Qu'est-ce que la documentation comptable. Quels sont les principaux documents comptables: types. Comment remplir les documents commerciaux

Mais presque n'importe activité entrepreneuriale accompagné d'une quantité considérable de documents divers. La question devient raisonnable documents sources quels sont ces documents?

Informations de base

Par comptabilité primaire, on entend la phase initiale de synthèse des opérations commerciales individuelles, qui caractérisent les principaux processus de l'organisation.

Les objets de la comptabilité sont :

• achat de matières premières pour le processus de production ;
• achat de ressources matérielles et leurs dépenses ultérieures ;
• dépenses pour la mise en œuvre des activités de production ;
• le mouvement des produits manufacturés et des travaux en cours ;
• le volume produits finis;
• expédition et vente de produits;
• opérations de règlement avec les fournisseurs, les clients et les acheteurs ;
• rendre compte aux banques, aux fondateurs et aux institutions financières ;
• autre.

Toutes ces opérations sont accompagnées Documentation. Les informations sur les processus métier et les nuances associées sont affichées dans la documentation principale.

Concepts de base

La définition d'un document principal est un document qui couvre les informations sources des résultats de toute activité.

Un document principal est une preuve écrite de la mise en œuvre d'une opération commerciale. Compilé ce document au moment de l'opération ou immédiatement après son achèvement.

c'est-à-dire le primaire documents comptables confirmant le fait d'une transaction commerciale. Toute information présente dans les documents primaires doit obligatoirement être affichée en comptabilité.

Pour son accumulation et sa systématisation, des registres comptables sont utilisés. Ils contiennent des données sur toutes les transactions commerciales effectuées dans l'organisation.

Après une certaine période, les informations des registres comptables sous une forme groupée sont transférées aux états financiers.

Les principaux types de documents primaires sont :

• ordres financiers;
• / etc.

Ces documents contiennent des informations sur la transaction commerciale. Dans certains cas, les formulaires de documents primaires sont classés comme des formulaires de déclaration stricte.

Selon le type d'opérations, la documentation primaire est divisée en comptabilité papier pour les immobilisations, les salaires, opérations en espèces, espèces et ainsi de suite.

Mérite une attention particulière. En fait, ce document n'est guère primaire, car il ne décrit pas une transaction commerciale spécifique, étant une annexe au document primaire.

La nécessité d'une facture survient lors du processus de réception de la TVA. Cependant, en même temps, vous devrez présenter une facture ou un acte.

Dans le même temps Code fiscal mentionne la facture en lien direct avec les documents principaux.

Quelles sont leurs fonctions

L'objectif fondamental du document principal est de confirmer la force juridique de la transaction commerciale.

Parallèlement, pour la conduite des opérations, une responsabilisation est établie pour certains exécutants pour les opérations mises en œuvre.

Le document principal stocke toutes les informations nécessaires sur une transaction commerciale particulière, et le fait de l'existence du document confirme l'exécution de l'action.

Autrement dit, les données sur toutes les activités économiques de l'organisation sont stockées dans les documents primaires. Documents primaires est stocké pour répondre aux besoins personnels de l'entreprise, ainsi que pour le fournir aux structures de contrôle.

C'est sur la base des documents primaires que la comptabilité est effectuée. Sur la base des données disponibles dans les documents, des rapports financiers et fiscaux sont créés.

Cadre réglementaire actuel

Les règles de base sur les documents comptables primaires sont définies dans la loi fédérale n° 402 du 6 décembre 2011 « sur la comptabilité ».

Mais bien que l'utilisation de certains formes unifiées n'est pas considérée comme obligatoire, rien n'empêche leur application.

La décision à ce sujet est prise par le responsable du sujet. activité économique. C'est lui qui approuve les formulaires des pièces primaires sur proposition du responsable de la comptabilité.

Sur le formulaire, le code se trouve dans le coin supérieur droit. Si l'opération économique est exécutée en utilisant non forme standard, et à l'aide d'un formulaire développé indépendamment, le «code» n'est pas nécessaire de prescrire.

Conformément à l'article 19 de cette disposition, la présence de corrections, de taches et de ratures ou l'utilisation de moyens de correction dans la documentation bancaire, les reçus de caisse / ordres de paiement, les reçus joints et les documents les remplaçant ne sont pas autorisés.

En cas de détection d'erreurs, les opérations bancaires et documents de trésorerie ne peut être accepté pour exécution. Ils doivent être recompilés en tenant compte des exigences de base.

Il est important que les documents de caisse mal exécutés ou endommagés ne soient pas détruits. Ils doivent être barrés, puis joints au rapport de caisse (registre) du jour de leur émission.

Nuances émergentes

Dans le processus de compilation et de traitement des documents primaires, il existe de nombreuses nuances différentes. Parmi les principaux figurent les suivants :

Qu'est-ce qu'un document recto-verso

Dans certains cas, lors de la préparation de la documentation primaire, il est permis d'utiliser un document primaire recto verso. C'est la forme d'un document de transfert universel (UPD).

Vidéo : documents primaires

Le formulaire UPD est un formulaire de facture fonctionnel, qui est complété par des indicateurs indispensables de la documentation primaire.

Le statut "1" de l'UPD permet à ce document de remplacer non seulement la facture, mais également l'acte ou la facture.

Dans le même temps, l'UPD est appliquée simultanément dans les calculs et dans la comptabilisation des dépenses dans le processus d'imposition des bénéfices. Un UTD avec le statut "2" remplace uniquement un acte ou une facture.

L'UPD combine les éléments d'une facture et d'un document principal confirmant la réalisation d'une opération commerciale. La législation n'interdit pas l'émission de factures ou de bordereaux d'expédition sur les deux faces d'un même support papier.

Dois-je tamponner

L'impression ne fait pas partie des détails obligatoires des documents primaires. Il n'est pas mentionné à l'article 9, partie 2 de la loi fédérale n° 402.

Par conséquent, il est nécessaire de mettre un sceau si l'organisation utilise son propre développement d'un document qui prévoit la présence d'un sceau.

Mais en même temps, il est impératif de certifier par un sceau les documents pour lesquels la présence d'un sceau est prévue par la loi. Par exemple, ceux-ci incluent les factures et.

De plus, le besoin d'un sceau peut être dû à Réglementation comptable organisations ou par accord des parties.

Qui est responsable de leur sécurité

L'article 17 de la loi fédérale sur la comptabilité oblige les organisations à conserver la documentation primaire, les registres comptables et les états financiers pendant une période déterminée.

Normes organisation étatique d'archivage, cette durée ne peut être inférieure à cinq ans. Pendant le stockage, il est nécessaire d'assurer une protection contre les modifications non autorisées.

Toute correction doit être motivée et dûment certifiée. Le contenu des registres comptables et États financiers est un secret commercial.

Pour sa divulgation, les personnes ayant accès à l'information sont responsables conformément aux normes de la législation de la Fédération de Russie. Initialement, les documents comptables primaires sont stockés dans des armoires fermées sous la supervision du chef comptable de l'organisation.

Les documents correctement traités sont transférés aux archives pour être stockés. Le propriétaire de l'entreprise est directement responsable de leur sécurité.

