Formation des paiements sur la base des documents de paiement. Gestion efficace de la trésorerie et contrôle des paiements. Établir un calendrier de paiement

Cet article contient des informations sur la manière dont le service économique d'une entreprise manufacturière peut fournir une planification opérationnelle pour la réception et la dépense de fonds, la redistribution des flux de trésorerie en cas de déficit de trésorerie.

CALENDRIER DE PAIEMENT DE L'ENTREPRISE

Le calendrier de paiement de toute entreprise est un plan de trésorerie à court terme, sert d'outil de gestion opérationnelle en liquide. Ainsi, certains responsables des services financiers et économiques considèrent à tort le calendrier de paiement opérationnel comme une version détaillée du budget de trésorerie (BDDS).

En effet, dans sa structure, le calendrier de paiement correspond au BDDS. Il reflète également les soldes de trésorerie au début et à la fin de la période de planification, leurs recettes et dépenses pour la période. C'est là que s'arrête la similitude, puisque tout travail avec le calendrier de paiement est basé sur d'autres principes.

Les BDDS sont constituées en fonction du budget des recettes et des dépenses, du budget des acquisitions, du budget des emprunts et crédits, du budget des investissements et sont prévisionnelles sur une période allant d'un mois à plusieurs années. Ple calendrier de paiement est établi sur la base de documents sur la réception et la dépense des fonds, pour lui l'horizon de planification maximum est d'un mois.

Indicateurs prévus du budget de trésorerie en période de déclaration ne changent pas, à la fin de la période, ils sont comparés aux valeurs réelles des flux de trésorerie de l'entreprise (analyse plan-fait du budget). Calendrier de paiement planifier et ajuster quotidiennement, il est donc impossible d'analyser si les flux de trésorerie réels correspondent aux valeurs prévues.

Aux fins création de BDDS pas besoin de détailler les mouvements d'argent dans le cadre des comptes courants ou des caisses de l'entreprise, mais pour le calendrier de paiement comme outil de gestion opérationnelle flux de trésorerie ces informations sont vitales.

Les dépenses en espèces dans le BDDS ne sont indiquées qu'en montants totaux pour les postes budgétaires et ne tiennent pas compte de leur importance pour l'activité de l'entreprise. Lors de la formation de la partie dépenses du calendrier de paiement, la criticité du non-paiement de l'un ou l'autre type de dépenses à la date prévue est prise en compte afin d'éviter les interruptions dans la fourniture des processus commerciaux qui génèrent des revenus pour l'entreprise.

Pour un travail réussi avec le calendrier des paiements tu dois respecter certaines règles relatives à l'élaboration de ce document et à l'ajustement des indicateurs prévisionnels. En quoi consistent ces règles et comment le service économique peut garantir l'exactitude et la pertinence du calendrier de paiement opérationnel pour chaque jour de travail de l'entreprise, nous examinerons plus loin.

Afin que le calendrier opérationnel des paiements soit le plus efficace possible, le chef du service financier service économique doit respecter ce qui suit lorsque vous travaillez avec lui des principes:

• la planification des flux de trésorerie (encaissements et dépenses de fonds) est réalisée sur la base de documents primaires, et non par une méthode prédictive ;
• les flux de trésorerie sont planifiés dans l'analyse des comptes de règlement et des caisses de l'entreprise ;
• lors de la formation de la partie dépenses du calendrier de paiement, la priorité des directions pour dépenser de l'argent est prise en compte;
• le calendrier de paiement est compilé dans l'analyse quotidienne des flux de trésorerie et est ajusté quotidiennement en fonction de la réception et de la dépense d'argent.

Sur la base de ces principes, nous examinerons la méthodologie pour organiser un calendrier de paiement opérationnel efficace.

PLANIFICATION DE TRÉSORERIE OPÉRATIONNELLE

Dans le calendrier opérationnel des paiements, la réception des fonds est planifiée selon documents primaires vente de biens (travaux, services) et les conditions contractuelles de paiement (prépaiement, paiement après coup ou à paiement différé). Pour créer un plan de réception des fonds provenant de la vente future de biens (travaux, services), utilisez demandes d'acheteurs.

L'entreprise peut avoir des rentrées de fonds non essentielles, par exemple, provenant de la location de biens. Dans ce cas, il est nécessaire de prévoir la réception des revenus dans le calendrier de paiement conformément aux conditions contractuelles de paiement du loyer.

La base pour la formation des prévisions de rentrées de fonds est également contrats de prêt ou des échéanciers d'obtention de prêts et crédits (annexes contrats de prêt). En tous cas les plans d'encaissement doivent contenir les détails suivants:

• base de paiement ;
• nom du payeur ;
• le montant du reçu;
• date prévue de réception des fonds.

Prenons, par exemple, la société Alpha, qui fabrique et vend des articles ménagers. Le service économique de l'entreprise est responsable de la formation hebdomadaire d'un calendrier de paiement opérationnel, à l'aide duquel ils effectuent la gestion courante des flux de trésorerie, effectuent des paiements aux contreparties.

Former partie entrante du calendrier pour la semaine du 12 au 16 mars 2018., l'employé chargé de travailler avec le calendrier de paiement doit effectuer les opérations suivantes :

• établir un registre des encaissements pour les produits vendus précédemment, dont les paiements doivent être reçus des acheteurs au cours d'une semaine déterminée ;
• établir une prévision des rentrées de fonds au cours de la semaine spécifiée pour les produits pour lesquels il existe des demandes d'acheteurs ;
• planifier la réception des fonds des locataires de la propriété de l'entreprise, qui devraient être reçus dans la semaine spécifiée selon les contrats de location ;
• planifier la réception des fonds dans la semaine spécifiée conformément aux accords de prêt de l'entreprise avec les banques ;
• allouer pour la semaine spécifiée les encaissements de fonds qui étaient prévus dans le calendrier de paiement de la semaine en cours (du 5 mars au 9 mars), mais n'ont pas saisi les comptes ou la caisse de l'entreprise.

