Quels documents sont des documents comptables primaires. Formes des documents comptables primaires. Sous quelle forme est le "primaire"

Les documents comptables primaires sont importants non seulement en matière de comptabilité, mais aussi en ce qui concerne législation fiscale, notamment en déterminant l'étendue des obligations. Par conséquent, la personne responsable de la compilation documentation primaire il est extrêmement important de connaître toutes les nuances de la comptabilité, et en plus, de comprendre leur classification pour simplifier le travail.

Quels sont les principaux documents comptables

Les documents primaires sont considérés comme ceux qui enregistrent certaines actions économiques déjà réalisées. Vous pouvez laisser une écriture en comptabilité et l'inscrire dans le registre uniquement si vous disposez d'une documentation comptable principale. Il est considéré comme faisant partie intégrante du système de gestion d'entreprise. Sur cette base, nous pouvons affirmer avec certitude que les documents primaires comptabilité- il s'agit d'une confirmation documentaire des transactions effectuées liées à l'activité économique de l'entité et ayant apporté une effet économique.

Classification

Tous les points concernant la question concernant le primaire sont soumis aux dispositions et normes de 402-FZ. La norme stipule que ces certificats sont nécessaires lors de l'interaction avec structures fiscales comme confirmation de l'exactitude des calculs. Et cela signifie que les autorités fiscales n'auront aucune plainte concernant le processus de détermination de l'assiette fiscale.

Conformément à la réglementation en vigueur, la documentation primaire fait l'objet d'une conservation obligatoire de 4 ans. Pendant cette période, l'administration fiscale peut à tout moment demander des documents pour étude et vérification. De plus, la documentation primaire sert souvent de preuve dans les litiges.

Il convient de noter que les formes spécifiques de documentation primaire ne sont pas fixées au niveau législatif. Sur cette question, l'entité commerciale a la possibilité de choisir l'option qui répondra à ses besoins et lui sera d'une grande aide dans les travaux ultérieurs.

Pièces comptables primaires : liste

D'habitude, liste complète certificats remplissant des fonctions fondamentales, reste inchangé et est approuvé au plus haut niveau. Actuellement, cette catégorie comprend :

1. Une entente. Ils précisent les conditions particulières de l'opération, la responsabilité des parties et les enjeux financiers. En général, toutes les conditions liées d'une manière ou d'une autre à la transaction sont indiquées ici. Notez que pour certaines transactions, la forme écrite du contrat n'est pas requise. Ainsi, à partir du moment où l'acheteur reçoit un ticket de caisse, la transaction est considérée comme conclue.
2. Comptes.À l'aide de documents de ce type, l'acheteur confirme sa volonté de payer les biens (services) du vendeur. De plus, les factures peuvent contenir des conditions supplémentaires de la transaction et fixer les prix spécifiques que le vendeur fixe pour ses produits et services. Si pour une raison quelconque l'acheteur n'est pas satisfait du produit (service) qui lui est présenté, il a le droit d'exiger le remboursement de ses fonds sur la base de la facture.
3. Liste de colisage. Il affiche Liste complète tous les biens ou matériaux qui sont transférés. La facture doit être établie en plusieurs versions, selon le nombre de participants à la transaction.
4. Acte d'acceptation de transfert. Il est établi sur la base des résultats de la fourniture du service comme confirmation que le résultat du travail répond aux critères précédemment énoncés et est pleinement approuvé par l'hébergeur.
5. Feuilles de règlement. Ils affichent tous les problèmes liés au calcul des salaires avec le personnel embauché. De plus, toutes les informations relatives aux primes, paiements supplémentaires et autres mécanismes d'incitation financière pour les employés doivent être affichées ici.
6. Certificats d'acceptation et de transfert n° OS-1. Ce type de documentation est utilisé pour enregistrer toutes les activités liées à l'entrée ou à la sortie des immobilisations.
7. Pièces de caisse, auxquels appartiennent les ordres de paiement au comptant créditeurs et débiteurs, et en outre, livre de caisse. Ils contiennent des informations sur diverses transactions financières effectuées dans le cadre de la mise en œuvre.

Classification

Les types de documents primaires en comptabilité sont assez divers et dépendent principalement de l'objectif spécifique de l'utilisation du document dans un avenir prévisible. Cependant, la caractéristique de classification la plus populaire est la division de la documentation primaire en interne et externe.

Un document interne est la propriété de l'entreprise et est émis par celle-ci pour résoudre certains problèmes. Il est rédigé par les spécialistes de la société et étend son action exclusivement dans le ressort de cette société. Ainsi, cette catégorie comprend les documents nécessaires à la maintenance efficace activité économique au sein d'une même entreprise. Dans le même temps, si le document est reçu par l'entreprise de l'extérieur ou est compilé par les spécialistes de l'entreprise et ensuite transféré à d'autres entités juridiques (administration fiscale, clients, etc.), il sera alors reconnu comme externe.

À leur tour, les documents internes ont également leurs propres caractéristiques de classification, ce qui permet de les regrouper en trois catégories :

1. Administratif (organisationnel). Ils indiquent les informations qui doivent être communiquées à la connaissance des salariés de l'entreprise, des divisions structurelles et des succursales et de leurs responsables. Avec leur aide, l'entreprise donne certaines commandes, qui devront être suivies attentivement. Ce groupe comprend une variété de commandes, de commandes et bien plus encore.
2. Exécutif (acquittement), qui affichent dans un premier temps des faits confirmant la réalisation de certaines opérations commerciales et leur réalisation.
3. Documentation comptabilité. Cette catégorie se généralise et est nécessaire pour systématiser les informations contenues dans d'autres documents et leur collecte ultérieure en un seul document.

Dans certaines circonstances, les documents peuvent également être combinés. Ce groupe comprend les documents qui peuvent contenir simultanément les principales caractéristiques de la documentation organisationnelle et de support. Les exemples les plus frappants ici sont divers mandats en espèces, réclamations, rapports préalables, etc.

Les registres comptables et leur classification

Lors d'une transaction, une documentation primaire est préparée. Dès qu'il est entièrement rempli, toutes les informations qui y sont indiquées doivent être dupliquées dans le registre comptable approprié. Et c'est une sorte de transporteur qui accumule les informations de base sur la transaction. Sur la base de l'essence du registre, plusieurs caractéristiques de classification peuvent être distinguées. Par exemple, en apparence, les registres apparaissent aux utilisateurs sous la forme de livres, de simples feuilles et de cartes d'enregistrement.

Sur la base des mécanismes de tenue du registre, 3 autres groupes peuvent être distingués :

1. Chronologique, dans lequel tous les événements survenus sont indiqués dans le strict respect des délais. Autrement dit, vous devez d'abord spécifier les opérations qui se sont produites plus tôt, et ainsi de suite. Ces registres sont les plus complexes, car ils contiennent une énorme quantité d'informations et, bien souvent, vous ne pouvez prendre en compte aucune action.
2. systématique, dans lequel initialement toutes les transactions sont saisies sous la forme indicateurs économiques. Ainsi, les registres de ce type reflètent l'effet économique des transactions commerciales réalisées et analysent les indicateurs de dépenses et de revenus. L'exemple le plus frappant d'un registre systématique est le livre de caisse.
3. Combiné, qui présentent les caractéristiques fondamentales des registres à la fois systématiques et chronologiques.

