La procédure de traitement des pièces de caisse en comptabilité. Quels sont les principaux documents comptables pour les transactions en espèces ?

La Banque centrale de la Fédération de Russie a établi en 2015 de nouvelles règles pour effectuer des transactions en espèces pour entités juridiques Et entrepreneurs individuels. Les changements ont affecté le flux de documents des entreprises - la procédure de réalisation des règlements, la réduction du nombre de documents, les exigences simplifiées pour leur exécution.

L'essence et la spécificité des transactions en espèces

Les transactions en espèces sont un ensemble d'actions logistiques avec des personnes recevoir ou payer De l'argent. Leur essence réside dans l'acceptation, la conservation et le paiement des espèces.

Les transactions en espèces comprennent les étapes suivantes:

inscription;
diffuser;
comptage de billets de banque, pièces de monnaie;
espace de rangement;
documenter les transactions en espèces.

Le flux de travail comprend le remplissage, la réception et la conservation des documents confirmant la mise en œuvre obligations financières.

Tout transactions monétaires doit être signalé. Dans le même temps, il est important de s'appuyer sur le cadre réglementaire de la Fédération de Russie et de se conformer à la procédure de gestion des documents établie par la Banque centrale.

Seules les entreprises qui ne travaillent pas avec des espèces et acceptent les paiements par virement bancaire sont exemptées de l'obligation de conserver des enregistrements des transactions de paiement. Dans ce cas, lors du contrôle services fiscaux ce fait est signalé sous forme libre, qui doit être documentée.

La procédure pour effectuer des transactions en espèces

Documenter les transactions en espèces sont affichées dans le formulaire interministériel établi du flux de documents principal. La procédure de maintenance est réglementée par la Banque centrale et le ministère des Finances de la Fédération de Russie. Également socle normatif comprend des dispositions Service fédéral statistiques de l'État et instructions du service des impôts de l'État.

Le caissier ou une autre personne disposant de ces pouvoirs peut diriger le flux de travail. Dans le premier et le deuxième cas, il est nécessaire d'émettre une ordonnance pour sa nomination. En règle générale, cette fonction est exercée par une seule personne. Mais avec un chiffre d'affaires important dans les grandes entreprises, plusieurs caissiers travaillent. Dans ce cas, la liste du personnel indique le caissier principal, qui est responsable du flux de documents de l'entreprise. Si l'entrepreneur travaille lui-même et n'a pas de personnel supplémentaire, il doit tenir lui-même des registres des transactions en espèces.

Documents pour la comptabilité de caisse

Le Service fédéral de la statistique de la Fédération de Russie approuve plusieurs documents primaires: consommable et note de crédit a, des livres sur le travail avec une caisse enregistreuse ou sur la comptabilité en espèces, États financiers. Leur spécificité et leurs caractéristiques de remplissage seront discutées ci-dessous.

Entrepreneurs individuels qui tiennent des registres de la performance financière de l'organisation conformément aux conditions code fiscal Russie, un livre de caisse, un ordre de dépenses et de reçus ne peuvent pas être émis.

Parfois, il existe des situations dans lesquelles le maintien des flux de trésorerie peut améliorer l'efficacité de l'organisation, contribuer à une planification compétente et à l'élaboration d'une stratégie. Dans ce cas, il est nécessaire de tenir des registres conformément à toutes les exigences de la Banque centrale de la Fédération de Russie. Considérez les genres documentation en espèces, dont le cadre réglementaire est le classificateur panrusse opérations financières D'accord 011-93.

Caractéristiques du remplissage du livre de caisse

Le livre de caisse est tenu pour contrôler les flux financiers qui vont à la caisse pour les biens vendus, les services fournis ou les travaux effectués. La tenue de registres est autorisée à la fois sur papier et au format électronique. Récemment, de plus en plus d'entreprises ont apprécié les avantages de la gestion électronique des documents.

Si vous préférez établir le livre de caisse de manière traditionnelle, numérotez chaque feuille et certifiez le document au lieu de rattachement auprès du chef comptable ou du chef d'entreprise. Si une entreprise utilise un sceau pour son travail, celui-ci doit également être apposé à l'endroit où les feuilles sont fixées.

Avec la gestion électronique des documents, le livre de caisse est certifié par des signatures électroniques. La décision d'imprimer les données est prise par le gestionnaire (quotidiennement, hebdomadairement ou une fois par mois). Avant de remplir, paramétrez l'option de pagination pour que les données soient saisies dans l'ordre chronologique.

Après la fin de la journée de travail ou du quart de travail, le caissier est tenu de comparer le montant restant dans la caisse enregistreuse avec les informations contenues dans la documentation de caisse et d'indiquer le nombre de soldes. Après la fermeture du quart de travail, le livre de caisse est certifié par un comptable ou un propriétaire d'entreprise.

Commandes entrantes et sortantes

Une note de crédit enregistre les transactions financières à contrôler activités financières entreprises et la possibilité de prendre des décisions de gestion compétentes. Il est utilisé pour enregistrer la réception de l'argent à la caisse et peut être émis sur papier ou sous forme électronique.

Le reçu doit contenir:

numéro d'enregistrement ;
Le nom de l'entreprise;
coder par classificateur entièrement russe entreprises et organisations;
numéro de compte ou de sous-compte correspondant (si la comptabilité est tenue) ;
date d'enregistrement de la commande.

Après réception de l'argent, un ordre de comptabilisation des transactions financières doit être conservé par le caissier et l'acheteur reçoit un formulaire de déclaration (reçu, chèque) confirmant le respect des obligations.

Une note de frais est utilisée pour réguler les documents primaires, elle est utilisée pour émettre de l'argent à partir de la caisse de l'entreprise.

La note de frais doit être en un seul exemplaire, signée par un comptable ou un chef d'entreprise. Il est enregistré dans le journal de la documentation de caisse.

Autres documents pour la comptabilisation des transactions financières

Le livre de caisse est rempli par le caissier principal pour enregistrer les transferts de fonds entre caissiers pendant le quart de travail. Si l'entreprise est petite, il n'est pas nécessaire de tenir un tel livre. Au début du quart de travail, le caissier principal émet Un certain montant comptant à chaque vendeur, et après la fin de la journée, le solde est fixé.