Pour les quatre premiers points, les informations sont collectées au registre consolidé des encaissements(Tableau 1).

Notons tout de suite que il est nécessaire de contrôler le moment de la réception des fonds à la demande des acheteurs. Ainsi, le paiement des produits pour les deux dernières applications (surlignés dans le tableau 1 en vert) ne sera pas reçu au cours de la semaine prévue, il doit donc être reflété dans le calendrier de paiement de la semaine suivante.

Vous devez également inclure dans la réception des fonds de la semaine du 12 mars au 16 mars les montants qui auraient dû arriver cette semaine, mais qui, pour une raison quelconque, ne sont pas arrivés :

1) paiement de la fourniture de produits par l'Acheteur 3 d'un montant de 500 mille. frotter. - selon le plan, il aurait dû arriver au compte courant de la société le 03/07/2018 ;

2) le paiement de la fourniture des produits par l'Acheteur 5 à hauteur de 250 mille. frotter. - devait entrer dans l'entreprise fin février 2018.

Premier montant nous incluons le calendrier de paiement dans le plan de trésorerie pour la semaine du 12 mars au 16 mars, puisque la société dispose d'une lettre de garantie de l'acheteur, selon laquelle le paiement sera reçu au plus tard le 15/03/2018.

Deuxième montant le calendrier de paiement de cette semaine ne sera pas pris en compte, car aucun document n'indique la probabilité de recevoir cet argent. Nous transférerons ce paiement au plan de revenu des périodes subséquentes.

REMARQUE

Seuls les montants des reçus pour lesquels il existe des preuves documentaires doivent être inclus dans le calendrier de paiement. Sur leur base, divers paiements sont prévus, et si cet argent n'est pas reçu, aucun paiement ne sera effectué, ce qui affectera négativement l'image et les activités de l'entreprise.

Sur la base des actions entreprises, nous formons partie entrante calendrier de paiement opérationnel pour la semaine du 12 mars au 16 mars 2018 (tableau 2).

PLANIFICATION DE TRÉSORERIE OPÉRATIONNELLE

La dépense des fonds est formée dans le calendrier de paiement sur la base des demandes, dans lesquelles tous les détails nécessaires sont indiqués:

• objet du paiement ;
• base de paiement ;
• récepteur de paiement ;
• montant du paiement;
• poste de trésorerie ;
• date prévue de décaissement des fonds.

Pour générer la partie dépenses du calendrier de paiement opérationnel, vous devez effectuer le travail suivant :

• compiler un registre des demandes de dépenses de fonds par fonctionnement (courant), financier et activité d'investissement entreprises;
• allouer pour la période de planification les demandes qui n'ont pas été payées (clôturées) au cours des périodes précédentes.

Les demandes de dépenses de fonds sont reçues des employés des divisions (CFD) de l'entreprise chargées de leur exécution. Ils doivent être approuvés par les chefs de ces départements (propriétaires des budgets du District fédéral central).

Un employé du service économique responsable de la formation du calendrier de paiement vérifie les demandes entrantes pour la conformité avec les budgets du District fédéral central et pour la présence détails nécessaires puis allumez-les au registre consolidé des demandes des sociétés. Le registre de la société Alpha pour la semaine du 12 mars au 16 mars 2018 est donné dans le tableau. 3.

Chaque entreprise connaît périodiquement une pénurie de fonds de roulement, donc dans le registre des candidatures, il convient d'indiquer la criticité de non-paiement de chacune d'elles,attribution d'un groupe de priorité de paiement. Si, à un jour du calendrier de paiement, l'entreprise n'a pas assez d'argent pour payer toutes les demandes, le paiement sera effectué par ordre de priorité de ces groupes (en commençant par le premier).

En plus de ce registre, il doit être inclus dans le calendrier des paiements pour la semaine du 12 mars au 16 mars demandes de dépenses, qui n'ont pas été payés la semaine précédente par manque d'argent:

• une demande de paiement pour la fourniture de papeterie d'un montant de 250 000 roubles. (Article DDS "Paiement des besoins du ménage" avec le quatrième groupe d'ordre de paiement) ;
• demande de paiement de transport loué d'un montant de 250 000 roubles. (article DDS « Paiement Services de transport» avec le troisième groupe de priorité de paiement) ;
• demande de paiement de matières premières d'un montant de 1 300 000 roubles. (Article DDS "Paiement des matières premières" avec le deuxième groupe de priorité de paiement).

Sur la base du registre collecté des candidatures et des données sur les candidatures non rémunérées de la période précédente, nous formons partie des dépenses calendrier opérationnel de paiement de la société Alfa pour la semaine du 12 mars au 16 mars 2018 (tableau 4).

Les montants totaux du plan de dépenses de trésorerie pour la semaine du 12 mars au 16 mars sont supérieurs à la prévision de leurs recettes. Cela indique un solde de trésorerie négatif pour cette semaine et l'incapacité de l'entreprise à effectuer tous les paiements prévus.

Sur le L'étape suivante vous pouvez préparer un calendrier de paiement préliminaire pour identifier les écarts de trésorerie chaque jour de la période de planification et redistribuer les flux de trésorerie.