Contenu de la documentation principale

De nombreux utilisateurs se demandent ce qui se rapporte aux documents comptables primaires et quelles exigences leur sont imposées. Au niveau législatif, il existe plusieurs dispositions qui établissent que dans les documents du couple primaire en à coup sûr certaines informations doivent être présentes. En particulier, conformément au paragraphe 2 de l'article 9 de la loi fédérale-402, la documentation principale doit contenir les informations suivantes :

• Titre du document ;
• Date de préparation ;
• des informations sur la personne qui a compilé le document spécifié (nom complet de l'entreprise);
• l'essence de l'activité économique liée à ce document;
• calculs financiers concernant la transaction ;
• signatures des responsables de la transaction et leurs initiales.

Exemple de pièce comptable principale

Règles documentaires

Le législateur établit certaines règles pour l'établissement des pièces comptables primaires. Ainsi, l'une des principales exigences est la précision et l'absence d'erreurs de grammaire et de ponctuation et de fautes de frappe. Si services fiscaux trouvera certaines lacunes, le contrevenant devra refaire le document, et en cas de violation répétée, vous pouvez être condamné à une amende. De manière générale, sur cette question, une attention particulière doit être portée aux recommandations suivantes :

1. Il est permis d'utiliser des stylos à bille et à encre, du matériel informatique spécial et des ordinateurs.
2. L'élaboration peut commencer lorsqu'elle est censée effectuer certaines opérations commercialesà afficher. Dans le même temps, dans des situations exceptionnelles, il est tout à fait possible de délivrer un document après la réalisation de la transaction.
3. Toutes les données calculées doivent être affichées à la fois sous forme numérique et par écrit. Ainsi, il devrait y avoir un cahier à côté de chaque numéro.
4. Il est extrêmement important de remplir tous les détails indiqués sur le formulaire. Si pour une raison quelconque, il n'y a pas d'informations, vous ne pouvez pas laisser une ligne vide. Il devrait y avoir un tiret.

Si vous ne suivez pas ces recommandations, vous risquez de rencontrer des difficultés importantes. Ainsi, si le service des impôts, lors de la vérification, reconnaît le document comme incorrect, il y aura des doutes sur l'exactitude des calculs et de la détermination assiette fiscale.

Si, pour une raison quelconque, il est nécessaire de procéder à certains ajustements, vous ne devez en aucun cas utiliser des correcteurs et des ombres, car ils sont inacceptables. Les corrections peuvent être apportées des manières suivantes :

1. Correction des contours. Si des informations incorrectes sont indiquées, elles doivent être barrées d'une fine ligne et les données correctes doivent être indiquées à côté. En même temps, une note de bas de page doit être placée à la place de chacune de ces corrections. "Croyance corrigée" indiquant la date de correction et la signature du fonctionnaire qui a effectué la correction. Cependant, nous notons que dans le cas de documents faisant état de recettes et de dépenses De l'argent, une telle méthode serait inappropriée.
2. Entrée supplémentaire. Cette méthode est utilisée dans les situations où les valeurs totales des transactions sont exécutées avec des indicateurs considérablement réduits. Afin de ne pas établir une pièce d'une manière nouvelle, vous pouvez passer des écritures supplémentaires pour les montants manquants dans période actuelle ou le suivre.
3. Renversement. Une entrée incorrecte est corrigée à l'aide de valeurs négatives. Toutes les informations incorrectement spécifiées sont répétées à l'encre rouge et les entrées correctes sont indiquées à côté.

Le primaire peut être rédigé à la fois par écrit et en formulaire électronique. Récemment, de nombreuses entreprises dupliquent les informations et compilent à la fois des documents papier et versions électroniques. Les premiers sont ensuite utilisés pour des intérêts internes, mais des copies électroniques sont soumises pour vérification au Service fédéral des impôts sur demande.

Plusieurs conclusions peuvent être tirées. L'État n'approuve aucun formulaire obligatoire pour la documentation primaire, ce qui donne aux entités économiques le droit de déterminer indépendamment la forme du document, qui sera ensuite utilisée dans la pratique. Immédiatement après la délivrance du document, toutes les données qu'il contient doivent être transférées au registre comptable.

En Russie, la législation impose aux entreprises et aux entrepreneurs l'obligation d'enregistrer toutes les transactions dans la documentation principale. La tâche de ces documents est de confirmer le fait qui s'est produit (réception des produits, expédition de l'entrepôt, vente, etc.) et enregistrement légal opération effectuée.

Les principales exigences pour leur enregistrement comprennent l'introduction d'informations fiables, la compilation pendant l'opération ou après son achèvement.

Pourquoi est-ce?

Les documents principaux sont les pièces justificatives, qui confirme la conduite par les entrepreneurs et les entreprises de toutes les opérations commerciales. L'enregistrement est effectué dans la séquence des opérations. S'ils sont mal compilés, l'organisation ne peut pas faire un calcul fiable assiette fiscale, entraînant un désaccord avec autorités fiscales et des amendes peuvent être infligées à l'entreprise.

Cette documentation est acceptée pour la comptabilité si elle est établie sous la forme spécifiée dans le règlement sur la comptabilité et la comptabilité dans la Fédération de Russie.

Le formulaire standard peut inclure des colonnes et des lignes supplémentaires tout en conservant tous les détails fournis pour formulaire approuvé. Lors de modifications, un ordre ou une instruction doit être rédigé. Les formulaires ne peuvent pas être modifiés opérations en espèces.

Les documents primaires fournissent des informations pour la formation de la documentation de reporting et de comptabilité. Ils peuvent être établis sur un programme informatique ou manuscrits, ils sont créés pour rendre compte d'un règlement, d'un matériel ou opérations financières n'importe quelle échelle.

Ses variétés

Les documents principaux comprennent et, les factures, les feuilles de réception, les lettres de voiture, etc.

En comptabilité, ils sont divisés en plusieurs types:

• externe(réalisé en dehors de l'entreprise) ;
• interne(réalisé au sein de l'entreprise).

La documentation peut également être cumulative et unique :

• Cumulatif les documents (commandes, fiches limites) sont établis depuis longtemps et reflètent les mêmes opérations répétitives.
• Une fois documents (ordres de caisse, et) sont utilisés pour rendre compte de l'opération effectuée.

Organisationnel et administratif les instructions, ordres, procurations et instructions sont considérés comme des documents. Ils accordent l'autorisation d'effectuer des opérations spécifiées. Leurs informations ne sont pas incluses dans registres comptables.

V acquittement la documentation (demandes de paiement, bons de réception, factures, etc.) reflète l'opération. Les informations les concernant sont inscrites dans des registres comptables.

Certains documents combinent les caractéristiques d'un type disculpatoire et permissif. Il peut s'agir de mandats en espèces, de paies pour les salaires.

Vous pouvez en savoir plus sur tous ces rapports dans la vidéo suivante :

Comment travailler avec elle ?

Pour la comptabilité primaire correspondante, un calendrier de rotation de la documentation est convenu avec la détermination de la procédure et des conditions de son mouvement dans l'entreprise et son envoi au service comptable. Il convient de vérifier la forme (pour l'exhaustivité et l'exactitude de la compilation), le contenu (corrélation des indicateurs) et arithmétiquement (en additionnant les valeurs).

Vous devez d'abord déterminer s'il s'agit d'un document comptable. Il doit contenir des informations sur la transaction commerciale terminée. Ainsi, le mouvement des marchandises est indiqué dans actifs matériels, dans le chèque de banque - les frais de financement.

Les documents comptables ne comprennent pas les brouillons, les notes, les extraits de journaux et les documents qui ne sont pas établis conformément aux règles.

