Les documents de caisse sont pris en compte dans l'évaluation. Documents de trésorerie et formulaires de reporting stricts. Règlements par ordres de paiement

Documents de caisse - un type spécial actifs matériels organisation comptabilisée sur le compte actif 50.3. Les formulaires sur lesquels sont imprimés les documents monétaires sont enregistrés sur le compte hors bilan 006. La comptabilité analytique est organisée par nature documents monétaires. Les documents monétaires sont achetés sans espèces et règlements en espèces. Les achats en espèces peuvent être effectués par l'intermédiaire de personnes responsables. Le reflet de telles opérations dans le flux de travail de l'organisation dans la pratique présente un certain nombre de nuances importantes qui doivent être prises en compte.

Quels documents sont classés comme espèces

Les documents de caisse dans l'organisation sont classés comme biens et matériaux, car ils ont un coût équivalent et accompagnent en même temps le mouvement des fonds. La composition des documents monétaires est légalement déterminée par les Instructions pour l'utilisation du plan comptable n° 157-n du 01-12-10, clause 169. Celles-ci comprennent :

• marques;
• bons de sanatorium, bons touristiques payants;
• coupons payés pour le carburant et les lubrifiants ;
• reçu des notifications par e-mail, etc.

En parlant de ça ! Les cartes bancaires en plastique ne sont pas des documents monétaires de l'organisation. La carte émise par la banque est sa propriété. Comptabilité d'entreprise cartes bancaires effectuée sur un compte hors bilan 002 (Instructions méthodologiques du ministère des finances n° 119-n du 28-12-01, paragraphe 18).

Il faut distinguer les documents monétaires et (BSO). Dans le premier cas, nous parlons de calculs déjà effectués, dont la confirmation peut être une forme responsabilité stricte, et dans le second - sur les documents qui ont des caractéristiques uniques et peuvent confirmer les transactions commerciales et les calculs à l'avenir. Dans le même temps, des formulaires de déclaration stricts peuvent servir à d'autres fins.

Exemple: coupons payés pour l'essence - un document monétaire. Formulaires de coupons pour l'achat d'essence - BSO. La forme du livret de travail (BSO) n'est pas en même temps un document monétaire.

De plus, les documents monétaires de l'organisation n'incluent pas:

• actions rachetées aux actionnaires (compte 81) ;
• NMA (compte 04) ;
• titres(note 58).

Les documents de caisse sont conservés à la caisse. Les mêmes règles s'appliquent à eux que celles établies pour le stockage des espèces.

Comptabilisation des documents monétaires

Les instructions pour l'application du plan comptable 157-n (clause 170) prévoient l'enregistrement des transactions de revenu et de débit avec des documents en espèces à l'aide de mandats, de reçus et de débits. Dans le même temps, l'inscription «stock» est obligatoire sur les commandes en espèces. Les ordres de mouvement de documents monétaires sont enregistrés dans le journal d'enregistrement des règlements en espèces et des règlements en espèces séparément de ceux similaires en trésorerie.

Dans le livre de caisse des documents de caisse, des feuilles séparées marquées "stock" sont également remplies. La réception des pièces monétaires a lieu en cas de réception de la contrepartie ou du surplus identifié lors de l'état des lieux. La retraite se caractérise opérations de dépenses par l'intermédiaire de personnes responsables, annulation des pénuries identifiées et retour au fournisseur, si une telle condition est fixée dans le contrat avec lui, etc.

Dans le journal des transactions pour les autres transactions (en utilisant f. 0504071), ils reflètent sur la base du rapport du caissier et documentation primaireà lui toutes les opérations de circulation des documents monétaires. La loi n'interdit pas non plus la création de ses propres journaux comptables de documents monétaires en respectant toutes les précisions nécessaires dans leur forme.

Les écritures typiques pour la comptabilisation des pièces monétaires peuvent être les suivantes :

• Dt 50,3 Kt 60, 76- reçu des documents monétaires du fournisseur, d'autres contreparties ;
• Dt 60, 76 Kt 51– paiement de documents monétaires;
• Dt 76 Kt 50,3- un document monétaire a été vendu aux salariés de l'entreprise (voucher) ;
• Dt 50,1 Kt 76- l'employé a payé le billet par l'intermédiaire du caissier ou Dt 91,2 Kt 50,3- radier les documents de trésorerie pour les dépenses.

Les écritures pour la comptabilisation des pièces monétaires avec la participation des personnes responsables sont décrites en détail ci-dessous.

Selon les documents monétaires acquis, il ne doit être pris en compte sur le compte 19 que si le montant est attribué dans le document lui-même ou dans la facture reçue avec celui-ci. A défaut, il est interdit d'imputer la TVA (lettre n° 03-07-11/01 du ministère des finances du 10-01-13). La pièce monétaire est créditée au compte 50.3 au coût réel de son acquisition.

Pièces de caisse et montants comptables

Acquisition de documents monétaires paiement sans espèces, en règle générale, ne pose pas de difficultés ni de questions à un comptable, tandis que les opérations des personnes responsables avec des documents monétaires présentent des caractéristiques qu'il est important de retenir.

Prenons un exemple. Laissez le directeur Sidorov A.A. reçu l'ordre de la direction d'acheter des billets d'avion. À cette fin, 27 000 roubles lui ont été délivrés dans le cadre du rapport. Les billets sont destinés à l'employé Ivanov I.I., que l'entreprise a envoyé en voyage d'affaires. Sidorov a acheté 2 billets: aller-retour au prix de 10 et 12 mille roubles, respectivement, TVA comprise. Le taux de TVA sur les billets d'avion est de 10 %. La TVA est indiquée sur le billet.

Les entrées suivantes seront effectuées :

• Dt 71 Kt 50,1— 27 000,00 roubles. - délivré à Sidorov A.A. sur le compte pour l'achat de billets pour Ivanov I.I.
• Dt 50,1 Kt 71— 5000,00 roubles. — Sidorov A.A. retourné au caissier le solde du montant comptable non utilisé.
• Dt 50-3 Kt 71— 10 000,00 RUB
• Dt 50-3 Kt 71— 12 000,00 roubles. — acquis par Sidorov A.A. des billets.
• Dt 71 Kt 50-3- 22000.00 - Des billets pour le voyage d'Ivanov ont été émis. Je.Je.