TRAVAUX OPÉRATIONNELS AVEC RÉPARTITION DES FLUX DE TRÉSORERIE

Comme indiqué ci-dessus, l'objectif principal du calendrier de paiement opérationnel est la gestion quotidienne des paiements de l'entreprise, ce qui implique un ajustement quotidien des plans de réception et de dépense d'argent. Par conséquent, vous devez d'abord créer un calendrier de paiement préliminaire (basé sur les registres des encaissements et une liste des applications pour leurs dépenses) et déterminer quels jours de la période de planification l'entreprise n'a pas assez d'argent pour le remboursement prévu des applications .

Dans l'exemple avec Alpha calendrier des paiements anticipés ressemble à ceci (tableau 5).

Il ressort du calendrier de paiement préliminaire qu'Alfa n'a d'argent que pour payer les demandes des deux premiers jours de la semaine, et du mercredi au vendredi, il y a des lacunes de trésorerie et besoin de redistribuer les flux de trésorerie.

Remarques

1. La redistribution des flux de trésorerie doit être approuvée par le chef du service économique et elle est effectuée par la personne chargée de travailler avec le calendrier des paiements.
2. Dans les grandes entreprises, où les demandes de dépenses de fonds sont initiées par de nombreuses divisions (CFD) et des paiements quotidiens sont effectués pour un montant de plusieurs millions de roubles, des commissions spéciales sont créées pour répartir les dépenses de fonds si l'entreprise n'en a pas la possibilité pour fermer toutes les applications.
3. La composition d'une telle commission comprend généralement tous les chefs du district fédéral central. Ils établissent définitivement la composition des versements qui seront effectivement effectués durant cette période.

Considérons ce changements dans les montants et le calendrier des demandes de dépenses de fonds peut être fait pour éliminer les écarts de trésorerie dans la version préliminaire du calendrier de paiement :

• demande de dépense de fonds au titre du poste " Paiement des services publics» d'un montant de 1 million de roubles. nous le diviserons en deux versements de 500 000 roubles chacun. La première partie sera laissée pour paiement le 14 mars, la seconde sera reportée au vendredi 16 mars, car jeudi, il est prévu de payer les salaires, dont la priorité est plus élevée;
• application payer les services de transport d'un montant de 700 mille roubles. nous le divisons également en deux parties, dont l'une s'élève à 100 000 roubles. nous transférons du mercredi au jeudi 15 mars, et le second d'un montant de 600 000 roubles. planification pour le vendredi 16 mars ;
• application pour l'achat d'immobilisations d'un montant de 700 mille roubles. en accord avec le chef d'entreprise, nous transférons du jeudi 15 mars à la semaine suivante et excluons du calendrier de paiement la période du 12 mars au 16 mars ;
• application payer pour la sécurité d'un montant de 250 mille roubles. nous divisons en deux. La première partie est laissée pour paiement le vendredi, la seconde est transférée à la semaine suivante ;
• application pour l'achat de vêtements d'un montant de 200 mille roubles. également divisé en deux parties égales. Le premier est laissé pour paiement le vendredi, le second est transféré à la semaine suivante.

À la suite de ces changements dans le calendrier de paiement, nous avons réussi à éliminer tous les écarts de trésorerie et à assurer l'équilibre des entrées et sorties de trésorerie d'Alfa Company au cours de la période du 12 mars au 16 mars 2018 (tableau 6).

Ce n'est pas la fin du travail avec le calendrier de paiement opérationnel, car pour diverses raisons, la réception effective des fonds peut ne pas coïncider avec celle prévue (ainsi que les dépenses). Chaque matin, l'employé du service économique responsable de l'exactitude du calendrier des paiements le met à jour en tenant compte du solde réel de l'argent au début de la journée et des demandes impayées pour dépenser de l'argent dans le calendrier.

Après l'approbation du calendrier de paiement par le chef du service économique, sa partie dépenses sert de base à la constitution d'un registre des paiements et au service comptable pour payer les demandes via le système Banque-Client. Si le paiement est effectué avec succès, la demande correspondante de dépenses de fonds est marquée comme fermée.

1. Calendrier de paiement opérationnel - outil efficace la gestion quotidienne des flux de trésorerie et des paiements de l'entreprise.
2. Le travail avec le calendrier de paiement doit être réglementé par des documents internes. Cela est nécessaire pour que tous les employés comprennent leurs devoirs et responsabilités dans le processus de gestion des flux de trésorerie de l'entreprise.

A. A. Grebennikov, économiste en chef, Rezon Group of Companies

Aujourd'hui, le principal problème pour de nombreuses entreprises est la recherche de ressources financières gratuites. Après tout, l'impossibilité de les attirer entraîne une baisse de la production et une diminution du niveau de revenu de la population, la demande des consommateurs entraîne une réduction des revenus des entreprises, une augmentation des comptes clients

planification opérationnelle

En période de crise économique, les conditions de livraison des entreprises se durcissent : minimisant les risques, les entreprises préfèrent travailler en prépaiement. Par conséquent, la pénurie de liquidités en direct (ci-après dénommée LC) devient le principal problème qu'une entreprise doit résoudre afin d'assurer sa liquidité et sa solvabilité dans une réalité de crise.

Le mécanisme qui vous permet de contrôler la liquidité de l'entreprise et d'utiliser DS de la manière la plus productive est le calendrier de paiement.

La planification des flux de trésorerie opérationnels pour une certaine période est réalisée en établissant un calendrier de paiement dans le cadre du budget de trésorerie (ci-après dénommé BCDS) sur la base de l'état actuel des paiements, des contrats conclus, des accords signés et des obligations réelles.