Ensuite, la relation du document à l'organisation est déterminée. Les détails de l'entreprise ou du spécialiste sont vérifiés (le nom de l'article, la date de sa préparation, le nom de l'entreprise, le coût et le contenu naturel de la transaction commerciale, les postes des personnes responsables, les signatures personnelles). Toutes les signatures doivent être authentiques. Le type de sceau est également vérifié (dans certaines entreprises, il peut y avoir plusieurs sceaux - pour les documents et un cachet).

Après acceptation, les informations sont inscrites dans les registres comptables et une marque est apposée sur le formulaire. Les transactions commerciales doivent être reflétées dans l'ordre, regroupées selon certains comptes. Registres comptables pour apparence il y a des cartes (pour les documents comptables et), des livres (principal) ou des magazines. Selon le type d'enregistrements, les registres sont divisés en registres combinés (ordres), systématiques (livre de compte général) et chronologiques (journal d'enregistrement).

Selon les exigences de la Commission nationale des statistiques, les documents comptables primaires doivent être établis comme suit :

• rempli au stylo à bille, à l'encre, sur une machine à écrire ou un ordinateur ;
• être rédigé proprement avec des chiffres clairs et lisibles ;
• contenir tous les détails ;
• dans les documents financiers, tous les montants sont écrits et indiqués en chiffres ;
• contenir la signature personnelle du chef, du chef comptable ou des personnes autorisées ;
• être estampillé.

Les personnes autorisées sont responsables de la préparation fiable et opportune des documents reflétant les informations disponibles dans la comptabilité.

Correction des erreurs

Vous trouverez ci-dessous une liste des erreurs les plus courantes commises lors de la rédaction de documents :

• l'utilisation de formulaires qui ont été réalisés dans l'entreprise de manière indépendante, sans confirmation par une commande du chef et l'inscription correspondante dans le registre comptable ;
• exécution incorrecte par le chef de la liste des personnes autorisées à signer ;
• manque d'accessoires;
• la présence d'omissions dans la préparation des détails obligatoires, des taches ou des corrections, des violations des règles;
• écrire avec un crayon graphite;
• ajustements aux documents de trésorerie ;
• la présence d'erreurs arithmétiques;
• pas de tirets sur les lignes vides.

En cas d'erreur, la pièce comptable n'est pas acceptée par les structures de contrôle ou est reconnue falsifiée.

La correction de la trésorerie et de la documentation comptable est effectuée selon les règles suivantes :

• il est interdit d'utiliser un correcteur, des taches et des corrections du document (commandes sortantes et entrantes, reçus);
• si des erreurs sont trouvées, les papiers doivent être annulés et rédigés à nouveau;
• les documents endommagés ou mal remplis ne sont pas détruits, ils sont barrés et attachés à la caisse le jour de leur émission.

Les corrections sont introduites dans d'autres documents après avoir été convenues avec les contreparties et confirmées par des signatures.

Lors de la correction des formulaires manuels, les détails ou les montants incorrects doivent être barrés et la valeur correcte écrite en haut. Dans les champs de la ligne, le mot "Corrigé" est indiqué et est accepté par les personnes qui ont préalablement signé ce document. Indique la date de l'ajustement. L'utilisation de correcteur, de blots et d'essuyage n'est pas autorisée.

En cas de corrections incorrectement exécutées et certifiées, elles seront considérées comme non valides.

Restauration de la documentation

En cas de détérioration, de destruction et de perte de documents primaires (sur la base de l'instruction n° 157 H), une commission est désignée par le chef pour analyser les raisons de leur restauration et identifier les auteurs. Parfois, le chef coopère avec les autorités chargées de l'enquête, la surveillance des incendies ou les structures de protection. Les résultats des travaux sont consignés dans un acte approuvé par le responsable. Il est classé dans le dossier du journal pour d'autres opérations.

Selon l'instruction n° 157 H, les papiers primaires peuvent être stockés à la fois sur papier et sur support machine (au moyen d'une signature numérique).

Durée de conservation

Selon l'art. 17 de la loi fédérale "Sur la comptabilité", chaque entreprise doit organiser le stockage approprié de cette documentation, rapports comptables et registres comptables selon les délais fixés, mais au moins 5 ans.

Stockage documents électroniques produits conformément aux exigences de la loi et en présence de supports mécaniques. Dans le même temps, une protection contre les ajustements illégaux est assurée, qui est attribuée au chef d'entreprise.

Pénalités

Des erreurs dans les documents primaires ou leur absence peuvent entraîner des pertes financières pour l'entreprise. Selon l'art. 120 du Code fiscal de la Fédération de Russie, en cas de violation flagrante des normes de comptabilisation des dépenses et des bénéfices, des sanctions sont imposées:

• en cas d'infraction au cours d'une période d'imposition- jusqu'à 10 mille roubles;
• en cas de violation pendant plusieurs périodes fiscales - jusqu'à 30 000 roubles;
• avec une diminution paiements d'impôts- 20% du montant des cotisations impayées, à partir de 40 000 roubles.

À violations flagrantes les normes de comptabilisation des dépenses, des bénéfices et des objets imposables incluent l'absence de documentation primaire et de registres comptables. Ils comprennent également une réflexion périodique dans les registres comptables, les registres comptables et les rapports sur les transactions commerciales, les valeurs matérielles, les finances et les actifs incorporels.

En l'absence de ces documents, l'entreprise est obligée de payer des impôts en trop. Leur retrait est possible sous la direction des structures concernées, dont les compétences correspondent à exigences légales. Parallèlement, un registre des documents saisis est constitué.

Les documents comptables primaires en 2019 servent à formaliser les faits de la vie économique. Les entreprises peuvent utiliser des formulaires primaires unifiés ou développer les leurs, en tenant compte des détails requis. Quels sont les documents primaires, quels types existent et à quoi ils servent, lisez l'article.

Qu'est-ce que la documentation principale en comptabilité

La loi sur la comptabilité dit que chaque fait de la vie économique est dressé par un document comptable primaire. Les responsables désignent les faits comme une transaction, un événement ou une opération qui affecte la situation financière de l'entreprise, les mouvements d'argent et résultats financiers activités de l'organisation.

Il s'avère que la documentation principale est constituée des documents utilisés dans la comptabilité pour l'enregistrement des faits de la vie économique. De plus, primaire documents comptables- ce sont des documents obligatoires non seulement pour la comptabilité, mais aussi à des fins fiscales (article 252 du Code fiscal de la Fédération de Russie).

Liste des formulaires de la documentation comptable primaire pour 2019

Les formulaires de documents comptables primaires peuvent être divisés en domaines de travail dans lesquels le papier est utilisé. La liste de la documentation primaire en comptabilité peut être longue.

Par exemple, les documents principaux suivants sont utilisés pour comptabiliser les immobilisations :

• actes d'acceptation et de transfert;
• facture d'achat;
• certificat d'acceptation;
• acte de radiation ;
• fiche d'inventaire;
• livre d'inventaire;
• actes d'équipement.

Voir le tableau pour plus de détails sur les types et les formulaires.

Responsable Sergueï Razgouline,

Conseiller d'État par intérim de la Fédération de Russie, 3e classe

« La loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ ne contient pas d'exigences spécifiques concernant la forme et le type de documents primaires. Par conséquent, ils sont approuvés par le responsable de l'organisation sur proposition de la personne chargée de la comptabilité. Dans le même temps, la loi comptable contient des exigences claires pour ...»

Ce qui est inclus dans les formulaires standard des documents comptables primaires pour la comptabilisation des immobilisations

La société peut développer elle-même des documents comptables primaires (informations du ministère des Finances de la Russie n ° PZ-10/2012). Seuls les formulaires de documents comptables primaires pour les transactions en espèces sont requis. Vous ne pouvez pas non plus y apporter de corrections.

