corrections et les taches dans RKO ne sont strictement pas autorisées !

ATTENTION: depuis le 1er juin 2014 nouvel ordre référence opérations en espèces, selon lequel les entrepreneurs individuels ne peuvent pas émettre d'ordre de paiement entrant et sortant, ni tenir de livre de caisse (instructions de la Banque centrale de la Fédération de Russie n ° 3210-U).

INSTRUCTIONS POUR REMPLIR LE MANDAT DE DÉPENSES
(cliquez sur ce champ pour plus d'informations)

La ligne "Organisation". Le nom de l'organisation est indiqué (par exemple, LLC "Carrot"). Si RKO remplit IP, nous l'indiquons (par exemple, IP Sergeev P.P.)

Lire aussi : Comment organiser les vacances d'un employé

La ligne ci-dessous indique le nom et le code unité structurelle Dans l'organisation. S'il n'y a pas de subdivisions structurelles, un tiret est mis.

La ligne "Code OKPO". Le code OKPO est indiqué selon les données de la notification de Rosstat.

Champ du numéro de document. Le numéro de série du RKO est indiqué conformément au journal d'enregistrement des documents de trésorerie entrants et sortants. Selon les règles, les documents de caisse sont numérotés dans l'ordre à partir du début de chaque année civile.

Champ de date de compilation. Précisez la date d'émission des fonds de la caisse ! Et rien d'autre. La date est spécifiée au format - JJ.MM.AAAA. Par exemple, 06/02/2015.

BLOC TABLE "DÉBIT"(IP ne le remplit pas):

Nous écrivons Code de l'unité structurelle organisation (le cas échéant) pour laquelle un règlement en espèces est effectué.

Compter"Compte correspondant, sous-compte". Le numéro de compte est indiqué, dont le débit reflète l'émission de fonds de la caisse selon le plan comptable de la comptabilité, par exemple:

51 - remise des fonds à la banque pour crédit sur le compte

60 - règlements avec les fournisseurs et sous-traitants

70 - règlements avec le personnel pour les salaires

71 - règlements avec personnes responsables

73 - règlements avec du personnel pour d'autres opérations

75-2 - Règlements avec les fondateurs pour le paiement des revenus

Colonne "Code de comptabilité analytique". Le code correspondant est reflété dans le compte indiqué dans la colonne précédente (à condition que l'organisation prévoie la disponibilité de ces codes).

Colonne "Crédit. Le numéro du compte est indiqué, sur le crédit duquel l'émission de fonds depuis la caisse de l'organisation est reflétée. Il s'agit généralement du compte 50.1 - "cash". Les entrepreneurs individuels ne remplissent pas cette colonne.

Colonne "Montant". Le montant d'argent émis par la caisse enregistreuse est enregistré en chiffres.

Colonne "Code d'objet". Spécifie le code de destination pour l'utilisation des fonds retirés. Cette colonne n'est remplie que si l'organisation utilise le système de codage approprié.

La ligne "Problème". Indiqué au datif (à qui ?) Nom complet individuel ou le nom de l'organisme auquel l'argent est remis.

La ligne "Base". La base pour l'émission de fonds est prescrite (contenu transaction financière). Par exemple, "Remise d'espèces à la banque" ; "Encaissement pour les dépenses professionnelles."

La ligne "Montant". Spécifiez le montant d'argent émis par la caisse enregistreuse. Dans le même temps, les roubles sont indiqués en mots avec une majuscule et les kopecks - en chiffres. S'il reste une ligne vide après avoir écrit le montant en roubles, un tiret y est inséré.

Chaîne d'application. Les documents primaires et autres ci-joints sur la base desquels l'argent est émis (commandes, relevés, reçus) sont indiqués.

Les lignes suivantes sont signées le chef de l'organisation Et chef comptable(ou autre personne autorisée). La signature du responsable du RKO est facultative, à condition que dans les documents joints au consommable, il ait autorisé l'opération.

La chaîne "Reçu". Il est rempli par la personne à qui les fonds sont délivrés depuis la caisse. Dans le même temps, les roubles sont indiqués en mots avec une majuscule et les kopecks - en chiffres. S'il reste une ligne vide après avoir écrit le montant en roubles, un tiret y est inséré. Vous trouverez ci-dessous la signature du destinataire et la date à laquelle l'argent a été reçu.

Lors de l'émission d'argent sur un ordre de dépenses, le caissier exige un document (passeport, carte d'identité militaire, permis de conduire, etc.) pour prouver l'identité du destinataire. Dans la ligne suivante, le caissier inscrit le nom, le numéro, la date et le lieu d'émission de ce document.

La ligne "Émis par le caissier." Le caissier appose sa signature avec une transcription, MAIS seulement après l'émission des fonds pour le règlement en espèces.

Bon de caisse de dépenses : sa signification et son remplissage

En faisant comptabilité la société prévoit l'exécution d'un certain nombre de documents primaires. Un bon de caisse de dépenses est inclus dans la liste de l'un de ces documents. Les règles de base pour remplir et la forme du bon de commande sont approuvées et inscrites dans des actes législatifs. Étudier et connaître les règles permettra à un entrepreneur individuel (IP) d'éviter les erreurs dans ses activités pratiques.