Du point de vue de la budgétisation, le calendrier de paiement est un système de réservation de DS du plan. Mais contrairement au BDDS, c'est plus document détaillé. Après tout, si dans la planification stratégique, peu importe de qui exactement l'argent sera reçu ou payé, alors dans la planification opérationnelle, tout est bien en vue: voici les débiteurs-débiteurs, et voici les créanciers.

Par conséquent, dans le calendrier de paiement, vous pouvez décrire en détail : à qui, quand, de qui, pour quoi et combien doit être payé (reçu).

Le calendrier de paiement est un plan de trésorerie (ci-après dénommé DDS) à court terme (semaine-mois), reflétant tous les types d'activités de l'entreprise (cœur, financier, investissement), approuvé par la direction dans les limites et les capacités de l'entreprise .

Qui a besoin d'un calendrier de paiement ?

Les informations fournies dans le calendrier de paiement de l'entreprise sont nécessaires pour les propriétaires d'entreprise, les cadres supérieurs et intermédiaires, les chefs de centres de responsabilité financière (ci-après dénommés le CFR) et les employés du bloc financier et économique.

Du point de vue de la budgétisation, le calendrier de paiement est un système de réservation de fonds du plan

Gamme de questions liées à la compétence directeur financier, l'un des gestionnaires les plus importants de l'entreprise, est exceptionnellement large - des tâches de gestion opérationnelle en liquide avant les problèmes développement stratégique entreprises. De plus, toute entreprise direction financière est étroitement liée à son activité principale - production, commerce ou prestation de services, et donc à la gestion des ressources. L'introduction du calendrier de paiement réduira les coûts de main-d'œuvre du directeur financier pour contrôler les dépenses de DS Si auparavant, il devait examiner et signer chaque demande de paiement, alors avec l'introduction du calendrier de paiement, lorsque les montants des paiements sont approuvés dans les budgets et la procédure d'accord des paiements est formalisée, le contrôle de la trésorerie peut être confié au service financier des salariés. Le directeur financier, quant à lui, n'approuvera qu'un nombre limité de paiements, généralement supérieurs à la limite, importants ou irréguliers. Par exemple, il suffit de s'entendre sur le montant du paiement pour la location d'un bureau une seule fois lors de l'approbation du budget, laissant le contrôle de la procédure de paiement elle-même et de la conformité des montants avec le budget au bailleur de fonds.

Des processus commerciaux correctement construits aident à minimiser le risque d'abus par les employés de l'entreprise en séparant les fonctions de surveillance des paiements et de leur lancement. Par exemple, le responsable du domaine d'activité accepte toutes les demandes de paiement selon son CFD et est responsable de l'exécution du budget, et le responsable financier contrôle la conformité des demandes avec les limites budgétaires et la mise en œuvre des procédures réglementaires Système de paiement.

Tâches qui résoudront le calendrier de paiement

1. Éviter les écarts de trésorerie et le non-respect des obligations de l'entreprise envers les contreparties. L'objectif principal de la formation d'un calendrier de paiement est de lutter contre les écarts de trésorerie, dans lesquels il n'y a pas d'argent dans la caisse enregistreuse et sur le compte courant. Étant en fait un "calendrier" planifié du flux de trésorerie de l'entreprise, le calendrier de paiement vous permet de prévoir les écarts de trésorerie, de prendre des mesures à l'avance pour éliminer la situation de la nécessité d'effectuer des paiements en l'absence de fonds suffisants sur le compte de l'entreprise. En suivant le principe "prévenu est prévenu", vous pouvez rapidement modifier les plans de dépenses DC, évitant ainsi un déficit de trésorerie.

Vous pouvez faire des "estimations" préliminaires, modifier les dates de réception et de paiement, les coordonner avec les contreparties - et refléter tout cela directement dans le calendrier des paiements.

2. Ne permettez pas que les fonds soient dépensés au-delà des montants approuvés. Même si l'entreprise a beaucoup d'argent, cela ne signifie pas qu'ils peuvent être dépensés sans réfléchir. Les dépenses ne sont autorisées que dans les limites des budgets acceptés. Les situations imprévues qui nécessitent un dépassement de budget sont plutôt des exceptions à règle générale. Le calendrier de paiement vous permet de contrôler si le paiement respecte le budget.

3. Gérer la liquidité de l'entreprise. L'un des principaux critères de la justesse des décisions de gestion prises dans le secteur financier est la positivité du flux total de DS à un moment donné.

4. Fournir des informations fiables en ligne. Il est important de recevoir rapidement les informations financières. L'inconvénient du calendrier de paiement implémenté dans Excel est le temps consacré à la reconstruction des rapports. Le calendrier des paiements doit être intégré dans le système comptable opérationnel afin d'éviter la double saisie pour obtenir des données fiables.

5. Assurez-vous que les procédures d'acceptation du paiement des dépenses sont correctement suivies. La procédure d'approbation devrait inclure une certaine délégation de responsabilité, en fonction de l'importance d'un paiement particulier.

6. Éliminer le facteur humain autant que possible.

La planification des flux DO implique la possibilité gestion des liquidités entreprises. L'indicateur de liquidité d'une entreprise tient compte de l'état et de la valeur de ses actifs et passifs courants.

Le calendrier de paiement est un plan de mouvement d'argent à court terme, reflétant tous les types d'activités de l'entreprise, approuvé par la direction dans les limites et les capacités de l'entreprise

Les principales composantes de l'actif circulant sont les stocks, les créances et la VA, passif courant- comptes à payer.

Le calendrier de paiement vous permet de gérer les comptes fournisseurs et comptes débiteurs. Cela est particulièrement vrai avec une augmentation du nombre d'acheteurs ou de fournisseurs, car il devient possible de déterminer clairement les dates de paiement pour la réception en temps voulu des matières premières, des services, en garantissant l'efficacité de l'entreprise et en évitant la survenance de pénalités.