En même temps, vous pouvez utiliser les formulaires standard habituels. De plus, tous sont dans des programmes de comptabilité. Dans ce cas, vous devez définir Réglementation comptable que l'organisation utilise des formulaires unifiés comme base pour les documents primaires, et répertoriez-les.

Les fonctionnaires ont approuvé de nombreux formes unifiées pour les documents primaires, y compris pour la comptabilité.

Vous pouvez voir où obtenir les formulaires approuvés pour l'entreprise dans la liste du tableau ci-dessous.

Liste des formes unifiées de primaire documents comptables 2019 et les documents qui les approuvent

Enregistrement des pièces primaires en comptabilité

Travailler avec la documentation primaire est l'une des principales tâches de la comptabilité. Après tout, la comptabilisation des dépenses et des déductions dépend de l'exactitude des documents.

Si vous avez modifié d'anciens formulaires ou en avez développé de nouveaux à partir de zéro, fournissez leurs modèles dans l'annexe à la politique comptable. L'essentiel est de s'assurer que le primaire dispose de tous les détails requis. Vérifiez le primaire pour les erreurs dangereuses et sécuritaires selon le manuel des impôts. Il est utile de réaliser un audit avant le début de la campagne de reporting afin de gagner du temps sur la correction des documents et d'éviter des frais supplémentaires.

Les fonctionnaires ont établi les règles de base pour la tenue de la comptabilité primaire à l'article 9 de la loi comptable. Il y a aussi des détails obligatoires, qui incluent :

• nom et date de préparation du document;
• Nom de la compagnie;
• le contenu du fait de l'activité économique;
• mesure naturelle ou monétaire (roubles, pièces, colis, etc.);
• fonctions des employés qui ont effectué l'opération et qui en sont responsables (responsables de l'enregistrement de l'événement), leurs signatures et leur nom complet. (autres données permettant d'identifier les employés).

Délais de soumission des documents primaires à la comptabilité en 2019

Le comptable effectue une opération selon les pièces comptables. Il sera également possible de prendre en compte des dépenses ou d'accepter la TVA en déduction uniquement si toutes les pièces justificatives sont disponibles. Par conséquent, les employés responsables de l'opération elle-même doivent fournir des documents au service comptable en temps opportun. Les éditeurs ont trouvé

Pour accélérer le flux de travail dans l'entreprise, vous pouvez développer des mémos. Dans ceux-ci, notez ce que les employés doivent vérifier avant de soumettre le primaire au comptable. Vous pouvez également y fournir une liste des principaux documents comptables et comptabilité fiscale, qui doit être formalisé avec la contrepartie et remis au comptable.

Types de documents primaires en comptabilité

La documentation comptable primaire comprend tout ce qui est établi pour chaque fait de la vie économique de l'entreprise. On peut distinguer les types de documents primaires suivants :

• sur rendez-vous (administratif, exécutif, reporting strict, combiné, comptable) ;
• par le volume de contenu informatif (primaire, sommaire) ;
• par la méthode de réflexion d'une transaction commerciale (ponctuelle, cumulative);
• au lieu de compilation (interne, externe) ;
• selon le mode de compilation (sur papier, sous forme électronique).

Veuillez noter que les formulaires des documents comptables primaires peuvent être à la fois unifiés et développés indépendamment.

Les documents comptables primaires utilisés en comptabilité sont considérés comme faisant partie du système de documentation de gestion. Les fonctionnaires les classent selon la classification panrusse des documents de gestion ou OKUD (approuvée par le décret de la norme d'État de la Fédération de Russie du 30 décembre 1993 n ° 299).

Le code est composé de sept chiffres. Par exemple, pour les documents primaires de comptabilisation des transactions en espèces, les deux premiers seront "04". Ils signifient une classe de formes. Ensuite, il y a deux autres nombres qui indiquent la sous-classe. Les trois suivants - numéro d'enregistrement, et le dernier chiffre est le numéro de contrôle. Par exemple, le code du destinataire est 0402007 et celui du consommable - 0402008. OKUD peut être vu sur les formulaires unifiés des documents comptables primaires en 2019.

Sanctions pour défaut de pièces comptables primaires

Pour le fait que l'entreprise n'a pas d'organisation principale, de factures, de registres comptables et fiscaux, les autorités fiscales seront condamnées à une amende de 10 000 roubles. Si l'infraction a été commise pendant plus d'une période fiscale, l'amende sera de 30 000 roubles. (Article 120 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Pour une violation qui a conduit à une sous-estimation de l'assiette fiscale, l'organisation encourt une amende de 20% du montant de l'impôt impayé, mais pas moins de 40 000 roubles.

Le plus souvent, un comptable travaille avec :

1. factures (le formulaire a été approuvé par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 26 décembre 2011 n ° 1137);
2. factures de paiement (il n'y a pas de formulaire approuvé dans la législation, vous pouvez donc le développer vous-même);
3. les contrats avec les entrepreneurs ;
4. lettres de transport de marchandises et de transport de marchandises ou TTN (prenez les formes des décrets du gouvernement de la Fédération de Russie du 15 avril 2011 n ° 272 ​​et du Comité d'État des statistiques de la Fédération de Russie du 28 novembre 1997 n ° 78) ;
5. les actes de travail accomplis et les services rendus (il s'agit d'une sorte d'accord bilatéral document principal, qui sont marqués par l'interprète et le client. Pour les travaux de construction, vous pouvez prendre les formulaires du décret du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 11 novembre 1999 n ° 100 ou développer les vôtres, mais il n'existe pas de formulaires unifiés pour les services).

Documentation primaire en comptabilité

Bienvenue, chers lecteurs, sur mon blog !

Habituellement, je vérifie mon courrier professionnel tous les jours, mais cette semaine, il n'a pas grandi ensemble et beaucoup de lettres se sont accumulées. Aujourd'hui j'ai décidé de démonter et le sujet d'un nouvel article est venu tout seul. Nous parlerons de documentation primaire, car c'est la base des registres et une partie importante du travail d'un comptable.

Pendant mes études, ce sujet n'était pas le plus important, et il était difficile de le maîtriser en théorie, mais quand j'ai obtenu un emploi, j'ai dû rattraper mon retard. Analysons toutes les nuances à l'avance afin d'éviter des difficultés à l'avenir. Dans le sujet précédent, nous avons analysé des registres comptables, je sais, un peu compliqués, mais après l'article d'aujourd'hui, cela deviendra un peu plus facile.

Pour naviguer en toute confiance dans le plan de la documentation primaire, nous considérerons :

• Le concept et le but de la documentation principale de l'entreprise.
• Les détails obligatoires et les modifications apportées aux documents principaux sont acceptables.
• Groupes, types, niveaux de détail et édition possible des documents.
• Conditions de validité et de stockage de la documentation primaire.

L'objectif principal est d'apprendre à distinguer le document principal du reste de la masse de documents non moins importants, à se souvenir de leurs détails et de leurs types. Je vous promets que ce sera intéressant, commençons !

Comment travailler avec la documentation comptable primaire

Pour les débutants, les comptables inexpérimentés et les entrepreneurs, je voudrais expliquer les principes de travail avec la documentation comptable primaire.

Les documents avec lesquels vous allez travailler sont divisés en deux groupes :

• Reçu de quelqu'un ;
• venant de toi.

Comment travailler avec les documents entrants ?

1. Déterminez : est-ce que ce document est comptable ?

Un document accepté pour la comptabilité doit contenir des informations essentielles à la réflexion en comptabilité, c'est-à-dire qu'il doit contenir des informations sur tout événement commercial qui a eu lieu.