Règles de base pour le remplissage et l'application

Le bon de commande de dépenses (ci-après RKO) est le principal document utilisé entrepreneur individuelà refléter dans la comptabilisation des dépenses de trésorerie. En fait, il est émis pour chaque opération de dépense (paiement) de fonds de la caisse de l'entreprise en espèces.

La procédure d'exécution des transactions en espèces dans les entreprises et, par conséquent, l'utilisation d'une note de débit en comptabilité sont inscrites au niveau législatif. Un tel acte législatif réglementaire est l'Instruction de la Banque centrale Fédération Russe"Sur la procédure d'exécution des transactions en espèces de la propriété intellectuelle" dernière édition 03/11/14

Considérez les principales règles de conception de RKO.

Le remplissage d'un bon de caisse de compte peut être confié à :

• pour le chef comptable - si disponible dans l'état ;
• au caissier de l'entreprise;
• pour le chef / entrepreneur individuel - en l'absence des postes ci-dessus dans l'État.

Émis par RKO pour certaine période. La période de validité est d'un jour, c'est-à-dire que les fonds doivent et peuvent être reçus le jour de leur établissement. En cas de non-respect de cette exigence, il est nécessaire d'émettre une nouvelle commande, les actions visant à corriger la date dans l'ancienne ne sont pas autorisées.

Un mandat de caisse de compte doit être établi en un seul exemplaire.

Exemple de formulaire RKO pour les entrepreneurs individuels (exemple) :

Commande correctement émise dans à coup sûr prévoit la présence des signatures des responsables de l'entreprise.

Qui doit et peut signer le RKO dépend de l'état de l'entreprise, à savoir :

• comptable et caissier;
• directeur et caissier - en l'absence d'un comptable dans le personnel;
• gestionnaire / entrepreneur individuel - en l'absence d'un comptable et d'un caissier dans le personnel.

Conformément à la directive de la Banque centrale, un ordre peut être émis comme version papier, et est présenté dans formulaire électronique.

Le RKO sous forme électronique peut être signé par un entrepreneur individuel à l'aide d'une signature électronique.

Lorsqu'il est établi sur papier, un mandat sortant peut être rempli manuellement ou à l'aide de logiciels et de matériel (ordinateurs). Le remplissage à la main est rarement utilisé, car il s'agit d'un processus assez long. Mais elle ne peut être évitée en cas de panne informatique ou de coupure de courant dans l'entreprise.

La séquence d'actions qui doivent être effectuées par un caissier lors de l'émission de fonds depuis la caisse pour un règlement en espèces:

1. Vérifiez la présence de toutes les signatures nécessaires sur le document et comparez-les avec les échantillons de cartes. Les cartes échantillons doivent toujours être conservées au guichet.
2. Vérifiez que le montant indiqué en chiffres correspond au montant indiqué en toutes lettres et qu'il n'y a pas d'erreurs.
3. Faites attention au réel documents supplémentaires, s'ils sont indiqués dans le RKO.
4. Vérifiez les données du destinataire de l'argent : le nom, le prénom, le patronyme et les données du passeport doivent correspondre à ceux indiqués dans la caisse enregistreuse.
5. S'il n'y a pas de commentaires, le caissier sort de l'argent de la caisse.
6. Parallèlement à l'émission en espèces transfère l'ordre de signature au destinataire, puis met le sien et certifie avec un cachet (sceau).
7. Le caissier est tenu de faire une entrée pour chaque caisse enregistreuse émise dans le livre de caisse IP.

Lire aussi : Ils veulent tirer tout seuls quoi faire

Attention! La correction dans RKO des dates, noms, signatures est inacceptable.

Il existe une liste d'opérations de débit possibles dans l'entreprise qui prévoient l'exécution de règlements en espèces. Par exemple, il peut s'agir du paiement d'un salaire mensuel, de bourses d'études, de l'émission de fonds dans le cadre du rapport d'un employé en voyage d'affaires, de l'émission d'espèces à une succursale (division) distincte de l'entreprise. Le paiement du salaire mensuel pour règlement en espèces est effectué sur la base du relevé des salaires à payer.

Un exemple de remplissage de la caisse enregistreuse pour le salaire (exemple):

L'organisation du processus de stockage des caisses enregistreuses papier ou électroniques est réalisée par le chef d'entreprise.

Les responsabilités d'un gestionnaire peuvent également inclure :

• Fournir au caissier un cachet ou un cachet (ci-après dénommé le cachet). Le sceau est apposé sur le mandat lors de l'émission d'espèces. De plus, le sceau doit être fait correctement avec l'indication obligatoire des détails.
• Assurez-vous qu'il y a des échantillons de signatures au guichet. Des échantillons de signatures des personnes autorisées à signer des documents en espèces doivent être soumis.

Un entrepreneur individuel peut mettre une empreinte de son sceau sur la caisse enregistreuse, mais son apposition n'est pas réglementée par la loi, c'est-à-dire. pas nécessaire.