Le montant de la TVA sur le 1er billet est de 909,09 roubles.
Le montant de la TVA sur le 2ème billet est de 1090,91 roubles.

• Dt 19 Kt 71- 2000,00 (909,09 + 1090,91) roubles. - TVA déductible sur les billets achetés
• Dt 44 Kt 71- 20000,00 (9090,91 + 10909,09) roubles. - sur la base de l'Av. rapport Ivanova I.I. Le prix des billets est imputé sur les charges, hors TVA.

En parlant de ça ! Les documents monétaires, entre le stockage et l'utilisation dont il n'y a pas d'intervalle de temps, ne sont pas reflétés dans le compte 50.3, mais sont immédiatement inclus dans les pièces justificatives selon le rapport préalable. Par exemple, un billet usagé acheté par un voyageur d'affaires au guichet d'une société de transport n'est pas reflété dans le compte 50.3.

Veuillez noter que pour les bons de carburant, la définition des "documents de caisse" n'est pas toujours applicable. Les coupons reçus du fournisseur après le prépaiement doivent avoir des indicateurs de coût, et non un litre naturel. Seulement dans ce cas, ils sont reconnus comme des documents monétaires. Cartes carburant, comme autre option pour l'achat de carburant, il est également problématique de reconnaître les documents monétaires, car ils manquent d'un indicateur de coût.

Les écritures pour les coupons "cash" pour le carburant et les lubrifiants peuvent être faites comme suit :

• Dt 60 Kt 51- le fournisseur a reçu un acompte.
• Dt 50,3 Kt 60- bons reçus.
• Dt 71 Kt 50,3- des coupons ont été délivrés au répartiteur dans le cadre du rapport.
• Dt 20 Kt 71— le répartiteur a signalé l'utilisation de coupons. Les voitures travaillaient dans la production principale.

La chose principale

Documents de trésorerie - un type de valeurs matérielles qui accompagne le mouvement des fonds. Comptabilisé sur le compte 50.3 au prix d'achat, conservé en caisse, selon les règles de tenue de caisse. Le mouvement des documents monétaires est documenté par des documents de caisse standard, marqués "stock" dessus.
Les notions de « documents monétaires » et de « formes de responsabilité stricte » au sens large sont différentes. Des formulaires de déclaration stricts peuvent servir de confirmation de documents monétaires déjà payés, cependant, tous les BSO ne peuvent pas être des documents monétaires.

Outre le « cash », qui appartient exclusivement à l'entreprise, des titres et des documents monétaires peuvent également être déposés à la caisse. Arrêtons-nous plus en détail sur les documents monétaires présents à la caisse. Leur comptabilité est tenue séparément et la législation impose aux entreprises l'obligation d'organiser ce processus de manière indépendante. Il y a une indication directe de cela au paragraphe 3 de l'article 6 de la loi sur la comptabilité (datée du 21 novembre 1996 n ° 129-FZ). Il est à noter que, malgré toute la nature monétaire de ces objets, il n'y a pas de registres pour eux dans l'Album. formes unifiées documentation comptable primaire opérations en espèces(approuvé par la résolution du Comité national des statistiques du 18 août 1998 n ° 88). Cependant, il ne faut pas réinventer la roue, puisqu'il est tout à fait possible d'adapter le même rapport de caisse ou un livre de comptabilité des encaissements et des dépenses pour comptabiliser les pièces de caisse. L'essentiel est que dans les registres développés tous détails nécessaires(Clause 2, article 9 de la loi du 21 novembre 1996 n° 129-FZ) :

Titre du document ;

Date de préparation ;

le nom de l'organisation pour le compte de laquelle le document est établi ;

mètres transaction d'affaires en nature et en argent;

les noms des postes des personnes responsables de l'exécution de la transaction commerciale et l'exactitude de son exécution ;

signatures personnelles desdites personnes.

Faisons attention aux registres "propriétaires" développés de documents monétaires dans à coup sûr doit être approuvé Réglementation comptable organisations. Sinon, toute créativité perd tout son sens.

Il semblerait que le pire soit passé. Mais non: à la réception des documents monétaires à la caisse, ils doivent non seulement être enregistrés, mais également reflétés dans la comptabilité en même temps. Plan comptable comptabilité et les instructions pour son application (approuvées par arrêté du ministère des Finances du 31 octobre 2000 n ° 94n) prévoient que pour de tels objets, il est nécessaire d'ouvrir un sous-compte 3 au compte 50 sous le même nom "Documents monétaires". Le coût de ces actifs est déterminé sur la base de la somme des coûts d'acquisition. La comptabilité analytique des documents monétaires est effectuée selon leurs types.

Des difficultés sont associées à la définition de ce qui est considéré comme un document monétaire. Dans le plan comptable, ils sont déterminés par le principe de transfert, ce qui permet de distinguer clairement certaines de leurs variétés en comptabilité :

tampon de la Poste;

timbres fiscaux d'État;

timbres pour lettres de change;

billets d'avion payés.

De plus, vous pouvez spécifier "et autres", c'est-à-dire Chef comptable dans chaque cas particulier, il doit décider : d'inclure ou non ce document dans la composition de la trésorerie et, en conséquence, sur quel compte refléter son équivalent monétaire.

Les documents de caisse n'incluent PAS :

document pour immobilisations incorporelles(ils sont pris en compte sur le compte 04)

titres (inscrits au compte 58)

formulaires de déclaration stricts (comptabilisés sur le compte 006)

actions rachetées aux actionnaires (compte 81)

Selon la classification des comptes, tous les sous-comptes du compte 50 "Caissier" doivent être attribués à des comptes de caisse, mais les documents dits de caisse sont des substituts de la caisse, et ils ne peuvent pas toujours être utilisés, contrairement à la caisse, pour couvrir comptes à payer. En fait, ce n'est pas un hasard si les pièces monétaires sont affectées à un sous-compte distinct 50.3 « Pièces monétaires ».