Si des fonds sont retirés du caissier pour le paiement salaires, il est nécessaire de faire rapport pour l'exécution des obligations financières avant la fin de la période spécifiée dans la déclaration. Le montant non affecté sur le solde à la fin du quart de travail est scellé et transféré au chef comptable ou à la personne responsable.

Un relevé de paie est nécessaire pour comptabiliser les heures travaillées, comptabiliser les primes et amendes des salariés de l'entreprise. Ce document est compilé par un comptable ou une personne responsable du calcul des heures de travail et de la rémunération du personnel.

Si les employés reçoivent leur salaire sur des comptes bancaires, une fiche de paie est émise. Tous les éléments de revenu d'un certain employé doivent y être renseignés: salaire, primes, indemnités, indemnité de vacances, aide matérielle etc. Le montant à payer doit être écrit sur la page de titre.

La masse salariale est nécessaire pour la fourniture des salaires et de la sécurité sociale. Vous pouvez calculer votre salaire sans remplir de tels formulaires - commencez simplement par ordre de décaissement. Mais il est beaucoup plus pratique et efficace d'établir cette déclaration. Un tel document est rempli par le chef comptable ou le responsable des opérations monétaires.

Les modifications des listes de paie ne sont pas autorisées et sont considérées comme une violation flagrante.

La documentation des transactions en espèces doit être adoptée sur la base d'une ordonnance énonçant les principes clés de la conduite des transactions en espèces. Avant l'admission au travail des caissiers, il est nécessaire d'approuver leurs droits et obligations pour un travail ultérieur.

Documentation des transactions en espèces devrait être produit par presque toutes les entités commerciales. Certaines concessions ne sont introduites que pour les entrepreneurs individuels. Le matériel expliquera quels documents sont établis pour les transactions en espèces et comment y saisir correctement les informations disponibles.

Quel acte normatif détermine la documentation et la procédure pour effectuer des transactions en espèces

Les transactions en espèces sont effectuées dans le strict respect de la réglementation. Actuellement, les transactions en espèces sont réglementées par l'instruction de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 11 mars 2014 n ° 3210-U, qui définit procédure de documentation des transactions en espèces pour les organisations et une procédure simplifiée pour les entrepreneurs individuels et les petites entreprises. Dans ce acte normatif les dispositions antérieures ont été modifiées. A savoir, deux domaines ont subi des changements :

La procédure de détermination et d'approbation de la limite de trésorerie. Ici:

Les entrepreneurs individuels et les petites entreprises à partir du moment où la directive 3210-U entre en vigueur peuvent ne pas approuver cette limite.
Les organismes pour lesquels l'approbation de cette limite est obligatoire ont reçu une indulgence : ils ont eu le droit de choisir la formule de calcul. Ils peuvent se concentrer soit sur le montant des recettes, soit sur le montant des dépenses réelles en espèces.

Ordre de conduite livre de caisse. En particulier, les entrepreneurs individuels et les petites entreprises ont le droit de ne pas tenir ce registre pendant les périodes où il n'y a pas eu de chiffre d'affaires. De plus, les entrepreneurs de certains régimes fiscaux sont généralement autorisés à ne pas établir de documents en espèces.

Le processus lui-même préparation des documents pour les transactions en espèces n'a pratiquement pas changé. L'essence de ces actions et les règles de saisie des informations seront décrites plus en détail ci-dessous.

Catégories d'opérations en espèces

Les transactions en espèces se répartissent en deux catégories :

Recettes, lorsque l'entité commerciale accepte des espèces. Il peut s'agir de revenus commerciaux, de recevoir de l'argent de la banque pour des salaires, du retour de fonds par des comptables, etc.
Dépenses, lorsque l'argent est sorti de la caisse. Nous entendons ici le salaire, la remise du produit à institution bancaire, émettre de l'argent aux comptables, etc.

Quels sont les documents utilisés pour les transactions en espèces ?

Tous les mouvements de trésorerie doivent être reflétés dans les documents suivants :

deux types de commandes - crédit (formulaire KO-1) et dépenses (KO-2).

registre des recettes et dépenses documents de trésorerie(KO-3).
livre de caisse (KO-4);
Un livre qui enregistre les fonds reçus et sortis de la caisse (KO-5).

De la liste ci-dessus, il est clair que enregistrement documentaire des opérations en espèces en 2017 quasiment inchangé par rapport aux années précédentes.

Règles pour la formation de documents pour les transactions en espèces

Responsable de enregistrement des transactions en espèces nomme le chef de l'entreprise, il peut s'agir d'un caissier spécial, s'il le permet recrutement; ces fonctions peuvent être confiées à un comptable avec un minimum de personnel ; enfin, les fonctions de caissier peuvent être exercées par le chef lui-même, s'il s'agit d'une micro-entreprise, ou par un entrepreneur individuel, s'il dispose du statut approprié.

Il peut arriver qu'il y ait plusieurs caissiers dans l'entreprise, auquel cas un senior doit être nommé. Supervise ce magasin habituellement Chef comptable, puisque c'est selon lui que les caissiers le sont. Toutefois, en l'absence du chef comptable, la supervision peut être transférée à un autre employé autorisé ou directeur de l'entreprise.

Sous les documents de trésorerie émis, il doit y avoir la signature du chef comptable, en son absence - le comptable. Si les deux ne sont pas inclus dans l'état, les documents doivent être signés par le chef d'entreprise. Tout en bas, les documents sont signés par le caissier qui a accepté ou émis l'argent.

Pour certifier la signature, le caissier reçoit un sceau ou un tampon avec les détails appropriés. Si plusieurs personnes dans l'entreprise ont le droit de signer des documents financiers, le caissier doit disposer d'échantillons de ces signatures.

S'il y a plusieurs caissiers dans l'état de l'entreprise, tous les mouvements de trésorerie sont inscrits par le caissier principal dans un livre destiné à comptabiliser les fonds entrants et sortants de l'entreprise.

La législation comptable moderne permet deux façons de tenir une caisse enregistreuse :

sur papier (les documents sont remplis à la main ou dactylographiés sur ordinateur avec impression ultérieure sur papier);
sur les ordinateurs utilisant programmes spéciaux(pour un tel enregistrement, des moyens spéciaux de protection des données sont certainement utilisés, ces documents sont certifiés par des signatures électroniques spéciales).