Remplir le formulaire approuvé du formulaire RKO

Le formulaire (vierge) du document comptable en question a été approuvé par le Comité des statistiques de la Fédération de Russie dans le décret «Sur l'approbation des formulaires unifiés pour la comptabilisation des transactions en espèces ...» n ° 88, dernière édition du 03 mai 2000 ). Nombre formulaire approuvé RKO, selon le décret - n ° KO-2.

Exemple de remplissage de RKO pour IP (exemple):

Regardons de plus près les nuances remplissage correct détails du formulaire :

• dans les lignes "Organisation" et "Subdivision structurelle", le nom complet est indiqué, en l'absence de subdivision, "——-" (tiret) est inscrit ;
• « Document n° » et « Date » doivent être identiques au n° d'inscription au journal d'enregistrement des documents consommables de l'entreprise ;
• Les cellules "débit" (code subdivision, correspondant/numéro de compte, code comptable analytique pour compte de correspondant) sont renseignées lors de l'utilisation d'entrepreneurs individuels en comptabilité, en cas d'absence, "———" (tiret) est mis ;
• ligne "Crédit" - selon le plan comptable, un compte est indiqué - 50 "Caissier";
• "Code de destination" - doit correspondre à l'objet de l'émission. Un tiret est mis si l'entreprise n'utilise pas de codes cibles en comptabilité ;
• "Problème" - les données du destinataire sont indiquées, le nom complet est écrit en entier, les abréviations ne sont pas autorisées ;
• "Base". Par exemple, vous pouvez spécifier ce qui suit : une avance pour un voyage d'affaires, la délivrance d'une aide matérielle, la délivrance de bourses, de salaires, etc. ;
• ligne "Montant" - remplie de mots. L'espace libre de la ligne est barré;
• cellule "Montant" - une valeur numérique est remplie ;
• "Annexe" - s'il existe des documents supplémentaires, les détails de ces documents sont renseignés, par exemple une procuration.

Le respect des règles ci-dessus pour remplir le formulaire et la durée de validité de la commande évitera les erreurs grossières et les corrections dans la préparation et l'utilisation des caisses enregistreuses. Un exemple du formulaire approuvé peut également être trouvé sur le site Web du Comstat de la Fédération de Russie.

Avez-vous des questions?

Chers lecteurs! Nos articles parlent de manières typiques solutions Probleme juridique mais chaque cas est individuel.

Si vous voulez savoir comment résoudre votre problème particulier, veuillez utiliser le formulaire ci-dessous ou utiliser le consultant en ligne à droite !

Formulaire d'un bon de caisse de dépenses 2017 : règles et modèle de remplissage

Chaque entité juridique qui maintient Comptabilité conformément à toutes les exigences de la loi, et chaque individu engagé dans des activités commerciales et étant un entrepreneur individuel a des liquidités dans l'entreprise reçues d'une banque ou de clients à certaines fins. Les espèces sont conservées à la caisse de l'entreprise.

Chers lecteurs! L'article parle des moyens typiques de résoudre les problèmes juridiques, mais chaque cas est individuel. Si vous voulez savoir comment résoudre exactement votre problème- contacter un conseiller :

C'est rapide et est libre !

Qu'est-ce que ce document et à quoi sert-il ?

La note de frais fait référence aux documents primaires. Sur la base du warrant, des transactions en espèces sont effectuées. Directement sur ce document, les fonds doivent être émis depuis la caisse .

Des fonds en espèces sont émis à partir de la caisse pour les dépenses qui vont à la mise en œuvre des activités énoncées dans la Charte de l'entreprise, ou qui sont les principales pour l'entrepreneur.

À l'avenir, l'employé est responsable de ces fonds. Dans ce cas, la base pour l'émission de fonds et l'émission d'un ordre de dépenses est déclaration de l'employé ou commande de l'entreprise. signé par le chef.

Lorsque des espèces sont émises pour le paiement de fonds aux employés de l'entreprise (salaires, indemnités de vacances, avantages sociaux, pensions), cela doit être fait sur la base de la déclaration. signé par le chef.
D'autres cas de dépenses sont également possibles - paiement de dividendes, paiement à un fournisseur, octroi d'un prêt à un employé, etc. Dans tous ces cas, un ordre de dépenses est émis, qui indique la base de la dépense des fonds.

Donner de l'argent à des gens qui ne travaillent pas pour cette entreprise, se déroule selon des ordres de dépenses, qui sont émis pour chaque individuel. Parfois, les fonds peuvent être émis en fonction de déclarations établies sur la base d'accords conclus.

Qui l'émet et le remplit

Bordereau de retrait délivré par le chef comptable, et en son absence - par le chef. La législation prévoit la signature de l'administration de l'entreprise dans le document, c'est-à-dire gestionnaire et chef comptable. La signature du responsable peut être manquante si elle figure déjà dans les documents sur lesquels repose l'émission de fonds à partir de la caisse. Ensuite, la commande est transférée au caissier ou à une personne autorisée à effectuer des transactions en espèces.