Nous montrerons quelques approches de la définition des documents monétaires.

Un document monétaire est un certificat cible pour lequel de l'argent a été payé. L'expression "preuve ciblée" signifie que ce document peut être utilisé en stricte conformité avec son objectif.

Théoriquement, la question se pose de savoir quelle estimation enregistrer les pièces monétaires en comptabilité.

Jusqu'en 2001, une procédure était prescrite selon laquelle les instruments monétaires devaient être pris en compte dans la valeur nominale. Dans tous les cas, et il y en avait la plupart, lorsque le coût réel (en règle générale, le prix payé) coïncidait avec l'évaluation à sa valeur nominale, il n'y avait pas de problème, mais lorsqu'il n'y avait pas de correspondance, il y avait un problème de reflétant la différence entre le prix payé et la valeur nominale. Heureusement, le nouveau plan comptable n'a pas ce problème.

Cependant, après avoir résolu ce problème, les compilateurs du plan comptable ont créé un autre problème: le solde du compte 50.3 "Documents de caisse" est difficile à vérifier. Cela est dû au fait que lors d'un inventaire, la valeur totale des documents monétaires ne peut être révélée qu'à leur valeur nominale, tandis que dans la comptabilité synthétique du compte 50.3 "Documents monétaires", leur valeur sera indiquée à leur valeur nominale. prix actuel. Par conséquent, l'une des exigences comptables fondamentales sera violée - l'exigence de cohérence. En effet, la clause 7 du PBU 1/98 "Politique comptable" charge l'administration des entreprises de garantir "l'identité des données comptabilité analytique les chiffres d'affaires et les soldes des comptes comptables synthétiques au dernier jour calendaire de chaque mois.

Naturellement, si nous disons, un bon dont la valeur nominale est de 3 000 roubles. acheté par l'administration pour les employés de l'entreprise pour 2 800 roubles, alors le débit du compte 50,3 "documents monétaires" reflétera 2 800 roubles, mais à la caisse, au lieu de 2 800 roubles. il y aura un document monétaire de 3 000 roubles. comptabilité caisse caisse

Cela crée des difficultés supplémentaires pour le comptable, car il doit fournir deux estimations pour chacun de ces documents dans sa comptabilité analytique - nominale (elle est presque toujours indiquée sur le document lui-même) et réelle, par rapport à laquelle, dans tous les cas de divergence d'estimations , une entrée de référence doit être faite. Et ce n'est que dans ce cas qu'il est possible de respecter les exigences ci-dessus du PBU 1/98 et d'assurer un rapprochement entre la comptabilité synthétique et analytique.

La comptabilisation de la disponibilité des documents monétaires s'explique par la nécessité pour l'organisation d'acheter des bons pour les maisons de repos et les sanatoriums, des documents de voyage, des timbres-poste, des timbres devoir d'état etc. Tous ont un prix d'acquisition.

La comptabilisation de la réception des documents monétaires et de leur annulation est établie par un extrait des ordres de paiement entrants et sortants. Le service comptable ouvre un livre pour le mouvement des documents monétaires, mais un rapport sur les documents entrants et sortants est établi une ou deux fois par mois par le caissier dans le livre de caisse, dans lequel une certaine zone est réservée à cet effet. Le livre-registre de la comptabilité analytique est tenu par le caissier. À bon de commande de revue une comptabilité synthétique est organisée par le comptable dans le journal-commande n° 1. A la fin de la période comptable, les soldes du journal-commande et du livre de mouvement des documents monétaires sont mutuellement rapprochés.

Les documents monétaires sont pris en compte à hauteur des frais réels pour leur acquisition. L'achat de documents monétaires peut être effectué pour des paiements en espèces et non en espèces.

Les documents monétaires crédités à la caisse (en émettant un mandat de caisse entrant) sont délivrés aux personnes responsables pour être utilisés ou vendus aux employés de l'organisation à des prix réduits (l'élimination est émise par un mandat de caisse en compte).

Dans le livre de caisse, le mouvement des pièces de caisse est reflété séparément. Chaque mois, le caissier soumet un rapport sur le mouvement des documents de caisse.

Principales opérations commerciales :

Un bon du fournisseur a été crédité - D50.3K76 ;

Le bon est vendu à un employé - D76K50.3.

Dans le chapitre suivant, nous examinerons la procédure pour les modes de paiement non monétaires et en espèces.

À ce jour, l'Album des formulaires unifiés de documentation comptable primaire pour la comptabilisation des transactions en espèces, approuvé par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 18 août 1998 n ° 88, ne prévoit pas de formulaires pour la comptabilisation des documents monétaires. Par conséquent, l'organisation elle-même peut créer et approuver dans Réglementation comptableà des fins comptables, les formulaires nécessaires (clause 3, article 6 loi fédérale du 21 novembre 1996 n° 129-FZ "Sur la comptabilité"). Par exemple, de tels documents peuvent être un rapport de caissier sur le mouvement des documents monétaires et un livre de comptabilité pour les documents monétaires. L'essentiel est de ne pas oublier que tous les détails nécessaires doivent être présents dans des documents créés de manière indépendante (clause 2 de l'article 9 de la loi fédérale du 21 novembre 1996 n ° 129-FZ).

Non seulement l'argent peut être stocké à la caisse d'une organisation en espèces mais aussi des documents monétaires. Ceux-ci comprennent les bons payés pour les maisons de repos et les sanatoriums, les timbres-poste et les factures, les timbres fiscaux de l'État, les billets d'avion payés, les billets de voyage, etc. Les documents de caisse doivent être conservés dans une armoire ignifugée de la caisse de l'organisation jusqu'à leur transfert vers leur destination. la personne financièrement responsable du stockage des documents monétaires est le caissier de l'organisation.