Comment les reçus sont-ils documentés ?

Reçus opérations en espèces- documentation cela s'effectue à l'aide d'un ordre d'encaissement auquel est attribué l'indice OKUD 0310001. Vous pouvez télécharger le formulaire PKO sur notre site Internet.

Le caissier, à réception du PKO, doit effectuer les actions suivantes :

Procéder à l'acceptation des espèces en vérifiant si le montant reçu correspond à celui indiqué dans la commande.
Apposez une signature dans le mandat (ci-dessous), sur la partie détachable (reçu), en plus de la signature, un sceau ou un tampon est également apposé. Bien souvent, le sceau se trouve au service comptabilité, ce n'est donc pas le caissier qui le met.

Si des écarts de montants ou des erreurs sont constatés dans le document, le caissier envoie le mauvais formulaire au service de la comptabilité pour réémission.

Si l'entité économique reçoit de l'argent et poinçonne les chèques correspondants sur la caisse enregistreuse, le produit total peut être inscrit dans la commande. Le montant des fonds déposés doit correspondre au montant de la bande de contrôle après remboursement.

Pièces de caisse des dépenses

Lors de la sortie d'espèces en caisse, il faut émettre un bon de caisse avec l'indice OKUD 0310002. Le formulaire RKO est téléchargeable sur notre site internet.

Après avoir reçu ce document, le caissier prend des mesures qui sont à bien des égards similaires à celles que nous avons décrites dans la section précédente. Ainsi, il devrait :

Vérifiez si le document porte la signature du responsable et du comptable.
Vérifiez si les montants indiqués dans le document en toutes lettres correspondent à ceux indiqués en chiffres.
Vérifiez si les pièces justificatives (le cas échéant) sont soumises.
Vérifiez par carte d'identité que le destinataire est la personne à qui l'argent doit être remis.
Préparez et comptez les espèces, remettez-les au destinataire, exigez une signature sur la caisse enregistreuse.
Apposez votre signature sur le document.

Il convient de noter que si les salaires dans les entreprises sont émis conformément aux déclarations, les services de règlement en espèces ne sont émis que pour les montants qui ont été effectivement émis aux employés. Le montant impayé restant doit être déposé.

Parfois, des procurations sont utilisées pour recevoir des salaires. Les actions du caissier deviennent alors un peu plus compliquées.

Dans un premier temps, il devra vérifier si les noms et prénoms indiqués dans la procuration correspondent à ceux indiqués dans la caisse enregistreuse.
Dans un deuxième temps, vous devrez vérifier si les informations fournies dans la procuration correspondent à celles indiquées sur la carte d'identité.

Lors de l'établissement d'un état (paiement ou règlement et paiement), la mention « Par procuration » est apposée avant la signature de la personne investie de confiance.

Si un tel document est délivré pour recevoir des fonds au titre motifs différents ou de plusieurs organismes, la procuration doit avoir plusieurs copies certifiées conformes. Le caissier joint l'original à la caisse enregistreuse ou au relevé à la fin de toutes les procédures.

Livre de caisse - règles générales de remplissage et de tenue

Les transactions en espèces doivent être saisies dans le livre de caisse, qui porte le numéro OKUD 0310004. Nous offrons la possibilité de télécharger le livre de caisse sur notre site Web.

Chaque transaction PKO et RKO doit être enregistrée dans ce registre. Chaque journée de travail du caissier doit se terminer par le fait qu'il vérifie la correspondance des données des commandes et des données du livre de caisse, frappe le solde et signe la page. Après cela, le chef comptable effectue le même contrôle et signe également.

Si l'appareil comptable de l'entreprise n'est pas fourni, le contrôle de l'achèvement de ce registre est confié au responsable.

En l'absence de trésorerie, les écritures ne sont pas faites dans le livre de caisse.

Le livre de caisse est autorisé à ne pas être tenu par certaines catégories d'entrepreneurs individuels utilisant certaines modes spéciaux Imposition.

Il existe des règles strictes pour effectuer des transactions en espèces. En particulier, tous les mouvements d'espèces doivent être documentés à l'aide de formulaires approuvés par les textes réglementaires.

Les organisations (IP) déterminent de manière indépendante les mesures visant à assurer la sécurité des espèces dans la conduite des transactions en espèces, le stockage, le transport, ainsi que la procédure et le calendrier audits internes espèces (clause 7 de la directive n ° 3210-U de la Banque de Russie du 11 mars 2014). La procédure pour effectuer des transactions en espèces en général dans la Fédération de Russie est établie Banque centrale Russie.

Il est important que les organisations et les entrepreneurs individuels suivent la procédure pour effectuer des transactions en espèces. En effet, pour violation de cet ordre, pas une petite amende menace (partie 1 de l'article 15.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie):

pour une organisation - à partir de 40 000 roubles. jusqu'à 50 mille roubles;
pour ses fonctionnaires et entrepreneurs individuels - à partir de 4 000 roubles. jusqu'à 5 mille roubles

La procédure pour effectuer des transactions en espèces en 2019: limite de trésorerie

L'organisation doit avoir une limite de trésorerie.

Limite de trésorerie - le montant autorisé en espèces qui peut rester à la caisse de l'organisation à la fin de la journée de travail. Les montants dépassant la limite sont soumis à un dépôt auprès de la banque.

L'organisation détermine cette limite de manière indépendante en fonction de la nature de ses activités, ainsi qu'en tenant compte du volume des recettes et des retraits en espèces.

Les formules de calcul de la limite de trésorerie se trouvent dans la nôtre.

Il est important de noter que les organisations liées aux petites entreprises (PME), ainsi que les entrepreneurs individuels, ont le droit de ne pas fixer de limite de caisse enregistreuse et de conserver autant d'argent que nécessaire dans la caisse enregistreuse (clause 2 de la directive).

Vous pouvez vérifier si votre entreprise appartient au SMP sur le site Internet du Service fédéral des impôts.

Opérations en espèces en 2019 : limite de trésorerie des divisions distinctes

Dans les subdivisions distinctes (OS) qui déposent de l'argent à la banque, une limite de trésorerie doit également être fixée. De plus, l'organisation mère, si elle dispose d'un PE, est tenue de fixer sa propre limite, en tenant compte des limites de ces PO (clause 2 de la Directive).