Lors de l'émission d'argent de la caisse pour les consommables, comme les comptables appellent parfois ce document, le caissier doit demander au destinataire de présenter un passeport. Le passeport peut être remplacé par un autre document qui prouverait son identité.

Le caissier entre les détails du document présenté dans les colonnes appropriées de l'ordre de dépenses. Il doit alors exiger un reçu du bénéficiaire des fonds.

Procédure de remplissage de la commande

Pour le remplissage correct d'une note de frais, RKO abrégé, concentration et précision sont nécessaires. Dans les documents primaires par lesquels les transactions en espèces sont traitées, les corrections et les taches ne sont pas autorisées. Si vous trouvez une erreur dans un document déjà exécuté - il n'y a qu'une seule issue, le document doit être réexécuté sur la base du "certificat du comptable", dans lequel vous devez indiquer en détail et au point l'essence du erreur et la nécessité de la corriger.

Télécharger le formulaire de bon de caisse de dépenses

La procédure pour remplir le document est la suivante :

1. Le code numérique du formulaire RKO 0310002 et le nom du bon de commande n° KO-2 sont inscrits dans le tableau intitulé "Codes". Il est situé dans le coin supérieur droit du formulaire. Dans le même tableau, vous devez spécifier le code OKPO de l'entreprise.
2. Dans la colonne du haut, le nom complet de l'entreprise est inscrit conformément à la Charte. Les ordres de dépenses sont numérotés dans l'ordre, à partir du premier numéro du début de l'année. Dans la colonne correspondante, la date d'émission du document est écrite.
3. Dans la section "Compte correspondant, sous-compte", le compte débité dans cette opération est indiqué, c'est-à-dire que l'écriture comptable est enregistrée.
4. Dans la colonne "Montant", le montant est inscrit en chiffres en roubles et en kopecks. Ensuite, le nom de l'entreprise avec laquelle les règlements sont effectués ou le nom de la personne à qui l'argent est émis est écrit.
5. La colonne "Motif" doit contenir des données sur les détails du document, qui est la base de l'émission de fonds à partir de la caisse et une description de l'opération.
6. Dans la rubrique « Candidature », le cas échéant, les pièces jointes à la commande sont listées.
7. Viennent ensuite les signatures de l'administration - le directeur et le chef comptable.
8. Dans la colonne «Reçu», la personne à qui les fonds ont été émis doit écrire le montant en toutes lettres, mettre la date de réception et sa propre signature. Le bénéficiaire doit signer de sa propre main dans la caisse enregistreuse les fonds qu'il a reçus. Lors de la réception d'argent en fonction de la masse salariale ou de la masse salariale, le montant en toutes lettres peut ne pas être indiqué. Sur la ligne suivante, vous devez remplir tous les détails du document qui certifie l'identité du sujet recevant les paiements de la caisse de l'entreprise.
   L'argent de la caisse peut être émis par procuration. Si cela se produit, alors dans le formulaire RKO, après le nom du destinataire direct, les données de la personne à qui la procuration a été délivrée sont saisies. Dans la section "Demande", le numéro et la date de la procuration par laquelle cette personne a reçu les fonds sont indiqués. La procuration doit rester chez le caissier, sous la forme d'un document joint à l'ordre de dépenses.
   Lorsqu'une procuration est délivrée pour recevoir plusieurs paiements ou pour recevoir des fonds de différentes sociétés, des copies de cette procuration sont formées dans la quantité requise et certifiées comme établies par le chef de l'entreprise. Une copie certifiée conforme doit être épinglée aux tickets de caisse, et la procuration originale est chez le caissier et est jointe à la caisse enregistreuse lors du dernier paiement.
9. Dans la colonne inférieure de l'ordre de dépense, il doit y avoir une signature du caissier avec une transcription.
10. La colonne "Code de l'unité structurelle" doit être remplie si l'entreprise a plusieurs départements ou divisions.
11. Rubriques "Code comptabilité analytique» et « Special Purpose Code » sont destinés aux entreprises qui exercent leurs activités au détriment de fonds ciblés.

Depuis 2012, des contrôles de discipline de trésorerie sont effectués par services fiscaux. Comme le montre la pratique, la présence documents nécessaires et eux conception correcte- une garantie de réussite des audits. POUR documents monétaires s'applique également aux encaissements. Outre le fait qu'il fixe l'émission de fonds depuis la caisse, le RKO est également un lien écritures comptables. Nous donnerons un exemple du remplissage correct d'un bon de caisse de compte et parlerons des nuances de son utilisation.

RKO - un formulaire pour émettre de l'argent à la caisse

En 2019, toutes les organisations, quels que soient leur statut organisationnel et juridique et le régime fiscal utilisé, sont tenues d'établir des formulaires d'encaissements (ci-après dénommés RKO). Cette règle est indiquée au paragraphe 4 de l'article 346.11, paragraphe 5 de l'article 346.26 du Code fiscal de la Fédération de Russie. Ainsi, une certaine procédure de comptabilisation et de conduite des opérations en espèces s'applique à :

• Les organisations, quelle que soit la forme de propriété (étatique, privée, etc.) ;
• Entreprises et entrepreneurs individuels qui travaillent avec des caisses enregistreuses ;
• Les entrepreneurs individuels qui acceptent de l'argent comptant ;
• Organisations et entrepreneurs individuels utilisant des formulaires de déclaration stricts.