Les documents monétaires sont établis de la même manière que les espèces à la caisse de l'organisation sur les bons de caisse de réception et de dépense, sur la base desquels un rapport sur le mouvement des documents monétaires est établi. Ce rapport indique combien et quels documents monétaires ont été reçus, leur valeur, ainsi que quels documents monétaires ont été émis, à qui et pour quel montant. Les informations du rapport sur le dépôt et l'émission de documents monétaires sont utilisées pour la comptabilité analytique, dont les registres peuvent être un livre de comptabilité pour le mouvement des documents monétaires pour leurs types individuels. L'affectation de cette partie des opérations de trésorerie à un sous-compte distinct s'explique par la composition hétérogène des pièces monétaires et leur évaluation en fonction du montant des frais d'acquisition réels.

Une comptabilité synthétique de ces valeurs est tenue sur le sous-compte "Documents monétaires" au compte 50 "Caissier". La comptabilité analytique des documents monétaires est effectuée selon leurs types. Le débit de ce compte reflète le coût des documents acquis en correspondance avec les comptes de caisse et de règlement. Les bons payés en espèces aux sanatoriums, pensions, etc. sont reflétés dans l'écriture comptable:

Débit 50 "Caissier", sous-compte "Documents d'argent"

Crédit 50 "Caissier", sous-compte "Caissier de l'organisation" ou 51 "Comptes de règlement"

Lors de l'émission de chèques aux employés gratuitement ou avec paiement partiel faire un enregistrement.

Débit 50 "Caissier" - pour le montant du paiement partiel effectué par l'employé,

Débit 69 "Calculs pour les assurances et la sécurité sociales",

91 "Autres revenus et dépenses" - pour les montants payés au détriment des fonds assurance sociale ou organisation (conformément aux termes de la convention collective)

Crédit 50 "Caissier", sous-compte "Documents monétaires".

Tableau 2.3

Opérations d'acquisition et d'émission de documents monétaires

Des documents tels que des coupons d'essence ou de repas étudiants, des timbres-poste et des enveloppes timbrées pour l'envoi de correspondance, des cartes de paiement express pour Internet et des téléphones portables sont souvent utilisés dans les activités de toute institution. connexion téléphonique et autres documents nécessitant une attention particulière. Dans l'article, nous examinerons dans quel ordre ils doivent être utilisés et pris en compte.

Quels sont les documents de trésorerie

Selon paragraphe 169 de l'Instruction No.157n coupons payés pour l'essence et l'huile, pour la nourriture, bons payés pour les maisons de repos, les sanatoriums, les campings, avis reçus pour mandats postaux, les timbres-poste, les enveloppes timbrées et les timbres-poste sont tous des documents monétaires.

Les titres de caisse doivent être conservés à la caisse de l'établissement.

Selon paragraphe 170 de l'Instruction No.157n la réception à la caisse et l'émission à partir de la caisse de ces documents sont établies par des mandats de caisse entrants (f. 0310001) et des mandats de caisse sortants (f. 0310002) portant la mention "stock".

Recettes et dépenses commandes en espèces avec la mention "stock" sont inscrits au registre des recettes et des dépenses documents de trésorerie séparément des ordres de crédit et de débit en espèces, dans lesquels les transactions en espèces sont enregistrées.

Dans le livre de caisse (f. 0504514) de l'établissement, les transactions avec des documents monétaires sont enregistrées sur des feuilles séparées, sur lesquelles est apposée la marque «stock».

Selon les directives de tenue d'un livre de caisse, approuvées Arrêté du Ministère des Finances de la Fédération de Russie No.173n, les totaux des opérations de la journée et les indicateurs du solde à la fin de la journée sont formés séparément pour les espèces et pour les documents monétaires. Dans les feuilles du livre de caisse contenant des données sur le mouvement des documents monétaires, les lignes « y compris les salaires » et « solde total de trésorerie à la fin de la journée » ne sont pas remplies.

Entrées dans livre de caisse doit être payé par le caissier immédiatement après réception ou émission des documents monétaires pour chaque réception de stock et commande de sortie de stock.

La comptabilisation des transactions avec des pièces monétaires est tenue dans le journal des autres transactions sur la base de documents joints aux rapports du caissier ( paragraphe 172 de l'Instruction No.157n).

Reflet en comptabilité du mouvement des documents monétaires

Coupons alimentaires pour les étudiants. Il existe une catégorie d'étudiants qui établissement d'enseignement doit fournir des repas gratuits. Ces aliments sont vendus sur des coupons alimentaires. Le coupon peut être réalisé de manière typographique ou imprimé sur une imprimante. Il doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires :

Numéro individuel ;

Validité;

Type de nourriture;

Montant (coût);

Sceau ou cachet de l'organisme émetteur et signature de l'agent responsable.

Pour les institutions municipales de certaines régions, des règles ont été créées pour le traitement certains types documents d'argent. Une procédure claire d'émission et de comptabilisation des coupons pour la fourniture de denrées alimentaires à titre préférentiel dans les établissements d'enseignement développé, par exemple, par le comité de l'éducation du gouvernement de Saint-Pétersbourg ( Arrêté du 08.06.2009 n°1139-r).

Selon ce document, les établissements d'enseignement reçoivent des coupons d'un seul échantillon. Chef d'établissement

assure le stockage des formulaires de bons et les remet à l'agent de restauration en fonction du nombre d'étudiants catégories préférentielles. Les formulaires de coupons sont transférés conformément à la loi, dont le formulaire a été spécialement développé et est donné à l'annexe 3 du présent arrêté. Cet employé remet les formulaires remplis de coupons à l'enseignant qui exerce la fonction d'enseignant de la classe, ou au maître de formation industrielle (chef de groupe). Les coupons émis mais non utilisés sont retournés. Toutes les actions avec coupons doivent être consignées dans le livre d'émission des coupons dont le modèle est donné en annexe 2 au La procédure d'émission et de comptabilisation des coupons, approuvé par le numéro de commande  1139-r.