La présence de documents comptables primaires fait partie intégrante des activités de toute organisation.

Sans eux, l'existence normale de l'entreprise est presque impossible. Par conséquent, il est si important de connaître et de suivre la procédure de compilation et de traitement des documents primaires.

Chaque entreprise doit utiliser des formulaires standard pour refléter les faits des transactions commerciales. Considérez quelles formes unifiées de documents comptables primaires sont approuvées par le gouvernement. SommaireAspects importants Quelles sont les formes de documents comptables primaires utilisées (liste) ? Quelle est leur durée de conservation...

L'activité du service comptable fait partie intégrante du fonctionnement de l'entreprise ; cela implique l'exécution par les employés d'une variété d'actions - du calcul à l'enregistrement et à la maintenance de la documentation primaire. Le degré de responsabilité de l'entreprise ou de son supérieur immédiat pour les fautes commises est également très variable : s'il s'agit de problèmes purement internes, il n'est même pas nécessaire de parler d'amende ; s'il s'agit documents de paiement, sur la base desquels les impôts sont ensuite payés, le contrevenant peut faire face non seulement recouvrement pécuniaire mais aussi l'emprisonnement. C'est pourquoi un travail bien organisé avec le primaire fait référence à domaines prioritaires travail d'une personne morale.

Le terme «documentation primaire», différent ou similaire, est utilisé exclusivement en comptabilité, ce qui, s'il est nécessaire de résoudre conjointement des problèmes d'organisation, pose des difficultés aux représentants des autres départements de l'entreprise. Ci-dessous, il sera décrit ce qu'est l'organisation principale dans son ensemble, ainsi qu'une liste indicative des documents qui y sont inclus.

Qu'est-ce que la documentation comptable primaire ?

Curieusement, le principal acte normatif utilisé dans l'organisation du travail du service comptable, la loi fédérale"Ô comptabilité» La n° 402-FZ, adoptée le 6 décembre 2011 et contenant des modifications en date du 29 juillet 2018, ne donne pas une définition univoque de cette expression. Aux termes de l'alinéa 1er de l'article 9 de ladite loi, peuvent être qualifiés de documents primaires tous documents dûment établis et officiellement certifiés, qui reflètent l'un ou l'autre épisode de la vie économique de l'entreprise.

De tels épisodes comprennent la réception de fonds en échange de produits fournis par l'entreprise, de services offerts ou de travaux exécutés ou, à l'inverse, le transfert d'argent en raison de l'achat de biens actifs matériels. À la demande du chef d'entreprise (paragraphe 4 du même article), la liste des pièces comptables primaires peut comprendre des informations sur les règlements mutuels qui ne sont pas liés à des transactions financières.

Important: le principal critère de documentation primaire en comptabilité est le fait du transfert de fonds d'une personne (employé, entrepreneur individuel, entreprises) à l'autre. Ainsi, il ne sera inclus dans la liste des organisations principales sous aucune condition, mais un ordre de paiement entrant ou sortant l'est complètement.

AVECLa durée de conservation des documents primaires au service comptable est d'au moins cinq ansà compter de l'année d'inscription. Comme le montre la pratique, le plus souvent, les représentants du Service fédéral des impôts demandent une organisation principale au cours de la première ou de la troisième année ; à l'avenir, les documents peuvent être transférés pour être stockés dans les archives et, après la période spécifiée, détruits conformément au règlement interne de l'entreprise et aux exigences de la législation nationale.

Cependant, étant donné que dans la pratique bureaucratique russe, il est généralement plus difficile de se débarrasser des documents que de continuer à les stocker, le document principal devenu inutile peut être laissé dans les archives tant qu'il y a suffisamment d'espace ; aucune sanction pour cela soit par la loi fédérale n ° 402-FZ spécifiée, soit par d'autres règlements non fourni.

De même, la maintenance de la documentation primaire peut être confiée à un ou plusieurs salariés de l'entreprise, en fonction de leurs qualifications et du nombre d'employés. Si l'affaire concerne un entrepreneur individuel qui ne dispose pas de spécialistes compétents sous ses ordres, il a le droit, à son choix, soit d'établir lui-même des documents, soit d'impliquer sociétés tierces fournissant de tels services.

Liste des principaux documents comptables

V dernière édition Loi fédérale n ° 402-FZ (ou plutôt, au paragraphe 4 de l'article 9 du document), le droit de déterminer quelle documentation appartient au primaire est transféré au chef ( au PDG, directeur) de l'entreprise. Conformément à la pratique établie, il signe la liste déjà préparée par le chef comptable, bien qu'il puisse s'en charger entièrement (de l'analyse des activités à la synthèse).

Il n'est donc pas nécessaire de parler d'une liste unique de documents primaires ; nous ne pouvons citer que les plus fréquemment inclus dans cette liste d'articles :

1. Traité. Plus point litigieux en termes de propriété des documents : bien souvent, les contrats ne sont pas stockés dans le service comptable, mais dans le service juridique ou même dans le service du personnel. D'autre part, c'est la signature du contrat qui devient le premier pas vers un fait nouveau de la vie économique de l'entreprise, par conséquent, de nombreux dirigeants, par leurs ordres, incluent des contrats de vente, de prestation de services, d'exécution de travaux, bail et autres directement liés au mouvement flux de trésorerie, au primaire. En fait, un contrat rédigé de manière adéquate contient tous les signes d'un document principal énumérés au paragraphe 2 de l'article 9 de la loi fédérale n ° 402-FZ, ce qui signifie qu'il n'y a pas de violation évidente dans ce cas.
2. Vérifier. Sur la base de la facture proposée, l'acheteur (consommateur), avant ou après réception des biens ou services, transfère au vendeur (fournisseur) en espèces. L'acceptation de la facture peut être considérée comme le consentement effectif à la payer. En outre, ce document principal peut contenir (ou être dupliqué conformément au contrat) les conditions de fourniture des articles d'inventaire ou de travaux, ainsi que les modalités de règlement avec le vendeur et même la procédure de restitution des fonds en cas que l'une ou les deux parties à la transaction manquent à leurs obligations.
3. Liste de colisage. Ce document, invariablement inclus dans le primaire, contient liste complète articles de stock vendus ou transférés : tant les produits finis que les éléments individuels ou les matières premières. Le nombre d'exemplaires de la lettre de voiture n'est pas réglementé : il doit correspondre au nombre de parties à la transaction. Et, bien entendu, chaque copie doit être certifiée par les signatures de toutes les contreparties ; empreintes de sceaux ou de timbres dans ce cas sont facultatifs.
4. Acte d'acceptation de transfert. Le document principal établi sur la base des résultats de la prestation de services, de l'exécution de travaux ou de la fourniture d'articles en stock. Signé par les représentants des deux contreparties ; si l'un d'eux (généralement le destinataire) refuse de signer, le document peut être certifié unilatéralement (certainement en présence d'observateurs). L'acte d'acceptation du transfert peut également contenir des remarques complémentaires, des précisions ou des précisions portées par les parties dans le tableau correspondant. L'utilisation de sceaux ou de cachets d'organisations pour la certification est facultative. Une variante de ce document, également incluse dans le primaire, est l'acte d'acceptation et de transfert d'immobilisations (OS-1), reflétant le mouvement des immobilisations de l'entreprise.
5. Fiche de paie. Il fournit des données sur le salaire de tous les employés de l'entreprise, y compris les incitations et versements d'indemnités: bonus, surtaxes, etc. Ce document principal est certifié par les signatures du chef comptable et du chef d'entreprise ; de plus, contrairement aux deux éléments énumérés ci-dessus, pour confirmer la force juridique de la déclaration, une empreinte «vivante» du sceau ou du cachet de l'organisation y est apposée.
6. Pièces de caisse. Ceux-ci comprennent les reçus et les débits et livre de caisse. C'est à partir de leur contenu que l'on peut obtenir l'image la plus complète du mouvement des flux financiers. KO-1, KO-2 et KO-4 contiennent des informations concernant chaque fait de la vie économique - par conséquent, les personnes autorisées seront d'abord guidées par elles lors de la vérification. Les documents de caisse supplémentaires utilisés avec une intensité légèrement moindre (le registre des ordres de caisse KO-3 et le registre des flux de trésorerie KO-5) font également partie de la documentation primaire, sont établis et conservés conformément aux règles générales.