Au fil du temps, le législateur a simplifié la procédure de réalisation des transactions en espèces pour certaines catégories d'entrepreneurs. En 2019, peuvent compter sur des concessions :

• Entrepreneurs individuels ;
• Petites entreprises et organisations ayant le statut de micro-entreprises.

La tenue d'une caisse de manière simplifiée est fixée au paragraphe 1 des instructions de la Banque de Russie n ° 3210-U du 11 mars 2014 «Sur la procédure pour effectuer des transactions en espèces par des personnes morales et la procédure simplifiée pour effectuer des transactions en espèces par des entrepreneurs individuels ».

Les caractéristiques de la commande simplifiée sont points suivants. Les micro-entreprises et les entrepreneurs individuels sont autorisés à ne pas fixer de limite de trésorerie. Compte tenu de cela, ils peuvent ne pas être déconcertés par le maintien du crédit et ordres de décaissement, livres de caisse. Cette disposition est approuvée au paragraphe 10, clause 2 et au paragraphe 9, clause 4.6 des instructions de la Banque de Russie.

Comment remplir un bon de caisse de dépenses

Comme indiqué ci-dessus, ce document indique l'émission de fonds à partir de la caisse. Il est permis de remplir le formulaire KO-2 manuellement sur des formulaires imprimés ou à l'aide de la technologie informatique (avec la sortie obligatoire à transporteur de papier). Ce n'est pas aussi difficile à faire que de gérer les subtilités.

Comment écrire RKO

Un mandat de dépenses et de trésorerie est un document comptable qui a un formulaire unifié OKUD 0310002 (conformément au décret n° 88 du 18 août 1998). La base de dépenses de trésorerie, à l'exclusion de l'émission salaires, selon la réalité normes législatives, pense:

• Ordre du chef de l'organisation sur l'allocation de fonds pour les besoins de l'entreprise;
• Demande d'un employé pour l'émission de fonds en vertu du rapport ;
• Retrait d'espèces pour frais de voyage;
• L'émission de monnaie destinée employé comme aide financière.

L'émission d'espèces à partir de la caisse de l'entreprise s'effectue sur la base d'un bon de caisse en compte. Après avoir reçu le RKL, le caissier est tenu de vérifier l'exactitude de l'enregistrement, la présence de toutes les signatures des fonctionnaires. Aussi, lors du traitement des caisses enregistreuses, le caissier devra vérifier la correspondance des montants écrits sous forme numérique et en toutes lettres. Si des remarques sont révélées à la suite du contrôle (document mal exécuté, absence de signature du chef comptable, etc.), le caissier a le droit de refuser de délivrer des espèces.

Avant de remettre de l'argent à un employé, le caissier doit demander au destinataire un passeport ou un autre document d'identification. Après cela, il vérifie les informations spécifiées dans la caisse enregistreuse avec les données des détails du passeport, entre les informations nécessaires dans les colonnes appropriées. Aussi sur Document de paiement la signature personnelle de la personne qui a émis l'argent est apposée et le sceau de l'organisation avec l'inscription "Payé". Après avoir rempli le RKO, le caissier transfère les fonds au destinataire. Il est obligé de les compter, sans sortir de la caisse, pour signer le RKO.

Caractéristiques du travail avec de l'argent sur IP

Le document est signé par trois employés : le chef, le chef comptable et le caissier. Dans certaines organisations (IP), les postes peuvent être combinés, par exemple, un gestionnaire peut agir en tant que chef comptable, un comptable peut agir en tant que caissier. Dans ce cas, les signatures sont apposées en fonction des fonctions exercées : Chef comptable signes pour lui-même et pour le caissier ; le directeur signe à la fois pour lui-même et pour le chef comptable (caissier).

Le caissier, lorsqu'il sort de l'argent de la caisse, doit suivre les instructions. Voici les points auxquels il faut faire attention :

• Le caissier n'a pas le droit d'émettre de l'argent sans les signatures préalables du directeur et du chef comptable.
• Le caissier est obligé de vérifier le document (passeport) de la personne qui reçoit l'argent avec les données dans les "consommables".
• Assurez-vous de vérifier l'ensemble des documents répertoriés dans le CSC.
• Il convient de s'assurer que le destinataire de l'argent a soigneusement compté l'argent reçu en présence du caissier.

Ce n'est que maintenant que le caissier en toute bonne conscience peut apposer sa signature dans le RKO lors de l'émission d'argent.

Si l'argent de la caisse est délivré par procuration, le caissier est tenu de joindre une copie certifiée conforme de la procuration au RKO.

Le RKO est délivré par le service comptable en un seul exemplaire. L'enregistrement des caisses enregistreuses émises est effectué dans un journal spécial (formulaire KO-3).

Le journal d'enregistrement des pièces de caisse entrantes et sortantes est obligatoire pour toutes les personnes morales.

