Règles d'établissement d'un rapport préalable pour l'année. Rapport préalable : ce qui peut être pris en compte. Les délais sont fixés dans ces conditions.

remplissage rapport préalable se produit lorsque les employés d'entreprises et d'organisations reçoivent du service comptable une certaine somme d'argent pour les dépenses liées à leurs activités professionnelles.

DES DOSSIERS

Le plus souvent, le décaissement des fonds a lieu le frais de voyage ou les dépenses liées aux activités ménagères de l'entreprise (achat de papeterie, papier de bureau, mobilier, etc.). Mais avant d'émettre des finances, le comptable doit recevoir une commande appropriée ou une commande du directeur de l'entreprise, qui indiquera le montant exact et le but de l'acompte.

Une fois les dépenses effectuées, l'employé qui a reçu l'argent est tenu de remettre le solde à la caisse de l'entreprise ou, en cas de dépassement, de recevoir l'argent dépensé en trop à la caisse. C'est à ce stade qu'un document appelé "Rapport préalable".

Comment vérifier les dépenses

Il est impossible de retourner l'argent restant à la caisse de l'entreprise comme ça. Il est nécessaire de transférer des documents aux spécialistes du service comptable confirmant que les fonds comptables ont été dépensés exactement aux fins pour lesquelles ils ont été fournis. Ainsi les preuves, espèces et reçus, billets de train, formulaires sont principalement responsabilité stricte etc. Tous les documents ci-dessus doivent comporter des détails, des dates et des montants clairement lisibles.

Règles de rédaction d'un rapport

À ce jour, il n'existe pas d'échantillon de rapport unifié et strictement obligatoire, cependant, la plupart des comptables à l'ancienne préfèrent utiliser le formulaire auparavant généralement applicable. C'est compréhensible : il comprend toutes les informations nécessaires, y compris −

• des informations sur l'organisme qui a émis l'argent,
• employé qui les a reçus
• somme d'argent exacte
• les fins auxquelles ils étaient destinés.
• les dépenses engagées y sont également répercutées avec en pièce jointe toutes les pièces justificatives. De plus, le rapport contient les signatures du personnel comptable qui a émis l'argent et accepté le solde, ainsi que l'employé pour qui les fonds comptables ont été émis.

Il n'est pas nécessaire d'apposer un cachet sur le document, car il fait partie du flux de documents internes de l'entreprise. De plus, depuis 2016, les personnes morales, comme auparavant, et les entrepreneurs individuels, ont le plein droit légal de ne pas utiliser de sceaux et de timbres pour l'endossement. de papiers.

Un document est créé en un seul exemplaire original, et il ne faut pas tarder à le remplir - conformément à la loi, il doit être délivré dans un délai maximum de trois jours une fois l'argent dépensé.

Étant donné que le rapport préalable fait référence au principal documents comptables, son remplissage doit être traité avec beaucoup de soin et essayez de ne pas faire d'erreurs. Dans les cas où cela ne pouvait être évité, il est préférable de remplir un nouveau formulaire.

Un exemple de préparation d'un rapport préalable

Malgré le nom sérieux et l'importance du document, le remplir n'est pas un gros problème.

La première partie du document est remplie par l'employé qui a reçu l'argent pour le rapport.

1. Au début, le nom de la société est écrit et son code OKPO () est indiqué - ces données doivent correspondre aux papiers d'enregistrement de la société. Saisissez ensuite le numéro rapport comptable et la date de sa compilation.
2. À gauche, quelques lignes sont laissées pour approbation par le directeur de l'entreprise: ici, après avoir rempli l'intégralité du rapport, le responsable devra saisir le montant en toutes lettres, signer et dater le document d'approbation.
3. Vient ensuite l'information sur le salarié : correspond subdivision structurelle auquel il se réfère, son matricule, nom, prénom, patronyme, la fonction et l'objet de l'acompte émis.

Au tableau de gauche l'employé responsable saisit des informations sur les fonds émis, en particulier, indique montant total, ainsi que des informations sur la devise dans laquelle il a été émis (si utilisé unités monétaires autres pays). Le montant du solde ou du dépassement est inscrit ci-dessous.

à la bonne table les données sont saisies par un spécialiste comptable. Des informations sur les comptes comptables et les transactions sont saisies ici, en particulier, les sous-comptes sont indiqués par lesquels l'argent et les montants spécifiques passent.