Par exemple, un reçu de caisse «parle» de payer quelqu'un (dépense d'argent), une facture - du mouvement de biens et de matériaux (revenu-dépense), etc. Mais, par exemple, la demande d'un employé avec une demande d'émission d'un le paiement anticipé sans visa de directeur ne peut être accepté pour le travail.

Les notes, brouillons, coupures de journaux, etc. ne sont pas des documents comptables. Ainsi que les documents rédigés en violation des règles établies pour eux.

2. Déterminez si ce document s'applique à votre organisation ou non ?

En d'autres termes, le document doit être lié à cette entreprise, c'est-à-dire qu'il doit contenir les détails de votre organisation, ou ils doivent être délivrés à votre employé.

Il arrive que pour diverses raisons, ils vous apportent des documents qui ne sont pas liés à cette organisation. Ce n'est peut-être qu'une erreur. Ou il se peut que l'employé cherche consciemment à radier des montants comptables de lui-même.

Il est également possible que des documents d'achat de biens et de matériaux (travaux, services) soient délibérément délivrés sur cette entreprise afin de recevoir des montants supplémentaires pour la déduction fiscale.

Si l'écart entre votre type d'activité et l'essence du document est frappant, alors mieux vaut ne pas tenir compte de ce document.

Encore une chose - peut-être que la contrepartie n'a aucune raison de vous écrire ce document, c'est-à-dire que vous n'avez pas de relation contractuelle avec elle.

Par exemple, la compagnie d'électricité vous a facturé sans comprendre qu'une autre organisation, comme un propriétaire, paie l'électricité que vous consommez.

3. Vérifiez les détails.

La contrepartie est elle-même responsable de l'exactitude de ses données. De nombreuses entreprises utilisent désormais logiciels d'ordinateur et par conséquent, en règle générale, ils ne font pas d'erreurs dans leurs détails, bien que cela se produise. Mais vos coordonnées doivent être vérifiées - elles peuvent souvent contenir des erreurs.

Séparément, il faut dire à propos des documents manuscrits - en plus du fait qu'ils contiennent des erreurs, il arrive aussi que le document soit faux, c'est-à-dire, par exemple, qu'il ait été émis au nom d'une entreprise inexistante.

L'existence ou non d'une telle entreprise peut être vérifiée via le registre des contribuables sur le site Web du Comité fiscal de la République du Kazakhstan.

Les signatures dans le document doivent être authentiques, c'est-à-dire exactement celles des personnes auxquelles elles appartiennent, et ces personnes doivent avoir le droit de signer ces documents. Les documents ne peuvent pas être signés par télécopieur.

Il peut y avoir plusieurs sceaux dans une même organisation. Vérifiez si le sceau est en place ce document. Par exemple, la facture ne doit pas porter l'inscription "Service RH".

Il arrive également qu'un document soit délivré par erreur à une organisation au nom similaire. Dans tous ces cas, vous devez contacter cet organisme et exiger que le document soit refait.

4. L'événement enregistré dans le document s'est-il réellement produit ?

Il est possible que le fournisseur ne vous ait pas fourni ces articles ou ne vous ait pas fourni ces services. Ou peut-être que la contrepartie a émis une facture pour un volume, un prix et, par conséquent, un montant plus importants.

Par exemple, les marchandises spécifiées sur la facture n'ont pas été livrées à votre entrepôt. Vos spécialistes doivent accepter (confirmer) ce document. Dans cet exemple, cela doit être confirmé par le responsable de l'entrepôt avec sa signature à la réception de la marchandise.

Et le prix, le volume et les conditions d'achat doivent être comparés aux termes du contrat. Soit elle doit être confirmée par un économiste - marketeur ou fournisseur.

5. Déterminez à quelle période appartient le document.

Les périodes peuvent être :

• mois en cours,
• trimestre en cours,
• cette année,
• mois passé,
• dernier quart,
• l'année dernière.

Cela dépend si vous devez tenir compte de ce document. Oui, il arrive aussi que, par exemple, ils apportent une facture pour la période écoulée - c'est à votre discrétion de l'accepter ou non pour la comptabilité.

En général, bien sûr, vous êtes obligé d'accepter le document pour la comptabilité, mais si vous l'acceptez, cela nécessitera des rapports de régularisation, y compris fiscaux.

Cependant, si les rapports de la période passée de l'année en cours (dernier trimestre, mois dernier) ne sont pas difficiles à corriger, alors les rapports de l'année dernière peuvent être très difficiles à corriger. Le choix t'appartient;

Peut-être avez-vous déjà eu (avez) ce document. Dans ce cas, soit il s'agit d'un doublon (copie), soit ce document vous a été pris pour quelque chose et vous a maintenant été restitué. Attention à ne pas poster deux fois le même document. Cela créera des doubles rotations, c'est-à-dire que cela augmentera déraisonnablement certains montants.

6. Déterminez à quelle section comptable appartient le document.

Rubriques comptables :

1. Caisse,
2. Banque,
3. matériaux,
4. Des produits,
5. immobilisations,
6. personnes responsables,
7. Fournisseurs,
8. Acheteurs, etc...

Comment travailler avec les documents entrants

Il existe une réglementation des documents par sections de la comptabilité. Cela peut être lu dans n'importe quel manuel de comptabilité. Par exemple, un relevé bancaire est un document de la section « Banque », le registre où vous déposez ce document est également appelé.

C'est simple. Mais avec les documents liés à l'arrivée des marchandises et des matériaux, la situation est plus compliquée.

Déterminez quels sont les biens et matériaux reçus pour votre entreprise : matériel, biens, immobilisations, immobilisation incorporelle ou service / travail (et cela arrive)?

Matériel- c'est ce qui est utilisé dans le travail et en même temps consommé, c'est-à-dire les fins. Par exemple, il s'agit de papier, d'essence, de ciment, etc. Le matériau change de forme : il y a eu le ciment, il est devenu un produit concret.

Le produit, contrairement au matériau, n'est pas utilisé dans le travail, il est acheté pour une vente ultérieure, c'est-à-dire pour la vente. C'est sa seule différence. Mais dans la pratique, le papier, l'essence et le ciment peuvent être une marchandise - en fonction de ce que nous échangeons.
Le répertoire des marchandises dans le programme 1C s'appelle "Nomenclature".

La chose principale- c'est une sorte d'outil utilisé dans le travail qui, contrairement au matériau, ne change pas de forme physique. C'est-à-dire qu'il ne se termine pas et n'est pas consommé.

Par exemple, il s'agit d'une table, d'un ordinateur, d'une voiture, etc. Et après quelques années de fonctionnement, ils resteront une table, un ordinateur et une voiture. Ce n'est qu'au cours du fonctionnement que la dépréciation (usure) du système d'exploitation se produit.

Dans le programme 1C, les OS sont appelés immobilisations.

Il arrive également qu'un document soit délivré pour un certain service (travail), comme si on vous vendait un produit. Par exemple, une station-service a changé l'huile de votre moteur de voiture, et au lieu de « vidange d'huile » sur la facture, ils ont écrit « huile moteur telle ou telle, telle et telle quantité, à tel ou tel prix ».

Posez-vous la question : avons-nous réellement reçu ce produit en main ? Non. Alors - c'est un service (travail) et ce document doit être reçu en conséquence.

7. Dans quel registre (magazine) déposerez-vous ce document ?

Déterminez-le immédiatement et, de préférence, ourlez le document en place immédiatement après le traitement. Il est vrai que le document ne peut pas encore être "supprimé" - il nécessite encore quelques raffinements ou clarifications de certaines circonstances. Il est conseillé d'avoir un dossier séparé pour ces papiers ou un bac séparé.