Lors de la fourniture de repas préférentiels par l'établissement d'enseignement lui-même, les coupons utilisés aux fins prévues sont calculés à la fin de chaque journée de travail et sont joints au rapport de caisse. Ils sont conservés avec les documents de caisse pendant cinq ans et après l'expiration de la période de conservation, ils sont détruits sur ordre du responsable de l'institution.

Lors de l'offre de repas préférentiels dans un établissement d'enseignement, un organisme Restauration un rapprochement hebdomadaire de l'utilisation des coupons est effectué et un acte approprié sur leur exécution est établi sous la forme qui figure à l'annexe 3 de la Procédure d'émission et de comptabilisation des coupons.

L'établissement d'enseignement public a conclu un accord avec une entreprise de restauration pour la fourniture de petits déjeuners et de déjeuners complexes aux étudiants. L'institution a payé 120 000 roubles dans le cadre du contrat. Des coupons alimentaires ont été reçus pour ce montant conformément à l'acte d'acceptation et de transfert. Ils ont été crédités au caissier en tant que documents de caisse. Une partie des coupons de la caisse d'un montant de 30 000 roubles. a été transféré à une personne responsable qui a délivré ces coupons aux étudiants. Après que les étudiants ont reçu de la nourriture selon ces coupons, un acte a été rédigé d'un montant de 30 000 roubles. (joint au rapport préalable de la personne responsable qui a reçu les coupons).

Selon l'arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie n ° 171n, les dépenses d'une institution publique pour le paiement des services d'organisation de repas chauds pour les étudiants sont attribuées à paragraphe 226"Autres travaux, services" KOSGU.

Ces transactions dans la comptabilité de l'établissement seront reflétées conformément à l'instruction n ° 162n comme suit:

Selon le code comptable synthétique correspondant.

Bons de carburant. Considérez l'option lorsqu'une institution reçoit du carburant et des lubrifiants à l'aide de coupons: en vertu d'un accord, une certaine quantité d'essence de la marque correspondante est payée, tandis que l'institution reçoit des coupons, selon lesquels les conducteurs feront le plein de voitures dans les stations-service.

Les coupons reçus sur la base des documents d'expédition du fournisseur (lettre de voiture, factures, etc.) sont crédités comme documents de caisse à la caisse de l'institution, tandis que dans note de crédit il est conseillé d'indiquer la marque d'essence, la série et les numéros de ces coupons, la valeur nominale des coupons en litres et le coût du coupon en roubles (sur la base du coût de l'essence spécifié dans le contrat et la facture de paiement) .

Au besoin, des coupons pour le droit de recevoir du carburant sont délivrés aux conducteurs ou à un employé spécialement désigné dans le cadre du rapport.

Habituellement, un grand livre spécial est créé pour le contrôle, dans lequel le mouvement des coupons est enregistré.

Le carburant reçu par coupons est comptabilisé comme inventaireétablissements après l'accouchement rapport préalable une personne responsable avec des pièces justificatives de la station-service qui a libéré du carburant et des lubrifiants en échange d'un coupon.

L'établissement d'enseignement budgétaire, dans le cadre des activités visant à remplir la tâche de l'État (municipal), a reçu du fournisseur des coupons pour 1 000 litres d'essence AI92 d'un montant de 28 000 roubles. La valeur nominale du coupon est de 20 litres d'une valeur de 560 roubles. Personne responsable délivrée

2 coupons, pour lesquels il a fait le plein de la voiture, après quoi il a soumis un rapport préalable.

Ces opérations seront reflétées dans la comptabilité conformément aux N° d'instruction  174n de la manière suivante :

Pour que les inspecteurs et autorités fiscales il n'y avait aucune question sur la légalité et l'opportunité de payer les coûts de la communication cellulaire, l'institution doit développer un

disposition légale (acte normatif interne). DANS ce document doit contenir une liste des postes des salariés habilités à recevoir des cartes de paiement mobiles, ainsi que les conditions qui doivent être remplies (par exemple, les salariés ne sont payés que pour les appels passés pendant les heures de travail, ou il est toujours possible de payer les appels passés après heures (le week-end) ). Il est conseillé de prescrire la procédure à suivre pour que les employés confirment leurs dépenses de communications cellulaires (soumission des détails des négociations et note de service de l'employé indiquant quels appels étaient officiels).

Institution autonome financée par des activités génératrices de revenus à travers personne responsable acheté 100 cartes de paiement express d'une valeur nominale de 100 roubles. sur le montant total 10 000 roubles Ces documents monétaires étaient acceptés à la caisse de l'établissement. Le directeur adjoint a reçu 3 cartes de paiement pour les rapports. La personne responsable a soumis un rapport préalable avec des pièces justificatives.

Le coût d'achat des cartes de paiement pour téléphones portables conformément à l'arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie n ° 171n sont paragraphe 221"Services de communication" KOSGU.

En comptabilité, ces opérations seront reflétées conformément aux N° d'instruction  183n de la manière suivante :

L'acceptation pour la comptabilisation et l'émission dans le cadre du rapport des timbres-poste et des enveloppes timbrées seront reflétées dans la comptabilisation comme suit :

Selon droit du travail le montant et la procédure de remboursement des frais liés aux déplacements professionnels des salariés, ainsi que la liste des travaux, professions, postes de ces salariés sont établis convention collective, accords, locaux règlements. Dans un établissement d'enseignement, le paiement d'un billet peut être effectué auprès d'un pédagogue social dont la nature du travail est associée à des déplacements (visite d'élèves sur leur lieu de résidence, déplacements pour participer aux réunions de diverses commissions et conseils de prévention, etc.).

Sur la base de l'arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie n ° 171n, les dépenses de l'institution pour l'achat de billets de voyage pour les employés dont le travail est de nature itinérante sont facturées à paragraphe 222 « Services de transport» KOSGU.

Un établissement d'enseignement public a acheté un billet de bus d'une valeur de 950 roubles. pour septembre 2013 pour un éducateur social. Le paiement du billet a été effectué par virement bancaire aux frais de fonds budgétaires. Le billet a été crédité à la caisse de l'établissement et remis à l'enseignant dans le cadre du procès-verbal. À la fin du mois, l'enseignant a remis un rapport préalable auquel était joint un document de voyage déjà utilisé.