Sous le tableau, indiquez le nombre de pièces jointes à la note de frais (c'est-à-dire les documents confirmant les dépenses).

Après avoir rempli toutes les informations nécessaires, le rapport et les documents qui y sont joints, doivent vérifier Chef comptable et dans la ligne appropriée (en lettres et en chiffres) indiquez le montant approuvé pour le rapport.

Ensuite, les autographes du comptable et du chef comptable sont entrés dans le rapport, ainsi que des informations sur les fonds restants ou dépensés en trop - les cellules requises indiquent le montant spécifique et le mandat de paiement par lequel il passe. Le caissier qui a accepté le solde ou émis le dépassement appose également sa signature sur le document.

Le verso du rapport préalable contient des informations sur tous les documents qui y sont joints :

• leur Liste complète indiquant les détails, les dates d'émission, les noms, le montant exact de chaque dépense (émise et acceptée en comptabilité),
• ainsi que le numéro du sous-compte comptable sur lequel ils vont.

Sous la table personne responsable doit apposer sa signature, qui attestera de l'exactitude des données saisies.

La dernière section (partie coupée) comprend un reçu du comptable à qui l'employé responsable a remis les documents prouvant les coûts. Ici sont indiqués

• nom, prénom, patronyme du salarié,
• numéro et date du rapport,
• le montant des fonds émis pour les dépenses (en lettres),
• ainsi que le nombre de documents confirmant les coûts.

Ensuite, le comptable doit apposer sa signature et la date de remplissage du document sous le document et transférer cette partie à l'employé qui a soumis le rapport.

Règlements avec des personnes responsables : modifications à partir du 19.08.2017

À partir du 19 août 2017, la procédure de collaboration avec les personnes responsables lors de la remise d'espèces à leur intention change. Les modifications approuvées simplifient le travail des comptables. comment s'inscrire nouvel ordre calculs dans la pratique, quelles questions les comptables ont-ils lorsqu'ils travaillent avec des comptables, nous le dirons dans l'article.

Des modifications correspondantes ont été apportées à la directive de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 11 mars 2014 n ° 3210-U «Sur la procédure de maintien opérations en espèces entités juridiques et une procédure simplifiée pour effectuer des transactions en espèces par les entrepreneurs individuels et les petites entreprises. Comme auparavant, dans ce document contient des règles pour travailler avec des personnes responsables lors de la remise d'espèces à leur intention.

Les modifications ont été apportées par l'instruction de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 19 juin 2017 n° 4416-U.

Les innovations affectent la procédure d'émission d'argent à une personne responsable:

1. Pour recevoir un nouveau montant, il n'est pas nécessaire de remettre le solde précédent.

2. Une demande d'émission d'argent ne peut pas être écrite.

Il n'est pas nécessaire de retourner le solde précédent pour recevoir un nouveau montant

Auparavant, la procédure d'exécution des transactions en espèces comportait une exigence obligatoire: la personne responsable avait le droit de recevoir nouvelle avance uniquement sous réserve du retour des fonds précédemment émis (paragraphe 3, clause 6.3, clause 6 des instructions de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 11 mars 2014 n ° 3210-U). Maintenant, le paragraphe avec une telle exigence est complètement exclu du document.

L'entreprise peut émettre des avances aux personnes responsables sans attendre remboursement intégral dette antérieure.

Cette procédure est pratique si une personne responsable doit émettre de l'argent à des fins différentes. Une situation peut également survenir lorsque le comptable n'a pas assez du montant initialement reçu pour effectuer un achat.

Par exemple, le 21 août 2017, le responsable de l'approvisionnement de l'entreprise a reçu de l'argent pour acheter des stocks. Le responsable de l'approvisionnement a découvert le coût et s'est rendu compte qu'il n'avait pas assez de fonds pour acheter des stocks. Le lendemain, 22/08/2017, la caissière de la société motifs juridiques peut donner au gestionnaire de l'approvisionnement le montant manquant.

Jusqu'au 19 août 2017, dans cette situation, vous devrez d'abord restituer l'argent reçu, puis recevoir le montant requis. De plus, le responsable de l'approvisionnement pourrait payer un supplément pour l'inventaire à partir de ses fonds personnels, et après l'approbation du rapport préalable, il recevrait un dépassement.

Vous ne pouvez pas rédiger une demande d'émission d'argent

Pour recevoir de l'argent sur le compte, l'employé rédige généralement une déclaration. Ensuite, le responsable met un visa de permis sur la demande ou émet une ordonnance appropriée. Ce n'est qu'après que le caissier émet l'argent.