L'un des pires défauts qu'un comptable puisse avoir est la paresse. Un document mis de côté « pour plus tard » peut causer beaucoup de problèmes.

Alors de meilleurs documents traitement dès que possible après réception. Les documents reportés pour des raisons objectives devraient être finalisés dès qu'une telle opportunité se présente.

8. Déterminez : y aura-t-il des événements futurs liés à ce document ?

Certains documents peuvent avoir des conséquences dans le futur. Par exemple, la notification du comité des impôts peut avoir des conséquences désagréables à l'avenir : arrêt de compte, etc. Par conséquent, ces documents doivent être traités immédiatement, en reportant toutes les autres questions.

Il existe également des documents qui peuvent avoir des conséquences désagréables une fois que vous avez confirmé leur exactitude. Par exemple, un acte de réconciliation indiquant votre comptes à payer- cela peut être la base pour intenter une action en justice contre votre entreprise.

Par conséquent, si vous n'êtes pas sûr, il est préférable de laisser ces documents à la discrétion du gestionnaire. D'autres documents peuvent exiger d'autres documents.

Par exemple, des factures pour la réception de marchandises sans facture. Il se peut que votre contrepartie vous délivre ultérieurement une facture générale pour une certaine période ou quantité de marchandises.

Dans ce cas, ces factures doivent être retirées et immédiatement après la fin de la période ou la réception du volume convenu, rappeler la facture au fournisseur.

Ici, il est nécessaire de mentionner ce qui suit: le comptable doit contrôler la réception en temps voulu des documents nécessaires.

Les documents dont vous connaissez la réception prévue doivent être exigés de la contrepartie ou de l'employé responsable en cas de non-réception dans délais.

Source : http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

Documents primaires en comptabilité

La base des inscriptions dans les registres comptables est documents sources.

Les documents primaires sont acceptés pour la comptabilité s'ils sont établis conformément à la forme contenue dans les albums de formulaires unifiés de documentation comptable primaire, conformément au règlement sur l'information comptable et financière en Fédération Russe, approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 29 juillet 1998 n ° 34n (tel que modifié le 26 mars 2007 n ° 26n)

Si nécessaire, des lignes et des colonnes supplémentaires peuvent être incluses dans le formulaire standard, mais toutes les informations prévues dans le formulaire approuvé doivent être conservées. Les modifications à apporter doivent être formalisées par un ordre (instruction) approprié.

Seuls les formulaires de documents pour la comptabilisation des transactions en espèces ne sont pas susceptibles de modification conformément à la procédure d'utilisation des formulaires unifiés de documentation comptable primaire, approuvée par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 24 mars 1999 n ° 20.

Les formulaires approuvés par le Comité national des statistiques de Russie prévoient des zones de codage d'informations qui sont remplies conformément aux classificateurs panrusses.

Codes pour lesquels il n'y a aucune référence à classificateurs entièrement russes(par exemple, les colonnes portant le nom "Type d'opération") sont destinées à résumer et à systématiser les informations lors du traitement des données au moyen de la technologie informatique et sont classées selon le système de codage adopté dans l'organisation.

En outre, les formulaires développés indépendamment par une petite entreprise contenant les détails obligatoires pertinents prévus par la loi fédérale sur la comptabilité sont acceptés pour la comptabilité.

Seuls les documents qui ne sont pas contenus dans les albums de formulaires unifiés peuvent être développés indépendamment.

Détails des pièces comptables primaires

Les détails obligatoires des documents comptables primaires comprennent :

• Titre du document ;
• la date de sa compilation;
• le nom de l'organisation pour le compte de laquelle le document est établi ;
• le contenu de la transaction commerciale en termes de nature et de valeur ;
• les noms des postes des personnes responsables de l'exécution de la transaction commerciale et l'exactitude de son exécution ;
• signatures personnelles desdites personnes.

L'exécution en temps voulu et de haute qualité des documents comptables primaires, leur transfert au service comptable dans les délais impartis pour la réflexion en comptabilité, ainsi que la fiabilité des données qu'ils contiennent, sont assurés par les personnes qui ont compilé et signé ces documents .

La liste des personnes habilitées à signer les principaux documents comptables est approuvée par le responsable de l'organisme en accord avec le chef comptable.

Les documents qui officialisent les transactions commerciales en espèces sont signés par le chef de l'organisation et le chef comptable. Au lieu du chef et du chef comptable, d'autres fonctionnaires peuvent signer des documents primaires, mais leur liste doit être approuvée par le chef de l'organisation et acceptée. avec le chef comptable.

Le document principal est une preuve écrite d'une transaction commerciale (paiement d'une marchandise, retrait d'espèces contre rapport, etc.) et doit être établi au moment de la transaction, et si cela n'est pas possible, immédiatement après sa réalisation.

Types de documents

Tous les documents primaires peuvent être divisés dans les groupes suivants :

1. organisationnel et administratif;
2. acquittement;
3. documents comptables.

Les documents organisationnels et administratifs sont des ordres, des ordres, des instructions, des procurations, etc. Ces documents permettent la conduite de certaines opérations commerciales.

À documents justificatifs inclure les factures, les exigences, ordres de réception, certificats d'acceptation, etc. Ces documents traduisent le fait de réaliser une transaction commerciale et les informations qu'ils contiennent sont inscrites dans des registres comptables.

Certains documents sont à la fois permissifs et justificatifs. Il s'agit, par exemple, des consommables bon de caisse, relevé de paiement etc.

Organigramme des documents dans l'organisation

Pour le bon déroulement de la comptabilité primaire, un calendrier de flux de travail est élaboré et approuvé, qui détermine la procédure et les conditions de circulation des documents primaires au sein de l'entreprise, leur réception par le service comptable.

Les documents primaires reçus par le service comptable (comptable) doivent être vérifiés :

• dans la forme (exhaustivité et exactitude du document, en remplissant les détails);
• arithmétiquement (calcul de sommes);
• par contenu (connexion d'indicateurs individuels, absence de contradictions internes).

Registres comptables

Après acceptation, les informations du document principal sont transférées aux registres comptables et une marque est apposée sur le document lui-même pour exclure la possibilité de sa double utilisation (par exemple, la date d'inscription au registre comptable est inscrite).

Registres comptables- il s'agit de feuilles de papier spécialement adaptées pour l'enregistrement et le regroupement des pouvoirs. Ils sont conservés dans des livres spéciaux (magazines), sur des feuilles et des cartes séparées, sous forme de tapuscrits obtenus à l'aide de la technologie informatique, ainsi que sur des bandes magnétiques, des disques, des disquettes et d'autres supports informatiques.

Les transactions commerciales doivent être reflétées dans les registres comptables dans l'ordre chronologique et regroupées selon les comptes comptables correspondants.

En apparence, les registres comptables sont :

1. livres (espèces, principal);
2. cartes (comptabilité des immobilisations, comptabilité des matériaux);
3. magazines (feuilles libres ou graphiques).

Selon les types d'enregistrements produits, les registres sont divisés en :

1. chronologique (journal de bord);
2. systématique (grand livre général des comptes);
3. combinés (commandes de magazines).

Selon le degré de détail des informations contenues dans les registres comptables, ce sont :

1. synthétique (grand livre général des comptes);
2. analytique (cartes);
3. combinés (revues-commandes).

Les enregistrements dans les documents primaires doivent être effectués par des moyens garantissant la sécurité de ces enregistrements pendant la durée fixée pour leur stockage dans les archives.