Le document, qui fixe la limite de trésorerie d'un PO particulier, l'organisation mère doit transférer à cette unité.

Effectuer des transactions en espèces en 2019 : dépassement de la limite de trésorerie

Les montants dépassant la limite établie doivent être déposés auprès de la banque.

Certes, l'excédent est autorisé les jours de paiement des salaires / autres paiements, y compris le jour de la réception de l'argent de la banque à ces fins, ainsi que les week-ends / chômés vacances(si l'entreprise effectue des transactions en espèces ces jours-là). Dans ce cas, l'entreprise et ses dirigeants ne sont menacés d'aucune sanction.

Transactions en espèces : limite de trésorerie

En plus de la limite de trésorerie, il existe également une limite pour les paiements en espèces entre organisations / entrepreneurs individuels. Cette limite est de 100 mille roubles. dans le cadre d'un contrat (). C'est, par exemple, si une organisation achète des biens d'une valeur de 150 000 roubles à une autre entité juridique dans le cadre d'un contrat. et prévoit d'effectuer des paiements échelonnés, le montant de tous les paiements en espèces ne doit pas dépasser un total de 100 000 roubles, le reste du montant doit être transféré au vendeur par virement bancaire.

Avec les physiciens, les organisations / entrepreneurs individuels peuvent échanger de l'argent (reçu / émission) sans aucune restriction (clause 6 de la directive de la Banque de Russie du 07.10.2013 N 3073-U).

Règles de trésorerie

Bien sûr, la documentation de chaque transaction en espèces est d'une importance considérable. Après tout, une opération non enregistrée peut entraîner le fait que l'argent «sur papier» ne coïncidera pas avec leur montant réel. Et cela, encore une fois, est passible d'une amende.

Règles pour effectuer des transactions en espèces: qui effectue des transactions en espèces

Les transactions en espèces doivent être effectuées par un caissier ou un autre employé désigné par le responsable de l'organisation / entrepreneur individuel.

Le caissier doit être familiarisé avec ses devoirs contre signature (clause 4 de la Directive).

Si plusieurs caissiers travaillent dans une organisation / pour un entrepreneur individuel, l'un d'eux doit se voir attribuer les fonctions de caissier principal.

Soit dit en passant, le chef / entrepreneur individuel peut prendre en charge la conduite des transactions en espèces.

Documentation des transactions en espèces

Les documents de trésorerie (PKO, RKO) sont établis par le chef comptable ou une autre personne dont les fonctions, sur ordre du chef / entrepreneur individuel, incluent l'exécution de ces documents. De plus, les documents de trésorerie peuvent être exécutés par un responsable d'une entreprise ou un particulier avec lequel des contrats ont été conclus pour la fourniture de services comptables (clause 4.3 de l'Instruction).

Les entrepreneurs individuels, quel que soit le régime fiscal appliqué, ne peuvent pas établir de documents en espèces, mais à condition qu'ils tiennent des registres des revenus et dépenses / indicateurs physiques (clause 4.1 de la directive, clause 2 de la lettre du Service fédéral des impôts de Russie du 09.07.2014 N ED-4-2 /13338).

Transactions en espèces : qui signe les documents

Dans le même temps, lors de l'émission de documents de trésorerie pour Copie conforme le caissier reçoit un sceau ou un cachet (par exemple, un sceau avec le nom de l'entreprise, son TIN et le mot "Reçu"). En apposant un sceau/timbre sur les documents en espèces, le caissier confirme la transaction en espèces.

Si le gestionnaire lui-même est engagé dans la réalisation de transactions en espèces et le traitement de documents en espèces, alors, en conséquence, lui seul doit signer des documents en espèces.

Acceptation en espèces

Comme nous l'avons noté ci-dessus, les espèces à la caisse sont effectuées selon PKO.

A réception d'un ordre d'encaissement, le caissier vérifie (paragraphe 5.1 de la Directive) :

la présence de la signature du chef comptable ou du comptable (en leur absence, la signature du chef) et vérifie cette signature avec l'échantillon existant;
conformité du montant en espèces indiqué en chiffres avec le montant indiqué en lettres ;
disponibilité des pièces justificatives citées dans le PKO.

La caissière accepte les espèces par feuille, en comptant les pièces. Dans ce cas, la personne qui dépose de l'argent à la caisse doit pouvoir observer les actions du caissier.

Après avoir compté l'argent, le caissier compare le montant du PKO avec le montant effectivement reçu et, si les montants correspondent, le caissier signe le PKO, appose un sceau/timbre sur le reçu du PKO et remet ce reçu à la personne qui déposé l'argent.

Lors d'un règlement par CCP ou BSO, un ordre d'encaissement peut être émis le montant total espèces acceptées à la fin de la transaction en espèces. Ce PKO est rempli sur la base de la bande de contrôle du CCP, les dos des formulaires responsabilité stricte(BSO), assimilé à un encaissement, etc.

La poursuite du mouvement de PKO au sein de l'organisation et son stockage dépendent des règles établies par le chef de l'entreprise. Le PKO doit être conservé pendant 5 ans (clause 362 de la liste, approuvée par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 25 août 2010 N 558).

Retrait d'espèces

Lors de l'émission d'espèces à la caisse, vous devez émettre une caisse enregistreuse. Après réception, le caissier vérifie (clause 6.1 de la Directive) :

la présence de la signature du chef comptable / comptable (en son absence - la signature du chef) et sa conformité avec l'échantillon;
conformité des montants indiqués en chiffres avec les montants indiqués en lettres.

Lors de la remise d'espèces, le caissier doit vérifier la disponibilité des pièces justificatives répertoriées dans la caisse enregistreuse.

Avant d'émettre de l'argent, le caissier doit identifier le destinataire par un passeport (un autre document d'identité). La remise d'espèces à une personne non spécifiée dans la caisse enregistreuse est interdite.

Après avoir préparé le montant requis, le caissier transmet la caisse enregistreuse au destinataire pour signature. Ensuite, le caissier doit recalculer le montant préparé afin que le destinataire puisse observer ce processus. L'émission d'espèces s'effectue par feuille, la pièce comptant dans le montant indiqué dans le RKO. Après avoir émis de l'argent, le caissier signe le RKO.