Jusqu'au 19/08/2017, la demande d'émission de fonds était document contraignant. Désormais, l'argent peut être émis sans demande sur la base d'un document administratif du chef de l'organisation ou de l'entrepreneur individuel. Ainsi, la Banque centrale de la Fédération de Russie a corrigé le premier paragraphe des paragraphes. 6.3 page 6 des instructions de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 11 mars 2014 n° 3210-U (instructions de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 19 juin 2017 n° 4416-U).

Si le responsable décide d'émettre de l'argent aux employés sans demande, il est préférable de fixer cette procédure dans le local acte normatif.

Les anciens chèques peuvent être acceptés

Avec l'introduction des caisses enregistreuses en ligne, les comptables ont constamment diverses questions. Beaucoup s'inquiètent de la question de savoir s'il est possible de prendre en compte d'une personne responsable les chèques de banque à l'ancienne qui n'ont pas été poinçonnés à la caisse en ligne.

Veuillez noter que lors du transfert de fonds sur les cartes bancaires personnelles des employés pour payer les besoins du ménage (biens, matériaux) dans la commande sur Réglementation comptable l'organisation devrait prévoir des dispositions qui déterminent la procédure de règlement avec les personnes responsables par le biais de leurs cartes bancaires(lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 25 août 2014 n ° 03-11-11 / 42288).

Dans la colonne "Acheteur" il est écrit "Particulier"

Si la personne responsable ne demande pas au vendeur de délivrer des documents pour l'organisation, le vendeur dans la colonne "Acheteur" écrira "Particulier". Est-il possible de comptabiliser une telle facture comme une dépense ?

Afin de réduire la base imposable à l'impôt sur le revenu, les contribuables ont le droit de prendre en compte ces factures.

Les dépenses à des fins fiscales sont acceptées sous réserve des conditions du paragraphe 1 de l'art. Code fiscal de la Fédération de Russie : les dépenses doivent être justifiées et documentées.

Des documents primaires correctement exécutés (lettres de voiture, actes) peuvent confirmer les dépenses.

Il est utilisé pour comptabiliser les fonds remis aux personnes responsables à des fins administratives. dépenses ménagères.

Il est établi en un exemplaire par le redevable et le comptable.

Le rapport préalable peut être établi sur support papier et informatique.

Au verso du formulaire, la personne responsable inscrit une liste de documents confirmant les dépenses engagées (attestation de voyage, reçus, documents de transport, chèques KKM, reçus de vente et autres pièces justificatives) et le montant des dépenses correspondantes (colonnes 1 - 6). Les pièces jointes au procès-verbal sont numérotées par le redevable dans l'ordre où elles sont consignées dans le procès-verbal.

Le service comptable vérifie les dépenses ciblées des fonds, la disponibilité des pièces justificatives confirmant les dépenses engagées, l'exactitude de leur enregistrement et du calcul des montants, et le verso du formulaire indique les montants des dépenses acceptées pour la comptabilité (colonnes 7 - 8) et les comptes (sous-comptes) qui sont débités de ces montants (colonne 9).

Détails liés à monnaie étrangère(ligne 1a du recto du formulaire et colonnes 6 et 8 du verso du formulaire) ne sont remplis que si des fonds en devises étrangères sont délivrés à la personne comptable selon la procédure établie, conformément à la réglementation en vigueur législation de la Fédération de Russie.

Le rapport préalable vérifié est approuvé par le chef ou une personne autorisée et est accepté pour la comptabilité. Le solde de l'avance non utilisée est remis par le redevable à la caisse de l'organisme pour recettes bon de caisse selon l'ordre établi. Le dépassement du rapport préalable est délivré à la personne responsable sur le bon de caisse du compte.

Sur la base des données du rapport préalable approuvé, le service comptable radie les comptes des sommes d'argent selon l'ordre établi.

Décret du Comité d'État des statistiques de la Fédération de Russie du 1er août 2001 N 55 "Sur approbation forme unifiée documentation comptable primaire N AO-1 "Rapport préalable""

L'émission de fonds par une organisation à une personne dans une relation de travail avec elle est une pratique commerciale courante. L'argent que l'entreprise, avec la participation du service comptable, transfère dans le cadre du rapport est accompagné d'une documentation le confirmant. utilisation prévue. Les documents sont soigneusement examinés par les autorités réglementaires. Question principale, employés passionnants responsables du rapport préalable: comptables et personnes responsables - que peut-on prendre en compte?