Les pièces comptables primaires et sommaires peuvent être établies sur support papier et informatique. Dans ce dernier cas, l'organisation est tenue de produire à ses frais des copies de ces documents pour support papier pour les autres participants aux transactions économiques, ainsi qu'à la demande des organes exerçant un contrôle conformément à la législation de la Fédération de Russie, du tribunal et du bureau du procureur.

Pour l'archivage, les documents sont sélectionnés par ordre chronologique, complétés, reliés et classés dans des dossiers. Le dépôt des documents aux archives est accompagné d'un certificat.

Lors du stockage des registres comptables, ils doivent être protégés contre les corrections non autorisées. La correction d'une erreur dans le registre comptable doit être justifiée et confirmée par la signature de la personne qui a effectué la correction, en indiquant la date de la correction.

Les personnes qui ont eu accès aux informations contenues dans les registres comptables et les états financiers internes sont tenues de garder le secret commercial. Pour sa divulgation, ils portent la responsabilité établie par la législation de la Fédération de Russie.

Correction d'erreurs dans les documents primaires et les registres comptables. Conformément à l'art. 9 loi fédérale"Sur la comptabilité", il n'est pas permis d'apporter des corrections aux espèces et aux documents bancaires.

Des corrections ne peuvent être apportées à d'autres documents comptables primaires qu'après accord avec les participants aux transactions commerciales, qui doivent être confirmées par les signatures des mêmes personnes qui ont signé les documents, indiquant la date des corrections.

L'exigence du document principal, qui est sujette à correction, est barrée d'une ligne claire mais fine, de sorte que la valeur originale (contenu) de l'exigence corrigée soit visible. A côté de celle-ci, une mention manuscrite est portée "croire corrigé", et la correction est attestée par la signature de la personne qui a effectué la correction, en indiquant le nom et les initiales.

Modalités de conservation des pièces comptables primaires

Conformément à l'art. 17 de la loi fédérale "Sur la comptabilité" les organisations sont tenues de conserver les documents comptables primaires, les registres comptables et États financiers dans les délais fixés conformément aux règles d'organisation des archives de l'Etat, mais au moins cinq ans.

Récupération des documents primaires

La législation sur la comptabilité ne contient pas de règles clairement établies qui réglementent la procédure de restauration des documents primaires en cas de perte.

Dans un certain nombre de réglementations, seules les modalités de conservation des pièces comptables primaires sont déterminées. La législation n'établit pas ce que l'organisation doit faire en cas de perte de documents pour des raisons indépendantes de sa volonté. Dans la Lettre de l'UMNS de Russie pour Moscou du 13 septembre 2002 n° 26-12/43411, il est recommandé au responsable de l'organisation en cas de perte ou de destruction de documents primaires :

• nommer par ordonnance une commission chargée d'enquêter sur les causes de perte, de destruction de documents primaires, à laquelle participer, si nécessaire, des représentants des autorités d'enquête, de sécurité et de surveillance des incendies de l'État ;
• prendre des mesures pour restaurer les documents primaires qui font l'objet d'une restauration et d'un stockage dans le délai fixé par la loi. Par exemple, des copies des états des flux de trésorerie sur les comptes bancaires peuvent être obtenues auprès des banques où les comptes de l'organisation sont ouverts ; contrats, actes, factures peuvent être demandés à des contreparties, etc.

Mais il n'est pas toujours possible d'obtenir des duplicata de tous les documents perdus, par exemple, s'il y a un grand nombre de contreparties, en raison de l'absence de fournisseurs (acheteurs) à des adresses précédemment connues, ou en raison de l'absence de tels contacts. Ainsi, pour des raisons objectives, l'organisation ne pourra pas restaurer tous les documents primaires perdus.

Question pratique : que faire dans ce cas ? Faut-il prévenir l'administration fiscale ?

Selon un certain nombre d'experts, il n'est pas nécessaire d'informer l'inspection des impôts, d'autant plus que cela ne contribuera pas à éviter une éventuelle responsabilité, et l'absence de documents primaires peut entraîner une amende conformément à l'art. 120 du Code fiscal de la Fédération de Russie.

V ce cas Le contribuable a trois options :

1. Si possible, restaurez les documents perdus (au moins partiellement).
2. Faire des entrées correctives pour les dépenses non documentées et refléter les corrections dans la déclaration de revenus révisée pour année de déclaration, après tout, les dépenses qui ne sont pas documentées dans la comptabilité fiscale ne sont pas comptabilisées en charges.
3. Donner la possibilité aux représentants de l'administration fiscale en cas de vérification fiscale déterminer les montants à payer au budget en calculant sur la base des données dont dispose le contribuable, ainsi que sur la base de données sur d'autres contribuables similaires (clause 7 clause 1 article 31 du Code fiscal de la Fédération de Russie).

Saisie de documents primaires

Ils ne peuvent être retirés que par les organes d'enquête, les enquêtes préliminaires et le bureau du procureur, les tribunaux, les autorités fiscales et les organes des affaires intérieures sur la base de leurs décisions conformément à la législation de la Fédération de Russie.

Par lettre du Ministère des Finances de la RSFSR n° 16/176 du 26 juillet 1991, l'Instruction relative à la procédure de saisie par un agent de l'Etat bureau des impôts documents attestant de la dissimulation (euphémisme) de bénéfices (revenus) ou de la dissimulation d'autres objets à l'impôt des entreprises, des institutions, des organisations et des citoyens.

Le chef comptable ou autre fonctionnaire de l'organisme a le droit, avec la permission et en présence des représentants des organismes procédant à la saisie des documents, d'en faire des copies indiquant le motif et la date de la saisie.

Les documents comptables primaires sont importants tant en matière de comptabilité que pour déterminer le volume dettes fiscales. Il est important pour un spécialiste de l'entreprise chargé de compiler les documents comptables primaires de comprendre clairement le contenu et les formes de ces documents, ainsi que de connaître les spécificités de la tenue des registres comptables.

Le rôle du document principal en comptabilité

Les documents primaires sont des documents à l'aide desquels l'entreprise établit les événements économiques survenus dans l'entreprise (clause 1, article 9 de la loi «Sur la comptabilité» du 06.12.2011 n ° 402-FZ).

La première chose que les comptables de toute organisation doivent clairement comprendre est qu'il n'existe aujourd'hui aucune liste spécifique de formulaires de documents comptables primaires obligatoires pour tous. Toute entreprise détermine elle-même les formes des documents primaires, en fonction de la finalité de leur application.

Cependant, pour ces documents, une liste de détails obligatoires est légalement établie (clause 2, article 9 de la loi n ° 402-FZ).

IMPORTANT! Les formulaires utilisés en comptabilité doivent nécessairement être fixés dans la politique comptable de l'organisation (clause 4 PBU 21/2008, approuvée par arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 06.10.2008 n ° 106n).

Liste des pièces comptables primaires possibles

La liste des principaux documents comptables en 2018-2019 peut être la suivante :

1. Liste de colisage. Il s'agit d'un document qui reflète la liste des articles d'inventaire transférés. La facture est établie en 2 exemplaires et contient des informations qui sont ensuite répercutées sur la facture. La lettre de voiture est signée par les représentants des deux parties impliquées dans la transaction et certifiée par un sceau (si l'entreprise l'utilise dans sa pratique).

1. Dossier d'acceptation. Il est établi à la fin de certains travaux (services) pour confirmer que le résultat des travaux répond aux exigences initiales du contrat.

Voir un exemple d'un tel acte.

1. Documents primaires de règlement avec le personnel pour la rémunération (par exemple, les relevés de paie).

Pour plus d'informations sur ces déclarations, consultez l'article "Exemple de remplissage dans la paie T 49" .