En plus des PKO, les RKO sont conservés pendant 5 ans selon les règles établies par le responsable de l'organisation.

Retrait d'espèces pour la paie

Le paiement des salaires est effectué en fonction de la masse salariale (formulaire n ° T-49, approuvé par le décret du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 01/05/2004 N 1) / masse salariale (formulaire n ° T-53, approuvé par le décret du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 01/05/2004 N 1) avec l'établissement d'un règlement en espèces unique (pour le montant effectivement payé) le dernier jour de paiement du salaire ou plus tôt si tous les employés ont reçu leur salaire avant la date limite. De plus, dans une telle caisse enregistreuse il n'est pas nécessaire d'indiquer non plus le nom complet. destinataire, ni les détails d'une pièce d'identité.

Le terme pour l'émission du salaire en espèces est déterminé par le chef et doit être indiqué dans la déclaration. Mais gardez à l'esprit que ce délai ne peut excéder 5 jours ouvrables, y compris le jour où l'argent est reçu de la banque (clause 6.5 de la Directive).

L'employé doit signer la déclaration.

Si le dernier jour du paiement du salaire, l'un des employés ne l'a pas reçu, le caissier en face de son nom de famille et de ses initiales dans le règlement paie/ la paie appose une empreinte du sceau (cachet) ou fait un enregistrement "déposé". Puis la caissière :

calcule le montant effectivement émis aux salariés et le montant à déposer ;
inscrit ces montants dans les lignes appropriées du relevé;
concilie ces montants avec le montant total indiqué dans le relevé ;
appose sa signature et remet la déclaration pour signature au chef comptable / comptable (en son absence - au chef).

Si nous parlons d'une sorte de paiement unique (par exemple, verser un salaire à un employé qui prend sa retraite), cela n'a aucun sens d'établir une déclaration - vous pouvez émettre de l'argent immédiatement selon le règlement en espèces de la manière habituelle.

Remise de l'argent au comptable

Dans ce cas, le RKO est établi sur la base de, écrit sous quelque forme que ce soit, ou du document administratif de l'organisation / de l'entrepreneur individuel (clause 6.3 de l'Instruction). Cette demande doit contenir des informations sur le montant en espèces, la période pour laquelle l'argent est émis, la signature du responsable et la date.

La présence de la dette du comptable sur les montants précédemment reçus au titre du rapport n'est pas un obstacle à la prochaine émission de fonds en sa faveur.

Réception d'espèces du PO et versement d'espèces à une division distincte

Lorsque l'organisation mère reçoit de l'argent de son PO, un ordre de paiement entrant est également émis et, lorsqu'il est émis, un ordre de paiement sortant est émis. De plus, chaque organisation détermine elle-même la procédure d'émission d'espèces à son OP (clause 6.4 de la directive).

Réalisation d'opérations en espèces : émission d'espèces par procuration

L'argent destiné à un destinataire peut être donné à une autre personne par procuration (par exemple, recevoir un salaire pour un parent malade). Dans ce cas, le caissier doit vérifier (clause 6.1 de la Directive) :

le respect du nom complet du destinataire spécifié dans le RKO, le nom complet du mandant spécifié dans la procuration ;
conformité du nom complet de la personne autorisée indiquée dans le RKO et la procuration avec les données du document d'identité présenté.

Dans la paie / paie, avant la signature de la personne à qui l'argent est remis, une entrée «par procuration» est faite.

La procuration est jointe à la caisse enregistreuse/paie/paie.

Si le retrait en espèces est effectué en vertu d'une procuration délivrée pour plusieurs paiements ou pour recevoir de l'argent de différentes entités juridiques / entrepreneurs individuels, une copie d'une telle procuration est faite. Cette copie est certifiée de la manière prescrite par l'organisation / l'entrepreneur individuel et est jointe à la caisse enregistreuse.

Dans une situation où le bénéficiaire a droit à plusieurs paiements d'une personne morale / entrepreneur individuel, l'original de la procuration est conservé par le caissier, à chaque paiement, une copie de la procuration est jointe au RKO / paie / paie, et avec le dernier paiement - l'original.

Livre de comptabilité des espèces acceptées et émises

Si la société ou l'entrepreneur individuel dispose de plusieurs caisses, les opérations de transfert d'argent au cours de la journée de travail entre le caissier principal et les caissiers sont enregistrées par le caissier principal dans le registre des fonds reçus et émis par le caissier (formulaire n ° KO-5, approuvé par le décret du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 18 août 1998 N 88).

Livre de caisse

Le PO envoie une copie de la feuille de livre de caisse à organisation mère. La procédure d'une telle direction est établie par l'organisation elle-même, en tenant compte du délai d'établissement des états comptables / financiers.

La méthode d'enregistrement des documents de caisse et des livres

Elles peuvent être délivrées sur papier ou sous forme électronique (clause 4.7 des Instructions).

Les documents papier sont rédigés à la main ou à l'aide de moyens techniques, tels qu'un ordinateur, et signés avec des signatures manuscrites.

Des corrections peuvent être apportées aux documents établis sur papier (sauf PKO et RKO). Les personnes qui ont apporté des corrections doivent mettre la date de cette correction, ainsi qu'indiquer leur nom et leurs initiales et signer.

Les documents établis sous forme électronique doivent être protégés contre l'accès non autorisé, la déformation et la perte d'informations.

Les documents électroniques sont signés avec des signatures électroniques.

Il est interdit d'apporter des corrections aux documents délivrés sous forme électronique.

Le caissier à réception des mandats de caisse entrants et sortants ou des documents les remplaçant :

– vérifie la présence et l'authenticité de la signature du chef comptable sur les documents, et sur le compte bon de caisse ou un document le remplaçant - une inscription facultative (signature) du chef de l'entreprise ou des personnes autorisées à le faire;
- vérifie l'exactitude des documents;
– vérifie la présence des candidatures listées dans les documents.

En cas de non-respect de l'une de ces exigences, la caissière restitue les documents au comptable pour traitement en bonne et due forme.