Malgré l'abondance de lettres explicatives, d'instructions, des lignes directrices et instructions, de nombreuses questions restent controversées. L'employé, dont les "mains" sont chargées de fonds comptables, est constamment obligé de réfléchir à la manière de collecter les documents confirmant ses dépenses, et au service comptable - de vérifier les papiers soumis et les chèques ligne par ligne. En général, les règles suivantes s'appliquent aux avances :

1. Les fonds sont émis pour les besoins commerciaux et opérationnels et les frais de déplacement.
2. La base pour l'émission de fonds est l'ordre du chef. Le chef prend une décision après la présentation d'une personne responsable de la demande.
3. Après les dépenses pour lesquelles les fonds ont été alloués, il est nécessaire de les refléter dans le rapport, en joignant les pièces justificatives.
4. Une personne comptable doit soumettre un rapport préalable avec une justification des dépenses au service comptable dans les trois jours suivant la date officielle de retour d'un voyage d'affaires. Cette date est la date indiquée sur le billet de retour ou la feuille de route, si le salarié utilise une voiture.
5. Si un employé reçoit des fonds pour les besoins du ménage, il doit alors soumettre un rapport préalable dans les délais fixés par un ordre spécial du chef de l'organisation. En règle générale, une telle commande est émise sous la forme d'une annexe à la politique comptable de l'organisation.
6. Les employés de l'organisation doivent connaître tous les documents administratifs concernant la procédure d'émission d'argent pour un rapport et la soumission de rapports préalables confirmant les dépenses.

Quels sont les documents officiellement acceptés comme justificatif de dépenses ?

• vérification KKT ;
• billets de passagers, carte d'embarquement ;
• reçus de vente/lettres de transport ;
• reçus, formulaires de rapport stricts (BSO) et autres formulaires, sur la base desquels il est possible de tirer une conclusion sur le caractère raisonnable des dépenses.

Voici quelques exemples

1. Les documents rédigés dans une langue étrangère doivent être traduits en russe.

   Toutes les informations spécifiées dans le document ne sont pas sujettes à traduction, mais uniquement celles qui sont essentielles pour la comptabilité.

2. Est-il possible d'indiquer dans le rapport préalable des dates qui tombent le week-end ou les jours fériés ?

   Si les jours de voyage d'affaires sont pris en compte, ils sont indiqués dans le rapport comme faisant partie de la durée totale du voyage d'affaires, déterminée par la commande et les billets des passagers (lettres de voiture). Pour ces jours, l'indemnité journalière est versée de la manière habituelle.

   Si les jours sont pris en compte lorsque les articles en stock sont achetés ou que des services sont fournis à l'employé, des questions peuvent se poser concernant l'implication de l'employé dans l'exécution de ses tâches le week-end. La procédure de travail le week-end est établie par le Code du travail de la Fédération de Russie et est contrôlée par l'inspection du travail. Par conséquent, il vaut mieux éviter la paperasse le week-end et, comme prévu, faire une pause dans le travail. Il n'est pas recommandé d'inviter des partenaires commerciaux à un dîner représentatif un week-end ou un jour férié.

3. L'organisation peut développer indépendamment la forme du rapport préalable et l'approuver dans la politique comptable.

   L'utilisation obligatoire du formulaire unifié AO-1 a été supprimée depuis 2013. Dans la pratique, beaucoup continuent d'utiliser l'ancien formulaire "vérifié", qui comporte deux faces (approuvé par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 08/01/2001 N 55). La première face (titre) est remplie par un responsable et un comptable, agréés par le responsable. Le deuxième (verso) est rempli par la personne responsable et confirmé par sa signature. Au verso, dans les lignes libres, le redevable liste tous les documents qu'il joint à l'appui des dépenses.

4. Si les fonds ont été émis non pas sous forme d'espèces (à la caisse), mais par Carte d'entrepriseà un compte spécialement ouvert pour de telles opérations, la procédure de remplissage du rapport préalable ne change pas.