Dans les cas où les documents (demandes, factures, etc.) joints aux bons de caisse de dépenses comportent une inscription d'autorisation du responsable de l'organisme, sa signature sur les bons de caisse de dépenses est facultative.

Dois-je apposer un tampon sur le ticket de caisse ?

Il n'est pas nécessaire d'apposer un sceau (cachet) sur la caisse enregistreuse. Les colonnes "Base" et "Appendice" dans le formulaire KO-2 rempli impliquent la présence de documents avec sceaux. Ainsi, le formulaire RKO a pleine force juridique sans sceau.

Apprendre à remplir des caisses enregistreuses : un algorithme pour un comptable (tableau)

Le document signé est signé par des personnes autorisées (chef comptable, responsable de l'organisation ou autres fonctionnaires habilités à signer les documents financiers). Également sur le document comptable se trouve le sceau de l'organisation avec l'inscription "Payé".

Exemples de remplissage de RKO par une organisation

Émission d'argent en vertu du rapport

L'émission de fonds contre un rapport de la caisse avec l'exécution des caisses enregistreuses se fait conformément aux règles:

1. Émettre de l'argent dans le cadre du rapport à l'employé (ou à une autre personne) uniquement dans le cas d'un rapport complet sur les fonds précédemment prélevés à la caisse ;
2. Candidature obligatoire à partir de personne responsable pour l'émission d'argent pour des besoins urgents, où le montant doit être indiqué en chiffres et en lettres. Cette déclaration est ensuite jointe au RKO.

Paiement des salaires depuis la caisse de l'entreprise

Lors de l'émission des salaires, vous devez suivre une instruction simple:

• préparation préliminaire du nécessaire somme d'argent et la paie ;
• avant d'émettre de l'argent, l'employé doit signer la fiche de paie;
• calcul par le caissier en présence d'un employé du montant requis;
• émettre de l'argent à un employé;
• fixation obligatoire dans la masse salariale des montants émis et déposés (le cas échéant);
• le montant émis est reflété dans le formulaire RKO (un est émis pour l'ensemble de la masse salariale);
• tous les documents de caisse sont attachés et stockés ensemble.

Erreurs dans RKO, comme dans d'autres documents de trésorerie, sont invalides. La correction des erreurs n'est autorisée que sous la forme d'un formulaire KO-2 correctement converti.

Si l'erreur est remarquée trop tard et qu'il n'est pas possible de la corriger (par exemple, le numéro de série du RKO est confus), alors tout espère pour la date limite délai de prescription(3 années).

Est-il possible de modifier RKO

Nous listons les violations typiques dans la conception de RKO :

• émission d'argent de la caisse sans signatures appropriées dans le formulaire de caisse enregistreuse (une amende de 2 à 3 000 pour chaque fait révélé);
• une copie non certifiée conforme de la procuration ou son absence (amende de 2 à 3 000 par fonctionnaire).

Si le fait détecté d'une erreur a entraîné une diminution de assiette fiscale, puis sur coupable une amende de 10 000 roubles est infligée.

Article 15.11 du Code de la Fédération de Russie sur infractions administratives et article 120 code fiscal RF.

Exemples de remplissage des formulaires RKO

Lors du paiement des salaires à un groupe d'employés, un formulaire CRS est émis. Dans le cas où la base de réception est différente pour différents employés, il est plus opportun d'émettre différentes caisses enregistreuses.

De la caisse de l'entreprise, l'argent est émis pour livraison à la caisse de la banque de service. Dans ce cas, l'argent est envoyé à la banque avec un caissier ou remis au service de collecte. RKO dans ce cas peut ressembler à ce qui suit.

Si une aide financière est fournie à une personne, il n'est pas nécessaire d'établir une fiche de paie. Une signature sur le formulaire RKO suffit. Il est permis de délivrer une aide matérielle à un groupe de personnes pour un CSC, pour lequel il est nécessaire de délivrer une fiche de paie.

Mandat de dépenses (KO-2) - Document requis pour une bonne tenue de livres. Un formulaire correctement rempli vous aidera non seulement à trouver d'éventuelles lacunes dans l'organisation des flux de trésorerie, mais également à réduire le risque de sanction lors d'une inspection par les autorités réglementaires.

28.08.2019

Les entités juridiques sont tenues de maintenir une discipline de trésorerie.

Cela nécessite de remplir des documents sur la réception et la dépense d'espèces à la caisse de l'organisation.

Un bon de caisse de compte est un document de documentation comptable primaire, selon lequel l'argent est émis, y compris les salaires.

La procédure de remplissage de la caisse enregistreuse est strictement réglementée, les inexactitudes conformes aux normes entraînent des sanctions de la part des autorités de contrôle.

Etablissement d'un bon de caisse formulaire KO-2

Quels que soient les motifs de retrait d'espèces à la caisse, leur émission s'effectue au moyen d'un bon de caisse de dépenses sous la forme n ° KO-2 (OKUD 0310002).

Le paiement des salaires selon la déclaration nécessite l'enregistrement ultérieur des règlements en espèces pour le montant total d'argent émis par la caisse.