La gestion des CD liés à l'inventaire fixe immédiatement la tâche de gestion de la rotation des stocks. Plus c'est rapide, moins il y a de stocks, moins ils coûtent cher à l'entreprise, plus les DC sont utilisés efficacement pour acheter les matières premières, matériaux, biens nécessaires à l'activité principale.

Avec une pénurie d'argent "vivant", il est particulièrement important pour l'entreprise de travailler avec précision pour coordonner le plan de paiement à tous les niveaux de gestion et d'établir des priorités compétentes et réfléchies.

Dans la pratique, une situation se produit souvent lorsque le plan de revenus n'est pas rempli et que le plan de dépenses CA est exécuté dans son intégralité, respectivement, montant total demandes de paiement dépasse la réception effective de DS. Afin d'éviter les écarts de trésorerie, il est conseillé de classer tous les paiements en fonction de leur priorité ou de leur importance. Le paiement des articles les plus prioritaires est effectué en à coup sûr, avec inférieur — en présence de conditions supplémentaires. Par exemple, les demandes de paiement des dettes aux principaux fournisseurs de produits, les taxes sont satisfaites en premier lieu, tandis que les coûts de formation, de modernisation des équipements de bureau sont financés lorsque le plan de vente est atteint à au moins 90 %.

A cet égard, une analyse des paiements dits forfaitaires est très utile : les entreprises ont souvent des dépenses auxquelles elles sont habituées et ne remettent pas en cause leur opportunité. Un regard neuf sur la structure des frais aidera à déterminer si ces frais sont effectivement obligatoires. L'élaboration d'un plan de TVA n'a de sens que lorsque vous pouvez être sûr que tous les paiements nécessaires sont pris en compte. Le plan est établi afin d'éliminer la nécessité d'un financement "soudain" de tout projet "super important". Il est nécessaire de réfléchir à l'avance aux orientations des dépenses de DS ; en situation de crise, il convient d'introduire des délais plus stricts pour convenir d'un plan de paiement à tous les niveaux de gestion de l'entreprise.

En ce qui concerne la mise en œuvre du plan, la pratique du rapprochement quotidien du solde de trésorerie de la DS mérite une attention particulière, ce qui éliminera les éventuels abus, donnera aux responsables des informations fiables sur le solde actuel des fonds dans les comptes et la trésorerie de l'entreprise, ce qui est nécessaire pour prendre des décisions sur les paiements courants.

Principes, règles, séquence de formation

Lors de la construction d'un système Paiement en éspèces L'entreprise doit distinguer deux domaines de travail. D'abord — formation de plans financiers à moyen terme, éléments de DCS et autres analystes (organismes, contrats, contreparties) qui limitent les paiements de DC. Le résultat est un document - "Calendrier de paiement". Seconde — une description du mouvement des applications (registres de paiement) dans le contexte des participants au processus, des délais, qui est considéré comme un processus commercial d'entreprise visant à mettre en œuvre le document Calendrier de paiement en termes d'interaction entre les services et la direction de l'entreprise, nécessitant une coordination claire et une attention particulière de la part des gestionnaires et du personnel de direction.

Les principales étapes du développement du système de calendrier de paiement

1. Formation des données planifiées (ce processus est mis en œuvre dans le cadre de la budgétisation et est obligatoire étape préparatoire, car La vérification de la possibilité de paiements est effectuée en fonction des données prévues).

2. Détermination de la liste des analystes (rubrique DDS, contreparties, contrats, source de DC), dans le cadre de laquelle la possibilité de paiements et d'encaissements sera vérifiée.

3. Construction d'un mécanisme pour la formation de registres de paiements, applications.

4. Description du processus métier "Calendrier de paiement", la définition dans son cadre des personnes responsables des procédures, des tâches.

5. Régulation et documentation du processus métier "Calendrier de paiement".

6. Automatisation du processus métier "Calendrier de paiement".

1. Formation des données de planification

On s'attend à ce que l'entreprise ait structure financière avec le CFD alloué, la budgétisation en tant qu'outil de gestion est mise en place et fonctionne. Cette étape est la base du calendrier de paiement, car. la possibilité de paiement/reçu est vérifiée dans le cadre de certaines données de plan.

Il est important d'établir une BDDS concernant les flux de trésorerie pour le principal, l'investissement et activités financières, pour lesquels il est nécessaire de disposer de budgets à la fois pour les activités de base et projets d'investissement. Il est conseillé d'affecter une personne responsable à chaque article (c'est-à-dire un employé qui prend des décisions et qui est responsable des indicateurs prévus et réels, des écarts du plan des faits).

2. Détermination de la liste des analytiques

La liste des analyses vous permet de créer un outil de vérification des paiements / reçus pour la possibilité de mise en œuvre.

Vous pouvez utiliser les analyses suivantes : CFD, source de DC, contrepartie (destinataire de DC), accord avec la contrepartie (en vertu duquel les paiements seront effectués), élément DCS (pour lequel des paiements de DC seront effectués), projet (pour lequel l'investissement paiements seront effectués), priorité de paiement.

Lors de la mise en évidence des analystes dans le système comptable, il est nécessaire de se rappeler le principe de faisabilité économique - des exigences excessives pour la liste des analystes rendent le système long et non mobile. Par conséquent, il convient de s'attarder sur la liste du minimum nécessaire pour résoudre les tâches définies par l'entreprise pour le système comptable.