Le plus souvent, l'organisation principale est organisée chronologiquement - du premier document sur la transaction au dernier; d'autres options sont possibles - par accessoire, combiné, etc.

Comment est la documentation primaire en comptabilité?

Les composants nécessaires de tout document primaire sont :

• en-tête conformément à la forme unifiée établie ;
• date de signature (le document peut être rédigé et imprimé à tout moment opportun);
• nom officiel complet de l'organisation ou de l'entreprise (vous pouvez en ajouter un abrégé);
• description et explication de l'épisode du mouvement de fonds, ou du fait activité économique;
• la valeur de la transaction en termes physiques (d'une part) et monétaires (d'autre part), avec l'indispensable indication des unités de mesure ;
• les noms conformément au règlement intérieur de l'entreprise ou aux normes nationales des postes des personnes chargées de conclure un accord et d'effectuer une transaction;
• signatures avec transcriptions des représentants des parties à la transaction qui ont participé à la conclusion du contrat.

Comme il ressort du paragraphe 5 du même article, la documentation primaire du service comptable peut actuellement être établie aussi bien sur papier que sur support au format électronique; dans ce dernier cas, elle est certifiée au moyen de signatures numériques électroniques qualifiées des parties et transmise aux contreparties sur tout support approprié ou transmise par courrier électronique.

La plupart des documents primaires sont délivrés sur la base de formulaires unifiés qui ne sont pas sujets à modification ; Les exceptions comprennent les contrats, les actes d'acceptation et de transfert et un certain nombre d'autres documents, dont le développement de la forme et de la structure est directement effectué par l'entité commerciale.

Quelques conseils pour préparer la documentation primaire :

1. Il est permis de faire des inscriptions dans le formulaire à la main avec un stylo à bille et des stylos gel à encre bleue ou noire ; l'encre rouge est utilisée pour faire des corrections. Pour remplir la documentation primaire sous forme électronique, il est permis d'utiliser tout ordinateur électronique approprié d'un point de vue technologique.
2. Chacun des documents inclus dans la liste des documents primaires doit être exécuté en temps voulu. Il est tout à fait possible de remplir et de signer des papiers antidatés d'un commun accord des parties, mais il est fortement déconseillé d'en informer les autorités de tutelle.
3. Si la procédure de saisie des données dans le formulaire implique la duplication d'informations numériques (par exemple, le montant du paiement) écrites, ni l'un ni l'autre élément ne peut être négligé, sinon le document peut être invalidé.
4. Lors de la préparation d'un document de reporting principal, vous ne pouvez pas laisser de champs vides. S'il n'y a rien à y inscrire, un tiret doit être utilisé, ou mieux, un signe universel, qui est une lettre latine Z barrée.

Important: il est interdit d'utiliser des bandes correctrices, du liquide, des rasoirs pour corriger les erreurs, ou simplement de rayer des données mal saisies jusqu'à ce qu'il soit impossible de les lire dans la documentation principale du service comptable. Selon la situation, vous pouvez utiliser des correctifs de plan pour compléter le corps du texte de l'entrée et de l'annulation. Dans le premier cas, les informations erronées sont barrées d'une fine ligne, une entrée est faite dessus reflétant l'état réel des choses, et sur le côté de la page se trouve l'inscription «Corrigé (peut être) fiable», accompagnée du signature de la personne responsable et une empreinte du sceau ou du cachet de l'organisation. Dans le second, les informations déjà existantes sont complétées par de nouvelles informations nécessaires pour obtenir une compréhension complète de la transaction. Dans le troisième, qui est particulièrement souvent utilisé lorsque des informations exagérées sont trouvées dans la source primaire, les données qui ne correspondent pas à la réalité sont dupliquées avec de la pâte rouge, et à côté d'elles, déjà ordinaires, les bonnes sont données. Une signature d'attestation est également requise dans ce cas.

Le document principal, comme les autres documents, doit être rédigé clairement, lisiblement et joliment. Cela aidera à l'avenir, en cas de litige, à établir rapidement la vérité, à prouver sa cause dans un procès ou à contrôler le travail des personnes autorisées. Et une incitation supplémentaire pour la publication consciencieuse et rapide de la documentation sera le paragraphe 3 de l'article 327 du Code pénal russe, selon lequel l'utilisation de faux papiers est passible d'une amende pouvant aller jusqu'à 80 000 roubles ou jusqu'à six mois. des gains de l'auteur, arrestation jusqu'à six mois, travail obligatoire ou correctif jusqu'à 480 heures et 24 mois respectivement.

Prouver son innocence ou l'absence de corps du délit est difficile et prend beaucoup plus de temps et de nerfs que l'exécution de haute qualité de la documentation primaire.

Résumé

Les documents primaires comprennent les documents reflétant des épisodes de l'activité économique d'une entreprise ou d'une organisation. Leur enregistrement est effectué par les employés du service comptable, et s'il n'y en a pas, l'entrepreneur lui-même ou des entreprises fournissant des services similaires. Liste complète la documentation principale utilisée dans les activités de l'entreprise est approuvée par son responsable et est généralement compilée par le chef comptable.

En règle générale, les documents primaires comprennent les contrats, les factures, les actes d'acceptation et de transfert, y compris les immobilisations, les documents en espèces et autres documents. Ils doivent inclure les blocs énumérés au paragraphe 2 de l'article 9 de la loi fédérale n ° 402-FZ. Il est permis d'apporter des corrections aux documents selon des modalités strictement définies : inversion, contour ou inscriptions supplémentaires.

Toute la documentation primaire est une confirmation activités financières entreprises. Ces pièces comptables seront en premier lieu exigées par les autorités réglementaires lors de la vérification. Par conséquent, des exigences accrues sont imposées à l'entretien et au stockage de ces papiers.

La documentation primaire, ou comme l'appellent les comptables virtuoses, primaire, est la preuve des affaires financières de l'entreprise. De plus, ayant force de loi, ces papiers peuvent soit aider l'entreprise à questions litigieuses, ou remplacer son pied de lit. Ces documents sont : contrat, facture, documents de paiement, connaissement, facture, ticket de caisse et autres.