En cas de respect de toutes les exigences ci-dessus et de conformité des documents, le caissier accepte les espèces. Lors de l'acceptation d'espèces, le caissier vérifie leur solvabilité conformément aux signes de solvabilité des billets et aux règles d'échange des billets et des pièces de la Banque de Russie, approuvées par la Banque centrale de la Fédération de Russie du 26 décembre 2006 n ° 1778 -U, et le règlement sur la procédure de réalisation des transactions en espèces et les règles de stockage, de transport et de collecte des billets et des pièces de la Banque de Russie dans les établissements de crédit du territoire Fédération Russe, approuvé par la Banque centrale de la Fédération de Russie le 24 avril 2008 n° 318-P.

Le montant reçu par le caissier doit correspondre au montant indiqué dans le bon de commande entrant.

Après avoir reçu l'argent, le caissier signe le reçu et déchiffre la signature (met le nom et les initiales), certifie avec le sceau (cachet) du caissier. Reçu du ticket de caisse, signé par le chef comptable et la personne habilitée à le faire, et le caissier, certifié par le sceau (cachet) du caissier ou une empreinte caisse, émis entre les mains de la personne qui a donné l'argent.

Les ordres de paiement entrants ou les documents les remplaçant immédiatement après avoir reçu ou émis de l'argent sont signés par le caissier et les documents qui y sont joints sont annulés par un cachet ou une inscription manuscrite "Payé" indiquant la date (jour, mois, année).

Les espèces qui ne sont pas confirmées par des commandes de trésorerie entrantes sont considérées comme un excédent de trésorerie et sont créditées aux revenus de l'entreprise.

Conformément à la clause 14 de la procédure de réalisation des transactions en espèces dans la Fédération de Russie, les retraits en espèces des caisses des entreprises sont effectués conformément aux ordres de débit en espèces (formulaire n ° KO-2) ou à d'autres documents dûment exécutés (fiches de paie (règlement et paiement), les demandes d'émission d'argent, de comptes, etc.) avec l'imposition d'un cachet sur ces documents avec les détails d'un bon de caisse de compte.

L'émission d'argent à des personnes qui ne figurent pas sur la liste de paie de l'entreprise est effectuée selon des ordres de paiement émis séparément pour chaque personne, ou selon une déclaration distincte sur la base d'accords conclus.

Les documents pour l'émission d'argent doivent être signés par le chef, le chef comptable de l'entreprise ou les personnes autorisées à le faire. Dans les cas où les documents, demandes, factures, etc. joints aux dépenses en espèces justifient il y a une inscription permissive du chef d'entreprise, la signature de cent sur les reçus de caisse n'est pas requise.

En cas de respect de toutes les exigences ci-dessus et de conformité des documents, le caissier émet des espèces.

Lors de l'émission d'argent sur un bon de caisse de compte ou d'un document le remplaçant à un particulier, le caissier :

- nécessite la présentation d'un document (passeport ou autre document) prouvant l'identité du destinataire. Dans l'entreprise, l'émission d'argent peut être effectuée conformément à un certificat délivré par cette entreprise, s'il contient une photographie et une signature personnelle du propriétaire. Le caissier ne remet de l'argent qu'à la personne indiquée dans le mandat de caisse ou un document le remplaçant. Si l'émission d'argent est faite en vertu d'une procuration délivrée de la manière prescrite, dans le texte de l'ordonnance, après le nom, le prénom et le patronyme du destinataire de l'argent, le service comptable indique le nom, le prénom et patronyme de la personne chargée de recevoir l'argent. La procuration reste dans les documents du jour en pièce jointe au mandat de caisse ;
- enregistre le nom et le numéro du document, par qui et quand il a été délivré et sélectionne le récépissé du destinataire. Un reçu pour recevoir de l'argent ne peut être établi par le destinataire qu'avec sa propre main à l'encre ou un stylo à bille indiquant le montant reçu: roubles - en mots, kopecks - en chiffres;
- donne de l'argent au destinataire.

À la fin de l'opération, le caissier est tenu de signer les bons de caisse de dépenses et de régler les documents de dépenses qui y sont joints avec un cachet ou l'inscription: "Payé" indiquant le jour, le mois et l'année.

salaires, avantages pour assurance sociale et les bourses sont faites par le caissier selon les états de paie (règlement et paiement) sans constituer un bon de caisse pour chaque bénéficiaire.

Sur la page de titre (tête) du relevé de paie (règlement et paiement), une inscription facultative est faite sur l'émission d'argent signée par le chef et le chef comptable de l'entreprise ou des personnes autorisées à le faire.

De la même manière, émission unique d'argent pour les salaires (lorsque vous partez en vacances, en raison d'une maladie, etc.), ainsi que l'émission de sommes et d'argent déposés contre un rapport sur les dépenses associées aux voyages d'affaires, à plusieurs personnes peut être traité.

Paiements de paie uniques personnes sont faites, en règle générale, mais pour tenir compte des mandats en espèces.

L'émission d'argent aux personnes impliquées dans les opérations agricoles et de chargement et de déchargement, ainsi que pour l'élimination des conséquences des catastrophes naturelles, peut être effectuée selon la déclaration. Les déclarations sont établies séparément pour chaque organisation dont les employés ont été envoyés au travail spécifié et sont certifiées, en plus de la signature du chef et du chef comptable de l'entreprise - l'organisateur du travail, par la signature du représentant autorisé de l'organisme concerné.

Si l'émission d'argent est faite par procuration, rédigée de la manière prescrite, dans l'état, avant un reçu pour recevoir de l'argent, le caissier fait l'inscription: "Par procuration". La procuration reste dans les documents du jour en pièce jointe à la déclaration.

Après l'expiration des délais établis pour la rémunération, le paiement des prestations d'assurance sociale et des bourses (pas plus de trois jours ouvrables), le caissier doit :

- dans le relevé de paie (paie), vérifier ligne par ligne les salaires émis et par rapport aux noms des personnes qui n'ont pas reçu les paiements spécifiés, dans la colonne "reçu pour réception", apposer un cachet ou faire une note manuscrite: "Déposé ". Les salaires non reçus doivent être déposés après cinq jours fixés pour la délivrance des salaires ;
- clôturer le décompte de paie (règlement et paiement) avec deux montants : à la fin du décompte, il faut faire une inscription sur les montants effectivement payés et déposés, les comparer avec le total sur le décompte de paie et sceller l'inscription avec votre signature. Si l'argent n'a pas été émis par le caissier, mais par une autre personne, une inscription supplémentaire est faite sur le relevé: "J'ai émis l'argent conformément au relevé (signature). Émission d'argent par le caissier et le distributeur sur le même relevé est interdite;
- transférer au service comptable la paie et le registre des salaires non émis pour vérification et émission d'un bon de caisse de dépenses pour le montant émis ;
- inscrire le montant effectivement payé dans le livre de caisse et apposer un timbre sur le relevé : "Ordre de caisse de dépenses n° _______".