3. Construction d'un mécanisme pour la formation de registres de paiements, d'applications

Après avoir déterminé les détails de l'analyste et du paiement, une boîte à outils de paiement / réception du DS est formée. Le système de gestion financière opérationnelle d'une entreprise, mis en œuvre via le processus métier "Calendrier de paiement", comprend plusieurs participants (employé, département, service), et chacun a besoin d'un outil avec lequel il travaillera dans ce système. Les employés des départements et services soumettent des demandes de paiement / réception de DS, et la direction ou les employés autorisés à prendre des décisions les exécutent via les registres des demandes. L'application est un document de demande de reçus ou de paiements au DO, contenant des informations descriptives sur cette transaction. L'application reflète tous les analystes approuvés, les détails à l'appui, la priorité, si nécessaire, et un champ de commentaire pour chacun des participants au futur processus de calendrier de paiement.

Le registre des candidatures est une liste de candidatures consolidées selon un certain attribut (date, responsable, source de DS, type d'articles).

La demande et le registre des demandes de paiement de CA doivent contenir une quantité d'informations complète et suffisante pour prendre une décision sur le paiement / la réception de l'argent.

4. Description du processus métier "Calendrier de paiement"

Après vérification et approbation du paiement des demandes soumises, il est considéré que le calendrier de paiement en tant que processus métier est mis en œuvre dans les registres, les demandes approuvées.

Ensuite, vous devez répondre aux questions : qui, quoi, quand et dans quel délai. C'est à ce stade que le processus d'élaboration d'un calendrier de paiement est important, qui établit la procédure d'interaction des employés et, par conséquent, détermine le résultat de la discipline de paiement de l'entreprise et sa réputation de partenaire consciencieux. Il existe de nombreuses options pour l'interaction des employés dans le processus de coordination des applications, et chaque entreprise développe un schéma qui lui est opportun et pratique.

Lors de la conception d'un processus métier, vous devez suivre certains principes :

• suffisance des pouvoirs et des fonctions des participants au processus (cela signifie que chacune des parties coordinatrices et approbatrices a le droit de prendre l'une ou l'autre décision sur le paiement) ;
• sécurité organisationnelle (tout paiement économique ou demande de quittance doit avoir un seul organe d'approbation et d'approbation, et pas une seule unité dont la participation au processus est prévue ne peut être exclue du cycle de formation du calendrier de paiement);
• possibilité de contrôler la fonction (toutes les demandes doivent avoir un niveau de vérification suffisant de la possibilité de paiement, afin d'éviter les paiements non autorisés) ;
• dynamisme (le système de paiements en espèces doit avoir une procédure d'approbation optimale qui répond aux exigences de la discipline de paiement de l'entreprise (d'une durée généralement de deux à cinq jours), et le processus d'approbation des paiements est optimisé en fonction du travail avec les fournisseurs).

La représentation la plus visuelle d'un processus métier est graphique, sous forme de diagramme (figure).

5. Réglementation du processus métier "Calendrier de paiement"

Au stade final, le processus métier de gestion de la trésorerie est fixé dans des documents réglementaires, qui sont approuvés par un arrêté interne et sont obligatoires pour tous les services et employés de l'entreprise. Un document interne définissant les règles de fonctionnement du système de paiement de l'entreprise doit contenir des informations sur la procédure de traitement des demandes de paiement, les conditions, les personnes responsables de la coordination et de l'approbation, les devoirs et pouvoirs des employés, la séquence des actions.

6. Automatisation du processus métier "Calendrier de paiement"

Pour maintenir la gestion opérationnelle des flux de trésorerie, l'automatisation des processus commerciaux pertinents sera nécessaire. Logiciel doit permettre :

• créer électronique documents comptables système de paiement (par exemple, demandes de paiement ou registres);
• former déclaration électronique nécessaire pour contrôler l'exécution des paiements, la mise en œuvre des réglementations du système de paiement, BDCS (par exemple, un calendrier de paiement);
• mettre en œuvre un support aux procédures de contrôle et d'approbation (budgets, demandes de paiement, etc.).
• restreindre l'accès à l'information financière pour différents niveaux de responsabilité dans l'entreprise.

Certaines entreprises utilisent Excel et d'autres programmes non essentiels pour automatiser les processus commerciaux de gestion des flux de trésorerie, bien que cette méthode présente un certain nombre d'inconvénients : faible efficacité dans l'affichage des informations et des rapports, vulnérabilité aux défaillances, problème de double saisie de données et nécessité de passer du temps à reconstituer des rapports. C'est pourquoi tout plus d'entreprises a tendance à choisir des logiciels spécialisés.

Dans ce dialogue, nous voulons nous adresser directement aux présidents de coopératives et d'HOA, aux dirigeants des sociétés de gestion. Dans les dialogues 2 ("Premiers pas vers la mise en œuvre de la nouvelle législation") et 7 ("Essence juridique nouvelle forme paiement de l'énergie électrique consommée »), nous avons parlé de la procédure de formation et de remise des documents de paiement de l'électricité aux consommateurs, réglementée par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 06.05.2011 n° 354. Selon ce document juridique, les fournisseurs de services publics doivent mensuellement :

− accepter/relever les relevés des compteurs individuels et collectifs ;

− de facturer des frais pour services publics;

- générer des documents de paiement (par impression et conversion ultérieure, afin que la forme du document réponde aux exigences de la législation sur les données personnelles) ;

− délivrer les documents de paiement aux consommateurs.

Le présent décret détermine le fournisseur de services publics entité toute forme juridique ou entrepreneur individuel qui fournissent des services publics aux consommateurs. Les sociétés de gestion dans le domaine du logement et des services communaux, les associations de propriétaires et les coopératives d'habitation ont assumé la responsabilité de la gestion des immeubles résidentiels à plusieurs appartements, ce qui comprend l'obligation de générer et de délivrer des reçus de paiement pour l'électricité, en outre, sur une base mensuelle, telle que définie dans la Résolution n° 354.