   La législation ne limite pas le montant des montants qu'une organisation peut émettre sur le compte, ils peuvent être très importants, mais il faut également tenir compte des plus petits montants émis dans le rapport préalable. Dans le même temps, il est nécessaire de rappeler les normes légalement établies pour les règlements en espèces entre les personnes morales et les entrepreneurs individuels - pas plus de 100 000 roubles dans le cadre d'un contrat. Si vous avez besoin d'acheter des marchandises, des matériaux en grande quantité, la personne responsable doit veiller à convenir au préalable avec les contreparties de la conclusion de contrats pour chaque lot qui ne dépasse pas la limite de règlement en espèces spécifiée. Sur le paiements autres qu'en espèces cette restriction ne s'applique pas.

   En pratique, les restrictions à la délivrance de montants au sous-rapport sont établies par des règles d'entreprise, qui sont déterminées dans les politiques internes de l'entreprise.

Espèces et tickets de caisse - comment les accepter ?

Tous les documents peuvent être joints au rapport préalable. Dans le même temps, ces documents doivent confirmer non seulement le fait du paiement actifs matériels, mais aussi le fait de leur réception.

Un reçu de caisse ne confirme que le fait du paiement, il ne suffit donc pas de confirmer le fait de l'achat de biens (travaux, services).

Le Règlement sur les caisses enregistreuses détermine qu'un chèque de banque est un document comptable, imprimé par CCT le Copie conforme, confirmant le fait de la mise en œuvre entre l'utilisateur et l'acheteur (client) d'espèces règlement monétaire et (ou) règlement par cartes de paiement, contenant des informations sur ces règlements, enregistrées par le logiciel et le matériel de la CCP, assurant une bonne comptabilisation des fonds lors des règlements.

À l'heure actuelle, l'utilisation des caisses enregistreuses subit des changements importants. Le passage à une nouvelle commande, moderne et technologique, vous permettra de transférer en ligne les informations relatives à chaque achat vers bureau des impôts et les clients de recevoir et d'enregistrer des reçus en espèces sur leurs appareils mobiles.

1 juillet 2017 ancien ordre cessera de fonctionner. Dans le même temps, les entreprises du secteur des services, les propriétaires de distributeurs automatiques, ainsi que les personnes déposant un brevet et l'UTII, c'est-à-dire pour les petites entreprises qui n'étaient pas obligées d'appliquer le CCP, auront encore une année entière pour passer au nouvel ordre, pour eux, il devient obligatoire à partir du 1er juillet 2018.

Ainsi, jusqu'au milieu de 2018, il y aura deux procédures d'émission de reçus de caisse : sur les anciens appareils et les nouveaux.

Suite à la procédure précédente, il est nécessaire de vérifier la présence des mentions obligatoires suivantes sur les encaissements :

• nom de l'entreprise;
• numéro de série KKT ;
• numéro de série du chèque;
• date et heure d'achat (prestation de service) ;
• prix d'achat (service);
• signe du régime fiscal.

Un élément obligatoire du nouveau reçu de caisse est un code QR, grâce auquel tout acheteur peut vérifier la légalité de l'achat en cours.

Il faut se rappeler que dans certains cas, il est permis d'émettre non pas un chèque de banque, mais un formulaire de déclaration strict (BSO).

Le reçu de caisse et le formulaire de déclaration strict doivent contenir, à l'exception des cas établis par la loi, les informations obligatoires suivantes :

• numéro de série du quart de travail ;
• date, heure et lieu (adresse) du règlement ;
• nom de l'organisation ou nom, prénom, patronyme entrepreneur individuel;
• un numéro d'identification contribuable ;
• le système d'imposition appliqué dans le calcul;
• signe de règlement (réception des fonds de l'acheteur - revenus, retour à l'acheteur des fonds reçus de lui - retour des revenus, émission de fonds à l'acheteur - dépenses, réception des fonds de l'acheteur qui lui ont été émis - retour des dépenses ;
• nom des biens, travaux, services, paiement, débours, leur quantité, prix unitaire y compris les remises et les frais supplémentaires, coût y compris les remises et les frais supplémentaires, en indiquant le taux de la taxe sur la valeur ajoutée ;
• le montant du calcul avec une indication séparée des taux et montants de la taxe sur la valeur ajoutée à ces taux ;
• mode de paiement (espèces et (ou) moyens de paiement électroniques), ainsi que le montant du paiement en espèces en liquide et (ou) des moyens de paiement électroniques ;
• poste et nom de famille de la personne qui a effectué le règlement avec l'acheteur (client), a émis un reçu de caisse ou un formulaire de responsabilité stricte et l'a émis (transféré) à l'acheteur (client);
• numéro d'enregistrementéquipement de caisse enregistreuse;
• numéro de série du modèle fiscal drive ;
• signe fiscal du document ;
• l'adresse du site Internet de l'organisme habilité sur Internet, sur laquelle la vérification du fait d'enregistrer ce calcul et de l'authenticité du signe fiscal peut être effectuée ;
• numéro d'abonné ou adresse e-mail de l'acheteur (client) en cas de transfert d'un encaissement ou d'un formulaire de déclaration strict à lui dans formulaire électronique;
• l'adresse e-mail de l'expéditeur du ticket de caisse ou le formulaire de stricte reddition de compte sous forme électronique en cas de transfert à l'acheteur (client) du ticket de caisse ou le formulaire de stricte reddition de compte sous forme électronique ;
• numéro de série document fiscal;
• numéro d'équipe ;
• signe fiscal du message.