Le numéro et la date d'établissement du bon de caisse sont indiqués sur le formulaire ou sur la base duquel le salaire a été émis.

Le formulaire RKO comprend les informations suivantes :

Le destinataire des fonds entre indépendamment le montant reçu en lettres (les kopecks sont indiqués par des chiffres) et à la fin des signes.

Le caissier de l'organisation note les données du passeport du destinataire ou les détails d'un autre document d'identité. Après le transfert de fonds, le caissier enregistre des données sur lui-même et appose une signature.

Ce document peut être établi séparément pour chaque employé.

Aujourd'hui, le sceau de l'entreprise qui émet les espèces sur le ticket de caisse n'est pas une condition obligatoire.

Si des fonds sont émis entité légale, son impression sur le formulaire RKO n'est pas non plus nécessaire.

Remplir lors de l'émission des salaires selon le relevé

Formulaire de licenciement

Le règlement de la Banque centrale de la Fédération de Russie n ° 373-P du 12 octobre 2011 réglemente la délivrance de salaires et d'autres récompenses matérielles pour le travail effectué, effectué conformément à paie, assurez-vous d'établir RKO.

Ses détails sont inscrits dans le document de paiement (règlement).

Ensuite, le caissier ferme le relevé, en tant que document établi en raison de l'émission de fonds.

Un ordre de dépenses est établi sur le relevé, le retrait de fonds de la caisse de l'entreprise est considéré comme la base, le relevé est enregistré comme une demande, la base est fixée "Paiement des salaires (pour un mois spécifique), compensation en cas de licenciement. »

Un ordre de décaissement est document comptable sur la base de laquelle l'argent est remis à la personne responsable. Une organisation budgétaire n'a pas le droit de prélever ne serait-ce qu'un rouble de la caisse enregistreuse sans un tel papier. Nous analysons un exemple de remplissage d'un bon de caisse de compte.

Pourquoi avez-vous besoin d'un bon de caisse de dépenses

Le bon de caisse de compte fait référence aux documents de la comptabilité primaire des opérations en espèces. Il est utilisé pour émettre de l'argent à partir de la caisse enregistreuse. Un ordre de caisse est un registre de règlement, il est formé en un exemplaire par un employé comptable et signé par le responsable organisation budgétaire, chef comptable, caissier et personne recevant des fonds. L'impression dans ce cas est facultative et n'est utilisée que si elle est disponible dans l'organisation.

Un ordre de paiement sortant ne doit pas contenir de corrections, sinon il est invalidé. En cas d'erreur, le mandat doit être refait dans la bonne version.

L'obligation d'utiliser le formulaire KO-2 est déterminée par les instructions de la Banque de Russie n ° 3210-U du 11 mars 2014. Pour les organisations secteur public une telle exigence est inscrite dans l'arrêté du ministère des Finances du 30 mars 2015 n ° 52n. Faire des affaires implique également la formation d'un ordre de paiement pour le règlement mutuel de la personne responsable et du caissier de l'entreprise.

Quel formulaire utiliser

Conformément au décret n ° 88 du 18 août 1998, un bon de caisse de dépenses doit être d'une forme unifiée - un formulaire selon OKUD 0310002. Vous pouvez imprimer le formulaire ordre de paiement et remplissez à la main, ou vous pouvez utiliser un éditeur de texte.

Comment émettre un bon de caisse de dépenses

Vous ne pouvez pas simplement télécharger gratuitement le formulaire de reçu de caisse 2020 et le remplir. Pour que cela soit base légale. Pour dépenser de l'argent, à l'exception des salaires, et émettre un bon de caisse, une telle base peut être :

• ordre du chef sur l'allocation des fonds pour les besoins de l'organisation;
• la demande d'un employé pour l'émission d'un compte de fonds ;
• émission d'espèces pour frais de voyage;
• émission d'argent pour aide financière employé.

Un bon de caisse de dépenses deviendra la base pour l'émission d'espèces à partir de la caisse. Après avoir reçu un ordre de paiement, le caissier vérifie l'exactitude du remplissage (clause 6.1 de l'instruction):

• la présence de la signature du chef comptable ou du comptable (en leur absence - la présence de la signature du chef);
• correspondance des montants écrits en chiffres et en toutes lettres, ainsi que le respect des pièces justificatives.

Avant d'émettre des espèces, le caissier doit demander au destinataire une pièce d'identité. Après vérification avec lui, il entre les détails du passeport ou autre document dans les colonnes appropriées. Transfère ensuite l'argent au destinataire. Il doit les compter et signer le bon de caisse de dépenses.

L'ordonnance n° 3210-U de la Banque de Russie du 11 mars 2014 a été modifiée par l'ordonnance Banque centrale de Russie du 19/06/2017 n ° 4416-U, qui stipule que la déclaration de l'employé peut être remplacée par l'ordre du chef. Et un bon de caisse de dépenses peut être émis en au format électroniqueà l'aide d'une signature électronique.

Comment remplir un RKO

Le bon de caisse est rempli par les employés d'une organisation budgétaire liée à l'émission de fonds. Il existe des sites sur Internet qui proposent de remplir un bon de commande en ligne, puis de le télécharger ou de l'imprimer. Nous allons utiliser un exemple pour analyser comment le remplir correctement vous-même.