Les formes des documents primaires sont unifiées. Si nécessaire, des lignes supplémentaires sont ajoutées au formulaire, tout en conservant les principales. Ceci est indiqué dans le règlement sur la comptabilité et la tenue de livres dans la Fédération de Russie (arrêté du ministère des Finances de la Russie du 29 juillet 1998 n ° 34n (tel que modifié le 26 mars 2007 n ° 26n). L'exception concerne les formulaires de conduite transactions en espèces (décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 24 mars 1999 n ° vingt).

Toutes les modifications et tous les ajouts apportés au formulaire standard sont approuvés par ordre du chef d'entreprise.

L'organisation développe indépendamment des formulaires de documents primaires si le formulaire requis ne figure pas dans le catalogue de formulaires unifiés. Condition obligatoire : ces formulaires doivent contenir les détails nécessaires.

1. Quel est le nom du document.
2. Une fois compilé.
3. Informations sur l'organisation qui a compilé le document.
4. Précisez ce qui est inclus transaction d'affaires pour ce document, le coût de l'opération (en espèces ou en nature).
5. Énumération des personnes chargées de rédiger le document sous la signature obligatoire.

Les détails ci-dessus sont mentionnés dans la loi fédérale "Sur la comptabilité".

Tous les documents primaires doivent être soumis au service de la comptabilité en temps opportun. Le respect de la chronologie de saisie des informations est l'une des principales conditions d'une comptabilité compétente.

Pour une comptabilité pratique, l'ensemble du primaire est classé en groupes - un tableau:

Et une autre invention réussie du service de comptabilité est le calendrier des flux de travail. Remarque : la forme de l'annexe doit être reflétée dans la politique comptable de l'organisation.

Calendrier de flux de travail

Les lignes et les colonnes correspondantes reflètent les données sur les mouvements des documents de déclaration. Un énorme avantage de ce calendrier est que tous les documents délivrés sont sous contrôle. L'essentiel est de ne pas oublier de faire les entrées appropriées.

Nous remplissons les règles

Commençons par le fait que le primaire, remis au service comptable, doit être vérifié. Que vérifier :

1. Volume de remplissage (toutes les lignes et sections nécessaires sont remplies).
2. Exactitude du remplissage (les données saisies doivent correspondre au lieu de saisie, les contradictions dans les données sont inacceptables).
3. Fiabilité des informations (vérification des opérations mathématiques, rapprochement avec les pièces jointes).

Le document vérifié fait l'objet d'une inscription dans les registres comptables.

Astuce : pour éviter l'erreur de re-refléter un document dans la comptabilité, vous devez procéder comme suit. Le verso du formulaire contient la date et numéro d'enregistrement dans le registre.

Comment remplir les documents comptables primaires en 2017

• Toutes les écritures qui sont faites dans les documents comptables primaires doivent avoir une longue durée de conservation.
• Il est permis d'utiliser des documents papier en plus des documents électroniques, qui doivent être signés avec une signature numérique (loi fédérale 402-FZ du 06.12.2011).
• L'utilisation de l'impression est obligatoire sur les documents où l'espace est alloué à cet effet.

Depuis le 04/07/2015, le droit de travailler sans sceau rond a été reçu sociétés par actions et les sociétés à responsabilité limitée (loi fédérale 82-FZ du 04/06/2015). Vérifiez ce qui est écrit dans la Charte concernant l'utilisation du sceau. Si l'entreprise continue d'utiliser le sceau, aucune modification des statuts n'est requise. Le délai pour apporter ces modifications aux statuts de la société n'est pas précisé par la loi. Mais cela ne vaut pas la peine de retarder les changements, afin de ne pas introduire beaucoup de contradictions dans les documents financiers.

• Comparaison des indicateurs monétaires et naturels. Il n'est pas nécessaire d'indiquer les deux à la fois, un seul suffit (loi fédérale 402-FZ). Il arrive qu'il soit plus pratique d'indiquer n'importe quel indicateur (par exemple, lors du déplacement de matériaux au sein d'une entreprise, un indicateur naturel est utilisé). Dans l'acte d'acceptation et de livraison des services, il est plus pratique d'indiquer uniquement les informations sur les coûts, mais pour éviter les malentendus, les types de services sont également répertoriés.
• La présence de la signature de la personne responsable. La loi de la Fédération de Russie ne dit rien sur une signature fac-similée sur les documents primaires. Dans la lettre du Service fédéral des impôts de la Fédération de Russie n ° 3-1.11.469 du 23 septembre 2008, la position du service des impôts concernant les télécopies sur les documents est examinée.
• La devise dans laquelle le document est rédigé. Principale unité monétaire- rouble. Même lorsque les termes du contrat parlent d'unités conventionnelles. Car toutes les opérations en comptabilité sont évaluées en roubles (FZ 402-FZ du 12/06/2011). Personne n'interdit de faire des colonnes supplémentaires indiquant les montants en devises étrangères, mais la colonne indiquant le montant en roubles doit être obligatoire. Sinon, il y a un risque de déductions de coûts et de déductions de TVA.

Liste des documents primaires

Traité

La notion de "contrat" ​​est régie par l'art. 420 du Code civil de la Fédération de Russie. Le contrat est un accord sur la naissance (modification) ou la cessation des droits et obligations entre les parties. Chaque partie doit lire attentivement les termes de l'accord. Dès accord, la signature et le sceau de chacune des parties sont apposés. Le contrat en tant que document principal a pleine force de loi, chaque partie doit en avoir un exemplaire signé. Tous les points stipulés par le contenu doivent être remplis par les parties au contrat conformément à leurs obligations. Situations controversées réglé soit à l'amiable, soit par voie judiciaire.

Et un instant. Pas pour toutes les situations, la conclusion d'un contrat est une reconnaissance de droits et d'obligations réciproques. Le chèque reçu lors de l'achat d'un produit ou d'un service est reconnu par le même contrat.

Vérifier

La facture reçue du vendeur de biens ou de services fait référence à des documents comptables primaires. Sur la base du montant indiqué sur la facture, l'acheteur effectue le paiement. Dans les documents de paiement, une référence souhaitable à ce document (par exemple, dans le paiement, il y a la phrase "paiement selon la facture n° 35/7 du 31 janvier 2017"). Les situations ne sont pas exclues lorsqu'il sera difficile de prouver que le paiement a été effectué spécifiquement pour un compte spécifique.

Pour l'acheteur des biens (services), la facture présentée est une sorte de garantie que le vendeur ne modifiera pas le prix fixé dans le délai imparti (1 à 5 jours). La période de validité de la facture pour le paiement est prescrite par le vendeur. Dans le délai imparti, l'acheteur effectue le paiement.

Une facture pour paiement

Si le paiement n'est pas possible pour un certain nombre de raisons (par exemple, problèmes avec le réseau informatique comptable, frais généraux financiers), il est conseillé d'informer le vendeur de la situation, de préférence à l'avance. Il est possible que la date de la facture change, mais les conditions d'achat resteront les mêmes.

Documents de paiement

Ce type de pièces comptables comprend : les chèques de paiement (marchandises, espèces), ordres financiers, exigences de paiement.