Toutefois, la partie 2 de l'art. 9 de la loi N 402-FZ définit une liste de mentions obligatoires que doit contenir tout document comptable primaire. À savoir:

1. Titre du document ;
2. date de préparation du document;
3. Nom entité économique qui a compilé le document ;
4. le contenu du fait de la vie économique ;
5. la valeur de la mesure naturelle et (ou) monétaire du fait de la vie économique, en indiquant les unités de mesure ;
6. le titre du poste de la personne (les personnes) qui a effectué (réalisé) la transaction, l'opération et responsable (responsable) de l'exactitude de son exécution, ou le titre du poste de la personne (les personnes) responsable (responsable) de la exactitude de l'enregistrement de l'événement ;
7. les signatures des personnes visées au paragraphe 6 de la présente partie, en indiquant leurs noms et initiales ou d'autres détails nécessaires à l'identification de ces personnes.

En 2016 court Suprème La Fédération de Russie a indiqué (décision de la Cour suprême de la Fédération de Russie du 9 mars 2016 n° 302-KG16-450) que les documents primaires sont reconnus comme établis en violation des exigences de la loi et ne sont pas acceptés pour la comptabilité dans les cas suivants :

• le manque d'informations nécessaires pour identifier les personnes qui les ont signés ;
• lorsque le nom des biens achetés n'est pas clairement indiqué (par exemple, "dépenses ménagères, papeterie, produits chimiques ménagers, matériaux de construction, dépenses, cadeaux du Nouvel An pour enfants");
• il n'y a pas de date de compilation ;
• les colonnes "quantité", "prix des marchandises" ne sont pas remplies ;
• la signature du vendeur est manquante.

Voyage d'affaires : que peut-on envisager ?

• billets aller-retour pour le transport aérien, ferroviaire, par autobus, reçus en espèces pour l'émission de linge de lit;
• confirmation des frais de déplacement vers les gares/aéroports situés hors des villes, dans les zones difficiles d'accès ;
• documents du lieu de résidence - factures d'hôtel, formulaires de rapport stricts ou reçus de caisse;
• Conditions d'assurance pour un voyage;
• les documents confirmant le paiement des autres frais liés au voyage ;
• documents sur le paiement pour l'obtention de visas.

• nom, série et numéro du reçu de paiement pour l'utilisation d'un taxi de passagers ;
• le nom de l'affréteur;
• date de délivrance d'un reçu de paiement pour l'utilisation d'un taxi passager ;
• le coût d'utilisation d'un taxi;
• nom, prénom, patronyme et signature de la personne habilitée à effectuer les règlements.

Ainsi, le chauffeur d'un taxi passager est obligé de délivrer au passager à la fin du trajet soit un ticket de caisse imprimé par les caisses enregistreuses, soit un reçu sous forme de formulaire de déclaration strict, qui doit contenir les détails spécifiés.

Résumé

Le rapport préalable vérifié est approuvé par le responsable de l'organisation ou une autre personne ayant l'autorité appropriée. Sur la base des données du rapport préalable approuvé, le service comptable radie les sommes d'argent comptables de la manière prescrite.

Quelles difficultés vous pouvez rencontrer lors de la rédaction d'un rapport préalable, ce qui peut être pris en compte et comment rédiger des documents, les employés de BDO Unicon Outsourcing sont toujours prêts à le dire. L'entreprise offre une gamme complète de services de consultation et de services professionnels pour

Les documents sont acceptés pour la comptabilité en fonction des résultats contrôle interne. Il n'est pas permis d'accepter pour la comptabilité des documents qui documentent des faits de la vie économique qui n'ont pas eu lieu.