Étape 1. Remplir l'en-tête

Dans la ligne "Organisation", le nom complet de l'organisation est écrit et la colonne "Unité structurelle" - le nom de l'unité qui a émis la caisse enregistreuse. S'il n'y a pas de subdivision structurelle de ce type, un tiret est placé dans la colonne.

OKPO est rempli selon les données attribuées par l'agence de statistiques.

Le numéro de document est indiqué strictement dans l'ordre au cours de l'année civile.

La ligne "Date" indique la date de sortie de la caisse.

Étape 2. Remplissez les sections "Débit" et "Crédit"

Ces lignes du bon de caisse de dépenses sont remplies en fonction de celle approuvée.

Dans la ligne "Purpose Code", un code est entré qui affiche le but de l'utilisation des fonds émis par la caisse. Si de tels codes ne sont pas utilisés dans l'entreprise, un tiret est mis.

Étape 3. Nous entrons des informations sur qui et pourquoi l'argent a été émis

La ligne "Emission" contient le nom, prénom, patronyme de la personne à qui cet argent est émis.

La ligne "Base" affiche le contenu transaction d'affaires. Par exemple, une avance pour frais de déplacement, pour les besoins de l'organisation, etc.

Dans la ligne "Montant", le montant est écrit en toutes lettres.

Dans la ligne "Application", entrez les informations qui ont servi de base pour émettre de l'argent depuis la caisse.

Étape 4. Remplissez la section avec les données personnelles de l'employé à qui l'argent a été remis

La ligne "Reçu" est remplie par le destinataire lui-même. Il écrit le montant en toutes lettres, appose la date et la signature sur le reçu. Ci-dessous, vous devez spécifier les détails du document qui est présenté pour identification.

Dans la dernière ligne, le caissier ou un autre employé responsable appose sa signature et sa transcription.

Étape 5. Signature du responsable

RKO est signé par le chef comptable et le chef de l'organisation.

Un exemple prêt à l'emploi de remplissage d'un bon de caisse de compte pour 2020 ressemble à ceci:

Caractéristiques de remplissage

RKO n'est pas toujours émis pour l'émission d'espèces. Le registre est également constitué dans d'autres cas, par exemple lors de la réception de fonds par procuration ou de l'émission de salaires.

Le RKO sur salaire peut être émis séparément pour chaque employé ou pour un groupe de personnes. Si l'organisation n'a pas beaucoup d'employés, le registre est compilé pour chacun séparément. S'il y a beaucoup d'employés, un seul RKO est formé. Une liste des employés est compilée au registre, indiquant les montants des salaires à payer pour chaque employé.

C'est comme ça que les papiers sont faits. A l'issue de la période de validité du décompte et du décompte ou décompte, le caissier le vérifie, indique les montants à déposer, y appose sa signature et l'envoie au service comptable. Le comptable vérifie également toutes les données et signe le document. Ensuite, RKO est formé sur montant total fonds émis. La date de sa compilation est le dernier jour où le salaire est payé. La déclaration contient les détails du registre de la dépense - son numéro et sa date.

Si un employé reçoit de l'argent par procuration, cela doit être reflété dans le registre des dépenses. Le comptable ne doit pas faire de duplicata, ces caisses enregistreuses sont formées en un seul exemplaire. Dans le cas contraire, le document principal de dépense par procuration est rempli de la même manière que dans les cas généraux.

Comment tenir des registres et combien conserver

L'enregistrement et la comptabilisation d'un bon de caisse de compte s'effectuent sous la forme de KO-3, ainsi que dans livres de caisse(KO-4). Les numéros de série de RKO sont entrés dans le journal. Cela doit être fait après qu'ils sont signés par le chef comptable ou le directeur. Le journal doit être tenu au service comptable de l'entreprise ou chez le directeur.

Le magazine KO-3 (formulaire selon OKUD 0310003) est une couverture dans laquelle les données d'enregistrement de l'institution et la feuille mobile sont renseignées. Dans la feuille libre, deux tableaux sont formés: à gauche, les informations sur le PKO sont reflétées, à droite - sur le RKO.

Les KO entrants et sortants sont conservés pendant 5 ans selon les règles établies par le responsable de l'organisation.

Exemple de registre de caisses enregistreuses sous forme de KO-3

Responsabilité pour violation des transactions en espèces

RKO est document principal, ce qui signifie qu'il faut remplissage correct. Si le registre est rempli de manière incorrecte ou pas du tout rempli, une amende de 10 000 roubles peut être infligée à l'institution (article 120 du Code fiscal de la Fédération de Russie). La raison en est la comptabilisation incorrecte des revenus et des dépenses du contribuable au cours d'une période fiscale.

Si le contribuable ne fournit pas, dans le cadre de la déclaration de l'IFTS, la confirmation des coûts des services de règlement en espèces, l'inspecteur a le droit de refuser de reconnaître ces dépenses à des fins fiscales.

Posez des questions, et nous compléterons l'article avec des réponses et des explications !