Lorsque vous achetez des biens (services) contre de l'argent à la caisse de l'organisation, vous devez absolument conserver le reçu de caisse et le transférer au service comptable.

ticket de caisse

Si le chèque n'indique pas ce qui est payé en espèces, alors à coup sûr Un ticket de caisse est joint au chèque de banque. Il contient un inventaire des biens achetés (services), indique en quelle quantité et à quel prix le paiement a été effectué. Le reçu de vente est tamponné par le vendeur, la signature de la personne responsable de la vente des biens (services).

Un reçu de vente sans reçu de caisse est reconnu comme un document principal, car un entrepreneur individuel a le droit de travailler sans caisse enregistreuse (avec une condition obligatoire pour la délivrance d'un reçu de vente).

Un reçu de vente émis par un entrepreneur individuel sans l'utilisation de caisses enregistreuses

Ceci est indiqué dans la loi de la Fédération de Russie 54-FZ "Sur l'utilisation des caisses enregistreuses dans la mise en œuvre de la caisse règlements en espèces et des calculs utilisant cartes de paiement" (pertinent en 2017).

Lors du paiement de biens (services) entre entités juridiques un connaissement est émis via le compte courant.

Liste de colisage

Chacune des parties est établie selon le modèle (la présence de la signature des personnes responsables et du sceau est requise). Montants en espèces indiqués sur la lettre de voiture et sur la facture doivent correspondre. Dans certains cas, il est pratique d'utiliser une signature fac-similé, ce fait doit absolument être écrit dans le contrat de fourniture de biens (services).

Lors du paiement conformément à la facture émise pour les biens (services), un ordre de paiement est émis via le compte courant.

Ordre de paiement

Il s'agit d'une forme unifiée d'un document, le plus souvent rempli sur ordinateur. Le paiement préparé pour le paiement peut être transféré à la banque pour Copie conforme, ou en utilisant un programme bancaire spécial "Clint-Bank" (ce qui est beaucoup plus rapide). Avant l'envoi, il est nécessaire de vérifier toutes les coordonnées du bénéficiaire afin d'éviter tout malentendu, surtout si vous travaillez avec une contrepartie pour la première fois. Assurez-vous de remplir les détails de ce que vous payez. Ce sera utile Description détaillée, avec l'indication obligatoire des coordonnées du compte (date, numéro).

Une demande de paiement est un document principal dans lequel le créancier demande au débiteur de rembourser la dette par l'intermédiaire de la banque.

Demande de paiement

Il y a demande sans acceptation : dans ce cas, l'argent est automatiquement débité du compte du débiteur. La condition d'acceptation implique l'existence de l'acceptation du débiteur. Toutefois, l'accord peut stipuler les conditions du remboursement de la dette résultante, auquel cas le remboursement de la dette par l'intermédiaire de la banque est effectué sans acceptation.

Le formulaire de facture est utilisé dans les cas où la TVA est enregistrée.

Facture d'achat

Dressez-les jusqu'à des feuilles de route, des actes. Un paiement anticipé dans le cadre d'un contrat est également un motif d'émission d'une facture. La TVA est déduite en fonction des factures et factures jointes aux factures. Il serait utile de mentionner que tous les assujettis à la TVA sont tenus d'émettre des factures. Remplir des formulaires est beaucoup plus pratique avec l'aide de programmes automatisés.

Faire des changements

Il est strictement interdit d'apporter des modifications aux espèces et aux documents bancaires (article 9 de la loi fédérale de la Fédération de Russie «Sur la comptabilité»).

Il est permis d'apporter des modifications à d'autres documents primaires, mais à condition que tous les participants à la transaction commerciale soient au courant des modifications apportées. La connaissance des modifications parmi les participants est confirmée par leurs signatures indiquant la date des modifications.

La correction est effectuée comme suit: l'entrée incorrecte dans le document est soigneusement barrée d'une fine ligne. Dans le même temps, le barré est clairement lisible. Au-dessus de la correction ou à côté de celle-ci est introduit choix correct enregistrements. À côté de celui barré, ou là où il y a suffisamment d'espace libre, l'inscription «Crois corrigé» est faite. Le nom complet est indiqué. personne qui a effectué le changement, la date et la signature.

Combien d'années pour conserver les registres comptables

Stockage

Le meilleur endroit pour stocker le primaire est l'archive. Il est important de bien préparer les documents pour l'archivage :

• Trier par ordre chronologique.
• Ensemble complet par type.
• Relier et classer des documents dans des dossiers.
• Remplir une note d'accompagnement.

Il est important d'assurer la sécurité des registres comptables contre les corrections non autorisées. La correction des erreurs ne peut être effectuée que de manière officielle, avec la signature de la personne qui a apporté la modification. Pour votre information, c'est dans les registres que sont accumulées les informations sur les pièces primaires acceptées en comptabilité.

Il y avait aussi un secret commercial ici : le contenu des registres le sont. La divulgation d'informations sur le contenu est punissable par la loi de la Fédération de Russie.

Durée de stockage

La loi fédérale de la Fédération de Russie "sur la comptabilité" (article 17), ainsi que la législation sur les archives (arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 25 août 2010 n ° 558) prévoient la période de conservation des documents de l'entreprise . Pour le primaire documents comptables cette période n'est pas inférieure à 5 ans.

La période de conservation commence à compter à partir du 1er janvier de l'année suivant l'année où le document a été placé dans l'archive.

Si l'organisation a violé les conditions de stockage du primaire, les organismes de contrôle ont le droit d'imposer des sanctions (article 120 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Le montant de l'amende est de 10 000 à 40 000 roubles, selon le degré de violation.

Au fait, pertinent de vérifier autorités fiscales il y aura des documents il y a seulement trois ans. En l'absence d'une organisation primaire d'une période plus ancienne, les inspecteurs n'ont pas droit à une amende en vertu de l'article 120 du Code fiscal de la Fédération de Russie.

Le service comptable de l'entreprise est tenu non seulement de tenir un registre compétent des documents primaires, mais également d'assurer leur sécurité. Ce n'est que dans ce cas que les réclamations services fiscaux se révéler sans fondement.

Documents sources comptabilité sont importants à la fois en matière de comptabilité et dans la détermination du volume dettes fiscales. Il est important pour un spécialiste de l'entreprise chargé de compiler les documents comptables primaires de comprendre clairement le contenu et les formes de ces documents, ainsi que de connaître les spécificités de la tenue des registres comptables.

Le rôle du document principal en comptabilité

Les documents primaires sont des documents à l'aide desquels l'entreprise établit les événements économiques survenus dans l'entreprise (clause 1, article 9 de la loi «Sur la comptabilité» du 06.12.2011 n ° 402-FZ).

La première chose que les comptables de toute organisation doivent clairement comprendre est qu'il n'existe aujourd'hui aucune liste spécifique de formulaires de documents comptables primaires obligatoires pour tous. Toute entreprise détermine elle-même les formes des documents primaires, en fonction de la finalité de leur application.

Cependant, pour ces documents, une liste de détails obligatoires est légalement établie (clause 2, article 9 de la loi n ° 402-FZ).