Le service comptable vérifie les notes prises par le caissier dans les relevés de paie (règlement et paiement), compte les montants émis et déposés sur ceux-ci, et transfère l'ordre de caisse au caissier pour enregistrement dans le livre de caisse.

Le montant des salaires non réclamés que le caissier remet à la banque sur le compte de règlement de l'entreprise avec la mention: "Montants déposés". La banque doit comptabiliser ces montants séparément, car ils peuvent être réclamés n'importe quel jour, ils ne peuvent pas être utilisés pour d'autres paiements de l'entreprise (remboursement de dettes, etc.). Pour les sommes déposées remises à la banque, un mandat de caisse de dépenses générales est établi.

Dans les documents de caisse, les ratures, les taches et les corrections ne sont pas autorisées.

Les ordres au comptant ne sont émis qu'au jour de l'établissement de ces documents. Les bons de caisse de dépenses ou les documents qui les remplacent ne sont pas remis aux bénéficiaires.

La délivrance d'argent de la caisse, non confirmée par le reçu du destinataire dans le bon de caisse ou tout autre document le remplaçant, pour justifier le solde d'espèces en caisse n'est pas acceptée. Ce montant est considéré comme manquant et est collecté auprès du caissier.

Dans les entreprises comptant un grand nombre d'unités desservies par des caisses centrales, le paiement forfaitaire, le paiement des prestations d'assurance sociale peut être effectué par plusieurs caissiers ou personnes de confiance (distributeurs). Dans ce cas, le caissier en chef (senior), avant le début de la journée de travail, délivre à l'avance aux autres caissiers les opérations de dépenses le montant des espèces contre reçu dans le registre des fonds acceptés et émis par le caissier (formulaire n ° KO-5).

Les caissiers (distributeurs) à la fin de la journée de travail sont tenus de se présenter au caissier en chef (senior) dans le reçu des sommes d'argent et lui remettre le solde des espèces contre quittance dans le grand livre des fonds reçus et émis par le caissier.

Pour les avances reçues pour les salaires et les bourses, le caissier est tenu de se présenter dans le délai spécifié dans la paie pour leur paiement. Jusqu'à l'expiration de ce délai, les caissiers (distributeurs) sont tenus de remettre à la caisse le solde d'espèces qui n'est pas émis selon les paies. Cet argent est remis dans des sacs, paquets et autres emballages scellés par les caissiers au caissier en chef (senior) contre reçu indiquant le montant déclaré.

Tenir un livre de caisse

Les tâches du caissier comprennent la tenue d'un livre de caisse (formulaire n ° KO-4). Tous les encaissements et décaissements de l'entreprise sont enregistrés dans le livre de caisse. L'entreprise ne tient qu'un seul livre de caisse. Les écritures au livre de caisse sont conservées en deux exemplaires.

Chaque feuille du livre de caisse se compose de deux parties égales : l'une d'elles (avec une règle horizontale) est remplie par le caissier en tant que premier exemplaire, la seconde (sans règles horizontales) est remplie par le caissier en tant que deuxième exemplaire de le recto et le verso à travers du papier carbone. Auparavant, la feuille est pliée le long de la ligne de coupe, en plaçant la partie détachable de la feuille sous la partie de la feuille qui reste dans le livre. Pour conserver les enregistrements après le "Transfert", la partie détachable de la feuille est superposée au recto de la partie inséparable de la feuille et les enregistrements se poursuivent le long des règles horizontales du verso de la partie inséparable de la feuille.

Les premiers exemplaires des feuilles restent dans le livre de caisse. Les deuxièmes exemplaires des feuilles doivent être détachables, ils font office de rapport de caisse et ne se détachent qu'à la fin des opérations de la journée.

Les premier et deuxième exemplaires des feuilles sont numérotés avec les mêmes numéros.

Les ratures et les corrections non précisées dans le livre de caisse ne sont pas autorisées. Les corrections apportées sont certifiées par les signatures du caissier, ainsi que du chef comptable de l'entreprise ou de la personne qui le remplace.

Les entrées dans le livre de caisse sont effectuées par le caissier immédiatement après avoir reçu ou émis de l'argent pour chaque commande ou autre document le remplaçant.

Chaque jour à la fin de la journée de travail, le caissier calcule les résultats des opérations de la journée, affiche le solde d'argent dans la caisse enregistreuse à la date suivante et transfère au service comptable sous forme de rapport du caissier la deuxième déchirure- hors feuille (une copie des écritures au livre de caisse du jour) avec justificatifs de recettes et de dépenses contre reçu dans le livre de caisse. Le contrôle de la bonne tenue du livre de caisse est confié au chef comptable de l'entreprise.

Les opérations de trésorerie (associées à la circulation des espèces) sont une composante importante de la vie de toute organisation, à la fois en tant qu'unité structurelle et en tant qu'outil technique. La documentation des transactions en espèces effectuées est nécessaire pour garantir la fiabilité des informations sur les mouvements d'espèces. Dans le même temps, il est nécessaire de respecter les normes légalement établies relatives aux mouvements de fonds. De plus, la paperasserie sur la caisse enregistreuse a été influencée par la législation dans le domaine des caisses enregistreuses en rapport avec l'utilisation des caisses enregistreuses en ligne.

Jetons un coup d'œil à la procédure de dépôt des documents à la caisse.

Réglementation réglementaire

La procédure pour effectuer des transactions en espèces

La procédure de tenue d'une caisse a été approuvée par la Banque centrale par l'instruction n° 3210-U du 11 mars 2014. Dans le cadre de l'utilisation généralisée des caisses enregistreuses en ligne, cette procédure a été restreinte, qui est déterminée par l'organisation ou l'entrepreneur individuel de manière indépendante et prescrite (pour la sécurité de l'argent, le stockage, le transport).