Le 15 mai 2013, un autre décret du gouvernement dans le domaine du logement et des services communaux a été adopté - «Sur la procédure d'exercice des activités de gestion d'immeubles à appartements». Ce document crée une base professionnelle pour la gestion des immeubles résidentiels à plusieurs appartements, et il ne fait aucun doute qu'il y aura beaucoup moins d'abus de la part de ceux qui effectuent une telle gestion. Comme expliqué sur le site Web du gouvernement russe, la résolution introduit le concept de gestion d'un immeuble à appartements, approuve les normes de gestion d'un immeuble à appartements, détermine la procédure de formation et d'approbation d'une liste de services et de travaux d'entretien et de réparation propriété commune dans un immeuble à appartements, la mise en place de services de répartition d'urgence, le transfert de la documentation technique d'un immeuble à appartements et d'autres documents liés à la gestion de cette maison. Cette décision a été adoptée en application de l'article 161 Code du logement, qui stipule que la gestion d'un immeuble d'habitation doit offrir des conditions de vie favorables et sûres aux citoyens, ainsi que la fourniture d'une qualité appropriée de services publics.

Le Décret introduit cinq groupes de personnes gérant un immeuble à appartements :

− propriétaires des locaux d'un immeuble avec gestion directe de l'immeuble par les propriétaires des locaux de cet immeuble ;

− associations de propriétaires, coopératives de construction de logements, coopératives d'habitation ou autres coopératives de consommation spécialisées qui gèrent un immeuble d'habitation sans conclure de convention de gestion avec organisation de gestion;

− les organismes de gestion qui ont conclu un accord sur la gestion d'un immeuble à appartements ;

− les organismes de gestion qui ont conclu un contrat de prestation de services et (ou) d'exécution de travaux d'entretien et de réparation des biens communs d'un immeuble à appartements dont le nombre d'appartements est supérieur à 12 ;

− promoteurs qui gèrent un immeuble à appartements avant de conclure une convention de gestion d'un immeuble à appartements avec un organisme gestionnaire.

Ainsi, les exécutants de services publics sont : les propriétaires de locaux dans un immeuble à appartements en gestion directe d'un immeuble à appartements, les propriétaires de locaux dans cet immeuble ; les associations de propriétaires, les coopératives de construction de logements, les coopératives d'habitation ou d'autres coopératives de consommation spécialisées qui gèrent un immeuble d'habitation sans conclure de convention de gestion avec un organisme gestionnaire ; les organismes de gestion qui ont conclu un contrat pour la prestation de services et (ou) l'exécution de travaux d'entretien et de réparation de biens communs dans un immeuble de plus de 12 appartements (voir Fig. 1).

Parmi les normes de gestion d'un immeuble à logements, le décret précise les devoirs d'un prestataire de services collectifs :

− conclusion de contrats de fourniture d'énergie (achat et vente, fourniture d'énergie électrique (capacité)) avec des organismes fournisseurs de ressources afin d'assurer aux propriétaires et utilisateurs de locaux dans un immeuble d'habitation des services publics de type approprié, ainsi que des contrats de Maintenance et la réparation de l'intérieur systèmes d'ingénierie(dans les cas prévu par la loi Fédération Russe);

- organisation et mise en œuvre des paiements pour les services et les travaux d'entretien et de réparation des biens communs d'un immeuble, y compris les services et les travaux de gestion d'un immeuble et les services publics.

Il existe de nombreux services répertoriés, mais pour ce dialogue, nous énumérerons les trois suivants (voir Figure 2) :

− enregistrement des documents de paiement et envoi de ceux-ci aux propriétaires et utilisateurs de locaux dans un immeuble à appartements ;

− la mise en œuvre par les organismes gestionnaires, les partenariats et les coopératives d'ententes avec les organismes fournisseurs de ressources pour l'énergie électrique fournie dans le cadre de contrats d'approvisionnement en électricité ;

− conduite des réclamations et des travaux de réclamation à l'égard des personnes qui n'ont pas rempli l'obligation de payer pour le logement et les services communaux, prévue par la législation sur le logement de la Fédération de Russie.

Ainsi, chers administrateurs de sociétés de gestion et présidents d'associations de propriétaires et de coopératives d'habitation, si vous avez assumé la responsabilité de la gestion d'immeubles d'habitation, prenez la peine de traiter les documents de paiement, envoyez-les aux propriétaires des locaux, règlements en temps opportun avec des ressources- les organismes fournisseurs et la conduite des réclamations et le travail des réclamations avec les débiteurs. Il n'est pas nécessaire de transférer ces responsabilités aux organisations qui fournissent les ressources. Depuis longtemps, SPGES LLC, en relation avec ses clients-consommateurs directs, satisfait aux exigences de la loi concernant la forme d'un document de paiement et le moment de sa formation et de sa livraison aux citoyens. Ces consommateurs comprennent les résidents des ménages privés et les résidents de ces Tours d'appartements qui a choisi contrôle direct avec leur domicile en concluant des contrats d'alimentation directe avec SPGES LLC.

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Le contrôle des flux de trésorerie est la principale tâche à laquelle service financier toute entreprise. Dans le même temps, un outil qui vous permet de gérer les flux de trésorerie sous une forme visuelle est le calendrier de paiement de l'entreprise ou le calendrier de paiement de l'organisation.