IMPORTANT! Les formulaires utilisés en comptabilité doivent être fixés en Réglementation comptable organisations (clause 4 PBU 21/2008, approuvée par arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 06.10.2008 n ° 106n).

Liste des pièces comptables primaires possibles

La liste des principaux documents comptables en 2018-2019 peut être la suivante :

1. Liste de colisage. Il s'agit d'un document qui reflète la liste des articles d'inventaire transférés. La facture est établie en 2 exemplaires et contient des informations qui sont ensuite répercutées sur la facture. La lettre de voiture est signée par les représentants des deux parties impliquées dans la transaction et certifiée par un sceau (si l'entreprise l'utilise dans sa pratique).

1. Dossier d'acceptation. Il est établi à la fin de certains travaux (services) pour confirmer que le résultat des travaux répond aux exigences initiales du contrat.

Voir un exemple d'un tel acte.

1. Documents primaires de règlement avec le personnel pour la rémunération (par exemple, les relevés de paie).

Pour plus d'informations sur ces déclarations, consultez l'article "Exemple de remplissage dans la paie T 49" .

1. Documents liés à la présence d'objets OS - ici, l'entreprise peut établir une telle documentation à partir de la liste des principaux documents comptables :

• L'acte d'acceptation et de transfert d'immobilisations sous la forme d'OS-1 - lors de la réception ou de la cession d'un objet qui n'est pas lié à des bâtiments ou des structures.

Pour plus d'informations sur cet acte, voir le matériel "Formulaire unifié n ° OS-1 - Acte d'acceptation et de transfert d'OS" .

• Si l'objet OS est un bâtiment ou une structure, sa réception ou son élimination est documentée par un acte dans le formulaire OS-1a.

Pour plus de détails, voir l'article "Formulaire unifié n° OS-1a - formulaire et exemple" .

• La radiation d'un objet OS est formalisée par un acte sous la forme OS-4.

Voir le matériel pour plus de détails. "Formulaire unifié n ° OS-4 - Agir sur le démantèlement de l'objet OS" .

• S'il est nécessaire de documenter le fait de l'inventaire, il est dressé liste d'inventaire OS sous la forme d'INV-1.

Pour plus d'informations sur un tel document primaire, voir l'article "Formulaire unifié n° INV-1 - formulaire et modèle" .

• Si l'inventaire a été réalisé en relation avec des actifs incorporels, l'inventaire sera établi dans le formulaire INV-1a.

Voir cela dans le matériel "Formulaire unifié n° INV-1a - formulaire et modèle" .

1. Un groupe distinct de documents primaires sont les documents de caisse. Il s'agit notamment d'une telle liste de pièces comptables primaires pour 2018-2019 :

• Commande en espèces entrante.

Pour plus d'informations sur sa compilation, voir l'article "Comment est rempli un bon de caisse (PKO) ?" .

• Bon de caisse de compte.

1. Ordre de paiement.

Lisez les règles de délivrance de ce document.

1. rapport préalable.

1. Action de compenser des créances mutuelles.

Découvrez les caractéristiques de l'application de ce document.

1. Information comptable.

Pour les principes de sa conception, voir le matériel "Certificat comptable pour la correction d'une erreur - exemple".

La liste ci-dessus n'épuise pas tout le volume des documents primaires utilisés en comptabilité et peut être étendue en fonction des caractéristiques de la comptabilité effectuée dans chaque organisation particulière.

IMPORTANT! Ce ne sont pas des pièces comptables primaires de la liste 2018-2019 - la liste a été proposée ci-dessus :

• Traité. Il s'agit d'un document qui stipule les droits, obligations et responsabilités des parties impliquées dans la transaction, les modalités et la procédure de paiement, conditions spéciales etc. Ses données sont utilisées lors de l'organisation de la comptabilité pour l'analyse des règlements avec les contreparties, mais lui-même ne génère pas d'opérations comptables.
• Vérifier. Ce document reflète le montant que l'acheteur s'engage à payer en acceptant les conditions du fournisseur. La facture peut inclure Information additionnelle sur les termes de la transaction (conditions, modalités de paiement et de livraison, etc.), c'est-à-dire qu'il complète le contrat.
• Facture d'achat. Ce document est établi à des fins fiscales, car sur sa base, les acheteurs déduisent les montants de TVA présentés par les fournisseurs (clause 1, article 169 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Ainsi, en l'absence d'autres documents caractérisant une certaine transaction, il sera impossible de confirmer les coûts de cette transaction avec une facture (lettres du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 25/06/2007 n ° -08/31 , Résolution du Service fédéral antimonopole du district de Sibérie orientale du 19 avril 2006 n° А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Il convient de garder à l'esprit que les formulaires unifiés de documents comptables primaires énumérés dans la liste ne sont pas obligatoires, car depuis 2013 (après l'adoption de la loi n ° 402-FZ), les formulaires de ces formulaires peuvent être développés indépendamment. Mais dans la plupart des cas, ils continuent d'être utilisés. Par conséquent, en 2018-2019, la liste des formes unifiées des documents comptables primaires contenues dans les résolutions du Comité national des statistiques reste pertinente.

Quelles informations doivent contenir des formulaires de documents primaires

Bien qu'il n'existe actuellement aucun document primaire obligatoire pour tous les formulaires, le législateur a établi des exigences concernant le contenu de ces documents. La liste des mentions obligatoires devant figurer dans chaque document primaire est donnée au paragraphe 2 de l'art. 9 de la loi n° 402-FZ. Ce sont notamment :

• nom du document ;
• la date à laquelle ce document a été établi ;
• des informations sur la personne qui a préparé le document (nom de la société ou de l'entrepreneur individuel) ;
• l'essence du fait de la vie économique, formalisée par ce document ;
• caractéristiques monétaires, numériques, compteurs de l'événement qui s'est produit (par exemple, dans quel volume, dans quelles unités et pour quel montant, des produits commerciaux ont été vendus aux clients);
• des informations sur les spécialistes responsables qui ont exécuté l'événement, ainsi que les signatures de ces spécialistes.

Documents primaires et registres comptables

Comment classer les pièces comptables primaires ?

Si le document principal a été émis par l'entreprise elle-même, il peut appartenir soit au groupe d'internes, soit au groupe d'externes. Un document établi au sein de l'entreprise et étendant ses effets à l'entreprise déclarante est un document primaire interne. Si le document a été reçu de l'extérieur (ou compilé par l'entreprise et diffusé à l'extérieur), il s'agira alors d'un document primaire externe.

Les documents internes de la société sont répartis dans les catégories suivantes :

• Les documents administratifs primaires sont ceux avec lesquels l'entreprise donne des ordres à l'une de ses unités structurelles ou à ses employés. Cette catégorie comprend les ordres d'entreprise, les directives, etc.
• Documents primaires exécutifs. En eux, l'entreprise reflète le fait qu'un certain événement économique a eu lieu.
• Documents comptables. Avec leur aide, l'entreprise systématise et synthétise les informations contenues dans d'autres documents administratifs et justificatifs.

Une fois que l'événement commercial a été formalisé par le document principal, il est alors nécessaire de refléter l'événement dans les registres comptables. Ils sont en fait porteurs d'informations ordonnées; des signes et des indicateurs de transactions commerciales y sont accumulés et distribués.