Dans la comptabilité d'une institution publique, ces transactions doivent être reflétées conformément à l'instruction n ° 162n comme suit:

Manque de documents d'argent à la caisse

La procédure pour effectuer des transactions en espèces avec des billets et des pièces de la Banque centrale de la Fédération de Russie sur le territoire de la Fédération de Russie est réglementée Règlement n°373-P. Selon article 1.11 de cette disposition, les mesures visant à assurer la sécurité des espèces lors des transactions en espèces, du stockage, du transport, ainsi que la procédure et le calendrier de vérification de la disponibilité réelle des fonds sont déterminées entité légale. Cela signifie que la procédure de vérification de la caisse enregistreuse et des transactions en espèces est établie par des réglementations locales, par exemple, la réglementation sur les contrôle financier, politique comptable, réglementation sur les transactions en espèces. Lors des mesures de contrôle, en plus d'un recalcul complet en espècesà la caisse, les autres objets de valeur stockés à la caisse, y compris les documents monétaires, sont également contrôlés.

Pour refléter les résultats de l'inventaire des pièces monétaires tenu à la caisse de l'établissement, une liste d'inventaire (feuille de collationnement) des formulaires de déclaration stricte et des pièces monétaires (selon f. 0504086, approuvée par arrêté du ministère des finances du Fédération de Russie n°   173n) est utilisé.

Lors du paiement institution budgétaire une pénurie de documents monétaires a été révélée - 2 cartes de paiement express d'une valeur nominale de 100 roubles chacune. chacun acheté avec une subvention pour la mise en œuvre de la tâche de l'État. Le responsable de ce manque à gagner a été identifié, et le montant du manque à gagner a été remboursé par lui volontairement en nature.

L'établissement doit enregistrer la situation qui s'est produite conformément à 86, 87 , 109 , 110 Consignes n°  174n de la manière suivante :

Instructions pour l'utilisation du plan comptable unifié pour la comptabilité des autorités de l'État (organismes gouvernementaux), des collectivités locales, des organismes de l'administration de l'État fonds hors budget, académies d'État des sciences, institutions d'État (municipales), approuvées. Arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 1er décembre 2010 n ° 157n.

Arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 15 décembre 2010 n ° 173n «sur l'approbation des formulaires des documents comptables primaires et des registres comptables utilisés par les autorités de l'État (organismes de l'État), les gouvernements locaux, les organes de gestion des fonds extrabudgétaires de l'État, académies d'État des sciences, institutions d'État (municipales), et Des lignes directrices pour leur candidature."

La procédure d'émission et de comptabilisation des coupons pour la fourniture de nourriture sur une base préférentielle dans les établissements d'enseignement de Saint-Pétersbourg.

Arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 21 décembre 2012 n ° 171n «Sur l'approbation des instructions sur la procédure de demande classement budgétaire RF pour 2013 et pour la période prévue de 2014 et 2015 ».

Instructions pour l'utilisation du plan comptable comptabilité budgétaire, approuvé Arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 6 décembre 2010 n ° 162n.

Instructions pour l'utilisation du plan comptable pour la comptabilité des institutions budgétaires, approuvées. Arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 16 décembre 2010 n ° 174n.

Instructions pour l'utilisation du plan comptable institutions autonomes, approuvé Arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 23 décembre 2010 n ° 183n.

Les documents de caisse comprennent :

- coupons payés et cartes en plastique pour l'essence et les huiles ;

– avis reçus pour les mandats postaux;

- timbres;

– les timbres fiscaux de l'État ;

– autres documents monétaires.

Tous les documents monétaires doivent être conservés à la caisse de l'établissement.

Les ordres d'encaissements entrants et sortants reflétant le mouvement des pièces en espèces sont enregistrés dans le registre des pièces en espèces entrantes et sortantes (formulaire 0310003), mais séparément des opérations en espèces.

La comptabilisation des transactions avec des documents monétaires est conservée dans le journal des autres transactions. Le compte 00 201 05 000 "Titres monétaires" est destiné à refléter les opérations avec des documents monétaires.

Les comptes de comptabilisation des documents monétaires ne correspondent pas au compte 00 201 04 000 "Caissier", mais ils sont conservés à la caisse et le caissier en est pleinement responsable.

Afin de contrôler la sécurité des documents monétaires à la caisse de l'établissement, une commission nommée par arrêté du responsable doit procéder à un inventaire au moins une fois par mois. Ses résultats sont présentés dans liste d'inventaire(fiche de collationnement) formulaires de déclaration stricte et documents monétaires (formulaire 0504086).

La réception des pièces de caisse en caisse est documentée par la saisie :

Débit 0 201 05 510 « Réceptions de documents monétaires » - Crédit 0 302 00 000 « Règlements avec fournisseurs et entrepreneurs ».

L'émission de documents monétaires à partir de la caisse est reflétée dans l'écriture:

Débit 0 208 00 000 "Règlements avec personnes redevables" - Crédit 0 201 05 610 "Disposition de documents monétaires".

6.3. Personnes responsables dans les institutions budgétaires.

La comptabilisation des montants comptables est conservée sur des comptes séparés, en fonction du but pour lequel l'avance est émise, ce qui vous permet de contrôler les dépenses ciblées de fonds. Pour recevoir des fonds dans le cadre du rapport, l'employé soumet une demande indiquant l'objet du paiement anticipé et la période pour laquelle les fonds sont émis.

L'émission de fonds au titre du rapport est effectuée à partir de la caisse d'une institution budgétaire conformément au formulaire de commande de dépenses 0310002. Dans le même temps, les fonds au titre du rapport ne peuvent être émis qu'à un employé de l'institution sur la base d'un ordre du chef d'établissement. Il est interdit de transférer les sommes comptables reçues d'un employé à un autre. Si l'employé a une dette sur des montants comptables précédemment émis, l'émission d'une nouvelle avance n'est pas autorisée.