1. Les documents soumis doivent indiquer l'adresse réelle de l'achat (s'ils ne contiennent que l'adresse légale, la personne responsable peut indiquer l'adresse réelle à la main). Il devrait être possible de contrôler sélectivement les achats sur place.

Pour les contrôles des contreparties, voir documentation spéciale

2. Les documents doivent contenir les noms des biens, travaux ou services achetés (article, qualité, type, etc.), le prix unitaire et la quantité. Ces données sont nécessaires pour enregistrer les objets payés et justifier la légalité et l'efficacité des dépenses.

Par exemple, une indication du nom "papier" dans un chèque sans unité de mesure, quantité et prix unitaire ne permettra pas de créditer correctement ces valeurs.

De plus, la valeur de la mesure naturelle et (ou) monétaire du fait de la vie économique, indiquant les unités de mesure, sont des détails obligatoires du document comptable primaire. Leur absence peut être considérée par les commissaires aux comptes comme une violation de l'ordre de conduite comptabilité, et, par conséquent, une amende en vertu de l'art. 15.11 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie. Sur la responsabilité de violation grossière règles comptables voir matériel spécial

3. Les dates et heures d'achat doivent correspondre aux heures d'ouverture des points de vente concernés, aux données des lettres de voiture (lors de l'achat de carburants et de lubrifiants), etc. DANS acte local les heures peuvent être fixées auxquelles les achats sont effectués.

Lors d'un achat le week-end et les jours fériés, des explications supplémentaires peuvent être demandées à la personne responsable.

4. Les détails (date et heure de l'achat, nom du fournisseur, etc.) du reçu de caisse (SRF) doivent correspondre aux données du reçu de vente ou de tout autre document du vendeur confirmant l'achat.

5. Pour confirmer le fait de l'acceptation des marchandises ou des résultats des travaux, vous pouvez vérifier : Ordre de réception(f. 0504207) ou loi (f. 0504101), marques des commerçants sur affichage sur reçus de vente, actes de commissions et visas des employés responsables sur acceptation de travail (services), etc.

6. Pour confirmer le fait d'un vol, il est possible d'exiger d'une personne responsable uniquement :

Billet d'avion sur un formulaire de responsabilité strict - si le billet a été acheté au guichet;

Une impression de l'itinéraire / du reçu - si un billet électronique a été émis.

Mais la personne responsable ne peut pas avoir de carte d'embarquement "papier" avec une marque au passage de l'inspection. À partir du 25 février 2019, une carte d'embarquement électronique peut être délivrée - sous la forme d'un code-barres. Le passager a le droit :

1) imprimez vous-même un tel coupon et présentez-le lors de l'inspection ;

2) le recevoir en version papier à l'aéroport ou aux points d'enregistrement situés à l'extérieur de l'aéroport ;

3) utiliser une carte d'embarquement délivrée en au format électronique en présentant un code-barres sur l'écran de votre smartphone ou tablette à scanner lors de l'inspection

Un billet de train acheté au guichet est un BSO, c'est-à-dire confirme simultanément le fait du paiement et du transport.

Exigences relatives aux détails obligatoires d'un billet confirmant le fait de voyager sur des itinéraires de transport réguliers en voiture et le transport électrique de surface urbain, sont établis par les Règles pour le transport de passagers et de bagages par route et le transport électrique de surface urbain (approuvé par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 14 février 2009 N 112).

7. Les dates des documents de résidence, les dates de départ en voyage d'affaires et de retour au travail doivent correspondre aux dates des documents de voyage. La date de la commande de déplacement professionnel ne doit pas être postérieure à la date du départ effectif en déplacement professionnel.

Si l'employé est resté longtemps sur le lieu du voyage d'affaires, les inspecteurs peuvent ne pas reconnaître les frais de voyage comme raisonnables et exiger une indemnisation pour les dommages. Ils ne peuvent pas être reconnus lors de l'imposition des bénéfices et devront être pris en compte en tant que revenu en nature d'un employé (lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 21/03/2017 N 03-04-06 / 16282).

8. Les documents rédigés en langues étrangères doivent être traduits en russe. Il est nécessaire de certifier la traduction de la manière prescrite Réglementation comptable- la légalisation est facultative (clause 13 de l'instruction N 157n).