Dans le même temps, un rôle important est joué par le fait que la Banque centrale autorise l'enregistrement sous forme électronique et qu'une combinaison de documents électroniques et papier est autorisée. Dans le même temps, il convient de noter que pour documents électroniques il doit y avoir une signature électronique du caissier et du chef comptable.

La responsabilité des transactions en espèces incombe au caissier, mais si l'entreprise n'est pas grande, une autre personne responsable (directeur ou chef comptable) peut reprendre les fonctions du caissier, et ce point doit être inclus dans la disposition correspondante. Dans ce cas, la personne responsable de la caisse doit être un employé à temps plein de l'organisation.

La comptabilité synthétique des transactions en espèces est tenue sur le compte 50 (actif), le débit reflète la réception de l'argent, le prêt - l'émission), pour lequel il est permis d'ouvrir de tels sous-comptes:

1 caisse de l'organisation
2 Caisse d'exploitation
3 Pièces de caisse

Pour les organisations, une limite de trésorerie doit être fixée, les montants supérieurs à la limite doivent être transférés établissements de crédit(cela ne s'applique pas aux entrepreneurs individuels - ils ont le droit de conserver autant d'argent qu'ils le jugent bon).

Limite de trésorerie

En ce qui concerne les règlements avec des particuliers et des entrepreneurs individuels, il n'y a aucune restriction sur les règlements en espèces. Les personnes morales sont tenues de respecter la limite des paiements en espèces de 100 000 roubles. conformément à l'instruction de la Banque centrale du 07.10.2013 n° 3073-U.

Si le contrat d'une personne morale est de 200 000 roubles, vous pouvez

rédiger 2 contrats pour 100 000 roubles.
payer la moitié en espèces et l'autre moitié par virement bancaire

Fixer une limite de solde de trésorerie

L'organisation fixe elle-même la limite de trésorerie, en fonction des spécificités des activités de l'organisation et du volume des flux de trésorerie, et l'approuve par ordre du responsable.

Pour calculer la limite de trésorerie, vous pouvez utiliser les méthodes reflétées dans la directive de la Banque centrale N 3210-U: basées sur les flux de trésorerie (selon les spécificités).

L'entité juridique opérationnelle effectue le calcul sur la base du volume de recettes (émissions) de trésorerie, et l'entité juridique organisée - sur la base des volumes attendus de recettes (émissions).

La limite de solde est calculée par la formule :

Limite \u003d volume de recettes (émissions) d'espèces / période de facturation(1 – 92 jours) * nombre de jours dus à la banque

Un exemple de calcul de la limite de trésorerie

Dans Alpha et Omega LLC pour la période du 1er juin au 30 juin (jour 30), le chiffre d'affaires est de 3 000 000 de roubles. La collecte d'argent à la banque a lieu une fois tous les 3 jours. La limite de trésorerie est de :

3000000 / 30 jours * 3 jours = 300 000 roubles.

Sur la base des calculs effectués, une commande est formée par la tête sur la limite du solde de trésorerie.

Important! Si la limite de solde n'est pas définie, elle est considérée comme égale à 0.

Formation des pièces de caisse

Tous les faits activité économique sous réserve de documents primaires. Dans le cadre de l'utilisation de caisses enregistreuses en ligne, il est permis de conserver des documents de caisse à la fois sous forme électronique (avec signature électronique) et sous forme papier, ainsi que sous forme combinée. Par exemple, afin d'avoir une pièce justificative avec la personne qui a déposé de l'argent à la caisse, le PKO peut être délivré sous forme papier, la partie détachable du PKO restant chez la personne qui a déposé de l'argent à la caisse.

À partir du 01/01/2013, l'utilisation des formulaires standard n'est plus obligatoire, les documents pour effectuer des transactions en espèces restent obligatoires (informations du ministère des Finances de Russie N PZ-10/2012).

RKO et PKO sont utilisés pour confirmer le fait du mouvement d'argent à la caisse. Ces documents sont établis directement lors du mouvement d'argent à la caisse, sont formés en 1 exemplaire par le caissier, signés par le chef et le chef comptable (ou une personne habilitée à de telles actions), et les résultats du mouvement de l'argent doit être enregistré dans le journal d'enregistrement (), que les entrepreneurs individuels ne peuvent pas conserver.

La procédure pour remplir RKO et PKO

La loi fédérale n° 402-FZ du 06.12.2011 définit les exigences suivantes pour l'exécution des actes primaires :

titre complet
la date d'établissement du document
organisation qui a rédigé le document
le contenu de l'opération
valeur et unités de mesure
positions des personnes qui ont exécuté l'opération
signatures des personnes et leur relevé de notes

Directement dans le PKO et le RKO, il existe de telles caractéristiques de conception:

compte de compensation est indiqué
base pour recevoir (émettre) de l'argent
personne à qui l'argent est émis (de qui il est reçu)
le montant est indiqué en chiffres et en lettres
les documents-motifs de délivrance sont répertoriés avec les numéros et les dates de leur compilation

Sanctions pour violation de la discipline de trésorerie

Les infractions comprennent :

les règlements en espèces des personnes morales dépassant dimensions fixes(100 mille roubles sous le contrat)
non-réception d'espèces
non-respect des procédures de traitement des espèces
avoir de l'argent en trop

Art. 15.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie définit la responsabilité administrative dans le domaine de la violation de la procédure de réalisation des transactions en espèces

Pour une violation similaire (absence de documents primaires), la responsabilité est prévue à l'art. 120 du Code fiscal de la Fédération de Russie. Pour de tels actes commis dans l'espace d'un période d'imposition, en l'absence de signes infraction fiscale, prévu au paragraphe 2 de l'art. 120 du Code fiscal de la Fédération de Russie, une amende de 10 000 roubles est prévue.

Expert service Conseil juridique GARANT I. Bashkirova

Erreur dans l'enregistrement de RKO

Lors de la délivrance des salaires, est-il nécessaire d'établir des caisses enregistreuses pour la paie?

Basé sur la masse salariale à coup sûrémis par RKO. Conformément aux Instructions de la Banque Centrale du 11 mars 2014 N 3210-U, les espèces sont émises selon : Règlement en espèces, paie, paie. Pour que le montant soit versé, un règlement en espèces doit être établi, tandis que son numéro et sa date sont enregistrés dans la paie à la dernière page.