Un employé d'une institution qui a reçu des fonds contre un rapport est tenu, au plus tard trois jours ouvrables après l'expiration de la période pour laquelle l'acompte a été émis, de soumettre à l'institution un rapport sur les montants dépensés et de procéder à un règlement final à leur sujet (lettre de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 04.10.1993 n ° 18 «Sur l'approbation de la procédure pour effectuer des transactions en espèces dans la Fédération de Russie»). Si la personne responsable n'a pas soumis de déclaration préalable dans les délais impartis ou n'a pas retourné le solde de l'avance à la caisse, l'institution budgétaire a le droit de retenir le montant de la dette sur salaires responsable qui a reçu l'avance, sur la base de l'art. 137 du Code du travail de la Fédération de Russie (ci-après dénommé le Code du travail de la Fédération de Russie). Lors de la retenue du montant de l'acompte non restitué sur le salaire de l'employé, il convient de tenir compte de la limitation du montant des retenues sur le salaire établie par l'art. 138 du Code du travail de la Fédération de Russie: le montant total de toutes les retenues pour chaque paiement de salaire ne peut dépasser 20%, et dans les cas prévus par les lois fédérales, 50% du salaire dû à l'employé.

Le compte 020800000 "Règlements avec des personnes responsables" est fourni pour refléter les opérations de comptabilisation des montants comptables.

Les fonds sont émis contre rapport pour le paiement des salaires par l'intermédiaire de distributeurs, les paiements en espèces dans le cadre des accords conclus, le paiement des prestations, l'achat de titres, etc. Les sous-comptes suivants sont utilisés pour comptabiliser ces transactions :

00 208 01 000 « Règlements avec les redevables des salaires » ;

00 208 02 000 « Règlements avec des redevables pour d'autres paiements » ;

00 208 03 000 « Règlements avec les redevables des régularisations de salaires » ;

00 208 04 000 "Règlements avec des personnes responsables pour le paiement des services de communication" ;

00 208 05 000 « Règlements avec redevables pour le paiement des prestations de transport » ;

00 208 06 000 « Règlements avec redevables des factures de services publics » ;

00 208 07 000 « Règlements avec personnes redevables pour le paiement des loyers pour l'utilisation d'un bien » ;

00 208 08 000 "Règlements avec les personnes responsables pour le paiement des services d'entretien des biens" ;

00 208 09 000 « Règlements avec des personnes responsables pour le paiement d'autres services » ;

00 208 10 000 « Règlements avec des personnes responsables sur les transferts gratuits et non remboursables aux organisations étatiques et municipales » ;

00 208 11 000 « Règlements avec des personnes responsables pour les transferts gratuits et non remboursables aux organisations, à l'exception des organisations étatiques et municipales » ;

00 208 12 000 «Règlements avec des personnes responsables pour les transferts vers d'autres budgets du système budgétaire de la Fédération de Russie»;

00 208 13 000 « Règlements avec personnes responsables pour les transferts aux organisations supranationales et aux gouvernements étrangers » ;

00 208 14 000 « Règlements avec personnes responsables pour les transferts aux organisations internationales » ;

00 208 15 000 « Règlements avec les personnes redevables pour le paiement des pensions, des prestations et des paiements pour la pension, l'assurance sociale et médicale de la population » ;

00 208 16 000 "Conventions avec les personnes responsables pour le paiement des prestations pour Assistance sociale population";

00 208 17 000 « Règlements avec les redevables pour le paiement des pensions, prestations versées par les organismes du secteur de l'administration publique » ;

00 208 18 000 « Règlements avec des redevables pour le paiement d'autres dépenses » ;

00 208 19 000 « Règlements avec personnes responsables pour l'acquisition d'immobilisations » ;

00 208 20 000 "Règlements avec des personnes responsables pour l'acquisition d'immobilisations incorporelles" ;

00 208 21 000 "Règlements avec des personnes responsables pour l'acquisition d'actifs non produits" ;

00 208 22 000 « Règlements avec des personnes responsables pour l'achat de matériaux » ;

00 208 23 000 « Règlements avec personnes responsables pour l'acquisition de titres autres que des actions » ;

00 208 24 000 "Règlements avec des personnes responsables pour l'acquisition d'actions et d'autres formes de participation au capital".

Prenons un exemple. L'inspecteur du travail a présenté un rapport préalable sur frais de voyage d'un montant de 620 roubles. Ce faisant, les entrées suivantes ont été effectuées :

Les documents confirmant l'achat effectif de biens ou le paiement de services sont joints au rapport préalable sur les montants dépensés pour les besoins économiques. Ces documents comprennent : les encaissements (formulaires de déclaration stricte), confirmant la réception d'espèces par une personne responsable ; factures ; documents de réception (lettres de voiture) confirmant l'acceptation des actifs matériels de la personne responsable à l'entrepôt de l'institution.

Les frais de déplacement professionnel sont payés selon les sous-rubriques suivantes de la classification économique des dépenses :

212 "Autres paiements" - frais de paiement des indemnités journalières ;

222 "Services de transport" - dépenses pour payer le voyage jusqu'au lieu du voyage d'affaires et retour ;

226 "Autres services" - dépenses pour la location d'un logement ;

290 "Autres dépenses" - dépenses de nature protocolaire conformément à la législation de la Fédération de Russie lors de voyages d'affaires sur le territoire d'États étrangers.

Le formulaire n ° AO-1 "Rapport de dépenses" contient des détails qui permettent de refléter les montants comptables à la fois en roubles et en devises étrangères. Le rapport préalable est rempli à la fois par le redevable et par le comptable de l'établissement en un seul exemplaire sur papier ou sur machine. Au verso du formulaire n° AO-1, ​​le responsable indique la liste des pièces justificatives des dépenses engagées (attestation de déplacement, reçus, titres de transport, chèques de caisse, reçus de vente et autres pièces justificatives), et le montant des coûts réels pour eux. Si les dépenses sont effectuées en devise étrangère, en plus du montant en roubles, le montant en devise étrangère est également indiqué. Le rapport vérifié est approuvé par le chef de l'établissement (personne autorisée), sa fonction, la date et la signature avec un relevé de notes sont apposés au recto. Après cela, le rapport préalable est accepté pour la comptabilité. Le solde de l'avance non utilisée est remis par le responsable à la caisse de l'organisation dans le cadre d'un mandat de trésorerie entrant, le dépassement est remis au responsable dans le cadre d'un mandat de trésorerie sortant. Radiation du responsable des sommes d'argent de la personne responsable est faite sur la base des données du rapport préalable approuvé.