1. Documents liés à la présence d'objets OS - ici, l'entreprise peut établir une telle documentation à partir de la liste des principaux documents comptables :

• L'acte d'acceptation et de transfert d'immobilisations sous la forme d'OS-1 - lors de la réception ou de la cession d'un objet qui n'est pas lié à des bâtiments ou des structures.

Pour plus d'informations sur cet acte, voir le matériel "Formulaire unifié n ° OS-1 - Acte d'acceptation et de transfert d'OS" .

• Si l'objet OS est un bâtiment ou une structure, sa réception ou son élimination est documentée par un acte dans le formulaire OS-1a.

Pour plus de détails, voir l'article "Formulaire unifié n° OS-1a - formulaire et exemple" .

• La radiation d'un objet OS est formalisée par un acte sous la forme OS-4.

Voir le matériel pour plus de détails. "Formulaire unifié n ° OS-4 - Agir sur le démantèlement de l'objet OS" .

• S'il est nécessaire de documenter le fait de l'inventaire, il est dressé liste d'inventaire OS sous la forme d'INV-1.

Pour plus d'informations sur un tel document primaire, voir l'article "Formulaire unifié n° INV-1 - formulaire et modèle" .

• Si l'inventaire a été réalisé en relation avec des actifs incorporels, l'inventaire sera établi dans le formulaire INV-1a.

Voir cela dans le matériel "Formulaire unifié n° INV-1a - formulaire et modèle" .

1. Un groupe distinct de documents primaires sont documents de trésorerie. Il s'agit notamment d'une telle liste de pièces comptables primaires pour 2018-2019 :

• Commande en espèces entrante.

Pour plus d'informations sur sa compilation, voir l'article "Comment est rempli un bon de caisse (PKO) ?" .

• Bon de caisse de compte.

1. Ordre de paiement.

Lisez les règles de délivrance de ce document.

1. rapport préalable.

1. Action de compenser des créances mutuelles.

Découvrez les caractéristiques de l'application de ce document.

1. Information comptable.

Pour les principes de sa conception, voir le matériel "Certificat comptable pour la correction d'une erreur - exemple".

La liste ci-dessus n'épuise pas tout le volume des documents primaires utilisés en comptabilité et peut être étendue en fonction des caractéristiques de la comptabilité effectuée dans chaque organisation particulière.

IMPORTANT! Ce ne sont pas des pièces comptables primaires de la liste 2018-2019 - la liste a été proposée ci-dessus :

• Traité. Il s'agit d'un document qui stipule les droits, obligations et responsabilités des parties impliquées dans la transaction, les modalités et la procédure de paiement, conditions spéciales etc. Ses données sont utilisées lors de l'organisation de la comptabilité pour l'analyse des règlements avec les contreparties, mais lui-même ne génère pas d'opérations comptables.
• Vérifier. Ce document reflète le montant que l'acheteur s'engage à payer en acceptant les conditions du fournisseur. La facture peut inclure Information additionnelle sur les termes de la transaction (conditions, modalités de paiement et de livraison, etc.), c'est-à-dire qu'il complète le contrat.
• Facture d'achat. Ce document est établi à des fins fiscales, car sur sa base, les acheteurs déduisent les montants de TVA présentés par les fournisseurs (clause 1, article 169 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Ainsi, en l'absence d'autres documents caractérisant une certaine transaction, il sera impossible de confirmer les coûts de cette transaction avec une facture (lettres du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 25/06/2007 n ° -08/31 , Résolution du Service fédéral antimonopole du district de Sibérie orientale du 19 avril 2006 n° А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Il convient de garder à l'esprit que les formulaires unifiés de documents comptables primaires énumérés dans la liste ne sont pas obligatoires, car depuis 2013 (après l'adoption de la loi n ° 402-FZ), les formulaires de ces formulaires peuvent être développés indépendamment. Mais dans la plupart des cas, ils continuent d'être utilisés. Par conséquent, en 2018-2019, la liste des formes unifiées des documents comptables primaires contenues dans les résolutions du Comité national des statistiques reste pertinente.

Quelles informations doivent contenir des formulaires de documents primaires

Bien qu'il n'existe actuellement aucun document primaire obligatoire pour tous les formulaires, le législateur a établi des exigences concernant le contenu de ces documents. La liste des mentions obligatoires devant figurer dans chaque document primaire est donnée au paragraphe 2 de l'art. 9 de la loi n° 402-FZ. Ce sont notamment :

• nom du document ;
• la date à laquelle ce document a été établi ;
• des informations sur la personne qui a préparé le document (nom de la société ou de l'entrepreneur individuel) ;
• l'essence du fait de la vie économique, formalisée par ce document ;
• caractéristiques monétaires, numériques, mètres de l'événement qui s'est produit (par exemple, dans quel volume, dans quelles unités et pour quel montant, des produits commerciaux ont été vendus aux clients);
• des informations sur les spécialistes responsables qui ont exécuté l'événement, ainsi que les signatures de ces spécialistes.

Documents primaires et registres comptables

Comment classer les pièces comptables primaires ?

Si le document principal a été émis par l'entreprise elle-même, il peut appartenir soit au groupe d'internes, soit au groupe d'externes. Un document établi au sein de l'entreprise et étendant ses effets à l'entreprise déclarante est un document primaire interne. Si le document a été reçu de l'extérieur (ou compilé par l'entreprise et diffusé à l'extérieur), il s'agira alors d'un document primaire externe.

Les documents internes de la société sont répartis dans les catégories suivantes :

• Les documents administratifs primaires sont ceux avec lesquels l'entreprise donne des ordres à l'une de ses unités structurelles ou à ses employés. Cette catégorie comprend les ordres d'entreprise, les directives, etc.
• Documents primaires exécutifs. En eux, l'entreprise reflète le fait qu'un certain événement économique a eu lieu.
• Documents comptables. Avec leur aide, l'entreprise systématise et synthétise les informations contenues dans d'autres documents administratifs et justificatifs.

Une fois que l'événement commercial a été formalisé par le document principal, il est alors nécessaire de refléter l'événement dans les registres comptables. Ils sont en fait porteurs d'informations ordonnées; des signes et des indicateurs de transactions commerciales y sont accumulés et distribués.

En apparence, on distingue les registres suivants :

• livres;
• cartes;
• feuilles gratuites.

Sur la base de la méthode de tenue du registre, les groupes suivants sont distingués :

• Registres chronologiques. Ils enregistrent les événements qui se sont produits de manière séquentielle - du premier au dernier.
• Registres systématiques. Dans ceux-ci, l'entreprise classe les transactions réalisées par contenu économique (par exemple, un livre de caisse).
• Registres combinés.

Selon le critère du contenu des informations reflétées dans les registres, on distingue :

• registres synthétiques (par exemple, journal-order);
• registres analytiques (paie);
• registres combinés, dans le cadre desquels la société réalise une comptabilité tant synthétique qu'analytique.

Plus à propos registres comptables voir l'article « Registres comptables (formulaires, échantillons) » .

Résultats

Il n'y a actuellement pas d'obligation pour tous les formulaires et une liste de documents comptables primaires: toute entité commerciale a le droit de déterminer de manière indépendante pour elle-même les formes de documents primaires qu'elle utilisera dans ses activités.

Dans le même temps, les documents comptables primaires les plus courants sont ceux qui ont des analogues parmi les formulaires unifiés approuvés par le Comité national des statistiques.

Une fois le document principal exécuté, il est nécessaire de transférer les informations de celui-ci au registre comptable.