Par apparence allouer les registres suivants :

• livres;
• cartes;
• feuilles gratuites.

Sur la base de la méthode de tenue du registre, les groupes suivants sont distingués :

• Registres chronologiques. Ils enregistrent les événements qui se sont produits de manière séquentielle - du premier au dernier.
• Registres systématiques. Dans ceux-ci, l'entreprise classe les transactions réalisées par contenu économique (par exemple, un livre de caisse).
• Registres combinés.

Selon le critère du contenu des informations reflétées dans les registres, on distingue :

• registres synthétiques (par exemple, journal-order);
• registres analytiques (paie);
• registres combinés, dans le cadre desquels la société réalise une comptabilité tant synthétique qu'analytique.

Plus à propos registres comptables voir l'article « Registres comptables (formulaires, échantillons) » .

Résultats

Il n'y a actuellement pas d'obligation pour tous les formulaires et une liste de documents comptables primaires: toute entité commerciale a le droit de déterminer elle-même de manière indépendante les formes de documents primaires qu'elle utilisera dans ses activités.

Dans le même temps, les documents comptables primaires les plus courants sont ceux qui ont des analogues parmi les formulaires unifiés approuvés par le Comité national des statistiques.

Une fois le document principal exécuté, il est nécessaire de transférer les informations de celui-ci au registre comptable.

Comptabilité primaire représente stade initial perception systémique de l'enregistrement des opérations individuelles qui caractérisent les processus économiques et les phénomènes se produisant dans l'organisation. Ses objets sont: l'approvisionnement, l'acquisition et la dépense de ressources matérielles, les coûts de production, le mouvement des produits semi-finis et des restes de travaux en cours, le volume de la production, son expédition et sa vente, les règlements avec les fournisseurs, les acheteurs, les clients, banques, autorités financières, fondateurs, etc. .

Les informations initiales sur les processus et les phénomènes économiques sont reflétées dans les documents primaires.

Pièce comptable principale- il s'agit d'un certificat écrit d'une transaction commerciale qui a force de loi et ne nécessite pas d'explications ni de détails supplémentaires.

La pièce comptable principale doit comporter :

• nom - le contenu financier et économique de la transaction commerciale. Un document qui n'a pas de titre, ainsi qu'un document dont le titre n'est pas clair et peu lisible, n'aura pas force de loi ;
• nom et, dans certains cas, adresse et comptes de règlement dans les banques des parties (juridiques et personnes) impliquée dans cette opération commerciale. Le document primaire, qui ne contient pas le nom et les attributs correspondants d'au moins une des parties à la transaction commerciale, perd son ciblage et ne peut être exécuté ;
• date de compilation. En l'absence ou l'écriture indistincte de la date, le document perd son ciblage dans le temps. En fait, un tel document n'a aucune valeur juridique;
• le contenu de la transaction commerciale (objet de documentation) découlant du nom du document dans lequel il est disponible sous une forme générale ;
• indicateurs des transactions commerciales en cours. L'absence de compteurs dans le document le prive d'une base comptable et de calcul ;
• signatures des personnes responsables - le directeur de l'organisation et le chef comptable.

Les documents sont remplis par le personnel comptable de manière claire et lisible en utilisant une écriture manuelle à l'encre ou à la pâte de stylo à bille, à la machine à écrire ou à l'aide de l'informatique.

En règle générale, des formulaires standard sous forme de formulaires à caractère interministériel sont utilisés pour les documents. Cela comprend les formulaires de commande, les factures, les coupons, les relevés, etc. Les documents primaires doivent être établis au moment de la transaction, et si cela n'est pas possible pour des raisons objectives, immédiatement après sa conclusion.

Si une erreur se produit dans les comptes à la ferme, vous pouvez appliquer la méthode de saisie négative ou inversée. Dans ce cas, la saisie erronée est répétée à l'encre rouge ou en couleurs standard (bleu, noir) avec sa conclusion dans un cadre rectangulaire.

Une couleur rouge ou un cadre rectangulaire invalidera la saisie erronée, après quoi une saisie correcte est effectuée. Il est possible de corriger les erreurs dans les comptes en barrant et en corrigeant davantage (une entrée erronée est barrée d'une ligne et une entrée correcte est faite en dessous indiquant la date de correction et la signature du comptable, si nécessaire, un certificat est rédigé indiquant la nécessité de la correction et la cause de l'erreur).

Il ne doit pas y avoir de corrections, de ratures, de taches sur les espèces et les documents bancaires.

En travaillant avec n'importe quel document, le comptable s'appuie sur certains principes et fondements méthodologiques inscrits dans les documents officiels.

Sur la base de documents primaires, des écritures sont effectuées dans des registres comptables, des cartes, des relevés, des journaux, ainsi que sur des disques, des disquettes et d'autres supports.

Les documents comptables sont externes et internes

Documents externes venir à l'organisation de l'extérieur - des organes de l'État, des organisations supérieures, des banques, bureau des impôts, provenant des fondateurs, des fournisseurs, des acheteurs, etc., elles sont établies selon des formulaires types. Des exemples de tels documents sont demande de paiement- commande, demande de paiement, facture fournisseur, etc.

Documents internes compilé directement dans l'organisation.

• administratif;
• acquittement (exécutif);
• combiné;
• arrangement comptable.

managérial- ce sont des documents qui contiennent des commandes, des instructions sur la production, l'exécution de certaines opérations commerciales. Il s'agit notamment des ordres du chef de l'organisation et des personnes autorisées par lui à effectuer des opérations commerciales.

Disculpatoire des documents (exécutifs) certifient le fait des transactions commerciales. Ceux-ci inclus ordres de réception, actes de réception de matériaux ; actes d'acceptation et de cession d'immobilisations; documents sur l'acceptation par les travailleurs des produits finis, etc.

Combiné les documents sont à la fois administratifs et exécutifs. Cela comprend les ordres de paiement entrants et sortants, les relevés de paie pour l'émission les salaires employés de l'organisation rapports de dépenses personnes responsables, etc.

Documents comptables sont compilés dans le cas où il n'y a pas d'enregistrements de transactions commerciales documents standards, ainsi que lors de la synthèse et du traitement des actes d'acquittement et administratifs. Ce sont des certificats, des feuilles de distribution, etc.

Les documents comptables sont également divisés en ponctuels et cumulatifs. Des documents primaires uniques sont utilisés dans l'exécution de chaque transaction commerciale. Les documents cumulatifs sont établis pendant une certaine période d'accumulation progressive d'opérations commerciales homogènes. En fin de période, ces documents calculent les totaux des indicateurs concernés. Des exemples de documents cumulatifs sont les bons de travail mensuels de deux semaines, les cartes de limite pour la sortie des matériaux des entrepôts de l'organisation, etc.

Les documents comptables sont divisés en documents primaires et sommaires

Documents sources générée au moment de la transaction commerciale. Un exemple de tels documents sont les lettres de voiture pour la sortie des matériaux des entrepôts de l'organisation vers les ateliers.

Documents de synthèse compilé sur la base de documents primaires, par exemple, la paie.