Selon le rapport préalable du 30 mars 2012 n° 50 ( voir pièce jointe) un employé d'une institution budgétaire a été envoyé en voyage d'affaires pendant 5 jours. Au retour d'un voyage d'affaires, l'employé a soumis un rapport préalable, auquel étaient joints: une facture d'hébergement à l'hôtel pendant 4 jours pour un total de 120 roubles, une indemnité journalière pendant 5 jours pour 100,00 roubles. d'un montant de 500,00 roubles.

Dans la comptabilité budgétaire, les transactions seront reflétées comme suit :

La prochaine émission d'espèces à une personne responsable ne peut être effectuée que si la personne responsable dispose d'un rapport complet sur le paiement anticipé qui lui a été précédemment délivré.

Dans le cas où la personne responsable dispose du montant des fonds inutilisés, la réémission d'un autre montant responsable n'est pas autorisée. Une attention particulière doit être accordée à cette disposition, car la pratique montre que souvent les institutions émettent des montants comptables sans rapport complet de la personne responsable sur un paiement anticipé précédemment émis.

La procédure et le montant du remboursement des frais liés aux déplacements professionnels sont déterminés par la convention collective (acte normatif local).

Tous les frais de déplacement, à l'exception des per diem, sont comptabilisés pour le montant des frais réels, à condition qu'ils soient confirmés par des pièces justificatives. Dès lors, le déplacement du salarié jusqu'au lieu de déplacement professionnel et retour au lieu de travail permanent est une dépense qui est prise en compte. Étant donné qu'en fait ces dépenses n'ont été engagées que pour l'achat de deux billets (pour le voyage vers le lieu du voyage d'affaires et le retour vers le lieu de travail permanent), il est nécessaire de prendre en compte uniquement les coûts d'achat de ces deux billets.

Les indemnités journalières sont versées pendant toute la durée du voyage d'affaires de l'employé, à l'exception de la période pendant laquelle l'employé bénéficie d'un congé, car le congé est classé comme repos (article 107 du Code du travail de la Fédération de Russie).

En règle générale, le voyage d'affaires se termine au moment où le salarié revient sur le lieu de travail. Si un employé souhaite bénéficier d'un congé pendant son voyage d'affaires et que l'employeur n'y voit pas d'objection, cela ne contredit pas la législation en vigueur. Le Code du travail de la Fédération de Russie ne prévoit pas le retour obligatoire de l'employé sur le lieu de travail immédiatement après la fin du voyage d'affaires, à condition que les parties aient pris une décision différente (par exemple, accorder des vacances à l'employé) .

Par conséquent, si un employé bénéficie d'un congé annuel pendant la période où il est en voyage d'affaires, le jour où les vacances commencent, le voyage d'affaires doit se terminer. Par conséquent, la soi-disant deuxième partie du voyage d'affaires, qui tombe sur la période après la fin des vacances, est un nouveau voyage d'affaires qui nécessite une inscription distincte.

Toutes les transactions commerciales de l'organisation doivent être documentées par des pièces justificatives. Les documents comptables primaires sont acceptés pour la comptabilité s'ils sont établis sous la forme contenue dans les albums de formulaires unifiés de documentation primaire.

Les formulaires unifiés de documents utilisés lors de l'enregistrement des voyages d'affaires ont été approuvés par le décret n ° 1 du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004. Outre le formulaire n ° T-10 «Certificat de voyage», le décret prévoit les formulaires unifiés suivants de documentation comptable principale pouvant être utilisés pour émettre un voyage d'affaires :

- n° T-9 « Ordonnance (instruction) relative à l'envoi d'un salarié en voyage d'affaires » ;

- n° T-9a "Ordonnance (instruction) sur l'envoi de salariés en voyage d'affaires" ;

- n° T-10a « Mission de service pour l'envoi d'un voyage d'affaires et un rapport sur sa mise en œuvre » ;

- N° AO-1 "Rapport préalable".

Lorsqu'il s'agit de plusieurs voyages d'affaires distincts, il est nécessaire de délivrer ces documents pour chaque voyage d'affaires (voyage d'affaires avant les vacances et voyage d'affaires après les vacances).

Une attestation de voyage est un document certifiant l'heure d'arrivée en voyage d'affaires et le temps passé sur celui-ci, des marques sont faites à chaque destination (à l'arrivée et au départ) et certifiées par la signature du fonctionnaire responsable, donc, dans une lettre datée 23.05.2007 N°03-03-06 / 2/89 Le ministère russe des Finances a changé de position. Cependant, les recommandations du ministère des Finances de la Russie énoncées dans cette lettre ne s'appliquent pas à l'enregistrement des voyages d'affaires à l'étranger, par conséquent, un certificat de voyage n'est pas requis. Dans ce cas, le fait que l'employé soit en voyage d'affaires sera confirmé par des marques dans le passeport, dont une copie doit être jointe au rapport préalable.

Outre la commande de voyage d'affaires, une mission est également délivrée (formulaire n ° 10-a), qui décrit en détail le but du voyage d'affaires. Une affectation de poste est nécessaire lorsqu'un employé ne peut pas documenter l'efficacité de son travail lors d'un voyage d'affaires. Le formulaire n ° 10-a comprend la colonne «Bref rapport sur la mise en œuvre de la tâche», dans laquelle vous pouvez décrire le travail effectué, mais non fixé sur papier (recherche de clients, participation à des présentations, négociation). Une affectation de travail correctement exécutée aidera à démontrer les avantages pratiques du voyage et le caractère raisonnable des coûts encourus.