Établir un calendrier de paiement

Le calendrier de paiement est l'outil le plus utile et le plus utilisé du trésorier en termes de planification financière opérationnelle, ce qui vous permet d'obtenir une vue d'ensemble complète des informations détaillées sur les soldes et les mouvements de ressources monétaires à l'avenir pour une période de temps arbitrairement fixée.

Il peut être développé à la fois dans le contexte des flux de trésorerie individuels et dans l'ensemble de l'entreprise.

Historiquement, dans de nombreuses entreprises, la préparation et la maintenance d'un calendrier de paiement se fait à l'aide de feuilles de calcul sous Excel (télécharger un exemple de calendrier de paiement sous Excel). Cette méthode, qui a fait ses preuves depuis de nombreuses années, permet une planification financière de base, car elle est fortement dépendante de « facteur humain". Une option avancée qui vous permet de libérer tout le potentiel d'un outil tel qu'un calendrier de paiement consiste à le compiler et à le maintenir à l'aide d'un système financier automatisé.

Le calendrier de paiement compilé de l'entreprise dans un programme spécialisé développé sur la base de "1C: Enterprise" est essentiellement un plan de trésorerie pour une certaine période avec le niveau de détail nécessaire suffisant pour prendre des décisions sur la gestion des flux de trésorerie (DDS).

Prévention des écarts de trésorerie

L'objectif principal de l'utilisation du calendrier de paiement est de lutter contre les écarts de trésorerie. La présentation de l'échéancier de paiement sous une forme simple et visuelle vous permet de voir plus clairement l'image des flux de trésorerie générés par les données de planification opérationnelle sur la base d'informations sur les encaissements et les radiations de fonds prévus.

Figure 1. Un exemple de calendrier de paiement dans le programme professionnel spécialisé "WA : Financier".

Les informations sur les flux de trésorerie prévisionnels avec d'éventuels écarts de trésorerie contribuent à l'adoption rapide de mesures pour prévenir cette situation.

L'interactivité et la possibilité de personnaliser des analyses de n'importe quelle profondeur dans un contexte utile sont très importantes pour l'utilisation de cet outil de gestion des flux de trésorerie.

La possibilité de transférer un paiement prévu directement dans le formulaire avec un changement rapide de la situation selon le plan des recettes et des dépenses de fonds donne à l'utilisateur une image claire de la situation avec des changements dans les flux de trésorerie de l'entreprise.

Les regroupements réglables de l'instrument fournissent à l'utilisateur le niveau de détail dont il a vraiment besoin (des chiffres d'affaires récapitulatifs pour chaque application aux chiffres détaillés).

L'utilisation d'informations sur un solde minimum peut être un mécanisme efficace pour accumuler des montants sur un compte à une certaine date (par exemple, pour payer des impôts ou payer des salaires).

Le résultat de l'optimisation du calendrier de paiement est un plan ordonné (prévision) de flux de trésorerie, dans lequel il n'y a pas d'écarts de trésorerie.

Ordre de paiement

Sur la base de ces données, un registre des paiements et un calendrier de paiement sont formés, à l'aide desquels les ordres de paiement à la banque sont créés.

Toutes ces exigences sont satisfaites par un calendrier de paiement implémenté dans un produit logiciel basé sur 1C - « WA : Financier. Gestion de la trésorerie".

Le calendrier de paiement dans le système est un outil interactif avec lequel le trésorier gère les flux de trésorerie de l'entreprise.

Figure 2. Un exemple de calendrier de paiement dans le WA : Financier. Gestion de la trésorerie".

Le formulaire de calendrier de paiement comprend les zones suivantes

Figure 3. Zone de configuration du rapport dans WA : Financier. Gestion de la trésorerie".

Dans les paramètres du calendrier de paiement, vous pouvez :

Toutes ces fonctions donnent à l'utilisateur la possibilité non seulement de gérer la sortie des données, mais également de personnaliser la structure du calendrier de paiement "pour lui-même", de définir des sélections et de créer un registre des paiements. Les paramètres système créés par l'utilisateur une fois peuvent être soit enregistrés et utilisés par l'utilisateur lui-même, soit copiés pour d'autres.

Conformément aux paramètres de l'utilisateur, le calendrier de paiement de l'entreprise est généré avec plus ou moins de détails.

Figure 7. Un exemple de détail du calendrier de paiement dans le programme « WA : Financier. Gestion de la trésorerie".

La zone de données affiche des informations sur le flux de trésorerie prévu ou le calendrier de paiement, affiche visuellement les zones dans lesquelles le trésorier peut déplacer la date de paiement sur les demandes sans violer les termes du contrat. Le déplacement de la candidature à une autre date ne nécessite pas de modifier le document. L'utilisateur « traîne » simplement l'application à une autre date. Dans le même temps, le plan de trésorerie par date est automatiquement recalculé. L'utilisateur "glisser-déposer" peut transférer des applications, à la fois entre l'intervalle de dates et entre les lieux de stockage des fonds.

Si la planification nécessite des informations sur les soldes minimaux des comptes, l'utilisateur peut activer l'affichage de ces informations en sélectionnant l'élément approprié dans les paramètres du calendrier des paiements.

Figure 8. Saisie des informations sur le solde minimum de CA dans le programme « WA : Financier. Gestion de la trésorerie".

Pour saisir des données sur le solde minimum des fonds, un assistant spécial est utilisé, appelé par le bouton

Après la "normalisation" des flux de trésorerie, l'utilisateur peut appliquer des modifications au système. Après acceptation des modifications, le calendrier des dates des versements prévus sera fixé dans les candidatures.

Sur la base des applications, vous pouvez créer un registre des paiements ou générer directement des ordres de paiement pour les envoyer au système d'interaction avec le programme Client-Banque.