Au moment de la fixation des données dans les documents primaires, des informations comptables apparaissent qui ne sont pas automatiquement enregistrées. Toutes ses caractéristiques quantitatives et qualitatives sont soumises à un contrôle logique, arithmétique et juridique avant l'élaboration des documents primaires. Ce contrôle est exercé à la fois par les salariés impliqués dans la tenue de la comptabilité primaire et par les salariés des services de gestion.

En signant les reçus et les ordres de débit, les bulletins de paie, les ordres de paiement et les réclamations, les autres documents bancaires, le responsable de l'organisation analyse en profondeur chaque transaction commerciale.

• travaux préliminaires avant l'élaboration des documents primaires ;
• préparation des documents primaires;
• approbation des documents primaires ;
• le travail du service comptable dans la préparation et le traitement des documents primaires.

La collecte des informations comptables implique le travail approprié des différents services de l'organisation. Cette étape est caractérisée par le plus haut niveau d'analyticité et d'efficacité de la comptabilité.

La deuxième étape du processus comptable est le traitement de l'information comptable. Il s'agit d'une participation directe à la réception des informations comptables par les salariés des services de gestion fonctionnels. Ainsi, lors de la comptabilisation des articles d'inventaire sur la base de documents primaires, le regroupement et la généralisation des données dans les cartes sont fournis. comptabilité d'entrepôt matériaux. Sur une base mensuelle, les données des cartes et des livres sont transférées aux rapports sur le mouvement des actifs matériels. V délais les responsables d'entrepôt et les chefs de département soumettent ces rapports au service comptable de l'organisation.

Les gestionnaires sont également impliqués dans le traitement des données. Ainsi, avec l'aide d'employés de divers services de gestion, les coupables des pénuries et des pertes sont identifiés.

Après vérification des calculs arithmétiques, de la légalité et de l'opportunité des transactions commerciales exécutées, les documents comptables sont enregistrés, puis leurs données sont économiquement regroupées dans le système de comptes comptables synthétiques et analytiques par enregistrement dans des registres comptables.

Les registres comptables sont des tableaux de comptage d'une certaine forme, construits en fonction du regroupement économique des données sur la propriété et des sources de sa formation. Ils servent à refléter les transactions commerciales sur.

Les registres comptables, selon la structure, sont divisés en chronologique et systématique. Dans les registres chronologiques, les transactions commerciales sont reflétées dans l'ordre dans lequel elles ont été effectuées. Les registres comptables systématiques servent à regrouper les transactions commerciales selon des critères établis.

Les registres comptables sont tenus sous forme de livres comptables, de cartes, de relevés, de journaux, ainsi que de supports informatiques.

La comptabilité synthétique est effectuée dans des registres systématiques et la comptabilité analytique - dans des registres analytiques. Les inscriptions dans les registres sont effectuées à la fois manuellement et à l'aide de la technologie informatique.

L'ensemble et la localisation des mentions dans le registre déterminent sa forme, qui dépend des caractéristiques des objets pris en compte, de la finalité des registres et des modalités d'inscription comptable. L'enregistrement comptable fait référence à l'enregistrement des transactions commerciales dans les registres comptables.

Dans les livres de comptes, toutes les pages sont numérotées et reliées. Sur la dernière page, indiquez le numéro et certifiez-le avec les signatures des personnes autorisées. Dans certains livres, par exemple, le livre de caisse, les pages ne sont pas seulement numérotées, mais également lacées de ficelle, scellées avec un sceau de cire. Selon le volume de comptes dans le livre, une ou plusieurs pages sont attribuées à l'un ou l'autre des comptes. Les livres comptables sont utilisés pour la comptabilité synthétique et analytique.

Les cartes sont faites de papier épais ou de carton lâche, non attachées ensemble. Ils sont stockés dans des boîtes spéciales - des classeurs. Les cartes sont ouvertes pendant un an et inscrites dans un registre spécial pour assurer le contrôle de leur sécurité.

Les relevés diffèrent des cartes en ce sens qu'ils sont fabriqués à partir de papier moins dense et ont un format plus grand. Ils sont stockés dans des dossiers spéciaux appelés bureaux d'enregistrement. Les feuilles sont ouvertes, en règle générale, pendant un mois ou un trimestre.

Les inscriptions dans les registres comptables doivent être claires, concises, claires, lisibles. Après avoir enregistré une transaction commerciale dans registre comptable une marque appropriée est apposée sur le document principal pour faciliter la vérification ultérieure de l'affichage correct. A la fin du mois, les résultats sont récapitulés pour chaque page des registres comptables. Les enregistrements définitifs des registres systématiques et analytiques doivent être vérifiés par la constitution de feuilles de chiffre d'affaires.

Après approbation rapport annuel les registres comptables sont regroupés, reliés et déposés dans les archives courantes de l'organisation.

Moyens de corriger les écritures erronées dans les registres comptables

Existe trois façons de corriger les écritures erronées dans les registres comptables: correction, saisie complémentaire, annulation.

Méthode corrective ne peut s'appliquer que si des erreurs ont été découvertes avant l'établissement du bilan, ou si elles se sont glissées dans les registres comptables, sans affecter la correspondance des comptes. Cette méthode consiste à rayer d'un trait fin le texte, le numéro, le montant et l'inscription incorrects à côté ou au-dessus du texte ou du montant correct avec la réserve appropriée.

Par exemple, si au lieu de 100 roubles. 200 roubles sont reflétés, puis 200 roubles doivent être barrés. et écrivez « 100 roubles » en haut, et indiquez sur le côté : « 200 roubles barrés et 100 roubles écrits en haut, corrigé à croire (date, signature) ».

Sur le documents monétaires aucune correction ni blot n'est autorisé, même ceux stipulés, en particulier dans les nombres.

Entrées supplémentaires sont effectués dans les cas où le montant d'une transaction commerciale est sous-estimé par erreur. Par exemple, le fournisseur a transféré 150 roubles du compte courant. Cette transaction commerciale se reflète dans la correspondance correcte des comptes, mais son montant est sous-estimé à 100 roubles. Ce qui suit a été fait écriture comptable: débit du compte "Règlements avec les fournisseurs", crédit du compte "Compte de règlement" - 100 roubles.

Mais puisque les fournisseurs doivent transférer 150 roubles, alors pour le montant manquant de 50 roubles. il est nécessaire de faire une comptabilisation supplémentaire: débit du compte "Règlements avec les fournisseurs", crédit du compte "Compte de règlement" - 50 roubles.

Des affichages supplémentaires sont effectués dans le mois en cours ou le mois suivant. Cette règle de correction d'erreur s'applique dans deux cas : si dans le registre comptable sur une ligne séparée les données du document principal ne sont pas enregistrées même lorsqu'un montant sous-estimé par erreur d'une transaction commerciale est reflété dans le registre comptable.

Méthode d'inversion consiste dans le fait que la saisie incorrecte, le plus souvent numérique, est éliminée par un nombre négatif, c'est-à-dire que la correspondance incorrecte et le montant sont répétés à l'encre rouge. En même temps, une entrée correcte est faite à l'encre ordinaire. Les annulations se produisent lorsque les factures ne correspondent pas correctement ou lorsqu'un montant exagéré est enregistré.

Lors de la somme des résultats des opérations, les entrées faites à l'encre rouge sont soustraites.